教案4第3章档案的整理.docx
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教案4第3章档案的整理
第三章档案的整理
内容提要：
本章内容较多，既是重点又是难点，主要讲了个方面的内容：
一、档案整理工作的内容和原则；二、全宗的划分和排列；三、全宗内档案的分类；四、档案立卷
在档案业务建设的各个环节中，收集是起点，提供利用是目的，而整理是承上启下的关键环节。
收集来的档案，不经过整理，档案不系统、不条理，就无法鉴定价值。
而档案杂乱无章，零散堆砌，重要的和不重要的混在一起，就不便于利用。
因此说，档案的整理是档案工作中关键的环节。
下面，我们先来了解档案整理工作的内容和原则。
3.1档案整理工作的内容和原则
3.1.1档案整理工作的内容。
什么是档案整理工作呢？
档案的整理工作，就是对零散的或需要进xing条理化的档案进行分类、组合、排列和编目，使这系统化的一项工作。
简单地说，就是使档案由零乱到系统、由无序到有序的过程。
档案整理工作的目的，就是使档案能够全面、历史地反映该单位工作活动面貌，揭示文件材料的相互关系，以便于档案的管理和利用。
档案整理工作的内容主要包括哪些？
主要包括：
全宗的划分和排列、全宗内分类、文书立卷（组卷）、案卷排列和案卷目录的编制。
档案吞吐量工作的内容（范围）大致分为以下三种情况（类型）：
1.系统排列。
档案馆对正常进馆的档案和档案室所接收的案卷，都要对案卷和全宗进行系统排列，进一步系统整理。
2.局部调整。
在某些特殊情况下，档案整理体系可能发生的一些变化，档案要进行个别的加工和局部的调整。
详细说一下：
（档案馆、室保存的档案，经过管理实践的考验或质检（质量检查）不符合整理要求成过急，不便于保管利用的案卷，要进行个别加工；同时，随着时间的推移，档案吞吐量体系可能发生的一些变化，必须进行局部的改动、调整。
如我们原来的教学档案只编流水号，后根据《中华人民共和国档案法》和普通高等学校的有关要求，后来改为按每年度进行编号。
3.全过程整理。
对零散档案文件，档案馆、室就有必要进行全过程的整理。
包括立卷到全宗的划分和排列等全部整理工作。
以上说的，是档案整理工作的主要内容。
3.1.2档案整理工作的原则（又叫立卷原则）。
档案整理工作的原则是什么呢？
按照档案形成的规律和特点，保持文件之间的历史联系，充分利用原有基础分门别类，便于保管和利用。
档案整理工作一般应遵循以下3项原则：
3.1.2.1档案整理必须按照档案形成的规律，保持文件之间的历史联系。
档案是由文件转化来的。
文件材料具有一定的形成规律。
它在形成和办理过程中，具有来源、时间、内容和形式方面的联系。
这种联系就是文件之间的历史联系。
这是自然的、客观的、是文件材料形成规律所决定的，不得随意打乱。
只有维护这种本来的联系，才能把文件材料科学地组成有机体系，客观地反映出该单位各项活动的真实历史面貌。
比如说，关于同意成立韶关学院第一届学位评定委员会的批复。
（广东省学位委员会，二OO四年六月八日。
）
3.1.2.2充分尊重和利用原有的整理结果（充分利用原有基础。
）
各个单位历年来形成和保存下来的档案，都是极其宝贵的历史文化财富，它记录和反映了当时的实践活动。
我们在档案整理工作中，应该遵循档案整理工作原则整理档案，除此之外，档案的整理应该充分尊重和利用原有的整理结果期。
尊重和利用原有的整理结果，有利于保持文件之间的历史联系，能够加快整理工作步伐，提高整理工作的质量。
对于过去整理档案的种种方法，采取实事求是的态度，凡是合理流动的部分，都应该继续下来；档案不要轻易打乱重整，凡是经过整理，只要有规可循，有目可查，就要保持原有的整理体系，只做必要的加工整理，或者说通过其它环节，采取补救措施。
档案原来整理基础，反映着档案整理工作水平，应该尊重它，不要轻易否定它。
3.1.2.3档案的整理必须便于保管和利用。
档案的整理的主要目的，是解决便于保管和利用的问题。
3.2全宗的划分和排列
3.2.1确认与区分全宗
什么是全宗？
全宗就是一个独立单位或著名人物在社会活动中形成的档案整体。
（全宗是全部卷宗的意思，全宗的一般含义是指一个独立单位或个人的全部档案。
）
一个独立单位，有着自己的独立职权，进行一定的活动，形成的全部档案，构成了一个档案整体，这个整体就叫全宗。
一个家庭，在活动中形成的全部档案，反映了自身活动的全过程，彼此有紧密的联系，也构成全宗。
全宗是组成国家档案全宗的基本单位。
而国家档案全宗是一个国家的全部档案，也即包括一个国家的所有档案全宗。
每个全宗代表了单位或个人，国家档案全宗，也就是由无数个全宗汇总而成的。
3.2.1.1.全宗的构成条件（构成立档单位的条件）
什么叫立档单位？
形成全宗的单位叫立档单位。
立档单位也叫全宗构成者，就是指能够构成一个全宗的单位或家庭、个人。
比如，韶关市教育局就是一个立档单位，它所形成的全部档案，就是一个全宗。
全宗是指一组档案，立档单位是形成该全宗的单位，没有立档单位，就没有全宗。
立档单位的构成条件，或者说构成立档单位的条件是：
第一、以独立行使职权，并能以自己的名义对外行文；
第二、有一定的人事任免权；
第三、是一个会计单位或经济核算单位。
上述三个条件中，首要的一条就是看这个单位能否独立行使职权、能否对外行文。
能够独立行使职权的单位，就是一个全宗的构成者。
能否确定某一单位形成的档案，能否作为一个独立全宗，不能只看立档单位的大小、驻地远近，如驻外大使馆、办事处等，主要看它能否独立行使职权。
3.2.1.2.立档单位的变化和全宗的划分。
立档单位的哪些变化对全宗划分有影响呢？
立档单位根本性的变化，对全宗划分有直接影响。
根本性的变化，主要应该从立档单位的政治性质和基本职能方面去考察。
政治性质的变化，多表现为以政权交替为标志的社会变动，这对建国前后的立档单位形成档案全宗的划分有一定的影响。
更多的情况还是分析立档单位的基本职能有无根本性的变化。
属于基本职能变化主要有：
新成立的单位、具备立档单位条件的；由若干撤销单位合并为一个新的立档单位；从某一立档单位分离出去的具备立档单位条件的单位。
立档单位名称变更，领导关系改变，内部机构调整，工作地点变迁等等，均不是基本职能的变化，不影响到全宗的划分。
3.2.2全宗的补充形式
全宗的补充形式有哪些？
全宗的补充形式主要有联合全宗、全宗汇集和档案汇集3种。
联合全宗是两个或者若干个互相有联系的立档单位形成的档案，可以构成一个全宗；全宗汇集是将性质相近、数量很少，又不完整的若干小全宗暂时汇集在一起，相当于一个全宗进行保管和编号。
档案汇集是用人为的方法，将不知其所属全宗的档案文件，按照一定特点集中起来的混合体。
###3.3全宗内档案的分类
3.3.1全宗内档案分类的一般方法
全宗内档案分类的一般方法有哪些？
年度（时间）分类法、组织机构（来源）分类法、问题（内容）分类法、文件名称（形式）以及作者分类法、地区分类法等。
其中年度、组织机构、问题分类法为常用分类法。
3.3.2常用的分类方法
3.3.2.1年度分类法。
就是以形成和处理文件所属的年度为依据进行分类。
一个立档单位，每年都要形成一定数量的档案；从文书工作来看，也是以年度为单位产卷、归档，在客观上很自然地形成了一种分类。
采用年度分类法，应该注意准确地判定档案的所属年度。
在判定年度时会遇到下面几种情况：
1.文件上没有明确的日期。
文件上如果没有日期或者日期不准确，就给年度分类带来了困难。
应该运用多种方法判定文件的准确日期或者接近准确日期，按年度合理地归类，保证分类要准确。
举例说，有一份文件上面没有明确日期，但文件内容记述了经济困难、粮食紧张的情况，并有“双蒸法”、“代食品”等名词出现。
文件的纸张质量粗糙、纸劣，文件是横排。
另外一份内容、制成材料相似的文件，其形成时间为1960年11月20日。
综合上述情况可以判定无准确日期的文件，很可能是1960年前后形成的。
因为当时农村经济出现了困难局面：
“双蒸法”、“代食品”是当时度过经济困难时期而采取的一种措施，1960年前后，文件的制成材料也是受当时国民经济困难的影响。
两份文件对比结果，可以初步确定为1960年左右形成的文件。
2.文件上有两个以上日期而又属于不同年度。
在这种情况下应根据文件的不同特点，确定一个最能说明文件时间特点的日期作为分类的依据。
例如，1995年工作总结，1996年1月5日形成，应该归在1995年文件中。
因为这份文件内容是针对1995年的，应该放到1995年为好。
又如，1995年的经费预算是1994年形成的，同样道理应归到1995年为好。
3.跨年度文件。
属于跨年度文件的情况：
一份文件，内容跨了两个年度。
比如，一次会议是1995年12月29日召开的，1996年1月3日结束，跨了两年。
这次会议所形成的文件，在分类时应归入1996年。
4.专门年度文件。
在实际工作中，除了一般通用的年度外，各专业部门还采取专门的年度来开展工作。
如学校中的“教学年度”。
它是根据工作上特殊需要而制订的一种计算方法。
一个年度的起止日期，不是以1月1日至12月31日来计算的，而是另外规定一种起止日期来计算。
比如：
1995-1996学年，就是从1995年9月1日至1996年8月为止。
3.3.2.2组织机构分类法
这种分类方法也是一种主要的和经常采用的分类方法。
采取组织机构分类法进行分类，符合档案形成的特点。
组织机构分类法，就是按照文件形成的立档单位内的组织机构来分类。
比如，人事处、财务处等，在档案分类时，要按照不同的机构不同的特点进行分类，这样才能比较客观地反映立档单位的面貌。
便于查阅和利用。
3.3.2.3问题分类法
问题分类法，就是按照档案内容所说明和反映的问题进行分类。
它的优点是：
能够保持文件之间在内容上的联系，便于我们按照专题去利用档案。
但是，采用问题分类法，就要档案工作人员非常熟悉立档单位的情况。
3.3.3分类法的选择和分类方案的编制
前面讲的三种分类法，在实际工作中往往是结合运用的，而且要根据立档单位的具体情况灵活选择分类方法。
常见的结合方法有四种：
3.3.3.1年度——机构分类法。
就是先把全宗内的档案按年度分开，然后在每个年度内，再按组织机构分类、排列起来。
分类方法如下：
年度内部组织机构案卷编号（流水编号方法）
1995年办公室1---10
（共有50卷）教务处11—20
总务处21—30
财务处31—50
……
1996年同上以此类推
这种年度结合组织机构的分类方法，一般适用于内部机构经常变化，但不复杂的全宗。
由于它一般不受历年机构变动的影响，每年归档案卷一次上架，档案库房和框架不需留空。
目前现行机关（含高校）多采用这种形式。
3.3.3.2年度——问题分类法。
就是先把全宗内档案按年度分开，然后在年度内，再按问题分类、排列起来。
方法如下：
年度问题案卷编号（流水编号方法）
1995年（共有50卷）
综合类1---10
教学类11—20
总务类21—30
财会类31—50
……
1996年同上以此类推
这种年度结合问题的分类方法与年度——机构分类法，在分类方法上基本相同，性质相近。
二者区别于：
后者属机构分类，用机构名称，前者属问题分类，一个问题一个类。
档案工作人员在进行分类时，考虑不可能按组织机构分类的，就要采用年度——问题分类的方法。
3.3.3.3机构——年度分类法。
就是将一个全宗内的档案，首先按组织机构分开，然后在组织机构内，再按年度分类、排列。
分类方法如下：
内部组织机构年度案卷编号（流水编号方法）
办公室1995年1---10
（共20卷）1996年11—20
教务处1995年1---10
（共20卷）1996年11—20
………………
这种分类方法适用于撤销机关，而不适用于现行机关。
3.3.3.4问题——年度分类法，就是先把全宗内的档案按问题分开后，在每个问题下面再分年度。
分类方法如下：
问题年度案卷编号（流水编号方法）
综合类1995年1---10
（共20卷）1996年11—20
教学类1995年1---10
（共20卷）1996年11—20
这种分类法与机构—年度分类法在分类方法上基本相同，性质相近。
二者区别于：
前者是机构分类，用机构名称，一个机构一个类，后者是问题的分类，用问题名称，一个问题就是一个类。
这种分类法多用于历史档案的整理。
有时，这一分类法也被用来整理撤销单位的档案，但一般不适用于现行机关。
3.4立卷
3.4.1立卷与案卷的概念
什么是立卷？
立卷就是将若干的文件组成案卷的过程。
（过程，程序，步骤）
（我在本章开头时已讲过，为了便于档案的查找利用，就要将零散的文件材料组合起来。
如何将单份组成一个案卷呢？
中间要经过的程序或步骤很多，这一个问题留待下面再讲。
）
什么是案卷？
案卷就是在文件整理过程中把属于一件事情或属于一个问题、一项活动的文件合在一起，放入一个卷夹或卷皮，从而形成一个有机的文件单元。
3.4.2案卷的组合方法
立卷的基本方法是：
根据文件特征（文件特征就是从文件的结构中概括出来的共同特点。
主要有问题、作者、名称、时间、收发文机关、地区等六个主要特征。
）组卷，将具有共同特征和密切联系的一组文件组合在一起，而具有不同特征的文件则分别组卷。
通常情况下，文件的特征有以下六个方面：
3.4.2.1按问题特征立卷。
问题，指文件内容反映的主题。
按问题立卷，就是将记述同一具体问题、同一事件、人物、同一项工作性质的文件集中立卷。
不同问题的文件，可以分开组卷。
同一问题的文件，可以组成一个案卷。
比如，韶关市人民政府在一年中形成的关于“教育问题”的文件，如果文件不多，可以组成一个案卷。
同一问题的文件，如果文件数量太少，也可以与其它问题性质相近的文件立为一个案卷。
对于以上说的几份文件，可以概括为一个大问题，就是“腐败问题”来进行立卷。
这一案卷的保管期限可以列为“永久”或长期卷保存。
按问题特征组卷的优点是：
1.符合文件形成的规律。
一个单位形成的文件大都是记述某一方面的内容的。
按文件内容上的联系组卷，既可以保持文件之间的联系，反映出一个问题的全貌，又可以方便查找利用。
举例说，1994年我校计划开办一个职工教育班，有关部门的一位负责同志来到档案室要查阅一份有关职工教育方面的文件，他首先就提出“职工教育”这一问题特征来，至于文件是哪个机关发的（作者特征），何年发的（时间特征），是“通知”还是“规定”、“办法（名称特征），查考者就记忆不清或不能具体提出来。
后来，档案室的同志就针对“职工教育”这一问题翻阅了案卷总目录，只用了几分钟就找到了这份文件。
2.有一定的灵活性。
因为对问题的概括可大可小，可以粗略些，也要以具体此。
因此，可以根据文件数量的多少灵活使用问题特征。
在机关立卷工作中，按问题特征立卷的案卷占多数。
原因就是上面所讲的两点。
3.4.2.2按作者（责任者）特征立卷。
作者，指文件的制发机关或个人。
按作者特征组卷，就是将作者相同的文件集中组卷。
按作者立卷的优点是：
1.便于反映一个机关的工作情况与反映某一机关同本机关之间的联系，也方便按作者特征查阅文件。
2.立卷方法简便，因为每份文件都有明确的作者。
比如，某单位一年中形成的文件，就可以按发文号顺序排列组卷。
3.4.2.3按名称（文种）特征立卷。
名称，是指文件名称。
如通知、计划、总结等。
按名称特征立卷，就是把同一名称的文件组成一卷。
如果是同一单位形成的文件，又都是同一保管期限的文件，可以按名称特征立卷。
如我们学校各个系每学期初制订的教学工作计划和每学期末写的教学工作总结，立卷时就可以把各系草拟的计划、总结立为一卷。
按名称特征组卷的优点是：
可以保持文件之间的联系。
如工作计划、总结等都有很密切的联系。
3.4.2.4按时间特征立卷。
按时间特征立卷，就是将属于同一时间的或文件内容针对的某一时期的文件组成一卷。
按时间立卷，主要考虑文件是哪一年形成的或文件内容是针对哪一年的进行组卷。
按时间立卷，往往是结合问题、作者特征同时使用。
3.4.2.5按地区特征立卷。
按地区特征立卷，就是将文件内容针对同一地区的文件集中立卷。
如司法机关侦察、审讯的案件的文件材料，就可以按地区特征方法组卷。
如省公安厅、法院等，就可以按犯人所在的地区归属bing整理立卷。
3.4.2.6按收发文机关（通讯者）特征立卷。
按通讯者特征立卷，就是将本机关与某一机关互相往来的文件集中组卷。
比如，《韶关市政府关于发展乡镇企业问题》与清远市政府的来往文件。
但必须指出，不能将通讯者与作者特征混合使用。
六个特征在一卷中不能同时使用。
一般来说，（3）按名称（文种）特征立卷、（5）按地区特征立卷、（6）按收发文机关（通讯者）特征立卷特征可单独使用，
（1）按问题特征立卷、
（2）按作者（责任者）特征立卷、（4）按时间特征立卷特征可同时结合使用。
3.4.3立卷工作的内容（程序）
3.4.3.1组卷
由于每份文件的重要程度不同，对于本机关所起的作用不同，因而它们的保存价值和需要保存的期限也各有不同。
专、兼职档案工作人员在断定一份文件的价值，要有一个尺度。
那就是要掌握档案保管期的规定，正确划分档案的永久、长期、短期的保管期限。
当确定每一份有保存价值的文件的保管期限后，就可以粗略将同一保管期限的文件放在一卷，这样就可以组成一案卷单位。
这就是立卷工作的第一步。
3.4.3.2卷内文件的整理
1.卷内文件的排列
卷内文件排列的原则是，固定卷内文件的位置，保持文件之间的联系，做到层次分明，方便利用。
案卷排列的方法很多，诸如按问题、作者、名称、时间、地区和通讯者的排列，还有按文件重要程度的排列等。
2.卷内文件的编号
根据实际需要，卷内文件排列固定后，需要编页号或件号，卷内文件，有文字的一页编一个页号，编完本卷档案为止。
页号的位置打在正面的右上角，背面的左上角。
3.填写卷内目录。
卷内目录是用以介绍卷内文件成份与内容的一览表。
其项目有顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号（所在张号）、备注。
①顺序号：
以卷内文件排列先后顺序填写序号。
②文号：
填写文件制发机关的发文字号。
③责任者：
填写文件制发机关或个人名称，可用简称。
4.填写卷内备考表。
卷内备考表（卷末备考表）是用来记载和说明案卷情况的表格。
备考表有本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间组成。
3.4.3.3拟写案卷标题（题名）是揭示卷内全部文件成份和内容的总目录，是方面检索档案的工具。
案卷标题一般由责任者、内容、名称组成。
拟写案卷标题，内容上、政治上准确，文字简练，通顺、结构完整。
3.4.3.4填写案卷封面。
案卷封面的项目有：
全宗号、档号（年度号、分类号、案卷号）、档案馆（室）号、缩微号、案卷题名、归档单位、起止日期、保管期限、密级和件、页数等。
档案号，举例说，1995-JX14-3
3.4.3.5拟写全宗说明
3.4.3.6案卷装订
装订案卷，是为了固定和保护卷内文件，避免散失和损坏档案。
装订前要去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，采用“三孔一线”的方法装订。
以上这五大项工作是由单位的文书部门和业务部门来完成。
本章作业：
1.档案整理工作的内容是什么？
2.立卷的六个特征是什么？
3.立卷工作的内容有哪些？
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