公文处理管理制度.docx

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公文处理管理制度

江西三和电力股份有限公司罗湾水力发电厂

规章制度发布通知

2006年第25号

《公文处理管理办法》已经于2006年7月18日讨论通过，现予发布，自发布之日起施行。

厂长：

二〇〇六年七月十九日

规章制度控制表

制度

名称

公文处理管理办法

制度

编号

CPIJXSHLW（YW）-15-10

版本

签发日期

下次评估时间

起草人

部门审核

分管领导审核

签发人

是否修订

2006

2006.7.18

2007.7

吴志平

郑　锋

何根新

是

此次修订的主要内容

解释

部门

厂长工作部

实施

及完

善执

行人

秘书

公文处理管理办法

11　范围

实现江西三和罗湾水电厂公文管理规范化、制度化、科学化，提高公文质量和运转效率，确保文件秘密安全。

本制度规定了本厂公文处理的管理机构和职责、管理内容与要求、检查与考核等内容。

本制度适用于本厂各部门。

12　规范性引用文件和相关图表

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

《中国电力投资集团公司公文处理办法（试行）》（中电投内规[2003]18号文）

《国家行政机关公文处理办法》

《国家行政机关公文格式》

《中华人民共和国档案法》

《中华人民共和国保守国家秘密法》

《中国电力投资集团公司公文管理制度》

《中国电力投资集团公司档案管理制度》

厂属各部门简称及发文代字（附件1）

收文管理流程（附件2）

发文管理流程（附件3）

制度执行情况反馈意见表（附件4）

13　管理机构和职责

厂长工作部、党群工作部是本厂公文处理的归口管理部门，主要职责是：

负责制定本厂公文管理的有关制度，指导厂属各部门的公文流转工作。

负责本厂收文的统一接收、登记、编号、拟办、分办、传递、督办和发文的统一核稿、编号、文印、用印、归档、立卷等工作。

厂属各部门为公文的承办部门，其职责是：

按照厂领导批示和文件要求，对承办事项予以执行落实。

公文的起草、会签和分发传递工作。

14　管理内容与要求

公文的处理原则：

公文处理工作应贯彻党政分开和政企分开的原则。

在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关规定，确保国家秘密安全，确保集团公司秘密安全。

机密文电要有专人保管和处理，按规定范围传阅、使用。

公文处理必须做到准确、及时、安全。

公文由文秘部门统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

推广采用办公自动化系统处理公文。

办理公文，应实事求是、认真负责，克服形式主义和文牍主义，提高公文处理工作的效率和质量，行文要少而精、注重效用。

文秘人员应忠于职守，并具备有关专业知识。

公文种类

本厂常用的公文种类主要有：

决定

适用于对重要事项或重大行动做出安排。

规定、办法、条例

14.1.1.1　“规定”适用于对某项工作或活动做出安排，提出具体管理措施和行为规范。

14.1.1.2　“办法”适用于对某项工作或活动制定具体做法和要求。

通知

适用于发布规章、批转所属单位的公文、转发上级和不相隶属单位的公文、要求办理和需要有关部门周知或共同执行的事项、任免和聘用人员。

通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

报告

适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。

请示

适用于向上级单位请求指示或批准。

批复

适用于答复所属单位请示事项。

函

适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间吿知事项、相互商洽工作、询问和答复问题，向其他业务主管部门请求批准等。

办理例行公事与应急公务等，用“便函”。

会议纪要

适用于记载和传达会议情况和议定事项。

意见

适用于对某项工作提出改进措施和建设性意见；答复对方征求对某项工作的意见。

公文格式

公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送单位等部分组成。

14.1.1.3　主送单位应写单位全称或规范化简称；联合行文，主办单位应当排列在前。

14.1.1.4　有保密要求的公文，应根据保密程度，在公文首页右上角标明“绝密”、“机密”、“秘密”。

14.1.1.5　紧急公文，应根据紧急程度，在公文首页右上角标明“特急”、“急件”，紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。

同时需要标明保密程度和紧急程度的公文，应将保密程度与紧急程度上下排列，保密程度在上，紧急程度在下。

14.1.1.6　发文字号一般包括：

单位代字、年号、序号；联合行文只标明主办单位发文字号。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　公文的发文字号一般标注在发文单位之下，横线上方居中；函件的发文字号标注在横线下方右侧。

14.1.1.7　上报的公文，应在横线上方左侧标注字号，右侧注明签发人，如有会签单位，应注明会签人姓名。

其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

14.1.1.8　公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类，标题中一般不用标点符号。

转发文件的标题，除转发的文种为“通知”时省略外，其他文种可保留一级。

如“转发XX批复的通知”；转发的文种是通知时，为“转发XX的通知”。

14.1.1.9　公文如有附件，应在正文之后，成文日期之前注明附件的顺序和名称。

14.1.1.10　公文除会议纪要（以会议纪要名称为文头的）外，一律加盖印章。

联合发文，联合单位都应当加盖印章。

联合发文的盖章顺序，应与文头单位排列顺序相同。

14.1.1.11　成文日期，以领导人签发的日期为准；联合行文，最后签发单位领导人的签发日期为准。

电报以发出日期为准。

会议通过的文件，以通过日期为准，并在标题之下，正文之前注明会议名称和通过日期。

14.1.1.12　文件应当标注主题词；上报的文件，应按照上级单位的要求标注主题词；下发的文件，应标注主题词表中规定的词，一般不超过5个词汇。

文字从左至右横写、横排；用纸应按国际标准为A4型，左侧装订。

标题用2号小标宋体（宋体18030）字，正文用3号仿宋体字。

行文规则

行文应当确有必要，注重实效。

行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定。

按行文方向可分为上行文、平行文、下行文。

14.1.1.13　一般不得越级行文。

因特殊情况必须越级行文时，应抄送越过的单位。

向下级单位的重要行文，应同进抄送直接上级单位。

企业不对班组直接行文。

14.1.1.14　企业在职权范围内，可以对所属部门行文；可以同当地政府互相行文，可以根据业务需要同合作伙伴互相行文。

14.1.1.15　对关联企业不发行政性文件，需要商榷的事项以“函”的形式发文。

14.1.1.16　各专业内容的通知、会议纪要、转发文件、请示、报告等，应以企业名义行文。

各部门之间对有关问题未经协商一致，并未经厂级领导协调决定，不得行文。

同级单位、合作伙伴可以联合行文。

请示的公文应一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其它单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位；对可行性研究报告、初步设计审核意见等业务性较强的公文，在报请上级或业务主管部门审批的同时，可抄送有关单位。

报告中不得夹带请示事项。

除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导个人。

公文办理

收文处理

收文一般包括签收、登记、分办、拟办、批办、传递、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。

14.1.1.17　签收、登记

1）签收是送件人与收件人之间履行的一种手续，是收文处理的第一道程序。

收件人要清点核实文件的数量与投递单位，无误方能签收。

如发现误投错送的文件，应立即退回或转送。

急件要注明签收的具体时间。

2）文件启封要按规定的职责办理。

如写明本机关、单位收的，均由文秘人员拆封；如写明单位负责人姓名的，应送负责人启封。

3）企业收文及各部门工作人员出差、参加会议带回的公文，均由办公部门负责签收登记。

文件登记要准确、细致，手续要简便、有效，防止文件的积压和丢失现象发生。

14.1.1.18　分办

1）企业的收文，凡需办理的，文件登记后，由办公部门文书处理主管负责人提出拟办意见，再由文秘人员送至有关领导人批办；对于一般的业务文件，可根据来文的不同情况，送相关部门阅办。

2）涉及厂属几个部门共同办理的文件，分办时应确定主办部门，由主办部门商有关部门会办。

14.1.1.19　拟办

文秘部门和文件承办人员对收到的文件提出初步处理意见和承办方案，供领导审核和批示。

14.1.1.20　批办

领导人对应办文件和拟办意见进行阅读，并作出原则批示意见，指明办理原则、应注意的问题和办理要求。

14.1.1.21　传递

凡属厂领导和各部门传阅的文件，由办公部门文秘主管人员组织传阅，有关部门均不得积压，也不得横传。

14.1.1.22　承办

1）公文承办部门收文后应当抓紧办理，不得延误、推诿。

对不属于本部门职权范围或者不适宜由本部门办理的，应迅速退回交办的文秘人员并说明理由。

2）公文办理中凡涉及其它部门职权的事项，主办部门要主动会同有关部门协商处理；协办部门要积极予以配合。

14.1.1.23　催办、查办

1）对重要的和有时限要求的文电，文秘人员要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。

2）对重要文件和有时限要求的文件，除办公部门文秘人员负责催办外，主办部门领导也要及时催办、查办。

发文处理　

发文一般包括拟稿、会签、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

14.1.1.24　拟稿

企业发文，用“发文稿纸”拟稿。

拟稿人应按发文稿纸上的栏目要求填写清楚，并签署日期，草拟公文应做到：

1）要符合党和国家的法律、法规和方针、政策，符合电力工业的实际情况，符合本厂的有关规定。

2）情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。

3）人名、地名、数字、引文准确。

日期应写具体的年月日。

引用公文应先引标题，后引发文字号，并加括号。

使用简称时，一般先用全称，并注明简称。

使用英文字母缩写时，应先用中文全称，并注明英文缩写。

4）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1”，第四层为“

（1）”。

5）必须使用国家法定计量单位。

6）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

14.1.1.25　会签　

1）企业发文凡涉及多个部门业务的应事先会签。

2）规范性文件需经办公部门会签。

为加速文件运转，应在发文稿纸中注明会签时间。

14.1.1.26　核稿

各级领导要对文电稿进行全面审核，严格把关。

本厂发文在送领导签发之前，必须经办公部门核稿；各部门必须指定专人负责对本部门草拟的文件进行初核，起到审核把关作用，对不符合要求的文件应及时退经办人修改或重办。

核稿的重点是：

1）是否需要行文；

2）有关部门是否已协商、会签；

3）提出的要求、办法和措施是否明确具体、切实可行；

4）公文内容、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。

14.1.1.27　签发

1）重要的请示、报告先送分管领导审核，再送主管领导签发。

2）一般发文按分工送分管领导签发。

发文内容如涉及两位以上领导，应送分管领导核签。

3）审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。

4）草拟、修改和签批公文，用笔用墨必须符合归档要求，不得在文稿装订线外书写。

翻印

上级单位标有密级的公文，除绝密和注明不准翻印的以外，经本单位负责人批准，可以翻印，翻印件同正式文件一样管理。

翻印时，要注明翻印机关、时间、份数和印发范围。

公文立卷及销毁

公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》、《中国电力投资集团公司档案管理制度》和其他有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料（包括音像）整理好，部门文件由本部门负责立卷。

公文归档要根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，保证归档文件材料的齐全、完整，能准确反映本部门主要工作情况，以便于保管和利用。

联合办理的公文，定稿由主办单位立卷。

具有长期或永久保存价值的电子文件，必须制成纸质文件。

进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件一并归档。

整理好的案卷，应当按照有关规定定期向档案部门移交。

个人不得保管应归档的公文。

没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可定期销毁。

销毁秘密公文，要进行登记，由两人监销，保证不丢失、不漏销。

15　检查与考核

厂长工作部负责对各部门执行本办法的情况进行监督检查。

本标准按厂《经济责任制考核管理标准》的有关部分进行考核。

16　附则

外事等有特殊要求的公文处理，按照有关规定办理。

本办法由厂长工作部负责解释。

本办法自发布之日起执行。

附件1：

厂属各部门简称及发文代字

部门名称

简称

发文代字

1、厂长工作部

罗电办〔××〕×号

2、党群工作部

党群部

罗电党〔××〕×号

团总支

罗电团〔××〕×号

纪律检查委员会

纪检

罗电纪〔××〕×号

工会办公室

工会

罗电工〔××〕×号

3、安全生产部

安生部

罗电安生〔××〕×号

4、人事劳动部

人劳部

罗电人劳〔××〕×号

5、财务产权部

财务部

罗电财〔××〕×号

6、计划与市场营销部

计划部

罗电计〔××〕×号

附件2：

收文管理流程

厂长工作部

党群工作部