word操作培训课件.docx
《word操作培训课件.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《word操作培训课件.docx（17页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
word操作培训课件
Word2013操作指南
Word20132
1Word2013的工作界面2
1.1标题栏2
1.2功能区3
1.3导航窗格4
1.4文档编辑区5
1.5状态栏5
2Word2013基础操作5
2.1创建文档5
2.2保存文档6
2.3输入和删除文本6
2.4选择文本7
2.5复制与移动文本9
2.6查找与替换文本9
3规范编排文档11
3.1通过设置文本格式美化字体11
3.2通过段落格式美化段落12
3.3页面美化和打印13
4制作图文并茂的文档15
4.1用图形让文档更加生动15
4.2用图片增强文档表现力17
4.3用SmartArt图形修饰文档18
4.4用表格直观显示数据19
5编排与审阅文档20
5.1使用目录20
5.2文档的修订21
5.3保护文档23
Word2013
1Word2013的工作界面
1.1标题栏
标题栏位于Word2013的左上方，从左到右依次为控制菜单图标胞、快速访问工具栏V匮輕'、操作的文档名称、程序名称飞［「曲和窗口控制按钮
=flX
O
控制菜单图标：
通过该菜单可对窗口执行还原、最小
化和关闭等操作
快速访问工具栏：
用于显示常用的工具按钮，默认显示的按钮从左到右分别为“保存”、“撤销”和“恢复”，
点击右边下拉按钮可添加或删除显示的快捷图标，如图已增加打印预览和快速打印图标，单击这些按钮可执行相应操作。
窗口控制按钮：
从左到右依次为“最小化”按钮、
“最大化”按钮、“向下还原”按钮和“关闭”按钮，单击他们可执行相应的操作。
在窗口控制按钮左边多了一个
“功能区显示选项”按钮，单击该按钮，弹出的快捷菜
单中有“自动隐藏功能区”、“显示选项卡”和“显示选项卡和命令”3个命令，单击不同命令可呈现不同的功能区效果。
1.2功能区
功能区位于标题栏下方，默认情况下包含“文件”、
“开始”、“插入”、“设计”、“页面布局”、“引
用”、“邮件”、“审阅”和“视图”9个选项卡，每个选
项卡由多个组组成。
例如“开始”选项卡由“剪贴板”、
“字体”、“段落”、“样式”和“编辑”5个组组成，有
些组的右下角有个小图标，我们将其称为功能扩展按钮。
将鼠标指针指向该按钮，可预览对应的对话框或窗格，单击该按钮，会弹出对应的对话框或窗格。
此外，当文档中
选中图片、艺术字或文本框等对象时，功能区中会显示
“图片工具/格式”选项卡。
1.3导航窗格
导航
（亦题龙面适與
奏州黔桂金州建材有^公司
2适用范團
|釘成立匚砂救音理领寻」明3.2领导」闵"MS工也」礙r力…殆安坏郡盡统笞理员职责
34呂部门匸口P岗槿飓
』4具体规运
4.1销售管理
4.2理匿理
加圮砖苣爰
在导航窗格的搜索框中输入内容，程序会自动迅速搜索。
如果文档中设置了多级标题格式，还可以在此窗格中拖动文档标题以重新组织文档内容。
如果不小心将导航窗格关闭，按下“Ctrl+『组合键可显示导航窗格。
此外，在Word操作环境下按
“Ctrl+H'组合键，可打开“查找和替换”对话框来查找和替换内容。
1.4文档编辑区
文档编辑区位于窗口中央，以白色显示，是输入文字、编辑文本和处理图片的工作区域，也是向用户显示文档内容的显示区域。
在早期的Word版本中，再次打开文档时，可通过
“Shift+F5”组合键将光标定位于上次文档关闭时的位置。
而在Word2013中，再次打开文档时，在滚动条上将显示自动创建的标签，单击即可快速定位到该处。
1.5状态栏
状态栏位于窗口的底端，用于显示当前文档的页数/总
页数、字数、输入语言及输入状态等信息。
状态栏的右端有两栏功能按钮，其中视图切换按钮用于切换文档的显示视图，显示比例调节工具用于调整文档的显示比例。
2Word2013基础操作
2.1创建文档
在Word操作环境下切换到“文件”选项卡，在左侧窗格中单击“新建”命令，在右侧窗格中单击“空白文档”选
项。
在Word操作环境下按下“Ctrl+N”组合键，可直接创捷一个空白文档。
鼠标右键单击桌面空白处直接新建空白文档。
2.2保存文档
单击快速访问工具栏“保存”按钮或切换到“文件”选项卡，单击左侧窗格中的“保存”选项。
如果是在Word操作环境下新建的文档，此时将默认切换到“另存为”选项卡，在窗格中选择需要保存的位置。
在“另存为”对话框的“保存类型”下拉列表中，若选择“Word97-2003文档”选项，可将高版本的Office版本另存为低版本的兼容模式，从而可以使用早期版本的Office程序打开并编辑该文档。
2.3输入和删除文本
启动Word2013后，在编辑区中不停闪动的光标“|”便
为光标插入点，所在位置是输入文本的位置。
定位光标插入点后输入相应的文本内容即可。
若需创建新的段落，按下
“Enter”键换行。
按下“End”键，光标插入点移至当前行行末；按下
“Home键，光标插入点移至当前行行首。
按下“Ctrl+End”组合键，光标插入点移至文档末尾；
按下“Ctrl+Home”组合键，光标插入点移至文档开头。
按下“PageUp”键，光标插入点向上移动一页；按下“PageDown键，光标插入点向下移动一页。
在输入文档内容的过程中，除了普通的文字、数字外，还可以输入符号。
常用的符号可由键盘直接输入，对于不常见的符号，将光标插入点定位在需要插入符号的位置，切换到“插入”选项卡，单击“符号”组，在弹出的下拉列表中若没有需要的符号，则单击“其他符号”命令，选中需要的符号，单击“插入”按钮或双击符号即可将符号插入文档，点击关闭。
当输入了错误或多余的内容时，按下“Backspace”键可删除光标插入点前的一个字符，按下“Delete”键可删除光标插入点后的一个字符。
选中需删除文本，按下“Backspace键或“Delete”键可快速将其删除。
2.4选择文本
对文本进行复制、移动或设置格式操作时，要先将其选中，从而确定编辑的对象。
选择任意文本：
将光标插入点定位到需要选择的文本
起始处，然后按住鼠标左键并拖动，直至需要选择的
文本结尾处释放即可选中文本，选中的文本将以灰色背景显示。
选择词组：
双击要选择的词组。
选择一行：
将指针指向某行左边的空白处，当指针呈“炉形状时，单击鼠标左键即可选中该行全部文本。
如果要选择多行文本按住鼠标左键向上或向下拖动鼠标，到目标文本处释放即可。
选择句子：
按住“Ctrl”键不放，同时用鼠标左键
单击需要选中句子中的任意位置即可。
选择一段：
将指针指向段落左边的空白处，当指针呈“/形状时，双击鼠标左键即可选中当前段落。
还可将光标插入点定位到某个段落的任意位置，然后连续单击鼠标左键3次也可选中该段落。
选择分散文本：
先拖动鼠标选中第一个文本区域，然后按住“Ctrl”键不放，拖动鼠标选中其他不相邻的文本，选择完后释放“Ctrl”键即可。
选择垂直文本：
按住“Alt”键不放，然后按住鼠标
左键拖出一块矩形区域，选择完成后释放“Alt”键即可。
选择整篇文档：
将指针指向编辑区左边的空白处，当指针呈“刃”形状时，连续单击鼠标左键3次或按住“Ctrl”键不放单击鼠标左键可选中整篇文档。
“Ctrl+A”组合键为选择整篇文档的快捷键。
2.5复制与移动文本
选中文本后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击“复制”命令，可执行复制操作（快捷键：
“Ctrl+C”）。
复制文本后，使用鼠标右键单击光标插入点所需要插入位置，在弹出的快捷菜单中单击“粘贴”命令，在弹出的下拉列表中选择粘贴方式可执行粘贴操作（快捷键：
“Ctrl+V”）。
在编辑文档过程中，如果需要将某个词组、句子或段落移动到其他位置，可通过剪切和粘贴操作来完成，选中文本后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击“剪切”命令，将光标定位到要移动的目标位置后执行“粘贴”命令即可。
选中文本后按住鼠标左键，拖动至目标位置后释放，可快速实现文本的移动操作。
在拖动过程中按住“Ctrl”键，可实现对文本的复制操作。
2.6查找与替换文本
除了可通过“导航”窗格查找文本，还可以通过“查找和替换”对话框进行查找。
在“开始”选项卡中，单击“编辑”组“查找”按钮右侧的下拉按钮单击“高级查找”命令，输入要查找的文本内容，单击“查找下一处”按钮，此时
Word自动从光标插入点位置开始查找。
当发现某个字或词错
了，在“查找与替换”对话框中定位到“替换”选项卡，在
“查找内容”文本框中输入查找内容，在“替换”文本框中输入替换内容，单击“替换”或“全部替换”按钮可替换当
前查找位置内容或全部文档包含内容
若单击“查找下一处”按钮，Word将先进行查找，查找
内容以灰色背景显示。
如果单击“替换”按钮，可替换当前内容，同时自动查找指定内容的下一个位置；如果单击“查找下一处”按钮，Word会忽略当前位置，并继续查找指定内容的下一个位置。
3规范编排文档3.1通过设置文本格式美化字体
Word默认显示
字体为“宋
体”，字号为
“五号”，字体颜色为黑色，根据实际需要可通过“开始”选项卡的“字体”组对这些格式进行更改。
O1设置字体、02
设置字号、O3字体加粗、O4字体倾斜、O5添加下划线、O6设置字体颜色。
在一些特殊情况下，需设置特大号字体，下拉列表无法满足需求，可直接在02框中输入字号。
单击
“字体”组功能扩展按钮，切换到
“高级”选项卡，
可用过调整字符间距使文字排列得紧凑或松散。
3.2通过段落格式美化段落
在输入文本时，按下“Enter”键进行换行后会产生段落标记“卩”，凡是以“a|”结束的一段内容便为一个段落。
段落的格式设置主要包括对齐方式、缩进、间距和行距等，合理设置这些格式，可使文档结构清晰、层次分明。
设置段落格式时，需选中所要设置的文档内容部分
一卫—
:
二「二+飞=匡基x*
MM|彗|荐」鱼十EJ▼
①②③O⑤薜观
①左对齐、②居中、③右对齐、
④两端对齐、。
分散对其、②6行间距、O编号。
段落首行缩
进设置可单击“段落”扩展按钮，在弹出的“缩进与间距”组中，“特殊格式”栏选择“首行缩进”选项，默认缩进量为两个字符。
为了使整个文档看起来疏密有致，可对段落设置合适的间距和行距。
间距指相邻两个段落之间的距离，行距指段落行与行之间的距离。
设置间距：
选中需要设置间距的段落，打开“段落”对话框，在“缩进与间距”组“间距”栏中，通过“段前”微调框设置段前距离，通过“段后”微调框设置段后距离，完成设置后单击“确定”按钮。
设置行距：
选中需要设置行距的段落，打开“段落”对话框，在“缩进与间距”组“间距”栏中单击“行距”下拉
列表框，在弹出的下拉列表中选择段落行距，设置后单击
“确定”按钮。
3.3页面美化和打印
将Word文档制作好后，可根据实际需要对页面格式进
行设置，主要包括设置页面边距、纸张大小和纸张方向等
页边距：
文档内容与页面边沿之间的距离，用于控制页
面中文档内容的宽度和长度。
单击“页边距”按钮，可在弹出的下拉列表中选择页面边距的大小
纸张方向：
默认情况下，纸张方向为“纵向”。
若要改变其方向，可单击“纸张方向”按钮，在下拉列表中选择。
纸张大小：
默认情况下，纸张大小为“A4”。
若要改变
其大小，可单击“纸张大小”按钮，在下拉列表中选择。
若需进行更详细的设置，可通过“页面设置”扩展按钮对话框实现。
“页眉”是每个页面页边距的顶部区域，通常显示书名、章节名等信息。
“页脚”是每个页面页边距的底部区域，通常
显示文档页码等信息。
切换到“插入”选项卡，单击“页眉和页脚”组中的“页眉”按钮，在弹出的下拉列表中选择页眉样式，所选样式的页眉将添加到页面顶端，同时文档自动
进入页面编辑区，单击页眉位置可输入页眉内容，在“页眉和页脚工具”“设计”选项卡中还可设置页眉顶端距离参数。
完成页眉编辑后，在“页眉和页脚工具”“设计”选项卡的
“导航”组中单击“转至页脚”按钮，将转至当前页页脚。
此时页脚为空白样式，可在“页眉和页脚工具”“设计”选项卡的“页眉和页脚”组中单击“页脚”按钮，在弹出的下拉列表中选择所需样式。
另外，双击页眉/页脚处，可直接插入空白样式的页眉/页脚，并切换到页眉/页脚编辑状态。
如果一个文档有很多页，为了打印后便于排列和阅读，应为文档添加页码，在“页眉和页脚”组中单击“页码”按钮，在弹出的下拉列表中选择所需样式。
将文档制作好后，就可以打印了，不过在这之前要进行打印预览，如果文档中某些地方不满意，可返回编辑状态进行修改，如图左上角返回图标。
如果预览后打印范围超出纸张范围、打印页面设置等可通过“设置”进行调整。
如本打算打印一页的文档打印范围超出纸张范围打印预览页数为2页，点击“边距”下拉列
表进行选择或设置，使文档打印内容调整在一页上
4制作图文并茂的文档
4.1用图形让文档更加生动
为了使文档内容更加生动，可在文档创作过程中插入自选图形、艺术字等对象进行点缀。
切换到“插入”选项卡，单击“插图”组中的“形状”按钮，在弹出的下拉列表中选择需要的绘图工具。
选择后鼠标指针呈十字形状，在需要插入自选图形的位置按住鼠标左键，然后拖动鼠标进行绘制，当拖动到合适大小的时候释放即可。
［泄日；一“龙禅■茜U*端心4便戦口聒厂
叫ZH-A73^.5
电1厨
■a:
QSB51X\口•■
U_iA二乙O-也*
■
■
■
■
■
■
刍至世桃-
山g章■
"Fc&htt*
HZL
Lt*?
tJ
（G51Efe:
心is勺rmt日
aww.
□k
4
CS笆上爭一*MH1~~S主
■ABU
a«timM-qiat
11■
插入自选图形并将其选中后，功能区将显示“绘图工具
/格式”选项卡，通过该选项卡可对自选图形填充颜色、添加
文字、样式设置等操作。
在Word中插入艺术字后，可通过
“绘图工具/格式”选项卡中的“插入形状”“形状样式”
等组对艺术字文本框的格式进行设置，其操作方法与自选图形的操作方法相同。
若要对艺术字文本设置填充、文本效果等格式，可通过“绘图工具/格式”选项卡中的“艺术字样
式”组实现；若要对艺术字文本设置文字方向等格式，可通
过“文本”组实现。
通过Word提供的叠放次序与组合功能，可将自选图形、艺术字、等多个对象进行组合，形成一个新的操作对象，对其进行移动、调整大小等操作时，不会改变各对象的相对位置、大小等。
对齐对象：
按住“Ctrl”键不放，选中多个对象，切换到“绘图工具/格式”选型卡，单击“排列”组中的“对齐”下拉按钮。
在弹出的下拉列表中选择需要的对齐方式，然后用同样的方式设置其他对象；
设置叠放顺序：
选中要设置叠放次序的对象，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中将鼠标指向需要的命令，女口
“置于顶层”命令。
在弹出的子菜单中选择需要的放置方式，然后用同样的方法设置其他对象。
组合对象：
按住“Ctrl”键不放，依次单击需要组合的对象，将其全部选中。
使用鼠标右键单击其中一个对象，在弹出的快捷菜单中单击“组合”选项，在弹出的级联菜单中单击“组合”命令。
4.2用图片增强文档表现力
在制作产品说明书、公司宣传册等文档时，往往需要用
插图配合文字解说，这就需要Word的图片编辑功能制作出
图文并茂的文档，给读者带来精美、直观的视觉冲击。
插入图片：
将光标插入点定位到需要插入图片的位置，切换到“插入”选项卡，单击“图片”按钮，在弹出的对话框中选择需要插入的图片，单击“插入”。
功能区将显示“图片工具/格式”选项卡，通过该选项卡，可对选中的图片进行调整颜色、设置样式和环绕方式等操作。
插入设计眞面布局引月由閏牛丰闻视蚩
ME
匡兀13矽看H■扁亀住
表圏专联机圜片形状SmartArt圈表屏理圏Office联机繩頡證谨接节注:
插冒
可用碗
屏專勇辑©
插入屏幕截图：
切换到“插入”选项卡，单击“插图”
中的“屏幕截图”按钮，在弹出的下拉列表“可用视窗”栏中，将以缩略图的形式显示当前所有活动窗口，单击某个要插入的窗口缩略图。
此时，Word2013会自动截取改窗口图片并将其插入文档。
使用“屏幕截图”可自由选择所需的截取区域，被选中部分将呈高亮显示，选好截取区域后释放鼠标，
Word2013会自动将截取的屏幕图像插入文档
4.3用SmartArt图形修饰文档
SmartArt图形常用于各种报告、分析类的文档中，能够
通过图形结构和文字说明有效地传达作者的观点和信息。
在Word2013中插入的SmartArt图形默认以“简单填充”
的外观方式显示，其形状的边框颜色为蓝色，前景框的填充颜色为白色，背景框为蓝色，在实际应用中，可根据需要更改SmartArt图形的整体颜色或总体的外观形式，从而让图形更加美观。
更改颜色：
选中SmartArt图形，切换到“SmartArt工
具/设计”选项卡，单击“SmartArt样式”这样中的“更改颜色”下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击需要的颜色选项。
更改外观：
选中SmartArt图形，切换到“SmartArt工
具/设计”选项卡，单击“SmartArt样式”组中的“外观样式”下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击需要的外观样式。
如果需要更改SmartArt图形中某个形状的样式，切换到“SmartArt工具/格式”选项卡，在“形状”组中单击“更改形状”按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击需要的形状选项。
形状将会自动改变，保持形状为选中状态，单击“形状样式”组中的“外观样式”下拉按钮，然后在弹出的下拉列表中选择形状的外观形式。
保持形状为选中状态，单击“形状效果”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择需要设置的效果选项，在展开的子菜单中单击需要的效果。
4.4用表格直观显示数据
在Word2013文档中插入表格的方法为：
切换到“插入”选项卡，然后单击“表格”组中的“表格”按钮，在弹出的下拉列表中单击相应的选项，通过不同的方法向文档中插入表格。
插入表格：
该栏下提供了一个10列8行的虚拟表格，移动鼠标可选择表格的行/列值。
鼠标指针在指向的区域呈选中状态，并显示为橙色，此时文档中显示表格插入预览图。
绘制表格：
单击该选项，鼠标指针呈笔状，此时可根据需要“画”出表格。
Excel电子表格：
可在Word2013文档中调用Excel电子表格。
快速表格：
单击该选项，可快速在文档中插入特定类型的表格，如日历等。
插入表格后，功能区将显示“表格工具/设计”、“表格工具/布局”两个选项卡，通过这两个选项卡，可对表格进行相应的编辑与美化操作，如调整行高与列宽，插入与删除及合并与拆分单元格、应用表格样式等操作。
5编排与审阅文档
5.1使用目录
目录是文档中标题的列表，在编辑长篇文档时有必要编排目录。
目录有两个功能，一是向读者展示文档的结构，二是指导读者进行阅读。
因此，在设计目录时，我们首先需要列出各个部分的标题，然后才能针对文档的整体风格对目录进行设计。
Word2013提供了几种内置样式，只需定位光标插入点，然后选择目录样式，便可自动在文档中生成目录。
默认情况下，目录是以链接的形式插入的，按下“Ctrl”键，同时单击某条目录项，即可访问文档中的对应位置。
此外，如果希望取消目录链接，只要按下“Ctrl+Shift+F9”组合键即可。
插入目录的具体操作步骤如下：
将光标插入点定位在文
档开头，切换到“引用”选项卡，然后单击“目录”组中的
“目录”按钮，在弹出的下拉列表中选择需要的目录样式。
若文档的标题有改动，或者对应的页码发生了变化，可
对目录进行更新操作，点击“目录”组中的“更新目录”按
钮，在弹出的对话框中根据实际情况进行设置。
5.2文档的修订
在一些正式场合，文档由作者编辑完成后，一般还需要
通过审阅者的审阅，在审阅文档时，通过修订和批注功能，
可在原文档的基础上进行修改和添加批注。
使用3Internet/intranet的朋友都知道」叹m曰的迷人之处除了在它里面拥有丰富的信|息，还在于它的易用性;网上各个站点適过超级選接辽相连接，只要用鼠标轻轻一•点，就
可以游遍全球■在徽软的W0昭刃中提供了对超级链接的支持』在训妣盯文档中使用超级链接，只要用鼠标轻轻一点“就砂直接跳转到当前文栏的某个位蚤或其他97文档3甚至是lntemeVlntranett的某个W凶页面。
-□□-i
切换到“审阅”选项卡，在“修订”组中单击“修订”
下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击“修订”命令。
“修订”
按钮将呈高亮显示，表示文档呈修订状态，此时对文档做的所有修改都会以修订的形式清楚反映出来。
若要关闭修订功能，只要再次单击“修订”下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击“修订”命令。
此外，按下“Ctrl+Shift+E”组合键，可快速关闭和启动修订功能，对于修订过的文档，作者可对修订进行接受或拒绝操作。
若接受修订，文档会保存为审阅者修改后状态；若决绝修订，文档会保存为修改前状态。
接受修订
逐一接受：
将光标插入点定位到要接受的修订处，在“审阅”选项卡的“更改”组中，单击“接受”按钮下方的下拉按钮，在弹出的列表中选择“接受并移到下一条”或“接受此修订”选项。
全部接受：
在“更改”组中，单击“接受”按钮下方的下拉按钮，在弹出的列表中选择“接受所有修订”选项。
拒绝修订
逐一决绝：
将光标插入点定位到要拒绝的修订处，在“审阅”选项卡的“更改”组中，单击“拒绝”按钮下方的下拉按钮，在弹出的列表中选择“拒绝并移到下一条”或“决绝更改”选项。
全部决绝：
在“更改”组中，单击“拒绝”按钮下方的下拉按钮，在弹出的列表中选择“拒绝所有修订”选项。
使用鼠标右键单击文档中某一条修订内容，在弹出的快
捷菜单中可对其进行接受或决绝操作。
5.3保护文档
在办公过程中，办公人员应对重要的文档设置密码保护，以防止其他用户随意修改或查看文档，打开需要设置修改密码的文档，切换到“文件”选项卡，打开“另存为”对话框，单后单击“工具”按钮，在弹出的下拉菜单中单击“常规选项”命令，在弹出的文本框中选择所需选
项输入密码即可。
为了保护文档内容的安全，可以对其设
置相关的权限和密码。
标记为最终状态：
并不是一项安全的功能，只是用来提醒其他用户该文档为最终版本。
切换到
升级会员 