照片档案收集整理要求.docx
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照片档案收集整理要求
照片档案收集整理要求
一、收集。
按照《重庆市照片档案收集整理实施细则》要求，收集立档单位在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录，包括银盐感光材料照片档案和数码照片档案。
1、收集范围：
（1）记录本单位主要职能活动、基本历史面貌和重要工作成果的照片。
（2）记录领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。
（3）记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。
（4）记录本单位生产、科学研究、基本建设、设备管理等科技活动的照片。
（5）记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。
（6）记录本单位组织或参加的重要外事活动的照片。
（7）其他具有保存价值的照片。
2、收集要求：
（1）反映同一主题的若干张照片，应选主要的、有代表性的照片归档。
（2）归档照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。
二、数码照片档案的整理（结合实际，目前收集整理的主要为数码照片档案）。
数码照相机拍摄形成的数码照片应保证未经编辑，像素在300万以上。
1、保管期限的划分。
只收集永久与长期照片档案，短期不作要求。
2、照片号的编制。
照片号是固定和反映每张照片分类与排列顺序的一组字符代码。
格式为“保管期限代码—张号”，永久、长期的代码分别用Y、C标注，张号是同一保管期限内的照片跨年度从“1”开始逐张拉通编定的流水号，如Y—1、C—1。
3、照片的入册。
按照片号的顺序将照片固定在照片芯页上，可用双面胶粘贴。
4、照片说明的填写。
在照片芯页上有照片说明，包括题名、照片号、底片号、参见号、时间、摄影者、文字说明7个项目，具体填写要求见附录1。
5、照片册的装订。
将照片芯页按照片号顺序排列编页，并在左（右）上角填上页号（贴有照片的页面为一页），首页前加册内目录，末页后加册内备考表，采用“三孔一线”法装订入照片册卷皮内，照片册内芯页数量一般不超过30张。
册内备考表的填写要求见附录3、照片册封面、册脊的填写要求见附录5。
6、照片档案基本目录与册内目录的编制。
按册内照片号顺序逐张填写照片档案基本目录和册内目录。
基本目录加封面装订成册，册内目录随照片芯页装订入册。
基本目录与封面、册内目录的式样及填写要求见附录2。
三、数码照片光盘的刻制。
数码照片应按照《电子文件归档与管理规范》刻制光盘保存。
1、光盘应刻制一式三套。
分别用A、B、C标注，A套和B套随照片档案移交档案馆，C套由各立档单位保管。
在光盘背面应采用油性笔标注立档单位全称或规范简称、年度、光盘套别号和光盘内照片的起止号。
2.光盘内文件信息的组织结构。
如下：
根目录
说明文件 著录文件 照片档案子目录（文件夹）
照片文件 照片文件
说明文件命名为readme.txt，文件存储格式为文本文件，主要说明本张光盘内存储的照片档案全宗名称、归档年度、保管期限、照片数量、照片反映的主要内容、摄影者等。
著录文件命名为descript.xml,其内容是照片档案基本目录的电子版本。
可用Word2003将照片档案基本目录由doc格式另存为xml格式，并命名为descript。
照片档案子目录命名为data，目录内存有照片文件。
照片文件以照片号命名，文件存储格式为JPEG文件（文件后辍名一般为.jpg或.jpeg）。
光盘内文件信息组织结构的具体示例见附录4
四、移交。
机关各部门收集整理的照片档案，经档案馆检查合格后，于每年的6月底前移交上一年度的档案。
直属企事业单位收集整理的永久、长期照片档案，自档案形成之日起满5年后，按档案馆要求移交进馆。
附录1：
照片芯页式样及填写要求（以6寸、7寸照片芯页为例）
6寸和7寸照片适用
（贴照片处）
题名：
（准确反映或揭示照片基本内容，人物、时间、地点、事由尽可能齐全。
要避免出现
题名不能揭示主题或数个题名雷同等问题）
照片号：
底片号：
（与照片号一致）参见号：
（不填）
时间：
（采用8位阿拉伯数字标注摄影时间，如20070101）摄影者：
文字说明：
（综合运用事由、时间、地点、人物、背景等要素，概括揭示照片所反映的全
部信息。
如题名能全面反映照片信息，文字说明可从简或省略。
要避免出现无人物介绍和定
位不准确，混淆题名与文字说明等问题）
附录2：
基本目录与封面、册内目录的式样及填写要求
照片档案基本目录
全宗名称重庆经济技术开发区××××
全宗号
保管期限长期
照片档案基本目录
照片号
题名
时间
摄影者
底片号
备注
C-68
×××××××××××××××
20070101
×××
C-68
册内照片目录
照片号
题名
时间
页
号
底片号
备注
C-68
×××××××××××××××
20070101
6
C-68
注：
目录的每一页都必须有表头，表格内的字体和排版要结合内容多少做到规范统一，除题名内容为左对齐外，其余均为居中。
附录3：
册内备考表式样及填写要求
册内备考表
本册情况说明：
（填写册内照片缺损、补充、移出、销毁等情况）
立册人：
（手写签名）
检查人：
（手写签名）
立册时间：
附录4：
光盘内文件信息的组织结构示例：
根目录
readme.txt descript.xml data
C-1.JPEGC-2.JPEG…
附录5：
照片册封面、册脊式样及填写要求：
册脊封面
全宗号
保管期限
长
期
起止张号
21
38
册号
2
重庆经济技术开发区××××
照片册
GB/T11821-2002
注：
在填写封面、册脊相关内容时，应保持整洁和统一，不得有涂改和污渍。
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