中国科学院成都生物研究所科研课题档案建档规范模板.docx
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中国科学院成都生物研究所科研课题档案建档规范模板
中国科学院成都生物研究所科研课题档案建档规范
1工作的基本原则
1.1《中华人民共和国档案法》规定：
“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有”。
1.2科研课题档案指在科研课题研究活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等记录形式的并进行归档的文件材料。
1.3科研档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全、利于开发利用。
1.4科技成果进行登记评奖、科技人员提职考核，均应由综合档案室提供相应的科研课题文件归档情况证明，应当归档的科研课题档案没有归档或不符合归档要求，单位冻结课题经费，并与年终绩效考核挂钩。
2管理职责
2.1综合档案室职责
2.1.1必须参加年度课题计划的检查，参加鉴定验收会等。
2.1.2了解课题的进展情况，做到科研课题档案的建档与科研工作进展同步：
下达科研计划任务的同时提出科研文件材料的归档要求；检查科研计划进度的同时检查科研文件材料形成情况；验收、鉴定科研成果的同时验收科研文件材料并进行科研档案的归档工作。
督促、指导科技人员完成对科研课题文件的收集、整理工作。
2.2科研管理部门职责
2.2.1组织管理本所各类科研课题，对科研课题建档工作提出要求。
2.2.2将每年新开课题和结题清单及时提供给综合档案室，并协助督促检查科研课题建档工作。
2.2.3按科研课题为单位形成积累有关的管理性文件，课题结束后整理移交综合档案室。
2.3课题组长职责
2.3.1全面系统地管理本课题形成的文件材料，开题时，布置本课题建档工作，指定兼职档案员，领取档案积累袋等档案专用纸。
结题后，组织立卷归档工作，并进行归档前的鉴定工作，提出科研课题档案整体鉴定级别、初步的案卷保管期限及密级（鉴定方法见附表2），填写科研课题档案归档说明书。
2.3.2科技人员若离开工作岗位，应将所形成或保管的科研材料移交课题组长后，方可办理有关手续。
3归档范围
3.1基础研究课题、应用研究课题及发展研究课题归档文件材料分别见附表1-1、1-2、1-3。
3.2凡鉴定级别属重大级科研课题档案和重要级科研课题档案均须归档。
一般级科研课题档案不作归档（详见附表2）。
3.3课题研究各阶段所形成的管理性文件和科研性文件，分别由科技处和课题组形成、积累。
3.4两个或两个以上单位协作的科研课题，由课题主持单位保存整套档案；协作单位除保存与自己所承担任务有关的原件外，应将复制件送交主持单位保存。
如确系涉及协作单位的合法权益，不能提供有关复制件的，应在协议、合同或委托书中明确，但协作单位应将承担任务的有关档案目录和档号提供主持单位。
主持单位对协作单位提交的档案等负有保密责任。
3.5与国（境）外合作研究的科研课题，应在协议、合同中明确课题文件的归档范围（可参照附录1），并规定原件的归属。
3.6出国（境）参加与科研课题有关的学术活动、合作研究的人员，回国（境）后应将有关的课题文件整理归档。
4.验收及归档
4.1在科研课题任务结束、进行验收或鉴定前，综合档案根据科技处下达科研课题档案预验收通知单进行预验收（附表3）。
未经综合档案进行档案预验收或档案验收不合格的科研课题，科研管理部门不能组织课题的验收或鉴定。
4.2由科技处将管理性文件移交档案室。
由课题组将科研性文件进行系统整理、草拟案卷封面各栏、填写备考表组成一个或若干个案卷后移交档案室。
移交目录均由移交人详细填写（一式两份），交接双方在移交目录上签字后各执一份。
4.3科研课题档案案卷均应在课题验收、鉴定或结题后三个月内归档完毕。
4.4科研课题档案归档后，在成果申报奖励、推广应用等阶段形成的新文件，应及时送交综合档案室补充归档。
5.整理立卷
5.1若一个课题文件较多，可组成多卷，将最能反映课题概况的开题立项文件、论文、专著、验收或鉴定文件、成果申报与获奖文件、科研经费与决算文件等重要文件，整理组成综合卷，排放在第一卷，其余文件按科研工作阶段或重要程度等依次组卷。
若文件较少，可组成一卷（即专卷），按科研工作阶段或重要程度顺序组卷。
5.2除去案卷内的金属物，用不锈钢订书钉装订，对破损的文件进行修补，较厚的文件材料用三针法麻线装订。
5.3根据《中国档案分类法科学研究档案分类表》对科研课题档案进行分类标引，给出国家分类号。
在每一件文件右上角加盖档号章，填写档号及件号。
档号根据《中国科学院成都生物研究所科研课题档案分类方案》编制（附表4）。
在每一案卷内的件号均从1开始编写。
5.4填写卷内目录。
5.5声像制品的保管按《中国科学院成都生物所声像档案建档规范》办理，并互相注明参见号。
6借阅及保密
6.1本所科技人员可查、借一般科研档案，并履行登记手续。
6.2属内部事项的科研课题档案一般只允许本课题人员借阅。
非本课题人员因工作需要借阅有关档案，需经本课题组长或科技处负责同志书面同意后方可借阅。
6.3有密级的科研课题档案，限本课题组人员借阅，且组员借阅时必须由本课题组长签字，并遵守以下规定：
6.3.1借阅者应保守国家秘密，故意或者过失泄露国家秘密，情节严重的，依照国家有关规定追究其刑事责任；
6.3.2借阅者若复制、摘抄档案，复制、摘抄的密级不变；
6.3.3有密级的档案，不得携带公出。
6.4借出、归还科研课题档案时，双方都应认真清点，发现问题及时追究。
6.5借阅者应负责维护所借档案的完整与安全，严禁圈划、涂改、玷污、拆散、剪裁、抽换、转借、丢失档案。
6.6档案借出期限为二个月，需续借者，应主动重新办理借阅手续。
6.7职工出国（境）、离退休或调离我所，必须归还所借档案。
6.8外单位人员查调档案，需持介绍信，经科技处负责人批准并详细填写所查内容后方可阅览一般科研课题档案，但不得借出。
附表1-1
中国科学院成都生物研究所基础研究课题归档范围表
类别
阶段
管理性文件
科研性文件
研究准备
阶段
1.开题报告与论证文件
2.科研课题申请书及批件
3.任务书、协议书、科研合同、会议纪要和重要往来函件
4.科研课题研究计划
5.文献调研、综述报告
1.实验、调查、考察方案等
研究实验
阶段
1.科研课题研究计划执行情况、计划调整、中断、终止或撤销文件
2.阶段研究工作小结
1.实验任务书、实验大纲
2.实验、探测、测试、观测、观察、野外调查、考察等原始记录、整理记录和综合分析报告
3.计算文件、数据处理文件
4.照片、底片、幻灯片、录音带、录像带、影片拷贝、光盘、磁盘等声像、电子文件
5.设计文件和图纸
6.样品、标本等实物的目录
总结鉴定验收
阶段
1.科研成果验收、鉴定、评审文件
2.鉴定证书或视同鉴定证书的文件
3.科研课题经费决算文件
1.研究报告
2.论文、专著
3.课题工作总结
成果申报奖励
阶段
1.科技成果登记表
2.科技成果申报表及附件
3.科技成果奖励申报表和审批文件
4.获奖凭证（奖章、奖状、证书）的原件或影印件
成果推广
阶段
1.成果宣传、媒体报道文件
1.成果被引用情况材料
2.国内外学术交流评价意见
3.国内外同行评议评价意见
附表1-2
中国科学院成都生物研究所应用研究课题归档范围表
类别
阶段
管理性文件
科研性文件
研究准备
阶段
1.开题报告与论证文件
2.科研课题申请书及批件
3.任务书、协议书、科研合同、会议纪要和重要往来函件
4.科研课题研究计划
5.文献调研、考察报告、综述报告
1.设计、实验、调查、考察方案等
2.应用前景调研报告
研究实验
阶段
1.科研课题研究计划执行情况、计划调整、中断、终止或撤销文件
2.阶段研究工作小结
1.实验任务书、实验大纲
2.实验、探测、测试、观测、观察、野外调查、考察等原始记录、整理记录和综合分析报告
3.计算文件、数据处理文件
4.照片、底片、幻灯片、录音带、录像带、影片拷贝、光盘、磁盘等声像、电子文件
5.设计文件和图纸
6.样品、标本等实物的目录
总结鉴定验收
阶段
1.科研成果验收、鉴定、评审文件、鉴定会文件
2.鉴定证书或视同鉴定证书的文件
3.科研课题经费决算文件
4.经济效益和社会效益证明文件
1.研究报告、查新报告、研制报告
2.论文、专著
3.工艺技术报告
4.课题工作总结
成果申报奖励
阶段
1.科技成果登记表
2.科技成果申报表及附件
3.科技成果奖励申报表和审批文件
4.获奖凭证（奖章、奖状、证书）的原件或影印件
5.专利受理文件和专利证书的原件或影印件
成果推广
阶段
1.技术转让合同、协议书
2.成果宣传、媒体报道文件
1.市场调查、分析报告
2.开发和推广应用方案
3.扩大试生产技术文件
4.国内外学术交流、同行评议及使用意见信息
附表1-3
中国科学院成都生物研究所发展研究课题归档范围表
类别
阶段
管理性文件
科研性文件
研究准备
阶段
1.开题报告与论证文件
2.委托书、协议书、技术合同、会议纪要和重要往来函件
3.文献调研、考察报告、综述报告
1.开发工作方案
2.开发工作计划
3.市场预测和应用前景分析报告
研究实验
阶段
1.开发工作计划执行情况、计划调整、中断、终止或撤销文件
2.阶段研究工作小结
1.实验任务书、实验大纲
2.实验、探测、测试、观测、观察、野外调查、考察等原始记录、整理记录和综合分析报告
3.计算文件、数据处理文件
4.照片、底片、幻灯片、录音带、录像带、影片拷贝、光盘、磁盘等声像、电子文件
5.设计文件和图纸
6.样品、标本、样机等实物的目录
总结鉴定验收
阶段
1.鉴定会文件
2.鉴定证书或视同鉴定证书的文件
3.科研投资情况和经费决算文件
4.经济效益和社会效益证明文件
1.研制报告
2.论文、专著
3.工艺技术报告
4.开发工作总结
成果申报奖励
阶段
1.科技成果登记表
2.科技成果申报表及附件
3.科技成果奖励申报表和审批文件
4.获奖凭证（奖章、奖状、证书）的原件或影印件
5.专利受理文件和专利证书的原件或影印件
成果推广
阶段
1.技术转让合同、协议书
2.成果宣传、媒体报道文件
3.产品定型鉴定文件（产品说明书、产品质量检验证、产品合格证、装箱单）
4.科技成果展览会、产品展销会资料
1.市场调查、分析报告
2.开发和推广应用方案
3.扩大生产的设计文件和工艺技术文件
4.国内外学术交流、同行评议及用户反馈意见
附表2
中国科学院成都生物研究所科研课题档案保管期限表
序号
科研档案材料名称
保管期限
（长期：
16—50年；短期：
15年以下）
重大级课题
重要级课题
一般级课题
1
开题报告与论证文件
永久
永久或长期
长期
2
科研课题申请书及批件
永久
永久或长期
长期
3
任务书、协议书、科研合同、会议纪要和重要往来函件
永久
永久或长期
长期
4
科研课题研究计划
长期
长期或短期
短期
5
文献调研、考察报告、综述报告
长期
长期或短期
短期
6
设计、实验、调查、考察方案等
长期
长期或短期
短期
7
开发工作方案、计划
长期
长期或短期
短期
8
市场预测和应用前景分析、调研报告
长期
长期或短期
短期
9
科研课题研究计划执行情况、计划调整、中断、终止或撤销文件
长期
长期或短期
短期
10
阶段研究工作小结
短期
短期
短期
11
实验任务书、实验大纲
永久
永久或长期
长期
12
实验、探测、测试、观测、观察、野外调查、考察等原始记录、整理记录和综合分析报告
永久
永久或长期
长期
13
计算文件、数据处理文件
永久
永久或长期
长期
14
照片、底片、幻灯片、录音带、录像带、影片拷贝、光盘、磁盘等声像、电子文件
永久或长期
长期或短期
短期
15
设计文件和图纸
永久
永久或长期
长期
16
样品、标本等实物的目录
永久
永久或长期
长期
17
科研成果验收、鉴定、评审文件、鉴定会文件
永久
永久或长期
长期
18
鉴定证书或视同鉴定证书的文件
永久
永久或长期
长期
19
科研课题经费决算文件
永久
永久或长期
长期
20
经济效益和社会效益证明文件
永久
永久或长期
长期
21
研究报告、查新报告、研制报告
永久
永久或长期
长期
22
论文、专著
永久
永久或长期
长期
23
工艺技术报告
永久
永久或长期
长期
24
课题工作总结
长期
长期或短期
短期
中国科学院成都生物研究所科研课题档案保管期限表
序号
科研档案材料名称
保管期限
（长期：
16—50年；短期：
15年以下）
重大级课题
重要级课题
一般级课题
25
开发工作总结
长期
长期或短期
短期
26
科技成果登记表
长期
长期或短期
短期
27
科技成果申报表及附件
永久
永久或长期
长期
28
科技成果奖励申报表和审批文件
永久
永久或长期
长期
29
获奖凭证（奖章、奖状、证书）的原件或影印件
永久
永久或长期
长期
30
专利受理文件和专利证书的原件或影印件
永久
永久或长期
长期
31
技术转让合同、协议书
永久
永久或长期
长期
32
成果宣传、媒体报道文件
长期或短期
长期或短期
短期
33
产品定型鉴定文件（产品说明书、产品质量检验证、产品合格证、装箱单）
永久
永久或长期
长期
34
科技成果展览会、产品展销会资料
短期
短期
短期
35
市场调查、分析报告
长期
长期或短期
短期
36
开发和推广应用方案
永久
永久或长期
长期
37
扩大试生产技术文件、设计文件和工艺技术文件
永久
永久或长期
长期
38
国内外学术交流、同行评议及使用意见信息
长期
长期或短期
短期
重大级科研课题档案：
国家和国家科技主管部门、中国科学院下达的重大科研项目以及重要的国际科技合作项目的档案；获得国家级各类科技成果奖或院、部、省（自治区、直辖市）级一等科技成果奖的档案；对自然现象的系统、长期观测和资源、环境等调查考察中积累的无法重复的重要原始性档案资料；其它有重大学术价值和历史意义的课题档案。
重要级科研课题档案：
国家各部门（国家科技主管部门除外）和省（自治区、直辖市）下达的科研项目以及一般的国际科技合作项目的档案；获得院、部、省（自治区、直辖市）级二等以下（含二等）科技成果奖的档案；属国家、国家科技主管部门、中国科学院下达的重大科研项目、因故中断或终止，但在较长时期内具有较高查考应用及科学价值的档案；其它有重要学术价值和历史意义的课题档案。
一般级科研课题档案：
重大、重要级以外的一般性科研项目或未取得成果的档案。
附表3
科研课题档案预验收通知单
编号
综合档案室：
现通知课题组承担的
课题（课题号及任务来源
）任务业已结束（含阶段完成、最终完成、中断、终止或撤销），请对该课题准备归档的科研课题文件进行预验收。
如符合归档要求，请将预验收结果报告单返回。
科技处（盖章）
年月日
预验收结果
综合档案室验收人（签字）：
年月日
-------------------------------------------------------------------------------------------------
编号
科研课题档案预验收结果报告单
课题
名称
课题号
科研课题档案预验收意见：
综合档案室验收人（签字）：
年月日
附表4
中国科学院成都生物研究所科研课题档案分类方案
一、分类表及代号
1.科研课题档案代号：
K
2.科研课题档案分类表：
所分类号
学科名称
1·
生物化学
2·
细胞学
3·
微生物学
4·
环境科学、能源科学技术
5·
植物学
6·
动物学
7·
作物育种
8·
其他
二、方案
1.方法
学科——科研课题——案卷
2.档号
由我所科研档案分类号和案卷顺序号组成。
分类号——依据本所科研课题档案分类表确定。
案卷顺序号——本分类中的课题序号+案卷卷号
课题序号按时间顺序排列。
举例：
升级会员 