项目工程文件流转及归档工作指引.docx

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项目工程文件流转及归档工作指引

集团控股项目工程文件流转及归档工作指引

1、主要目的

明确工程档案管理职责，加强项目现场对工程文件的发放、审核、流转及归档的管理程序。

2、主要原则

及时完整、真实有效、流程规范、职责分明。

3、适用范围

工程现场文件拟定、发放以及签证、工程款、竣工结算资料审核，工程档案文件的整理归档。

4、主要内容

4.1.一般规定

4.1.1项目经理为工程文件管理的第一责任人，项目部档案管理员负责日常工程文件管理。

4.1.2所有工程资料文件统一由项目部档案管理员接收和发放。

所有工程文字函件必须有责任主体印章才能下发或接收，并同时办理签收和登记手续。

项目部档案管理员应针对项目期别和文件类别进行编号、登记，建立健全登记台帐。

4.1.3项目部资料管理员应利用计算机建立图、表等系统文件辅助项目管理工作控制和管理，并在计算机内建立管理台账，重要电子文档应做到每周备份。

4.1.4工程资料的收发、借阅必须通过资料管理员履行登记手续，做到不出差错，及时回收。

4.2.文件起草、发放和存档

4.2.1设计文件

4.2.1.1设计文件包含施工图和设计变更，所有设计文件必须有设计管理部门相关专业和部门负责人签字并加盖设计管理部门印章才能发放。

设计管理部门向项目部发放设计文件时，需同时附上《设计中心设计文件》发送单（详见附件一）。

4.2.1.2项目部档案管理员收到设计文件后，应先发送一份给相关主管工程师，由主管工程师审核后起草《工程通知单》（详见附件二、附件三）对设计文件进行阐述和解释，再连同设计文件一同下发给监理单位和施工单位。

4.2.1.3设计文件下发给监理单位和施工单位时，《工程通知单》为主文件，相关的设计文件作为其附件，《工程通知单》应在附件栏内注明设计文件内容和图号。

《工程通知单》要求接收单位在《项目发文登记本》内签收，同时必须要求其在《设计中心设计文件》发送单上对设计文件进行签收。

4.2.1.4由于有些单份的设计文件数量较多，或者图幅较大，不便与相应的《工程通知单》一起归档，因此涉及到设计文件发放的《工程通知单》和相应的设计文件可分开存档，但《工程通知单》后面应附上《设计部门设计文件》发送单，这样《工程通知单》和设计文件可一一对应，便于查找。

4.2.1.5设计文件单独存档，按项目各期分开，并依照《设计部门设计文件》发送单上的文件编号顺次排列。

单份设计文件首页应该是《设计部门设计文件》发送单，上面注明发放记录和相应的《工程通知单》编号，以便于在查看设计文件的同时可以准确的查找到相应的《工程通知单》和发放记录。

4.2.1.6严格禁止设计部门及人员直接向施工单位发放设计图纸或设计变更，以及设计过程中的材料变更。

4.2.1.7设计部门人员兼任项目部现场工程师的（如装饰、园林等专业），其发放的设计图纸类文件必须经过设计管理部门审批，发放的现场施工类文件必须按照项目部流程审批。

4.2.1.8项目部工程师应对设计变更完成情况进行跟踪、检查、验收，并在竣工图审核时仔细核对。

各专业工程师必须对本专业的设计变更情况建立设计变更台帐（详见附件四）,并将变更内容在施工图上进行标记。

4.2.2工程通知单

4.2.2.1涉及工程造价调整的现场变更类《工程通知单》，必须由成本部门及工程管理部门按照权责手册逐级审批同意后，方能由项目部进行下发。

设计变更类《工程通知单》下发前无需进行审批。

现场变更类《工程通知单》审批使用表格及流程见《集团控股项目签证流程工作细则》。

4.2.2.2《工程通知单》不能独立结算和付款，可以依据合同进行签证，因此要注明所属合同的名称和编号。

工程通知单必须由监理、项目部加盖印章才能发放，同时办理签收和登记手续，并同时抄送工程管理部及现场成本工程师。

涉及单独定价或确定取费标准的必须有项目部成本工程师签字确认方可下发。

4.2.2.3工程通知单主要有以下四种类型：

（1）设计变更类工程通知单（见前文）

设计变更不能独立结算和付款，设计变更工程通知单（详见附件二、附件三）必须说明所属合同名称和编号、设计变更原因、部位、范围、内容等事项，对相应原设计已施工（或未施工）的情况必须进行说明，并注明原设计失效，结算时以设计变更工程通知单、设计变更、现场签证（如有）和合同相关规定为准。

（2）现场变更类工程通知单：

通知单内容应包括对现场完成现状及签证范围、增减工程量的确认方式、价格计算取费标准或包干价等（详见附件二、附件三）。

项目部工程师应对增加工程量完成情况进行跟踪、检查、验收，并办理验收和签证手续，最后在竣工资料审核时加以说明。

增加或减少工程在检查验收通过后的20天内由施工单位上报正式签证文件。

过期上报或手续不全，监理、甲方有权拒收。

结算时以工程通知单、分部分项工程验收证明、现场签证和合同相关规定为准。

（3）工程通知单：

通知单内容包括对质量问题、安全或文明施工的描述、进度安排延迟的描述、整改要求、责任单位的界定和处罚的条款等（详见附件五）。

（4）索赔通知单：

通知内容包括索赔事项、责任界定、索赔费用、重新委托事项等的确认（详见附件六）。

4.2.2.4工程通知单应按项目每期统一流水编号直至该期工程结束，例如MCY（工）2-001号，MCY为茗萃园项目首字母缩写，2-001表示茗萃园二期001号工程通知单。

4.2.2.5项目部档案员应及时建立工程通知单的目录，工程通知单的目录应可以同时反映设计文件和签证情况（详见附件七）。

4.2.2.6同一份工程通知单不可同时包含几个收件单位，即内容相同，但需同时发个多个施工单位的工程通知单，应根据不同的施工单位分别编号撰写下发。

4.2.3零星工程委托书

4.2.3.1对于临时工程或确属合同之外的零星工程，项目部应发零星工程委托书（详见附件八）。

零星工程委托书作为独立的委托事项文件应单独办理结算和付款手续，不可作为主合同的增加内容办理签证后并入主合同的结算中。

根据公司授权，项目部采购、施工权限必须严格按照集团权责手册执行，不得超越公司授权范围。

确定单价或总价应有现场成本工程师参与。

零星工程委托书填报《工程事项审批单》（见附件三十二）并按照《集团责权手册》进行审批。

4.2.3.2零星工程委托书应对委托项目的范围、内容、工期、价格和工程量确定方式、付款方式、保修期限等事项进行明确。

4.2.3.3零星工程委托书编号以期流水编号，例如MCY（零）2-001号，MCY为茗萃园项目首字母缩写，2-001表示茗萃园二期001号

4.2.3.4零星工程委托书根据价格和工程量是否明确分为两种情况：

（1）能够明确总价的零星工程委托书，即零星工程委托书内可以直接确定最终的工程量或者总包价：

项目部工程师及现场成本工程师应对零星工程的完成情况进行跟踪、检查、验收，并办理验收手续，如无问题，施工单位可以直接按照总包价进行请款和付款审批手续。

（2）不能够明确总价的零星工程委托书：

项目部工程师及现场成本工程师应对零星工程的完成情况进行跟踪、检查、核量、验收，并办理验收手续。

在检查验收通过后的20天内由施工单位上报正式结算资料，过期上报或手续不全，监理、甲方有权拒收（应在委托书中明确）。

零星工程委托书的结算必须单独进行，结算资料包括《工程竣工结算项目审批表》、《工程竣工结算造价审批表》、《分部工程验收证明》、《验收参加人员签到表》以及造价书、竣工技术资料等。

（注意竣工资料和结算资料的区别。

）

4.2.3.5零星工程委托书作为一个独立的委托事项，应在发单后由项目部档案管理员及时录入明源成本管理系统。

明源管理系统使用方法需另行培训。

4.2.3.6零星工程委托书要及时建立目录，目录表格详见附件九。

4.2.4.工程签证

4.2.4.1签证审核流程

见集团《集团控股项目签证流程工作细则》。

4.2.4.2签证资料的完整性和及时性审核

（1）、施工单位必须在《工程通知单》要求的工程增加、变更等事项甲方确认完成后20天内上报完整签证资料至项目部（或监理），超此期限项目部（或监理）有权拒收。

（应在工程通知单中明确）

（2）、签证资料必须依次包含以下内容：

《工程签证核定审批单》（详见附件十）、《工程签证单》（一式三份）（详见附件十一）、相应的工程通知单以及由项目部主管工程师、项目部成本工程师和施工单位负责人员共同签署确认的《工程数量认可单》（详见附件十二）。

施工单位上报签证时，项目部档案管理员应检查是否具备以上资料并符合要求，否则予以拒收。

（3）《工程签证核定审批单》中应简练明确地说明签证部位和原因，合同编号为该份签证所属主合同的完整编号，合同名称为主合同的标题内容。

（4）、项目部收到签证资料后，应在28天内审核完毕，给出签证意见。

4.2.4.3工程签证的流转程序

（1）项目部档案管理员在接收了施工单位报送的签证资料后，应首先进行编号，以及在签证流转登记表内登记（详见附件十三），并按登记表流转至项目部相关人员。

签证作为一个主合同的补充或变更，其编号应以合同来区分，即同一个主合同内的签证按流水号编号。

编号要简练明确的揭示签证所属的分部分项工程，例如MCY-1-总YGX-001，YGX为茗萃园一期主体总包银广厦的首字母缩写，此编码即表示茗萃园一期主体总包工程的第一号签证。

（2）在最后确定签证的工程量和造价之前，审核人员只需在《工程签证核定审批单》签署意见，项目部人员（包括项目成本工程师）及项目经理审核签署完毕后，需由工程审计专指人员审核并签署意见（没有现场审计人员编制时，本栏可以不填），按照权责手册相关规定最终确认工程量和造价后，返回项目部。

（3）最终确认工程量和造价的签证内容，需监理公司相关人员和甲方项目部成本工程师将最后确定的工程量或签证金额分别签在《工程签证单》（一式三份）的监理公司和建设单位栏目中，并加盖双方项目章。

（4）工程签证单由公司相关部门在审核时会对数量及金额做出认定，如与施工单位上报的内容有差异或有修改，最终确认应由施工单位写明“同意该签证金额”，监理签字栏中监理公司必须写明“同意甲方意见”后方可盖章。

（5）一式三份《工程签证单》上需注明签证编号，一份连同签证的其他资料存项目部，一份原件连同签证其他资料的复印件抄送成本部。

还剩余一份返回施工单位（注意：

只返还一页《工程签证单》原件给施工单位，签证的其他资料尤其是《工程签证核定审批单》不可发给施工单位。

）

（6）整理签证的时候，应特别留意签证单后面是否附有索赔通知单。

4.2.4.4现场核量

现场核量由项目部专业工程师牵头组织现场成本工程师和施工代表在约定时间现场核量，工程审计人员可随时抽查审计（土方测量、孔桩终孔验收及增加较大费用的签证必须通知工程审计人员参加。

若无审计编制，审计可不参加）。

4.2.4.5工程签证核定单审核

1、工程签证核定单必须明确以下内容：

a、分析确定签证产生原因，b、分析界定是否属签证范围，c、界定签证责任方，提供依据配合现场预算师办理对责任方的费用索赔手续。

2.4.6项目部档案管理员要对审核完毕的签证及时建立目录，目录表格详见附件十四。

4.2.5索赔通知单

4.2.5.1索赔通知单有三种情况：

（1）本应该由乙单位完成的项目，由于某种原因无法完成，甲方为赶进度委托给丙单位进行施工的，在对丙单位进行签证的同时，需对乙单位进行索赔。

并应参照相关工程函件，界定最终竣工结算费用。

（2）由于施工单位施工失误造成返工的，甲方要求其整改的同时，如果该责任施工单位还造成其它单位的返工或产生费用的施工，需界定工程量及费用，对其进行索赔

（3）某施工单位对另一施工单位已经完工的成品（如铝合金门窗、玻璃门等）造成损坏后，另一施工单位要重新施工，在对另一单位进行签证的同时，需对某责任施工单位进行索赔。

4.2.5.2施工单位上报签证后，工程主管工程师和成本工程师在进行审核的同时，应判断是否对相关单位进行索赔，如需要，则同时起草索赔通知单（详见附件六），附在该份签证后一起进行审批。

《工程签证核定审批单》上相关栏目应注明此份签证有索赔。

4.2.5.3索赔通知单编号以期流水编号，例如MCY（赔）2-001号，MCY为茗萃园项目首字母缩写，2-001表示茗萃园二期001号索赔通知单。

4.2.5.4签证审批完毕后，即可同时确定对施工单位的索赔责任和金额。

4.2.5.5索赔通知单需甲方和监理双方签字加盖公章后才可下发施工单位。

4.2.5.6索赔通知单不仅要单独归档，建立目录（详见附件七），按照程序及时抄送成本部一份，并需在相应的签证后附原件一份。

4.2.5.7施工单位上报结算之后，项目部档案管理员应提供该份结算所属合同内的所有工程索赔通知单复印件和目录附在结算资料之后，以便于主管工程师进行结算审核时核对和扣款。

4.2.6工程管理处罚审批单

4.2.6.1《工程管理处罚审批单》（详见附件十七）由监理公司/项目部主管工程师起草并报相关人员审核确认后，双方加盖公章后下发施工单位。

4.2.6.2项目部负责人应对报批的《工程管理处罚审批单》进行审核，确保处罚原因、金额、行文严谨性和文件编号没有失误。

4.2.6.3工程管理处罚审批单编号以期流水编号，例如MCY（罚）2-001号，MCY为茗萃园项目首字母缩写，2-001表示茗萃园二期001号工程管理处罚审批单。

4.2.6.4项目档案管理员对《工程管理处罚审批单》按项目每期单独归档,建立目录（详见附件十八），按编号流水排列，并要求监理单位提供电子文件存档。

4.2.6.5施工单位上报结算之后，项目部档案管理员应提供该份结算所属合同内的所有工程管理处罚审批单复印件和目录附在结算资料之后，以便于主管工程师进行结算审核时核对和扣款。

4.2.7分部分项工程验收证明

4.2.7.1在所有分项、分包或者零星工程（部分特殊工程例外）施工完毕后，需由甲方组织监理单位和施工单位对该工程进行验收，并填写《分部分项工程验收证明》（详见附件十九）和《参加人员签到表》（表格详见附件二十）

4.2.7.2《分部分项工程验收证明》必须和《验收参加人员签到表》一同使用，《验收参加人员签到表》需有项目部主管工程师、工程审计人员、监理单位相关人员以及施工单位负责人签字，否则不予办理验收

4.2.7.3《分部分项工程验收证明》由项目部主管工程师填写评语并签字，表格左下角建设单位栏目需项目经理签字并加盖项目章，表格右下角由监理单位相关人员签字并加盖其公章。

签署意见的人员应严格审核完工时间的准确性，并保证落款时填写的时间与完工时间一致。

4.2.7.4《分部分项工程验收证明》办理完毕后，连同《参加人员签到表》退施工单位一份，项目部存档一份。

4.3.工程预付款和进度款

4.3.1施工单位按合同约定的期限向监理部递交当期的《工程款支付申请表》，并附上请款报告和所执行合同的复印件（合同页数较多的，可仅提供有关合同价款及支付部分的内容），必要时应附上已完工程量的计算表格和应付款项的计算过程。

对合同缺漏的，监理部应要求施工单位立即补齐，否则予以退回。

4.3.2监理部一天内审批完成后，向项目部上报《工程款支付申请表》及申请附件。

项目部档案管理员收到后根据申请内容，填写《合同款项支付审批表》中有关申请内容，并进行编号和登记，编号为年度流水号，例如：

GCKY2008-001，GC代表工程款,KY为可园的拼音缩写，2008代表年份，001为流水号。

4.3.3在收到《工程款支付申请表》三天内，项目部应就工程实际完成情况、合同中的付款依据条款和同意付款金额进行审核并在《合同款项支付审批表》上签署意见。

4.3.4工程审计根据工程质量、进度完成情况签署付款意见。

4.3.5在办理结算或者支付工程尾款时，物业公司对保修期工程提出付款意见。

4.3.6成本部、财务部、工程及采购部高管根据上述意见、合同约定、资金计划和前期付款情况签署付款意见。

4.3.7公司总经理审批（超过支付管理权限的款项需董事长审批）。

4.3.8在签批付款手续完成后，财务部门通知申报单位办理工程款项支取手续。

4.3.9项目部相关人员审核签署完毕后，项目部档案管理员需按要求将合同款申请录入明源成本管理系统。

4.3.10合同款流转登记表详见附件二十一。

4.4结算资料审核

4.4.1.竣工结算资料的内容

在合同规定的时间内，施工单位必须向项目部分别递交完整的竣工资料和结算资料，并附结算资料目录（详见附件二十三）。

竣工资料为符合国家档案馆归档要求的整套工程资料。

结算资料为完整地工程竣工及结算相关的整套工程资料

竣工资料甲方分包单位交业主二套：

一套交物业、一套交公司档案室；总包单位交四套：

成本、档案室、物业、档案馆各一套（总包分包单位的资料应由总包汇总）。

结算资料交两套，一套交公司成本部，一套交公司档案室。

结算资料包括:

1）设计类：

竣工图，图纸会审记录，设计变更。

2）工程类：

工程通知单，工程数量认可单，增加工程现场签证单，索赔通知单，罚款通知单，施工组织设计，开工令，验收报告，合同工期处罚或顺延资料。

3）材料类：

材料准用通知单（甲定乙供），甲供材料交接单。

4）合同类：

施工合同及补充追加合同，零星工程通知单，零星采购通知单。

5）结算类：

结算书（主体工程两份，分包工程一份）

6）其他：

上述资料不齐，项目部应退回施工单位要求补齐，签收资料日期重新确认。

4.4.2.竣工结算资料的审核

针对结算的竣工资料，项目部应对照结算资料目录认真审查，并签署审核意见，做到不漏缺，不拖延，准确严谨，完整公正。

1）专业工程师和项目总监必须在竣工图上审核签字；

2）针对一些涉及费用扣减的的工程通知单、索赔单、罚款单及材料异常等情况，项目部应及时专项补充有关文件附于竣工结算资料中。

3）项目经理应对照合同，对工程质量、工期完成情况以及甲供材料供货进行书面说明。

4.4.3专业主管工程师在审核竣工图并在签字的时候，必须保证退还给施工单位的竣工图和我司审核过用以结算用的竣工图保持一致。

4.4.4项目经理为所有竣工图及结算资料的准确性的第一责任人。

4.4.5工程审计人员对所有工程竣工资料随时进行监督抽查。

4.4.6竣工结算资料的审核时限

报送项目部的分包项目结算资料，项目部须在10天内审核完毕，最迟不能超过2周，总包竣工结算资料须在45天内审核完毕，项目部档案员应在流转时进行登记（登记表详见附件二十二）。

4.4.7结算资料的移交时，应建立完整明确的目录，交接方核对清楚后签收（移交清单表格详见附件二十六）

4.5项目资料的发放和移交

4.5.1对外发文

4.5.1.1所有外发函件，除了需发给施工单位的份数以外，项目部存一份，监理公司一份，成本部一份，工程审计一份，以此控制函件原件的份数。

4.5.1.2项目部对施工单位或者监理单位的所有发文，应由收文单位所指定通过授权的人员签收。

文件接收授权委托书详见附件二十四，需授权单位指定该单位可以接收文件的人员名字以及身份证号码，并加盖公章。

4.5.1.3无特殊情况下，项目部对施工单位的函件、设计文件等都由监理公司转发。

4.5.1.4发文登记（发文登记表见附件二十五）应详尽准确，填写完整，利于查找和具备法律效力。

项目部档案管理员要定期检查监理公司对施工单位的发文记录，并备份发文本，备份的发文本需加盖监理公司骑缝章。

4.5.2公司内部移交

4.5.2.1工程签证、工程管理处罚审批单、工程索赔单每周向成本部移交一次，并附有详细的移交清单由成本部核对后签收。

4.5.2.2施工单位提交的竣工资料和相关目录，在核点无误之后，由项目部档案管理员整理立册后移交公司档案室。

具体移交内容见“4.6.竣工资料”。

4.6.竣工资料

4.6.1竣工资料指公司存档档案，其归档范围详见附件二十七。

归档范围仅作参考，各下属公司需根据当地城建档案馆要求整理、移交竣工档案。

4.6.2案卷封面的编制

案卷封面印制在卷盒的正表面，由组卷单位编写，封面式样见附件二十八。

案卷题名应简明、准确地揭示卷内档案资料的内容，主要包括项目名称、专业、类型等元素，如水岸新都1号楼弱电安装竣工图。

立卷单位应填写提交该竣工资料的施工单位的全称。

起止日期应填写案卷内文件档案形成的起止日期。

保管期限应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。

4.6.3案卷脊背的编制

案卷脊背由项目部档案管理员编制，应包含项目LOGO、项目名称、项目期数、施工单位名称以及案卷题名。

脊背应简明、准确的揭示卷内档案资料的内容。

详见附件二十九。

4.6.4卷内目录

表格样式见附件三十，其中序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内档案件数的顺序。

文件编号应填写文件档案的文号或图样的图号、项目代号等。

责任者应填写文件档案的形成部门或主要责任者。

文件档案题名应填写文件档案的全称。

日期应填写文件档案的形成日期。

页号应填写每件文件档案的首尾页上标注的页号。

卷内目录排列在卷内文件档案首页之前。

4.6.5卷内备考表的编制

卷内备考表式样见附件三十一。

说明包括:

案卷内文件档案的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

立卷人应由责任立卷人签名。

立卷日期应填写完成立卷的日期。

检查人应由案卷质量审核者签名。

检查日期应填写审核的日期。

4.7奖励与处罚

对于在工程文件管理及签证和竣工资料审核工作中表现突出的项目部和员工，公司人事行政部门在绩效考核和年终奖励时给予激励。

对因工作疏忽、责任心不强给公司带来经济损失的员工，公司人事行政部门应给与批评、教育或经济处罚。

五、附则

本指引自颁布之日起执行，由集团工程职能部门负责解释。