房地产项目招标采购管理制度.docx

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房地产项目招标采购管理制度

第一章目的…………………………………………………………………………………3

第二章定义…………………………………………………………………………………3

第三章招标采购操作细则及流程…………………………………………………………3

第四章招标小组成员职责……………………………………………………………………15

第五章招标计划管理………………………………………………………………………28

第六章招标特殊事项………………………………………………………………………29

第七章招标文件示范文本使用管理办法…………………………………………………29

第八章集中采购管理办法………………………………………………………………32

第九章材料核价管理办管理办法…………………………………………………………34

第十章招投标资料管理办法………………………………………………………………39

第十一章分子公司招标体系考核办法………………………………………………………41

第十二章供应商管理办法…………………………………………………………………48

第十三章招标采购管理十条禁令……………………………………………………………60

第一章目的

为规范公司运作及招标投标活动，遵循公平、公正、公开的原则，对招投标过程实施管控，维护投资者的利益和招标投标活动当事人的合法权益，降低成本，提高效益，结合公司运作实际，特制定本管理制度。

第二章定义

1XX集团采购模式分为四类：

邀请招标、询价、直接委托和无合同采购。

2定义

2.1.邀请招标：

由采购人根据供应商或承包商的资信和业绩，选择一定数目的法人或其他组织（不能少于三家），向其发出招标邀请书，邀请其参加投标竞争，从中选定中标供应商或承包商的采购方式。

2.2.询价：

由采购人对几家合格供货商或承包单位（通常至少三家），向其发出询价书，邀请其参加比价以确保价格具有竞争性的采购方式。

2.3.直接委托：

由采购人直接与选定的合格供货商或承包单位就招标采购项目进行协商的采购方式。

2.4.无合同采购：

金额≤1万元的不需要签订合同的采购方式。

第三章招标采购流程及操作细则

1邀请招标

1.1.邀请招标适用范围：

1.1.1.工程一类标：

1.1.1.1.总包；

1.1.1.2.1000万以上室内精装修、外幕墙（含钢结构）、园林绿化；

1.1.1.3.商业综合体面积≥30000M2的商业通风空调、商业泛光照明、商业智能化、商业电梯；

1.1.1.4.集团集采类；

1.1.2.工程二类标：

除一类标以外且＞30万元的工程招标及材料设备采购（包含具备市场竞争条件下的外电工程和区域集采类）；

1.1.3.特别说明：

询价采购和直接委托已包含的范围，不进行邀请招标

1.2.邀请招标入围资源及主办部门：

1.2.1.入围资源

1.2.1.1.拟邀请单位入围资源数量：

≤1000万元的招标项≥2N+1，＞1000万元的招标项≥2N+3（N为标段数）；

1.2.1.2.议标入围资源数量：

≥1N+1（N为标段数；集采备选中标单位不作为计算入围资源依据），如因特殊原因需扩大谈判单位范围的，需经招标小组成员同意并报定标终审人审批后可以按综合排名顺序增加一家单位进行谈判，同时知会监事会领导。

1.2.2.选择原则：

1.2.2.1.新单位均需考察合格；

1.2.2.2.已合作单位合作评估至少合格；

1.2.2.3.所有拟邀请单位均需从合格供应商库中选择。

1.2.2.4.分包类合作供应商在每个分公司同一施工时段已承接2个标段，或在全集团同一施工时段已承接3个标段（样板房除外），则不再邀请该供应商参与该时段的招标项目。

1.2.2.5.＞1000万元的招标项目至少邀请2家未合作的单位参与投标；≤1000万元的招标项目至少邀请1家未合作的单位参与投标。

1.2.3.主办部门

1.2.3.1.工程一类标主办部门为集团招标采购部；

1.2.3.2.工程二类标主办部门为分子公司成本招标部。

1.3.招标流程

1.3.1.采购申请-ERP固定流程审批:

由需求部门按ERP固定格式要求发起；原则上采购申请未完成或无采购申请，不得启动招标采购工作；

1.3.2.招标策划-ERP固定流程审批：

1.3.2.1.招标策划的目的：

对入围资源、招标小组成员组成、招标前置条件（招标图纸、招标范围、工作界面、技术要求、工期要求、材料品牌及供应界面等）、重要商务条款、评定标原则等进行充分讨论与明确。

1.3.2.2.招标策划的形式：

1.3.2.2.1.招标策划可通过会议或XX软件/微信群形式进行。

1.3.2.2.2.原则如下：

原则上标的估算价大于100万元的招标项目，须召开策划会,若招标小组同意可不召开，但须按招标策划会【模板-邀请01】梳理相关内容，并在XX软件群或微信群中沟通确认；小于100万的不需召开策划会，但须按策划会模板梳理相关内容，并在XX软件群或微信群沟通确认。

1.3.2.3.招标策划模板要求：

无论是否召开招标策划会，招标策划的内容均按模板要求，于招标策划会前一天与相关职能部门沟通梳理。

1.3.3.招标答疑（XX软件群或会议沟通确认）【模板-邀请02】：

1.3.3.1.招标答疑按招标文件中明确的时间节点回复；招标答疑通过XX软件群或专题会议沟通确认并经招标小组专业工程师签字后对所有投标单位下发。

1.3.3.2.招标答疑前，原则上均要求各投标单位自行现场踏勘，若有必要，现场工程师给与投标单位现场讲解（原则上所有投标单位不能同时进行现场踏勘）。

1.3.4.开标及清标（XX软件等群或会议沟通确认；含技术标及商务标须澄清内容）：

1.3.4.1.开标原则：

招标经办人严格按开标纪要模板【模板-邀请03】于开标时及时填写开标记录并签字确认；开标纪要经扫描后第一时间通过XX软件群或微信群发送至商务组成员（一类标发送人员：

招标小组组长、集团成本总监、集团招采总监、监事会分管监事、分子公司总经理；二类标发送人员：

招标小组组长、集团成本总监、监事会分管监事、分公司总经理及分公司成本招标部负责人）。

1.3.4.2.投标单位淘汰原则：

≤1000万元的招标项：

入围资源大于2N+1的，首轮开标淘汰最高价；＞1000万元的招标项：

前两轮开标均淘汰最高价。

若特殊情况首轮最高价未淘汰，原则上首轮最高价单位不允许中标。

1.3.4.3.清标原则【模板-邀请04】：

每次开标后，技术及商务组专业工程师须进行评标分析，就须澄清内容通过“清标问卷”方式下发给投标单位。

若澄清问题较多且须当面沟通，则组织澄清会，当面确认后下发。

清标问卷内容应通过XX软件群或微信群与招标小组全体成员沟通确认后方可下发。

1.3.4.3.1.清标问卷应包含如下内容：

1.3.4.3.1.1.技术标中体现的施工组织不合理等意见需要投标单位澄清的;

1.3.4.3.1.2.经济标中存在范围不明确和算术误差等;

1.3.4.3.1.3.澄清会中投标单位作出的补充说明及承诺；

1.3.4.3.1.4.其他类招标小组认为应该投标单位澄清的。

1.3.4.3.2.原则上≥100万的工程，在进行最终议标前，清标不超过两次、开标不超过三次，不允许多次反复清标，特殊情况经招标领导小组同意后方可再议。

（经招标小组讨论认为招标条件发生重大实质性变化可以及时终止本次招标，应重新组织招标工作）。

1.3.4.3.3.原则上＜100万的工程，至少进行一轮清标，特殊情况要增加或减少开评标次数，须招标领导小组同意后方可执行。

1.3.5.议标策划（XX软件群或会议沟通确认）：

1.3.5.1.议标策划的目的：

通过对评标分析数据（结合目标成本、历史数据或外部数据）的讨论，明确最终议标入围单位、参与议标人员、议标策略、物业抵扣等财务要求。

1.3.5.2.议标策划的形式：

可通过会议或XX软件/微信群等线下沟通方式进行。

原则如下：

原则上一类标均需召开议标策划会，若招标小组同意可不召开，但须按议标策划会【模板-邀请05】梳理相关内容，并在XX软件群或微信群中沟通确认；二类标视情况召开议标策划会，并按模板梳理相关内容，在XX软件群或微信群沟通确认。

1.3.5.3.议标策划模板要求：

一类标无论是否召开议标策划会，均须按模板要求，于议标策划会前一天与相关职能部门沟通梳理。

二类标，凡召开议标策划的按议标策划会要求办理。

1.3.5.4.最终商务谈判【模板-邀请06】：

按议标策划会要求组织进行最终商务谈判，原则上要求法人代表或法人代表授权委托人现场密封报价并签字，且于两个工作日内补充提交盖鲜章投标承诺函。

（若最终谈判价格超过目标成本，可以按投标单位排名顺序顺延扩大最终谈判单位范围。

）现场密封报价当日需完成开标，开标记录按本制度开标原则办理。

1.3.6.定标纪要及中标通知书--固定流程审批：

1.3.6.1.定标

1.3.6.1.1.定标原则：

技术标符合的前提下，合理低价中标；如出现最终报价相同的情况，物业抵扣最优及财务付款条件接受度最高者首选中标；其次，若有合作，合作情况较优者中标。

最后，若有技术标评分，评分最优者中标。

1.3.6.1.2.定标形式：

可通过会议或XX软件/微信群等线下沟通方式进行。

原则如下：

1.3.6.1.2.1.一类标拟中标金额＞3000万元的招标项目，须组织定标会向董事会汇报。

定标会均须按定标纪要固定格式要求，于定标会前一天与相关职能部门沟通梳理。

1.3.6.1.2.2.除＞3000万元以外，其他定标会均可通过会议或XX软件/微信群等线下沟通方式进行。

1.3.6.1.3.定标会议纪要模板要求：

按ERP中模板要求填写。

1.3.6.1.4.定标纪要提报时间要求：

定标决议形成之日起，两个工作日内提报定标流程。

1.3.6.1.5.ERP中定标流程附件要求：

含招标答疑、每次开标记录扫描件、清标问卷及议标策划会议纪要（若有）、最终报价承诺函、中标通知书（若有）。

1.3.6.1.6.中标通知书要求：

中标通知书统一按【模板-邀请07】模板编制，审批通过后双方盖章后生效，一式壹份，且作为合同附件。

1.3.7.集采框架协议/合同-ERP固定流程审批：

按ERP固定格式申报

1.3.7.1.集采框架协议由集团招标采购部主办人发起审批流程；单项目/区域集采框架协议由所属分子公司成本招标部发起审批流程。

1.3.7.2.合同签订时间：

从定标纪要审批通过之日起，总包类、集采类合同30日历天之内签订，其他工程合同20日历天之内签订；电梯合同最晚60日历天内须签订合同。

1.3.7.3.在合同盖章之前中标单位应缴纳履约保证金，由财务部向中标单位收取履约保证金，并办理相关手续。

1.3.7.4.中标单位合同签订后，由招标主办单位向未中标单位发出未中标感谢函【模板-邀请08】，财务部向所有未中标单位退还投标保证金（如有）。

中标单位投标保证金转为履约保证金的一部分，多退少补。

1.3.7.5.招标人在与中标单位正式签订合同后无息退还未中标人的投标保证金，投标有效期延长则退还日期顺延。

1.3.7.6.履约保证金在中标单位严格依照合同约定履行完毕，工程竣工通过验收后的28天内一次性退还给中标单位，履约保证金不计息。

2询价

2.1.询价适用范围

2.1.1.≤30万元的工程招标及材料采购；

2.1.2.项目示范区范围内的所有招标采购项目（含样板层）；

2.1.3.设计及工程顾问咨询类；

2.1.4.地勘；

2.1.5.面积测绘及造价咨询类；

2.1.6.营销采购、商业管理类采购（酒店用品及设备采购参照工程类招标采购流程）、人力和行政采购（特殊情况须招标的除外，例如系统管理软件招标等）；

2.1.7.集采续签判定；

2.1.8.因采用新技术新工艺或当地政府只允许备案认可单位实施的招标项。

2.2.所有询价类采购入围资源及主办部门：

2.2.1.入围资源

2.2.1.1.入围资源数量：

除“因采用新技术新工艺或当地政府只允许备案认可单位实施的招标项”不少于两家单位外，其余均至少三家（若中标单位数量＞1，参照2N+1原则执行）；

2.2.1.2.选择原则：

①新单位均需考察合格；②已合作单位合作评估至少合格；③所有拟邀请单位均需从合格供应商库中选择；④集采续签判定类优先选择原集采备选及入围单位参与比价。

⑤至少邀请1家未合作的单位参与投标。

2.2.2.主办部门

2.2.2.1.适合询价的二类标：

分子公司成本招标部；

2.2.2.2.设计类：

集团产研需求，主办部门为集团招标采购部；分子公司发起的地方性设计比如公交站台设计等，主办部门为分子公司成本招标部；

2.2.2.3.其他非工程类招标：

需求部门。

2.3.流程：

2.3.1.采购申请-ERP固定流程审批:

由需求部门按模板要求发起；原则上采购申请未完成或无采购申请，不得启动招标采购工作；

2.3.2.招标策划-固定流程审批：

2.3.2.1.招标策划的形式：

无需专门召开策划会，招标策划相关内容通过XX软件/微信群形式进行。

2.3.2.2.招标策划的内容：

圈定入围资源、明确询价小组成员、明确询价的前置条件（图纸、范围、工作界面、技术要求、工期要求、材料品牌及供应界面等）、重要商务条款及评定标原则的确定。

2.3.2.3.招标策划模板要求：

均按【模板-询价01】要求梳理后在XX软件/微信群中沟通确认。

2.3.3.询价过程要求：

答疑【模板-询价02】和清标问卷【模板-询价03】，原则上在XX软件/微信群中沟通确认后外发；

2.3.4.开标原则：

招标经办人严格按开标纪要【模板-询价04】于开标时及时填写开标记录并签字确认；开标纪要经扫描后第一时间通过XX软件群或微信群发送至商务组成员投标单位淘汰原则：

入围资源大于2N+1的，首轮开标淘汰最高价。

2.3.5.原则上至少进行一轮清标，特殊情况要增加或减少开评标次数，须招标领导小组同意后方可执行。

2.3.6.最终商务谈判入围资源数量：

按1N+1原则圈选最终商务谈判单位。

2.3.7.最终谈判要求：

2.3.7.1.原则上要求投标单位按最终谈判纪要【模板-询价05】内容要求进行投标报价及承诺并加盖公司鲜章，若要求现场密封报价暂时无法盖章时须法人代表或其授权委托人签字确认方可生效，且于两个工作日内补充提交盖鲜章投标承诺函。

2.3.7.2.若不要求现场密封报价时，在规定时间内投标单位提交密封的最终承诺及报价鲜章件（若因时间紧迫而采用邮件或传真方式报价时，须经招标小组同意后在规定时间内提交，原则上签字确认或盖章的电子报价文件应在开标之前且晚于纸质密封报价单位送达时间之后发送。

）

2.3.7.3.若最终谈判价格超过目标成本，可以按投标单位排名顺序顺延扩大最终谈判单位范围。

除此以外若要增加最终谈判单位，须经招标小组同意。

2.3.7.4.现场密封报价时，须当日现场同时开标；非现场密封报价时，要求在规定时间内同时开标。

2.3.8.定标纪要及中标通知书-模板-ERP固定流程审批：

2.3.8.1.定标

2.3.8.1.1.定标原则：

技术标符合的前提下，合理低价中标；如出现最终报价相同的情况，物业抵扣最优及财务付款条件接受度最高者首选中标；其次，若有技术标评分，评分最优者中标；最后，若有合作，合作情况较优者中标。

2.3.8.1.2.定标形式：

可通过会议或XX软件/微信群等线下沟通方式进行。

定标会议纪要模板要求：

按ERP中固定格式要求填写。

2.3.8.1.3.定标纪要提报时间要求：

定标决议形成之日起，两个工作日内提报定标流程。

2.3.8.1.4.ERP中定标流程附件要求：

含招标答疑、每次开标记录扫描件、清标问卷（若有）、最终报价承诺函、中标通知书（若有）。

2.3.8.2.中标通知书要求：

中标通知书按统一【模板-询价06】编制，审批通过后双方盖章后生效，一式壹份，且作为合同附件。

中标单位合同签订后，由招标主办单位向未中标单位发出未中标感谢函【模板-邀请07】，财务部向所有未中标单位退还投标保证金（如有）。

中标单位投标保证金转为履约保证金的一部分，多退少补。

2.3.9.合同-ERP固定流程审批：

2.3.9.1.流程发起部门：

项目所属分子公司成本招标部同步发起定标及合同审批流程。

2.3.9.2.合同签订时间：

从定标及要审批通过之日起20日历天之内签订合同。

2.3.9.3.在合同盖章之前中标单位应缴纳履约保证金，由财务部向中标单位收取履约保证金，并办理相关手续。

2.3.9.4.中标单位合同签订后，由招标主办单位向未中标单位发出未中标感谢函，财务部向所有未中标单位退还投标保证金（如有）。

中标单位投标保证金转为履约保证金的一部分，多退少补。

2.3.10.原则上询价类定标纪要和合同可一并审批，按ERP中固定格式填写申报，附件要求同上，附件资料不重复。

若定标和合同不能同步提报，则按上述定标和合同审批要求分别申报。

3直接委托

3.1.直接委托适用范围

3.1.1.水、电、气等垄断行业如不具备市场竞争条件（外电具备市场竞争时，须纳入到邀请招标范围）；

3.1.2.招标期量不足（时间急），但在一年内有合作价格参照，且协作评价为合格的供应商，通过“招标方式变更”审批通过后采取直接委托；

3.1.3.公司决策层有特别要求的相关招标项目；

3.1.4.战略级的供应商，针对售楼部、样板房的招标项目，且一年内有最近类似合作项目价格为参考依据；

3.1.5.集中采购有效期内的单项目采购。

3.2.所有直接委托类入围资源及主办部门

3.2.1.入围资源

3.2.1.1.市政垄断类具备条件的须至少两家单位比价；

3.2.1.2.招标期量不足（时间急），但在一年内有合作价格参照，且协作评价为合格的供应商，通过“招标方式变更”审批通过后采取直接委托，须邀请1-2家原投标单位或合格供应商参与比价；

3.2.1.3.公司决策层有特别要求的相关招标项目，增加市场价格对比；

3.2.1.4.战略级的供应商，针对售楼部、样板房的招标项目，且一年内有最近类似合作项目价格为参考依据；集中采购有效期内的单项目采购。

这两类无单位数量限制（若有新清单项，增加市场价格对比）。

3.2.2.选择原则

3.2.2.1.垄断行业新资源可不进行考察（含国家认可的专业性检测结构，如除甲醛单位、材料设备检测等），其他类别新资源均需考察；

3.2.2.2.已合作单位合作评估至少合格；

3.2.2.3.所有拟邀请单位均需从合格供应商库中选择。

3.2.3.主办部门：

同询价类

3.3.关键流程

3.3.1.采购申请-ERP固定格式审批:

由需求部门按模板要求发起；原则上采购申请未完成或无采购申请，不得启动招标采购工作；

3.3.2.直接委托

3.3.2.1.招标策划-ERP固定流程审批【模板-委托01】：

3.3.2.1.1.招标策划的形式：

无需专门召开策划会，招标策划相关内容通过XX软件/微信群形式进行；

3.3.2.1.2.招标策划的内容：

入围资源说明、确定直接委托小组成员、梳理前置条件（图纸、范围、工作界面、技术要求、工期要求、材料品牌及供应界面等）、重要商务条款的确定。

3.3.2.1.3.招标策划模板要求：

均按模板要求梳理后在XX软件/微信群中沟通确认。

3.3.2.2.直接委托过程资料要求：

若需答疑【模板-委托02】和清标问卷【模板-委托03】，原则上在XX软件/微信群中沟通确认后外发；

3.3.2.3.报价要求：

原则上过程中投标报价及承诺须加盖公司鲜章，或法人代表或其授权委托人签字确认方可生效。

3.3.2.4.定标纪要、中标通知书及合同-模板-ERP固定流程审批：

3.3.2.4.1.定标

3.3.2.4.1.1.定标原则：

技术标符合的前提下，合理价中标；

3.3.2.4.1.2.定标形式：

可通过会议或XX软件/微信群等线下沟通方式进行。

定标会议纪要模板要求：

按【模板-委托04】要求填写。

3.3.2.4.1.3.ERP中定标流程附件要求：

含招标答疑、每次开标记录扫描件、清标问卷（若有）、最终报价承诺函、中标通知书（若有）。

3.3.2.4.2.标通知书要求：

中标通知书按统一模板编制，审批通过后双方盖章后生效，一式两份，且作为合同附件。

3.3.2.5.合同-ERP固定流程审批：

3.3.2.5.1.流程发起部门：

项目所属分子公司成本招标部同步发起定标及合同审批流程。

3.3.2.5.2.定标及合同提报时间：

从线下沟通确认定标之日起5个工作日内提报。

3.3.2.5.3.合同签订时间：

定标及合同审批之日起20日历天之内签订合同。

3.3.2.5.4.在合同盖章之前中标单位应缴纳履约保证金，由财务部向中标单位收取履约保证金，并办理相关手续。

3.3.2.5.5.中标单位合同签订后，投标保证金转为履约保证金的一部分，多退少补。

3.3.2.6.定标及合同可同时在采购策划环节提报，若定标时合同不具备提报条件，可将定标随策划同步审批后，再单独上报合同审批流程。

4无合同采购

4.1.无合同采购适用范围：

单次采购金额≤1万元且满足如下三个条件之一的：

4.1.1.有一年内历史价格数据参考及正规票据；

4.1.2.有正规票据且有可追溯的正规交易记录，比如国美、网购等交易凭据；

4.1.3.至少两部门两人见证采购，有正规票据。

4.2.无合同采购入围资源及主办部门：

4.2.1.入围资源及选择原则：

无单位数量限制，选择原则不做要求；

4.2.2.主办部门：

同询价类；

4.2.3.金额范围:

单次采购金额≤1万元。

4.3.关键流程:

4.3.1.采购申请-按【模板-无合同01】申报；

4.3.2.采购结果报审-按【模板-无合同02】执行；

4.3.3.工程设计类采购结果报审同时需提供如下附件：

4.3.3.1.对比分析表（如有）；

4.3.3.2.采购票据；

4.3.3.3.零星采购书（如有）；

4.3.4.非工程类按公司相关制度办理；

4.3.5.财务报销:

按集团财务部要求办理。

5评定标原则

5.1.工程类招标评定标原则:

5.1.1.原则上均实行技术符合性评审，技术符合的前提下，合理低价中标。

5.1.2.原则上技术标评审合格后，再进行商务标对比分析，特殊紧急情况可二者同步。

5.1.3.特殊情况须进行综合评分时，须由招标领导小组在招标策划会上明确评分原则，原则上技术标分值须≤20%。

5.2.设计类招标采购评定标原则：

技术标占30%，商务标占70%，具体评标细则详见附件。

5.3.营销类招标采购评定标原则：

5.3.1.营销类评定标原则共分为两类

5.3.1.1.综合评分原则：

技术标占30%，商务标占70%，最终以技术和商务叠加得出综合评分，并按综合评分从高到低排名选择拟中标单位；凡“入围单位审批”通过后的单位均具有同等中标资格，不得以技术标不满足为由淘汰入围单位。

5.3.1.2.技术符合的前提下合理低价中标：

无评分，营销体系对投标单位投标文件技术标进行符合性评审，技术标符合的前提下选择合理低价单位中标。

5.3.2.营销类适用于综合评分及技术符合性评审的具体采购业务划分：

营销类评定标类别及原则

类别

名称

评定标原则

可能带方案类招标

效果图公司

如项目既要做效果图又要做三维动画，则尽量交由一家公司一起完成

（技术：

商务=3:

7或技术满足前提下合理低价中标。

须在招标策划时明确评定标原则）

多媒体及三维动画制作

公关活动公司

网推公司

市场调研

沙盘、区域模型及户型模型

广告公司

营销代理公司

摄影机构

垄断类招标

户外广告

定向

电梯

公交站台

电台广播