推荐人事档案管理制度 精品.docx

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人事档案管理制度

第1篇:

企业人事档案管理制度

一、总则

第一条将企业的人事档案管理规范化、制度化，使其更有效的服务于企业，特制定此制度。

第二条人事档案管理的原则为安全、保密、清晰、完整。

第三条企业各分公司和分支机构内部的人事档案管理，必须依照本制度进行。

二、人事档案的管理体制

第一条企业各分公司和分支机构的人力资源部负责其员工的档案管理工作。

没有人事部的，由机构负责人指定专人进行保管。

分公司经理和机构负责人的档案由企业人力资源总部保管。

第二条企业人员调动时，调动人员的档案由调出部门人力资源部整理好，转交到调入部门人力资源部保存。

第三条企业人员借调时，员工档案仍有原部门进行保存。

但借调部门必须存有借调人员档案的复印件，档案的复印件内的材料应与原件保持一致。

三、档案管理的要求

第一条企业须由专门的档案室存放档案，由专门人员负责管理。

企业分公司的分支机构有条件的可以建立档案室，没有条件的须购买档案柜存放档案。

第二条正式员工的档案使用档案袋存放。

企业统一采用黄褐色牛皮纸档案袋，档案袋的规格为30*24cm，外部有密封线缠绕封口。

试用期员工和临时工暂用普通文件夹保存，转为正式员工后，按相关要求存放。

第三条档案袋外皮上必须列明人员姓名、所在部门、档案内容等，以便查找。

四、人事档案的管理规范第一条档案的分类

（1）试用期员工和临时工档案。

主要包括的内容有：

员工个人简历，员工等级表，身份证、毕业证和相关证书复印件，试用期劳动合同，入职培训期间的考核表和评价表，申请转正的相关材料等。

（2）正式员工档案。

主要包括内容有：

员工个人简历，员工等级表，身份证、毕业证和相关证书复印件，劳动合同及相关协议，在岗培训期间的考核表和评价表，季度/年度考核材料，岗位升迁调动材料，奖励惩罚记录，重大科技成果等。

（3）离职员工档案。

主要内容包括正式员工档案的所有内容，另外增加离职申请、审核和交接方面的材料，劳动关系解除方面的材料等。

第二条档案的归类

人事档案材料按其名称、内容、属性等不同分别归入相应的类别，若材料内容涉及多种类别时，按其主要内容归入相应类别。

第三条档案的排列

人事档案归类后，相关材料的排列应按照时间顺序依次排列，时间最久的排在最前面，依次类推。

这样排列的好处是便于查阅，同时可以反映出员工的职业发展历程。

第四条档案的编号

档案的编号方法很多，如汉语拼音法、姓氏笔画法、单位编号法等，目前企业采用的是汉语拼音法。

具体方法如下：

（1）档案排列顺序按拼音字母的次序排列，由姓开始，姓第一个字母为a的排在最前列，依次类推；第一个字母相同的，按第二个字母的顺序排列。

同姓的按名字的每一个字的拼音顺序进行排列。

（2）重名的人员按入职时间的先后顺序排列，入职时间早的排在前面，入职时间晚的排在后面。

五、人事档案所提供的利用方式

（1）查阅。

相关利用人到档案室查阅档案资料时，必须在档案管理人员的要求下进行查阅登记，写明查阅的时间、查阅人、查阅的事由，查阅的内容。

（2）调阅。

相关利用者对人事档案的调阅必须进行调阅登记，并取得档案管理部门主管的核准，调阅期限为7天，逾期未还者须办理续借手续，档案管理部门也须及时催还。

档案调阅期间不得转借、调换。

需复印的，要到档案管理部门登记。

（3）出具证明材料。

对于需要复制档案中的相关资料作为证明材料时，必须经过档案管理部门主管审批，并加盖部门公章后才能发出。

（4）其他

六、档案的保存期限与销毁

（1）人事档案须永久性的进行保存。

对于离职、辞退、开除的人员，自离开之日起，满一年，经过部门领导的审核后，方可销毁档案。

（2）档案销毁必须填写申请单，报人力资源部审核、批准、备档，人力资源部指定专门人员进行销毁，负责销毁的人员须为两人以上。

七、附则

（1）本制度自公布之日起生效。

（2）本制度具体操作细则由人力资源部负责解释。

对于需修改的部分，人力资源部负责修改，报总经理批准后执行。

第2篇:

公司人事档案管理制度

第一条目的：

为了档案材料有效使用，档案保管科学有序，特制定本制度。

第二条人事档案保管制度原则

1、保密原则；

2、保护人事档案材料完整，防止材料损坏；

3、及时补充入档材料，保证档案材料的连续性、完整性；

4、合理有效的使用档案，使其发挥作用。

第三条人事档案保密

1、人事档案设立专人负责保管，责任到人，并齐备必要的存档设备；

2、人力资源部在使用或补充各种档案时应遵守保密制度，禁止无关人员对资料的接触。

3、任何人包括公司领导在内，无特殊原因，不得随意查调个人档案。

4、查阅档案时由人力资源部专人监督，保证档案不被破坏与丢失。

5、不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

第四条档案接收：

1、检查转来的档案手续是否齐全符合规定；

2、在档案底账上注明接收档案；

3、填写《回执单》，退回原单位；

4、把档案放置档案室内保存，并编号登记。

第五条档案转出

1、取出要转走的档案；

2、在档案底账上注销；

3、填写《转递人事档案材料的通知单》；

4、最后按发文要求包装密封；

5、接收档案单位将收到档案的回执退回。

第六条档案保护

1、档案室备有必要的防火、防潮器材；

2、档案室保持清洁，不准存放无关物品；

3、无关人员不得进入档案室；

4、离开时关灯、关窗、锁门保证安全。

第七条新形成的档案材料应及时归档，并按以下流程进行操作。

1、对材料进行鉴别是否符合归档要求；

2、按材料分类确定其相应位置补填档案目录；

3、将材料放入档案内。

第八条检查核对

检查核对是保证人事档案完整安全的重要手段。

一般要定期进行核查，核查的内容是多方面的既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看是否完整或有无霉烂、虫蛀等；也包括对档案保管的环境检查。

第九条统计汇报

1、人事档案数量；

2、人事档案材料收集补充情况；

3、人事档案整理情况；

4、人事档案保管情况；

5、人事档案使用情况；

6、档案室设备。

第十条人事档案的使用权限

1、法制部门调查。

2、员工本人入党、出国等。

3、档案管理员对档案的维护。

4、公司因调查需要调用档案。

第十一条人事档案使用方式

1、借出使用：

法制部门查案调档或其它特殊情况。

2、出具证明材料：

一般是入党、提升、招工、出国等。

3、在档案室查阅：

防止泄密和丢失。

第十二条档案查阅手续

1、由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅对象、目的、理由、查阅人的概况等情况。

2、其次，查阅单位（部门）盖章，负责人签字。

3、最后，由人事档案管理部门审核批准进行查阅。

第十三条外借手续

1、在附合查阅手续的基础上，进行借档登记。

2、有关单位开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并盖公章。

3、人力资源部按照有关规定，结合使用者的要求，提供证明材料。

4、证明材料由人力资源部审阅，盖章，登记、发出。

第十四条离职员工限期在一个月内将档案手续办理完毕，如不办理，人力资源部将于离职下月起开始收取档案保管费，标准为每月20元。

第十五条本制度经公司总经理办公会讨论通过，自颁布之日起执行。

第十六条本制度解释权在人力资源部。

第3篇:

企业人事档案管理办法

第一条为加强和规范员工档案管理，依据《中华人民共和国档案法》和《企业职工档案管理工作规定》及《干部档案工作条例》，制定本细则。

第二条中层以上管理人员档案由党委办公室负责管理，派专人负责;其余员工的档案均由人力资源部档案管-理-员负责管理。

档案管理人员不能保管本人的档案。

党委办公室和人力资源部的档案管理人员的档案实行交叉管理。

第三条员工失踪或死亡后满三年，其档案应移交当地劳动行政部门保存。

对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案由公司档案室按规定向有关档案馆移交。

第四条人事档案管-理-员的职责

（一）、保管员工档案;

（二）、及时索要、收集、鉴别和整理员工档案材料;

（三）、办理员工档案的查阅、借阅、和转递手续;

（四）、登记员工工作、工资、奖惩情况;

（五）、为领导和有关部门提供员工的情况;

（六）、做好员工档案的安全、保密、保护工作;

（七）、定期向档案室等部门移交档案;

（八）、办理其它有关事项。

第五条人事档案的内容及分类归档

（一）、本人历年填写的个人简历、履历、登记表;

（二）、本人经历、家庭情况、社会关系、成长历史等自传材料;

（三）、本人自我鉴定，组织鉴定材料;对员工的考察、考核、评价材料;

（四）、政治历史审查及甄别复查材料;

（五）、员工参入党、团材料;

（六）、奖励（包括科技和业务）及各种先进事迹材料;

（七）、入伍、退伍、辞退职、出国等材料;

（八）、处分、取消处分的材料;

（九）、任免、工资、职称等材料;

（十）、学历和评定的技能等材料;

（十一）、其他有较大价值的可供参考的材料。

第六条人事档案材料的分类严格按《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》的规定办理。

（绥棱教育信息网suilengea）

第七条人事档案的收集、保管和销毁

一、调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案，在其报到一个月内立档。

对调入或新建立的档案都应造册登记。

二、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整。

三、立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。

四、人事档案材料统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。

五、按规定需要销毁档案材料时，必须经部门负责人、分管领导批准，并编制销毁清册。

六、人事档案存放应配备档案库房、档案橱窗等设施。

档案要做到防盗、防火、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染。

七、人事档案材料应分类，整理装订成册后方能入卷存档，不得直接入卷。

每年要对档案进行一次整理、校对工作。

八、档案应分类编号后存放，编号应与员工编号统一，防止重名重姓员工材料入档交叉，制检索目录，以便查找。

第八条人事档案的利用和传递

一、外单位来公司查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍信，经分管领导批准后，方可查阅。

二、本公司各部门因工作需要查阅员工档案时，应由部门出具证明，由人力资源部负责人批准后方可查阅。

三、公司级领导、党委办公室、人力资源部可不经审批查阅员工档案。

四、建立档案查阅登记制度，对查阅职工档案的情况做好记录。

五、档案一般不借出查阅。

如必须借出查阅时，应提交报告，分管领导批准，严格履行登记手续。

六、任何人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等）的档案。

七、查阅档案必须严格遵守保密制度和