文件控制程序.docx

文件控制程序.docx

《文件控制程序.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《文件控制程序.docx（12页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

文件控制程序

编号

文 件 名 称

制／修订日期

版本/次

页次

GW-IP-

文件控制程序

2016/07/01

/

1/11

1、目的

 为确保ISO9001、ISO14001管理体系（公司统称之为“两位一体系”）所要求的文件、记录之使用、保管受到有效控制，使其适用、有效而不致被误用、损坏或丢失，并对执行工作过程、活动、服务产生的记录予以适当的管理维护，以便追溯系统运作的有效性，特建立此程序。

2、范围

 适用于两位一体系内所有文件、记录的管理。

包括：

体系文件﹑技术文件和资料,以及外来文件、质量记录、过程记录等。

3、术语和定义

 文件信息——信息及其承载媒介。

 记录——阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。

4、职责

 4.1文件发行之编制/审核/核准权限如下表所示：

文件类型

编制/修订/作废

审核

核准

一级文件（管理手册）

体系管理单位

管理者代表

总经理

二级文件（程序文件）

相关部门

管理者代表

总经理

三级文件（管理标准、指引、规范…）

相关部门

部门经理

副总/总监

四级文件（表单、记录）

作为一二三级文件之附件同时受控发行、使用、回收、作废

1.需会签其他部门的文件须在制订单位经理/副总或总监审核后，先进行会签相关单位再批准发行；

2.文件编制与审核权限原则上不能为同一人，审核和核准权限可以为同一人。

编号

文 件 名 称

制／修订日期

版本/次

页次

GW-IP-

文件控制程序

2016/07/01

/

3/11

4.2各部门

 4.2.1负责制订形成本部门所需的两位一体系体系文件、记录及表单

 4.2.2负责各部门两位一体系文件及记录的收发、归档、储存、维护与销毁过期的记录。

4.3行政人事部

 4.3.1负责组织相关程序文件编制、维护，负责管制性文件之发行（编号）、保存、回收及销毁，针对重要文件存放于防火柜里；

 4.3.2监督公司各部门两位一体系文件、记录、表单的使用状况，持续推动体系运作良好.

4.4管理者代表

  对两位一体系所需的文件、记录及表单的建立及维护实施确认、管理、监督。

5.0作业流程

作业步骤

作业内容

责任部门/人

相关记录

1

需求申请

各部门

《文件编制/修订/作废申请单》

2

编制/修订

依4.1权责执行

3

编号/版本升级受控

行政人事部

《文件管理记录表》

4

文件审批

依4.1权责执行

5

盖受控章

行政人事部

6

分发/回收文件

行政人事部各部门

《文件分发回收记录表》

7

更新/保存文件

行政人事部

8

作废旧版文件

行政部

《文件销毁记录表》

9

文件分发

行政部

编号

文 件 名 称

制／修订日期

版本/次

页次

GW-IP-

文件控制程序

2016/07/01

/

4/11

6.0作业程序

 6.1本公司两位一体系所包含文件之架构

6.2文件编码原则

 6.2.1一级文件编码原则：

GW-QM-***   

GW：

代表中科建禹，下同   QM：

代表管理手册 版本/次：

A-0XXX:

流水码,共3码

 6.2.2二级程序文件编码原则：

GW-IP-XXX  

GW：

代表中科建禹   GP：

代表二级程序文件  XXX：

流水码：

共3码  

 6.2.3三级文件编码原则：

GW-WI-PD-XXX 

GW：

代表中科建禹 WI：

代表三级文件类别  PD：

采购部门  XXX：

流水码，共3码

 6.2.4四级文件编码原则：

GW-IR-YY-XXX 

GW：

代表中科建禹 QR：

代表四级文件类别  YY：

部门代码  XXX：

流水码，共3码

 注：

管理标准：

主要涉及公司规章制度、奖罚制度等管理办法之文件（含岗位说明书）

   检验标准：

规定公司产行政量等检验要求、方法之文件

   作业指导书：

指导现场作业之指引性文件（含设备操作文件）

编号

文 件 名 称

制／修订日期

版本/次

页次

GW-IP-

文件控制程序

2015/07/01

/

5/11

各部门代码：

运营

OM

工程部

PE

采购部

PD

设计部

DE

行政人事

HR

市场部

MK

财务

FN

6.2.5工程资料（图纸、技术资料等）

6.3文件标准格式：

 6.3.1系统文件格式（一二三级文件通用封面）+内容页

6.3.1.1文件系统别分为：

一级：

手册文件，二级：

程序文件；三级：

管理标准、作业指导书、检验标准；

6.3.1.2文件内容一般包括：

一、目的；二、适用范围；三、术语和定义；四、职责；五、作业流程；六、作业内容，七、表单记录等（内容可根据实际需要进行编制）。

6.3.1.3文件页眉字体字号：

文件名称和文件系统别统一用“黑色、宋体、二号”字体，文件编号、版本、页码统一用“黑色、宋体、小号”字体；

6.3.1.4文件正文内容：

统一用“黑色、宋体、小四”字体；

6.3.1.5文件内容编目原则：

一级编目为“1.0、2.0…”，二级编目为“1.1、2.1…”，三级编目为“1.1.1、2.1.1…”，适当时也可按字母顺序进行编号。

以此类推。

标题与正文缩进“4字符”，级与级之间进行转行，并缩进“2/4字符”，如该编号内容需进行转行时，内容与内容进行对齐。

编号

文 件 名 称

制／修订日期

版本/次

页次

GW-IP-

内部审核控制程序

2016/07/01

/

6/11

参考下图示例：

6.3.2SOP格式（适用时）

3.0定义：

文件-信息及其*******

6.3.3CP（控制计划）（适用时）

4.0职责：

4.1行政部

6.3.4FPCQC工程图格式（适用时）

4.1.1行政部负责………的职责，4.1.2行政部……

6.4文件版次管理：

 版本/版次：

版本用A、B、C…依次表示，版次用0、1、2…依次表示，原始文件用A/0表示，，每修改一次，修改版次依次按1、2、3……递增，手册修改5次后换版，程序文件修改5次后换版，作业指导书修改10次后换版，如遇修订依次递增为A/1，A/2…A/9，B/0、B/1…B/9。

如文件内容或格式有重大变更的直接换版升级。

记录表单则每次对格式修订均进行换版升级。

6.5文件（记录）编制、修订或作废：

 6.5.1相关部门根据工作需要文件（记录）支持时，依据本程序要求进行编制、修订或作废；

 6.5.2各部门在执行文件过程中，对文件的不适用处可向编制部门提出修改建议，

由原编制部门对修改建议进行分析，评价其适用性和可操作性；

 6.5.3文件（记录）的修订原则上由编制单位修订，填写《文件编制/修订/作废申请单》并经责任部门主管/经理审批后进行编制/修订/作废。

如其他单位要进行修订，修订单位填写《文件编制/修订/作废申请单》经原文件制作单位同意，并经管理代表最终决定后进行编制/修订/作废；

 6.5.4所有被修订的原文件必须由文控收回，以确保有效文件的唯一性；

 6.5.5编制/修订单位应详细填写该文件分发部门及分发份数，并详细填写修订履历等信息；

文控将文件分发回收的页数、版本、记录于《文件分发回收记录表》上，并在电子档中更新登记

编号

文 件 名 称

制／修订日期

版本/次

页次

GW-IP-

内部审核控制程序

2016/07/01

/

7/11

以便后续文件的回收管理。

 6.5.6记录/表单填写要准确、及时、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改，如因某种原因不

能填写该项目,需将该项目用“/”划掉或者依照表单上的要求执行，各相关签名处不允许空白，五位一体系记录中所有要求的记录/表单必需经过受控后方可使用，现场不允许有未受控文件/表单在使用。

6.5.7表单记录签核权限划分：

表单由该工序操作者记录，相关确认人确认签字后，由该工序当班组长/主管审核，由该工工序主管/经理批准

6.6文件分发原则

 6.6.1为节省纸张，降低资源的消耗和浪费，特采取电子档文件分发,特殊情况下纸张文件分发两种方式。

 6.6.2手册及程序文件采用电子档分发至各部门，主导部门（编制部门）分发一份纸质文件；三级四级文件统一分电子档文件。

原件均由行政人事部保存。

为避免原件过多使用导致破损等，行政部应准备一份盖“受控”章的文件以便查阅。

 6.6.3电子档分发时，必须为PDF文档，且为签字受控后的文档（PDF文档仅第一页盖受控章）

 6.6.4文件分发时，必须先将旧版文件进行回收，确认现场无旧版文件后发放新文件。

 6.6.5文件统一通过OA及邮件发放两种方式。

行政人事部拥有其管理权限，其余人员只有查阅权限。

6.7文件发行、保管、回收、作废

 6.7.1编制/修订单位将审批后的文件交至行政人事部，文控将根据文件封面上的发行部门所需份数列印后，原件背面每页加盖红色“正本”章后由文控同一保管，分发件（复印件）正面每页加盖红色“受控”章后分发至相关单位。

文件版本升级时，文控会提前通知相关单位进行文件回收处

编号

文 件 名 称

制／修订日期

版本/次

页次

GW-IP-

内部审核控制程序

2016/07/01

/

1/11

理。

如其它单位有此文件需求，需填写《文件资料申请单》审批后方可领用。

文件发行时需请各收件部门于《文件分发回收记录表》上签收。

6.7.2因文件破损或遗失,需填写《文件资料申请单》经经理核准后，到文控处申请重新分发，文件破损而重新领用新文件时应回收相应旧文件；相对而补发的文件,分发时应注意发行日期，防止遗失的文件再次出现。

 6.7.3客户/相关第三方需要公司提供管制文件时，必需经管理者代表同意后方可提供，提供后的文件不列入文件管制范围。

 6.7.4文件必须分类存放在安全的地方。

管制文件禁止各单位私自复印或打印使用，如有需

求应依本程序6.3.1规定发行，管制文件、记录、表单禁止随便涂改，如记录填错需涂改，请用横线划掉后再如实填写，并在涂改处签字确认。

 6.7.5文件/记录必须保持清晰、标识清楚、易于识别与检索，文件编号应保证唯一性并标注在显见位置，档案管理应按文件流水号顺序存放,以便查找。

各部门每月3日前（节假日顺延）将上月的记录分类收集并呈核准，按编号顺序装订,并注明类别放置于指定位置保存。

如电子档相关记录/表单应做好分类收集、存盘，并做好备份。

 6.7.6作废/过期文件的回收：

所有失效或作废文件由行政人事部及时收回,加盖红色“作废文件”章予以识别，确保防止作废文件的非预期使用。

行政人事部保留该文件的原件，其余回收的盖“作废文件”章后可以二次使用，工程资料、图纸不得二次使用。

6.7.7体系文件升级换版时，旧版电子档案资料应进行单独存档。

6.8外来文件管理

6.8.1外来文件范围：

客户提供之工程文件；产品及五位一体系有关的外部文件；国家、国际或行业标准；法律法规文件等外来文件。

编号

文 件 名 称

制／修订日期

版本/次

页次

GW-IP-

内部审核控制程序

2016/07/01

/

3/11

6.8.2外来文件集中于行政人事部管理，依类别归档管理,并建立《外来文件清册》。

 6.8.3工程资料（含图纸、技术资料等）由工程部主导负责接收、管理。

6.9临时文件

 6.9.1针对临时文件，制作和使用单位均应注意该文件的发行、回收，保持文件的完整性和时效性，制作单位应考虑将是否有必要将该份文件转换成系统文件受控发行。

临时文件的保存期限按照本文6.9之规定执行。

（注：

临时文件有效期一般不超过3个月）

 6.9.2临时文件发行时，应加盖“临时文件”章。

6.10认证资料/档案管理

 6.10.1公司应建立并保持获证（产品认证及体系认证）的档案，档案内容至少应该包括：

认证的相关资料和记录，如认证证书、型式实验报告、初始/年度监督工厂检查报告、产品变更/扩展批准资料、年度监督检查抽样检测报告等相关记录。

 6.10.2公司硬件类证件（如营业执照、设计资质、施工资质、协会证证书），体系认证、产品认证类（如ISO证书、产品认证证书等其他资质证书）统一由行政人事部保管。

6.10.3文件与资料保密设定：

本公司目前保密等级分为三级（一级绝密：

指仅限公司副总级及以上职务人员或责任部门人员方可查阅的；二级秘密：

指仅限公司主管级及以上人员或责任部门人员方可查阅的；三级普通：

指仅限公司内部职员均可查阅的。

），各部门应在文件存储存区或文件夹、档案袋做好保密性相关标识，针对一、二级文件资料必须采用专门文件柜且上锁管制。

6.11文件之管理责任

 6.11.1为更好的对体系文件进行管控，建议各部门指定专门负责接收、回收文件管理员，由其建立本部门文件清单及保管详情,并针对部门文件进行稽查是否在受控状态下使用，文控将直接

编号

文 件 名 称

制／修订日期

版本/次

页次

GW-IP-

内部审核控制程序

2016/07/01

/

4/11

对应该人员进行分发及回收等作业；

 6.11.2当文件分发到各部门时，各部门即负有管理责任，受控分发之文件应妥善保管，不能遗失、缺少、损坏、涂画等；

 6.11.3记录表单应经权责人签字审核后统一归档保管，不允许在表单上乱涂乱画，涂改之处应签字确认；

 6.11.4不得私自打印/复印受控文件在现场使用，如需使用相关文件可以到文控处申请，由文控监督使用后的回收等工作，确保现场无非受控文件使用；

 6.11.5文控随时会对各部门文件保管及使用等情况进行稽查,各部门应予以配合。

 6.11.6各部门使用之电子档资料，应定期进行更新、备份。

6.12文件资料评审检查

6.12.1产品工程资料评审时间不得超过2个工作周；

6.12.2行政人事部应当每年至少一次组织相关部门对文件的适用性、有效性进行评审，评审时间一般安排在内审实施前半个月。

 6.12.3文件评审前，由体系组统一协调文件评审时间、地点，并知会相关单位进行准备；

 6.12.4文件评审时，应将评审结果及处理对策登记在《文件评审计划及记录表》中。

6.13文件/表单记录保存期限

编号

文 件 名 称

制／修订日期

版本/次

页次

GW-IP-

内部审核控制程序

2015/07/01

/

5/11

NO

文件类型

清单举例

保存年限

1

业界标准（如有）

行业标准……

最新

2

作废体系文件

电子档：

手册、程序文件、三级文件

3年

书面文件：

手册、程序文件、三级文件

2年

3

体系/产品认证相关资料

认证证书、试验报告、检查报告、产品变更批准资料……

有效版本

4

法律法规文件

法律法规文件……

最新

5

人事档案

个人人事档案……

离职5年

6

教育训练资料

培训记录、训练履历、教材……

3年

7

采购相关文件

供应商选定/评价资料、定单、承认源,模具,台帐……

3年

8

外来文件

客户提供标准、要求……

3年

9

绿色产品管制文件（HSF）

测试记录、资料……

5年

10

公司产品文件（下列文件中涉及到公司产品时依此规定执行）

检验标准、操作参数指引、表单记录…

11年

11

内部审核相关资料

内审报告、内审异常、纠正措施……

3年

12

管理评审资料

管理评审输入、输出资料……

3年

13

客户相关资料

客诉台帐、客诉异常、纠正措施……

3年

14

临时文件

临时作业指导书……

3年

编号

文 件 名 称

制／修订日期

版本/次

页次

GW-IP-

文件控制程序

2016/07/01

/

1/11

说明：

文件/记录报废期为规定期限加上一个日历年，如2012年3月使用的车载产品记录表单，保存期为11年加上一个日历年，则可以进行报废操作日期为2024年1月1日。

如法律法规有其他规定的，按法律法规要求执行。

文件及记录由责任单位进行保管。

具体要求记录清单明确每个表格记录的保存期限。

14.0内部受控文件工作流程图

文件编制（初稿）

提出文件制订

文件审核

提出文件修订

文件批准

提出文件作废

文件发放

文件回收

文件签收、使用

文件管理

文件归档

编号

文 件 名 称

制／修订日期

版本/次

页次

GW-IP-

文件控制程序

2016/07/01

/

1/11

14.1外来受控文件流程图

文件收录

文件批准

（领导审阅）

文件发放

签收、使用

文件管理

文件归档

15.0相关记录

文件管理记录表GW-IR-HR-024

外来文件清册GW-IR-HR-025

文件资料申请单GW-IR-HR-026

文件分发回收记录表GW-IR-HR-027

文件销毁记录表GW-IR-HR-028

文件评审计划及记录表GW-IR-HR-029