档案管理系统.docx
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档案管理系统
神州数码档案管理系统解决方案
一、系统结构与应用结构
1系统结构
系统采用LotusDomino作为系统及数据库平台。
用户使用公司的Notes办公自动化平台作为客户端与管理端。
使用公司已有的办公自动化系统用户权限作为系统的权限控制。
2应用结构系统设置档案条目库、权限结构库、卷宗库、借阅管理库、档案目录库、系统配置、档案库等几种功能模块。
用户在档案条目库中创建档案条目。
通过已在档案目录库中定义好的档案目录，设定档案的分级目录。
通过卷宗库选择档案放置的卷宗，如果无卷宗，则需对卷宗库进行维护。
通过设定档案的权限，从档案权限库中得到此档案的阅读者权限。
完成档案条目信息填写后，根据系统配置中指定的目标档案库，将档案的附件存放在目标档案库中。
用户借阅通过借阅管理库，进行档案借阅审批。
3档案管理系统功能
大类
需求描述
目录管理
1、目录由公司档案管理员创建
2、目录修改必须在无相关文档时才可进行或批量更新相关档案后才可操作（后期做）
3、删除必须在无相关文档时才可进行
档案类型管理（目的由类型决定是否立卷）
1、类型由公司档案管理员创建
2、类型修改必须在无相关文档时才可进行或批量更新相关档案后才可操作
3、删除必须在无相关文档时才可进行
创建表单维护类型（类型名、创建年限、创建人、是否建立卷宗（文件）（必须创建卷宗）/实物（音像）实物/照片/实物证书⋯⋯实物＋电子（相同）实物＋电子（不同）电子（文件）
档案录入及归档
1、档案可由各级档案管理员直接录入，也可由员工投档或从公司知识库中投档产生。
必须选择档案类型（以便根据类型决定是否创建卷宗）。
（暂时不做）
2、档案条目需具备关键字段描述以反映档案的主要内容，并便于档案的查询及定位。
3、归档内容不能更改。
4、投档后由所属本部级档案管理员负责审批。
并填写必要的归档字段后归档，按三级目录+年度的方式。
按类型不同决定是否立卷，如需要立卷的文档归档时必须已有相应卷宗，如无卷宗需新建才可实现归档功能，并只能放入未满卷宗并要求档案管理员具有管理权限的卷宗，即录入时自动过滤已满卷宗及无管理权限的卷宗。
5、关键字段必填才能审核通过。
本部及以上级别档案管理员只具有审批归档资格，不具有创建档案权限（此点由档案管理规定来实现）
针对档案实现状态管理
1、文件状态（新建）
2、审批状态
3、归档
4、借出状态（电子无基础）
5、销毁状态跟踪档案的创建访问记录及时间（按服务器时钟管理）
卷宗管理
（由档案类型决定是否归入卷宗）
1、档案卷宗可由各级档案管理员创建
2、卷宗修改必须在无相关文档时才可进行或批量更新相关档案后才可操作
3、删除必须在无相关文档时才可进行
4、如卷宗下文档完全销毁，则标记该卷宗为销毁。
5、卷宗按照三级分类+年限的规则创建
6、卷宗权限为包含关系，即本部档案管理员具有相应下级事业部的卷宗管理权限
权限管理
1、档案管理员权限（公司级、本部级、事业部级）；密级为机密不能设定为公共级。
2、各本部及各事业部之间的档案内容、档案条目、以及卷宗实现隔离，但是公司档案管理员在查询或查看时可以提到公司所有档案内容。
3、在公司组织结构发生变化或业务调整时时，能够调整系统的权限结构，更新相关档案权限，并同时批量修改档案物理位置，保证档案的利用。
4、可以实现权限分配的批处理修改相关档案的权限更改
档案移交（权限不变情况下）
档案可实现以下移动方式：
1、跨档案室的单一及批量移交。
查询管理
1、具有高级搜索选型功能，档案管理员可轻松实现匹配查询
2、查询根据权限控制表显示相应文档。
借阅管理
1、跨事业部借阅管理
2、跨本部借阅管理
3、记录借阅信息状态并反映到相应条目（实物类）
销毁功能
1、电子无销毁
2、实物销毁更新相应卷宗及相关文档标识
打印功能
4、系统可打印以下表格（具体见档案管理实施细则中的附件）：
表1、归档文件封面（卷宗封面）
表2、卷内文件目录
表3、卷内备考表
表5、档案销毁清册
表6、档案移交清单
系统维护
1、档案管理员维护
2、权限维护
3、卷宗维护
4、目录维护
性能要求
1、条目（自动作为查询目录了）与附件分开存储
2、考虑后期平台拓展
3、考虑后期的数据库移植
二、权限结构库
1数据库描述功能：
保存系统管理权限信息。
角色：
公司档案管理员权限：
管理者——公司档案管理员
作者——本部档案管理员、事业部档案管理员读者——default
2维护流程
3表单
1.本部信息表
a）表单
本部信息表
本部名称：
本部长：
本部档案管理员：
本部群组名称：
主管总裁：
b）权限
创建：
公司档案管理员
修改：
公司档案管理员、本部档案管理员
删除：
公司档案管理员
说明：
公司档案管理员创建完成本部信息后，必须指定本部档案管理员，指定后，
由本部档案管理员对内容进行维护。
c）描述
字段名称
类型
值产生
流程
权限
其他
本部名称
字符
填写
1
公司档案管理员创建。
必填
本部长
姓名
选择、可多值
2
本部档案管理员维护。
必填
本部档案管理
员
姓名
选择、可多值
1
公司档案管理员维
护
公司档案管理
员必填
本部群组名称
群组
从通讯录选择
本部档案管理员
主管总裁
姓名
选择、可多值
本部档案管理员
2.事业部信息表
a）表单
事业部维护表
本部名称：
本部长：
本部档案管理员：
事业部名称：
事业部总经理：
事业部档案管理员：
事业部群组名称：
本部群组名称：
总裁：
b）权限
创建：
本部档案管理员
修改：
事业部档案管理员
删除：
本部档案管理员
说明：
本部档案管理员创建完成事业部信息后，必须指定事业部档案管理员，指
定后，由事业部档案管理员对内容进行维护。
c）描述
字段名称
类型
值产生
流程
权限
其他
本部名称
字符
选择
3
本部档案管理员选择。
必填
本部长
姓名
3
必填
本部档案管理员
姓名
公司档案管理
员必填
本部群组名称
群组
主管总裁
姓名
事业部名称
事业部总经理
事业部档案管理
员
事业部群组名称
3.操作
创建本部信息
创建事业部信息
编辑
删除
4权限分配规则
条目查询
档案阅读
卷宗管理
IV
同档案阅读权限
事业部员工、本部长、总裁、本部档案管理员、本事业部档案管理员
本部档案管理员、所有事业
部档案管理员
III
同档案阅读权限
事业部总经理、本部长、总裁、本部档案管理员、本事业部档案管理员
本部档案管理员、所有事业
部档案管理员
II
同档案阅读权限
本部长、总裁、本部管理员
本部档案管理员、所有事业
部档案管理员
I
总裁
总裁
本部档案管理员、所有事业
部档案管理员
三、档案目录库
1数据库描述
功能：
保存档案目录结构信息。
角色：
公司档案管理员
权限：
管理者——公司档案管理员
作者——公司档案管理员
读者——default
2表单
1.权限
档案条目管理只能由公司档案管理员创建、编辑、删除，其他人员只有阅读权限
2.内容
用户按级别维护目录
在维护下一级目录时，需要先选择上一级目录。
目录编号按目录编码规则完成，用户自行填写。
一级目录信息
一级目录名称：
一级目录编号：
二级目录信息
一级目录名称：
一级目录编号：
二级目录名称：
二级目录编号：
三级目录信息
一级目录名称：
一级目录编号：
二级目录名称：
二级目录编号：
三级目录名称：
三级目录编号：
3.操作
创建一级目录创建二级目录创建三级目录删除编辑
四、档案条目库
1数据库描述
功能：
保存档案条目信息。
角色：
公司档案管理员权限：
管理者——公司档案管理员
作者——default
读者——default
2档案投档
1.流程：
员工创建档案文件——＞事业部档案管理员归档
2.内容：
普通员工创建投档文档，填写内容（红色部分）
档案条目
档案编号
页数
1
文件号
文件名称
1
备注
1
产生日期
1
产生部门
1
保存期限
权限
归档部门
承办人
特殊权限
是否存档
密级
项目档案信息（如是项目或合同填写以下信息）
客户名称
1
归属地
1
项目名称
1
金额
1
项目周期
1
结项日期
1
服务期
1
档案文件
档案类型
1
附件
1
档案库信息
创建人
创建日期
归档日期
审批信息
审批人：
2审批时间：
2
提交事业部档案管理员归档。
3.操作：
创建档案
编辑
删除
3档案归档
1.内容：
档案管理员创建档案流程：
创建档案时，选择档案一级目录、二级目录、三级目录、卷宗。
如果从卷宗库中选择已存在的卷宗，则自动产生卷宗中已有的分类，并根据已有的卷宗号和同一卷宗号中的文件号，自动形成完整的档案号。
如果没有卷宗，则需先维护卷宗库中的卷宗内容，然后创建档案。
在文件加入档案库时，如果不选择卷宗，只选择档案分类，可作为文件放置。
档案在系统中需填写以下内容，形成档案条目。
档案条目
档案编号
页数
文件号
文件名称
备注
卷宗名称
卷宗编号：
产生日期
产生部门
保存期限
权限
归档部门
承办人
特殊权限
是否存档
密级
项目档案信息（如是项目或合同填写以下信息）
客户名称
归属地
项目名称
金额
项目周期
结项日期
服务期
档案文件
档案类型
附件
档案库信息
创建人
创建日期
归档日期
4档案编码规范
一位
三位
两位
两位
一位
四位
三位
A
一级目录
001
03
年度
02年限
Ⅱ级别
卷序号
36文件序号
二级目录
三级目录
档案编号
一级目录编码
按A/B/C/D⋯⋯编码，按选择的目录名称自动生成。
二级目录编码
三位数字，按选择的目录名称自动生成。
三级目录编码
两位数字，按选择的目录名称自动生成。
年度编码
两位数字，系统自动生成。
年限编码
一位罗马数字，对应关系如下：
5年Ⅰ
10年Ⅱ
15年Ⅲ
30年Ⅳ
永久Ⅴ
级别编码（权限）
按权限级别选择
卷序号编码
当系统组卷时，根据原有序号，自动排序号。
文件序号编码
当系统组卷时，根据原有序号，自动排序文件号。
5条目库配置文档
在档案条目库中对档案文件附件存放的档案库进行配置，设置附件存放的数据库。
当档案库数据库大小超过一定的数据量，管理员可新建档案库。
配置文档只能编辑、不能删除，配置文档只有一个。
文件库名称：
文件库路径：
6档案查询
档案条目查询权限与档案相同阅读权限相同。
提供模糊查询功能，通过输入关键字，可与档案条目中的所有字段匹配。
五、档案卷宗
1数据库描述功能：
保存档案卷宗。
权限：
管理者——公司档案管理员
作者——事业部档案管理员、本部档案管理员不能存取者——default
2档案卷宗维护
卷宗内容：
卷宗名称
一级分类
二级分类
三级分类
填写
从目录库中选择（必
选）
从目录库中选择（如空
则编码为零）
从目录库中选择（如空
则编码为零）
卷宗描述：
对此卷的描述
卷宗号：
根据卷宗选择的目录，根据编码规则自动产生。
排架号：
所属本部：
已有页数：
根据已创建的卷内文件的文件页数总和计算得出。
卷内内容：
自动获得卷内每个文件的文件名称与文件号。
并有档案内容链接。
文件号：
文件名称：
文件号：
文件名称：
文件号：
文件名称：
文件号：
文件名称：
当对卷宗中三层分类信息中的任何一级分类做修改后，需要点击“更新卷宗”操作，对卷宗内所有文档的信息进行更新。
3档案卷宗配置文档
当放置在此卷的文件页数超过设定值，不能向此卷宗归档，只能重新立卷。
配置文档只能编辑、不能删除，配置文档只有一个。
卷宗最大页数：
4操作
创建档案卷宗
编辑
更新卷宗
六、档案借阅
档案借阅分为档案查询、档案借阅，其中档案借阅分为借阅审批与借阅管理。
1档案查询公司档案管理员将根据查询人提出的查询申请，在查询界面中进行查询，并将查询结果导出excel表，作为附件发送给查询人。
查询人需在查询结果中确认需要的档案条目，记录档案编号。
查询单样式：
档案查询单
查询人：
本部：
事业部：
查询日期：
返回结果日期：
查询内容：
关键字1：
关键字2：
关键字3：
关键字4：
返回结果：
2档案借阅审批
事业部。
档案借阅人在查询流程中获得档案编号后，将填写借阅单，并选择自己所在的本部、系统根据查询人填写的档案条目中的权限信息和本部、事业部的信息，定义审批流程。
当系统中定义的事业部总经理、本部长定义为多人时，系统缺省将定义第一个领导作为审批人。
填写借阅单时，如果该档案是实物或纸制档案，且被借出，系统将提示用户现在不能借阅。
档案卷宗中增加档案移交标记，当档案由本部移交事业部时，将此标记置为“是”当借阅档案为纸制或实物档案，且标记为“是”时，流程中最后流转到本部档案管理员将变为流转给公司档案管理员。
流程：
定义借阅人为本部1、事业部1员工。
4级档案
3级档案
2级档案
本事业
查询人－＞本部1档案
查询人－＞事业部1总经
查询人－＞事业部1总经
部流程
管理员
理－＞本部1档案管理员
理－＞本部长1－＞本部1
跨事业
部流程
查询人－＞事业部1总经理－＞事业部2总经理－＞本部1档案管理员
档案管理员
跨本部
档案
查询人－＞事业部1总经理－＞本部长1－＞本部长2－＞本部2档案管理员
3档案借阅管理
当档案借阅流程流转到本部档案管理员时，本部档案管理员根据档案类型进行判断。
如果是电子档案，档案管理员将向借阅人发送改档案条目的链接。
链接会在两天后自动失效。
如果是纸制或实物档案，管理员将发送邮件通知，通知员工来领取。
在员工领取时，档案管理员将标记该档案为借出，归还时将标记为档案已归还。
借阅单样式：
档案借阅单
借阅人：
本部：
事业部：
借阅档案编号：
条目名称：
档案类型：
所属部门：
借阅状态：
审批结果：
七、特殊档案库
特殊档案库只有特定用户才能进入。
特殊档案库使用与普通档案库相同的目录库、权限库，但使用独立的卷宗库、条目库、附件库。
特殊档案库的其他管理同普通档案库。
特殊档案库无档案借阅管理，档案借阅由特殊档案库档案管理员自行处理。
八、档案库
档案库存放档案文件附件。
档案库附件阅读权限根据附件所在的档案条目确定。
档案库可根据用户需要，按模板新建。
新建档案库后，需要用户在档案条目库中的配置文档中进行配置修改，才能存放档案文件附件。
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