门店收货流程.docx
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门店收货流程
门店收货流程
流程编码
A001
生效日期
2014.07.11
制定目的
为规范门店收供货商商品的操作，确保门店的货源供应，保证门店商品库存准确而制定该流程。
供货商
门店
财务部
流程步骤详细说明：
序列
步骤说明
1
供货商送货时间：
a）普通商品：
供货商接收订单后，应尽快送货。
最晚应在订单组发送订单后5日内携单据和货物送货至门店。
b）日配低温/生鲜商品：
送货时间为订货流程中相应的订货周期。
例如，乳制品订货周期为2天，门店在第一日4：
00pm之前电话通知订货，供货商应在第二日10：
00pm之前送货至门店。
其他类别商品依此类推。
c）烟草商品：
门店发送订单后3-4日内送货至门店。
2
供货商搬运货物：
a）各店应由营运部督导结合各门店布局结构，和门店店长协商指定固定位置为门店收货区域，门店和供货商验收货物时必须在门店收货区域进行；
b）供货商将商品搬运至门店收货区域；
c）因各种原因（如①供货商停车不便；②供货商车不能进院到达门店；③送货量特别大）使得供货商无法将商品搬运至门店指定收货区域时，由当班理货员协助供货商将商品搬运至门店收货区域。
3
门店清理退货：
供货商送货时门店如有退货，由门店领班先按（门店退换货流程）进行退货。
4
门店检查单据：
a）普通商品：
检查供货商是否持加盖公章的三联订单；
b）日配低温/生鲜商品：
检查供货商是否持加盖公章的三联食品销货凭证（批发台账）；
c）烟草商品：
检查供货商是否持烟草公司出库单。
d）以上三种类型商品供货商单据齐全，门店验收货物；若供货商未带，则拒收。
5
门店验收货物：
门店领班按照以下顺序逐项验收商品，若前一步骤不合格，门店即拒收，不必再向下一步骤进行。
a）商品品种验收
1门店持供货商送货单据，按照单据中商品顺序逐一找到实物进行验收；
2商品品种检查以国际条码为准，每种商品检查一个实物商品，检查商品国际条码、品名是否与供货商送货携带单据保持一致；
3若国际条码和供货商送货携带单据不一致，查看商品是否属于一品多码，若是则按一致对待，否则按不一致对待。
4供货商多送品种，将多送商品退还供货商；
5供货商漏送品种，若为普通商品，在订单此商品的实收数量栏用标注；若日配低温/生鲜商品或烟草商品，将此品种在单据上整行划掉。
b）商品保质期检查
1检查数量标准：
检查整箱外保质期，若整箱保质期不同，各保质期批次需抽查内包装商品1个。
若为同一批次商品，每种商品检查内包装商品1个。
2允收期标准：
Ø国产商品，允收期为不超过保质期的1/3。
进口商品，允收期为不超过保质期的1/2。
商品在允收期内可收货，不在允收期，拒收。
Ø特殊情况：
凡DM、堆端等促销商品，保质期超过1/3但未超过1/2时间的，店长核决是否收货或根据促销协议收货。
凡低价促销且为“可退货”商品，超出保质期1/2时间需收货时，采购部通知门店，门店收货。
3填写单据：
检查保质期后，在订单中填写每种商品的生产日期，若同种商品有两个批次生产日期，应填写最早的生产日期。
c）商品包装检查
1检查数量标准：
Ø每种商品抽查一个实物商品检查内包装。
对于单品多箱原包装送货的，先逐个检查外包装箱，若发现外包装箱破损，再开箱检查内包装。
Ø高值酒（售价150元以上）、散货、非原包装箱、原包装箱破损及拆零商品必须全部打开，100%验货；
Ø不可退货商品应现场100%验货；
2检查内容：
检查内包装是否有破损、涨袋、漏气、污渍等，如有则拒收此部分商品。
d）商品规格检查
每种商品抽查一个查看实物规格与供货商送货携带单据是否一致，若是可以验收，若不一致则：
1是否为供货商加量不加价类型（如促销装），若是，可以验收，否则拒收。
2是否为供货商捆赠销售类型，若是，可以验收，否则拒收。
3若实送规格大于订单规格，向采购部数据员反映修改商品信息后验收。
4若实送规格小于订单规格，拒收。
但要通知供货商业务携带商品及相关证明到总部找商品相关采购负责人重新洽谈该商品的进售价信息。
e）商品质量检查
每种商品抽查一个查看透明商品包装内是否有霉变、异物，若抽查时有，则逐一查看此批次商品质量，不合格单品一律拒收。
f）商品数量检查
1清点数量：
Ø上述检查项目合格后，方可清点数量，所有商品清点时按最小包装数清点。
Ø若原包装整箱商品可根据箱内包装数*箱数计算收货数量。
Ø拆零商品及高值酒（售价150元以上）、散货、非原包装箱、原包装箱破损、不可退货商品必须逐个清点数量。
2填写单据：
★普通商品
Ø验收数量≥订货数量，按照订货数量填写实收数量，多送数量商品退还供货商；
Ø验收数量＜订货数量，按照实际验收数量填写实收数量；
Ø若已填写实收数量，需修改时，首先将错误数量用“╳”划掉，在错误数量旁空白处重新填写正确的数量，并用“〇”符号框起（如⑧），需由领班及供货商在此单品备注栏签字确认。
★日配低温/生鲜商品及烟草商品
Ø验收数量≥送货数量，单据不做任何修改，多送数量商品退还供货商；
Ø验收数量＜送货数量，先将单据上填写的错误数量用“╳”划掉，再在错误数量右上角空白处填写正确的数量，并用“〇”符号框起（如⑧）。
★填写要求
Ø必须用阿拉伯数字填写；
Ø数量填写后，签字前双方务必核实确认，因签字后本数据不可修改。
Ø供货商送货完毕后（结算送单前）填写实收金额总额=实收数量*进价，备结算时核对。
g）散称商品收货：
散称商品以“最小销售单位”作为收货单位，以逐一过磅后之合计净重作为实收重量。
散鸡蛋（无公害除外）按1%进行扣秤，蛋托统一按0.1公斤/个进行扣秤，高于0.1公斤/个按实际重量进行扣秤，收货时鸡蛋的破损率不超过3%，否则拒收。
6
门店修改和返还单据：
由门店领班进行操作
a）普通商品：
供货商、门店收货人员共同在三联订单上签字，收银员在系统中按照实收数量确认订单（系统操作详见门店收货确认流程），并打印一式三联验收单。
加盖收货章后将验收单和订单第1联（白联）捏对后返财务部结算员。
第2联（红联）捏对后给供货商作为结算依据，将第3联（黄联）门店留存作为工商台帐及门店核对单据的依据。
b）生鲜/日配商品：
供货商、门店收货人员共同在三联食品销货凭证（批发台账）签字，收银员在系统中按照实收数量制作验收单并打印一式三联验收单。
加盖收货章后将验收单和食品销货凭证（批发台账）第1联（白联）捏对后返财务部结算员。
第2联（红联）捏对后给供货商作为结算依据，将第3联（黄联）门店留存作为工商台帐及门店核对单据的依据。
c）烟草商品：
供货商、门店收货人员签字后，将烟草公司出库单返财务部作为结算凭证。
d）系统录入错误的处理方法
1错码录入
Ø按未录入的收货国际码补录一个新单据（宏业系统—“直接验收订单录入”）。
Ø把录入错误的国际码在宏业系统里录入一个退货单。
退单需注意：
选择“强行退货”，审核单据时选择“错误单据上的批次号”
Ø在备注栏注明“错误单据号”并标清“错码录入”字样。
2收货数量多入
Ø把数量多入的单品在宏业系统里按多入数量录入一个退货单。
Ø备注栏备注：
“错误单据号”并标清“数量多入”字样。
Ø.选择“强行退货”，审核单据时选择“错误单据上的批次号”。
3收货数量少入
Ø按少入数量在宏业系统—“直接验收订单录入”里补录该单品的进货单。
Ø备注栏备注：
“错误单据号”并标清“数量少入”字样。
4单品多入
Ø把多入的单品在宏业系统里录入一个退货单。
Ø备注栏备注：
“错误单据号”并标清“单品多入”字样。
Ø选择“强行退货”，审核单据时选择“错误单据上的批次号”。
5单品少入
Ø在宏业系统—“直接验收订单录入”里补录该单品的进货单
Ø备注栏备注：
“错误单据号”并标清“单品漏入”字样
6以上处理差异后，现场打印三联差异调整单双方签字认可，并在单据上手工备注“差异调整单”。
加盖收货章后将差异调整单第1联（白联）返财务部结算员。
第2联（红联）给供货商作为结算依据，将第3联（黄联）门店留存作为工商台帐及门店核对单据的依据。
8
门店单据整理：
a）门店领班每日23:
00前将本店单据整理完毕；
b）门店店长每月3日前将本店上月单据装订成册，在本店保留半年以备工商部门检查。
半年后，将此单据册交至财务部结算组保留。
9
门店存放货物：
门店当班理货员将已验收的商品分至各货区，先上货至对应货架，货架上不下的商品存放门店库房，当班收货的商品应在本班次上货完毕并存放到库房。
10
供货商延迟送货：
a）普通商品：
若供货商在订单组发送订单日起第七日之后送货，为延迟送货。
对于延迟送货，门店应收货，但因系统订单已过期，需在宏业里“直接验收订单录入”模块补入单据，但必须在备注上注明延迟送货的单据号。
若门店已二次发送订单，应取消订单，收货后根据此次送货数量再次要货单，此要货单时间按照紧急订货流程处理。
b）日配低温/生鲜商品：
若供货商在订单周期天数之后送货，为延迟送货。
对于延迟送货，门店应收货，门店录入验收单，在系统验收单备注上写明“延迟送货”。
c）烟草商品：
若供货商延迟送货，门店应收货。
11
门店赠品验收程序：
a）此处赠品是指供货商、采购部赠送给门店，可以在银台销售的零成本商品。
b）赠品收货时无需随货单据也可收货。
c）赠品验收标准同商品，但在系统录入时，区别于商品（系统操作详见门店赠品确认流程）
门店收货确认流程
流程编码
A001
生效日期
2014.07.11
制定目的
为保证门店验收系统录入数量准确性，制定该流程。
系统操作路径
操作说明
订单验收注意事项：
1、门店收银员输入订单号，点击“查询”出现所要验收的订单。
2、确认收货数量
Ø如果验收单数量与系统数量一致，不再做任何更改；
Ø如果验收单的数量小于系统数量，按验收单数量更改系统数量；
Ø如果验收单上没有而系统中有的单品，将系统数量更改为“0”。
3、录入商品生产日期：
录入每个验收单品的生产日期。
4、最终保证验收数量与系统数量完全一致时再审核单据。
门店赠品确认流程
流程编码
A001
生效日期
2014.07.11
制定目的
为保证门店验收赠品系统录入数量准确性，制定该流程。
系统操作路径
操作说明
1、录入订货部门
2、录入货商编码
3、选择订单类型为“赠品单”
4、录入商品编码、订货数量
5、检查商品进价必须为“0”
6、保存审核单据
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