协同办公知识管理平台系统需求分析.docx
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协同办公知识管理平台系统需求分析
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协同办公知识管理平台系统需求分析
协同办公知识管理平台系统需求分析
【摘要】信息时代，计算机技术作为新生产力的代表，发展日新月异，计算机管理信息系统在公共管理中的地位也变得越来越重要。
计算机信息管理和电子商务技术的发展为企业和单位提供了良好的解决途径和发展空间。
同时，Internet和Intranet网络出现，则使信息不论在企业、单位内部还是在全球范围内的瞬时传输和高效共享成为可能。
因此，为实现我单位内部日常办公、工作档案、公文管理的信息化、网络化，实施“内部协同办公管理平台系统”，该系统主要作用于我单位（由于特殊原因，以下统称“企业”）对某某建设、开发项目的资料管理和单位总体经营运作过程中的行政办公、行政文档审批、工作活动控制的各类事务办理、文件管理等环节的规范化、科学化管理。
【关键词】办公自动化协同办公管理平台系统需求分析
【正文】
一、系统概述
（一）系统总体规划企业协同办公基于“协同”的思想，将企业的内外资源，包括企业内部门与部门之间，以及企业与外部的供应商、分销商、服务提供商、客户及其他合作伙伴等整合在一个统一的系统上进行管理，使企业变成一个电子化的内外部协同工作的组织。
而基于企业资源网状管理体系的思想，从任何一个信息点都可以非常方便地提取出所有与其相关的信息，所有的信息和应用都是多维的、立体化的、相关联的和充分协同的。
企业协同办公超出了传统的管理信息系统的内涵，它以企业内外资源的“协同”和系统各功能模块之间的“协同”，以高度共享、有序、集成和个性化的信息，高效和规范的电子化业务流程，强大的分析统计以及灵活的自定义功能，获得对组织准确的宏观和微观上的认识和分析，从而提升商业智能和核心竞争力。
系统规划的核心思想是：
企业前期系统建设中不牵涉企业内部业务流程重组，只是协助企业通过方便的流程自定义等功能进行流程电子化，以及不断根据实际需求去改变电子化流程。
企业协同办公系统的总体范围为以下几方面的有机结合，最终以运行于企业Intranet网络的协同办公系统作为载体，实现企业多部门、各类多种数据格式的文档的整合、发布、共享和安全存储。
协同办公知识管理平台
面向项目或任务组的协作平台（日程/计划）；工作流事务管理、业务审批、公文流转提供了全面的知识文档管理的框架，对企业的各类文档（图纸，策划文档，行销资料，客户合同等内容）进行规范化的流程管理，并允许用户在任何时间和地点编辑、存储和创建任何类型的文档。
个人办公平台
根据系统管理平台对企业决策层/员工、供应商、合作伙伴、客户等各类系统应用人员的授权和个人的个性化操作界面设置，自动生成适合于个人工作内容和操作习惯的个人工作平台，以满足每类人员高效率工作的需要。
系统管理平台
系统管理平台作为整个协同办公平台中的重要组成部分，在系统架构中起着关键的技术支撑作用。
企业知识门户
企业属于知识密集型的企业，有效的对企业显性知识和隐性知识的管理，是实现企业发展的一个重要环节。
协同办公系统的结合知识管理思想实现了企业对知识从积累、共享、利用到创新的全过程的管理。
围绕企业的知识存储、分享、获取、搜索、挖掘，通过业务梳理，建立企业内部的知识地图，包含文档库（确保各类信息、知识的收集、文档库分类归档）；专家管理（提供一个提问和回答的平台）；公共讨论区（沟通的平台，问题归档）；绩效相关（建立形成知识的机制，检验知识积累的情况。
）
（二）系统实现目标
系统建设的目的，是帮助企业对业务和财务管理的主要环节实现计算机辅助管理。
利用计算机强大的信息处理能力，来解决目前手工作业的数据处理的不准确、统计报表不及时等问题。
主要包括以下几点：
1、对于各种经营数据能及时管理、自动上报，上级领导能对上报数据进行汇总、合并和分析，使领导能够及时了解整个企业的经营状况，为其提供决策支持数据，提高企业市场应变能力。
2、通过Intranet网络使公司对下属各部门的经营运做过程，以业务报表和数据实时查询的形式实施有效的监督。
3、优化企业工作流、提高人员管理工作效率；全面实现准确、及时、丰富的企业管理文件、经营报表、工程项目文件的管理系统，健全文档管理，企业决策层制定企业经营战略目标，提供全面准确的数据依据。
4、网络企业管理系统具有企业集团海量数据处理的能力，支持多种数据存储格式，保证企业数据的安全性和处理高效性；
5、整个公司业务的信息化管理，联机、实时查询物料数据；
6、用计算机代替实际工作中的业务需求，包括录存统计、销售统计和单据的自动打印、进销存数据核算、客户资料的保存和分析。
7、优化部门办公工作流程，提高工作效率；全面实现准确、合理物料管理体系，健全资金管理，为企业决策层制定企业经营战略目标，提供全面准确的数据依据。
8、为企业的集团化管理和网络信息化数据远程共享打下基础。
二、系统总体设计
（一）系统设计原则
本系统具有信息量大，信息种类繁多，用户角色、权限管理复杂的特点，在设计、开发阶段要集安全、可靠、易用、易维护等特性于一身，在技术层面将完全基于标准的三层体系结构，采用微软公司先进的.NET技术，包括基于.NET技术的开发工具和一系列基于.NET的微软企业级服务器产品。
为了保证本系统的质量，我们在进行系统的设计、开发、部署和运行管理规划时将遵循如下原则：
安全性：
保证系统数据处理的一致性，保证业务和数据不被非法侵用和修改伪造，保证数据不因意外情况丢失和损坏，提供多种安全检查审计手段。
使用系统平台的相关安全设置以及应用系统的安全性实现，实现整个系统的安全性。
确保系统不被非授权用户侵入，数据不丢失，传输时数据不被非法获取、篡改，确认对使用者、发送和接收者的身份等。
利用微软平台的安全功能，可以集成多种符合国际标准的安全协议。
可以无缝集成符合标准的数字证书。
准确性：
通过周密的系统调研和分析，确保对业务要求的正确理解；通过规范的项目管理和严密的系统测试，保证系统业务处理的准确性。
同时，在应用系统的设计和实现中，提供多种核查、审计手段，进一步保证系统处理的准确性。
可伸缩性：
系统应该真正符合三层客户/服务器体系结构，随着应用水平的提高、规模的扩大和需求的增加，系统应能满足新增的需求，而系统的体系结构不需做较大的改变。
可扩展性：
系统平台应能方便扩展，以支持有价值的新兴应用。
开放性：
微软.NET技术全面支持XML、SOAP、WebService、LDAP等当前受到普遍支持的开放标准，这就保证了本系统能够与其它平台的应用系统、数据库等相互交换数据并进行应用级的互操作和互连性。
可移植性：
系统建构在微软.NET基础架构之上，可以保证组件的重用，保证在将来发展中迅速采用最新出现的技术、长期保持系统的先进。
实时性：
保证实时完成大容量数据处理的时效性和系统的高性能，对业务提供并发处理支持。
实用易用性：
系统应具有一致的、友好的客户化界面，易于使用和推广，并具有实际可操作性，使用户能够快速地掌握系统的使用。
可管理易维护性：
在设计中充分利用微软平台提供的多种管理手段，以保证微软平台易管理易维护的特点得到充分发挥。
个性化技术：
保证在系统的设计和实施过程中，为用户提供个性化的服务，使用户能够根据自己的业务需求和喜好定制工作平台的内容，减少使用的复杂程度，提高使用效率。
集成性：
系统的设计将充分考虑到现有的技术投资以及未来AAA公司业务的功能要求，利用微软平台提供的多种集成技术，使整个系统既能保护现有投资，又能够适应未来的功能和技术要求。
先进性：
所选择的软硬件平台和整体方案必须是业界的优秀产品，并符合信息技术发展的趋势。
本系统将完全基于微软公司最先进的体系结构分布式体系结构进行设计和开发。
成熟性：
采用的应用系统平台和软件技术、产品都应具有经受市场长期考验，并具有国内外的众多成功案例。
可行性：
系统必须能够比较方便地实现设计目标中所要求的功能，具有易于实施，易于掌握以及实施成功率高的特点。
（二）系统总体架构
××公司协同办公系统网络架构拓扑
实现用户基于公网收发系统邮件需单独的邮件服务器
（三）××公司协同办公知识管理平台系统功能框架
从××公司协同办公知识管理平台系统的架构设计，我们设计方案涉及的每个功能单元既可独立执行，在工作流、数据流、信息流上又具有一定的松耦合关联，体现了建设实时企业协同工作的基本特征。
技术架构模型
系统采用先进的信息交换和共享服务技术体系，信息交换统一使用XML作为数据表示语言、支持SOAP数据打包和HTTP等传输协议，从技术架构上可以分为应用表现层、应用服务层、核心数据层、网络基础层几个层次。
应用系统的开发基于微软.NET平台。
××公司协同办公系统功能整体框架图
网络基础层：
为系统提供软硬件支撑平台，包括主机、操作系统、数据库、中间件等。
核心数据层：
为系统提供重要的数据支撑，包括两类数据库：
业务数据库：
各个业务系统数据库。
系统数据库：
存储各业务基础信息，以及各种代码对照表、系统配置信息、系统用户权限管理。
信息以及数据交换过程中的其他数据处理方面的中间信息等。
系统服务层：
应用支撑层为系统的应用服务提供基础服务，集成了部件化的六个核心工作平台即应用中间件、消息中间件、动态工作流平台、智能表单平台、统一身份认证系统及扩展接口。
应用中间件：
达到和各类外部系统既保持互操作性，又保证数据采集、传递、交流过程中的安全性的要求。
消息中间件：
通过消息中间件产品，构架实时的业务功能平台，包括数据集成和转换、业务过程协调、大范围的信息传递、用户通知和系统监督管理等功能。
在采用信息总线结构建立的信息交换通讯系统平台中，体现了技术先进和成熟、便于分步实施、对其他系统影响低、高性能、可实施性强、容易管理等特点。
动态工作流平台：
实现交换系统的流程管理；
智能表单引擎：
实现针对业务数据挖掘、数据分析、报表自动生成等；
统一身份认证系统：
实现统的权限管理的用户及权限管理；
扩展接口：
面向各部门程序员二次开发的平台。
可提供便捷的方式接受部门程序的指令，查询系统数据库，并以方便的方式将结果反馈给部门程序。
应用表现层：
表现层是系统的最终服务对象，包括公司各部门工作人员、管理人员、子公司或协作单位及门户网站的受众服务等工作界面。
企业应用服务层为用户提供7类主要业务体系，包括：
协同办公知识管理平台
核心业务平台
个人工作平台
系统管理平台
企业知识门户
三、协同办公知识管理平台系统功能分析
随着企业的集团化发展，电子办公发展的目标就是实现电子商务平台。
利用前台的协同办公平台和业务应用系统，连接功能强大的中间件，配合后台的大型数据库，使得整个企业的知识链和业务链真正处于高度可开发、可利用、可控制、可循环的状态，并且能够发布所有的信息，使企业咨询的流通性和可利用性大大提高。
办公自动化系统是一整套完整的处理公文流转、流程监控、信息共享、权限分配等办公功能的系统，并可以对公文提供借阅、检索等业务，对文件进行组卷、归档，对无保留的文件进行注销，对档案提供查阅等功能。
另外，还可利用灵活的工作流程控制来方便实现其他的诸如收文、发文、传阅件、申请、会议安排等常用的业务工作。
实现对文件的网络审批、文件的上传、发布会议通知等，实现异地办公，只要有网络，领导外出也可以通过网络登陆办公管理系统了解本单位各部门的情况，可登陆远程监控系统签发文件，通过权限的控制，实现安全的办公环境。
（一）系统功能列表：
本系统实施的目的是为了实现公司总部局域网、异地工程项目楼盘销处工作人员、远程移动客户端用户对于公司协同办公、项目档案、公文管理、销售进程等环节信息化、网络化管理，建设“协同办公知识管理平台系统”，对于公司的可持续性发展起着很大的推进作用。
一、公文管理
收文管理
实现各种类型的收文登记、多份发送、定义收文文号规则、拟办、承办、批注、收文传阅、来问退回、添加阅读人、收文归档等。
实现文件的历史流程记录。
实现文件分类、搜索、收文打印等。
收入文件管理涉及人可将文件转至个人文档中。
发文管理
实现各种类型的发文拟稿、核稿、签发、会签、定义发文文号规则、批注、分送、催办、归档等。
实现文件的历史流程记录。
实现文件分类、搜索、发文打印等。
签报管理
实现签报拟稿、核示、批示、手写批注、发布、归档等。
实现文件的历史流程记录。
实现文件分类、搜索等。
督办催办
公文流转过程中的流程监控和催办、督办，为公司管理层提供任务监督工具
公文归档
实现对公司各类文档报告的关键字定义、自动汇总、归档管理。
流程设置
可设置公文管理流程，可进行公文权限转交，公文任务工作转交。
公文综合查询
可根据用户设置的查询条件和检索关键字实现公文的关键字检索，用户可查询经办的文件。
1、公文管理功能说明
（1）公司公文管理基本流程/模式：
公文管理中公文流转的定义是整个协同办公系统的核心。
要在公文流转系统中实现公文的创建、审批、修改、签发、打印、报送发等环节，形成组织中的自产文件，并将该文件上报、平送或下发。
对于外来文件，信息能够快速进入系统。
对于高密级文件，本系统具备只记录高密级文件代号，不记录文件内容，跟踪纸质文件流转过程的功能。
（2）公文种类：
公文管理中文件来源类型涉及发文、签报、收文三大类。
本系统公文管理子系统中所涉及的文件格式包括纸质、Office文件格式、多种图片类型文件、音频、视频文件。
公文的种类根据国务院新颁布的公文处理办法，公文种类共有12种。
适用于企业、常用的公文主要有决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。
公司对每种公文可以定义模板，通过模板简化相关人员的排版工作。
（3）公文流程设置：
组织内部的文件流程往往非常复杂，而且经常变化。
公文流转系统的流转功能是基于流程设定基础之上的流转。
建立灵活的流程定制机制是非常关键的。
本系统提供的流程定制功能包括角色定义、操作定义、节点定义、流线定义。
首先定义角色，角色是能够活动在节点上的人员集合。
操作是对流转过程中的文件所能施加的动作。
然后定义节点，节点是流程中的环节。
一个节点中规定了哪些人能够在这个环节进行哪些操作。
流线规定了流转的方向，将一个个的节点连接起来。
通过这些定义，可以灵活快速的定制各种复杂的流程，实现快速灵活的流程定制和流程调整。
（4）公司典型的流程如下所示：
1、对外发文：
拟稿→部门经理审稿→（有关部门会签）→办公室文秘/主管核稿→办公室主任核稿→公司领导签发→文件归档
2、部门对外发文：
拟稿→主管审稿→部门经理签发→部门内勤人员打印、整理→文件归档
3、内部发文：
拟稿→部门经理审稿→（有关部门会签）→办公室文秘/主管核稿→相关部门传阅→公司领导签发→文件归档
4、部门对内发文：
拟稿→主管审稿→部门经理签发→文件归档
注：
发文审稿及会签由拟稿人负责运转，发文稿送到办公室核稿后的流程由办公室负责运转拟稿人需正确选择发文格式，以实现公文的自动编号及流程规范；以公司名义发文，由分管公司副职签发。
重要的、涉及面广的文件，由分管公司副职审签后，交总经理签发。
5、签报：
（各部门上报公司领导的请示、报告，不需发文的公文流转模式）拟稿→部门经理审稿→（有关部门会签）→公司领导签名、批示→文件归档
6、公司收文：
收文部门登录→办公室主任拟办→文件分发传阅/汇签→相关批复意见/执行情况→文件归档
7、部门收文：
部门内勤人员登录→部门经理拟办→部门内勤人员分发运转→档案室归档
（5）系统对公文管理需求的实现
协同办公知识管理平台系统的公文管理是以流程核心为基础、基于以B/S系统结构、基于Internet架构的网上办公模块.系统提供了用户可以自定义各种文件的模版，实现用户自己定义文件的各种类型。
系统提供工作流自定义，从而来满足用户对工作流管理的所有需要。
（）公文种类：
公文管理涉及按照文件管理模式分为收文管理、发文管理、签报管理、督办催办、公文归档等。
系统提供标准的数据维护库。
可以对一些常用的数据进行设置，包括主题词、常用意见、自动编号、公文格式、评价标准等。
用户也可以自己定义符合其企业内部使用的公文种类，并且协同办公知识管理平台系统的自动编号功能还能够实现根据您自己的需要对收文、发文、签报管理中中的流水号进行定义，以后就根据您定义的格式自动生成流水号。
同时在系统中也预留了手工编号以便用户自己定义公文管理的编号。
（）自动标引：
公文中往往需要标明关键字，以方便将来查找。
但是，关键字指定不准确是一个很大的问题，为将来的查找埋下隐患。
通过建立关键词词库，在每篇文章定稿之前，将符合关键词词库中的词汇标记为文章的自动标引词，并将该标引词在文章中标记出来。
同时，与相关包含此标引词的文章关联起来。
这样不但可以解决关键词不准确的问题，同时也可以将相关的公文进行关联，为一篇公文提供相关背景资料。
（）流程定义：
“流程”是协同办公知识管理平台产品的核心，它是在协同办公知识管理平台的“流程”设计思路上发展完善起来的，更加适合广大用户的实际需求。
协同办公知识管理平台的流程设计更加合理性、复杂性和多样化。
系统安装完成后，不仅提供了常用的一些流程应用，还提供一套用于用户二次开发的流程模板。
这样，用户可以根据实际的业务需要，做很少的表单开发，就可以做出符合自己的流程应用。
流程管理员通过客户端的访问方式进行流程定义和一些流程高级的操作，比如流程的重新路由，流程的重新分派，解除死锁等功能。
单位普通员工则可以通过访问浏览器的方式，实现对流程的流转和对流程的跟踪查看。
流程管理人员可以通过图形化的流程设计界面，方便地设计某项事项的处理流程，并通过电子表格式的数据设计界面，设计在该处理过程中要处理的数据的样式。
（）文件合并：
各个科室的工作情况汇报要汇总为一个组织的工作情况汇报。
这时，应用文件合并的功能，将几个文件合并为一个新文件，然后再在新合并文件基础上进行修改就可以降低工作强度，提高工作效率。
（）文件关联：
文件之间具有一定的相关性，本系统提供了手工建立这种相关性的功能。
通过建立文件之间的关联，可以形成文件之间的相互解释。
例如，一份内部的通知是根据一件上级来文的指示精神确定的。
将二者关联起来就可以让组织内部的人员更清楚地明白通知的要求和通知的背景。
（）安全控制：
主要由以下安全措施，各种安全措施可单独或组合使用。
加密的用户帐号、采用安全连接进行WEB访问、重要的公文可加密，有权限的人可解密察看、与IP地址、MAC地址绑定和日志记录及查询：
系统所有的操作均计入日志数据库，有权限的人可查询日志记录。
（6）签报管理
公司的签报管理主要用于各部门上报公司领导的请示、报告，不需发文的公文流转模式。
拟稿→部门经理审稿→（有关部门会签）→公司领导签名、批示→档案室归档
（7）收文管理
收文管理主要对外来公文进行登记和处理，包括权限设置。
在登记收文过程中提供了四种方式（磁盘调入、标准字段电子公文调入、扫描和直接输入），并将登记后的收文送领导批示或阅读（批示的流程完全可以根据需要自己定义），处理结束后将文件进行归档。
管理人员可以对收文处理全过程进行监督、催办、重定位，也可以随时打印文件流程跟踪单及其所有领导的批示意见。
收文管理业务流程图如下所示：
（8）发文管理
发文管理主要处理来文转发和内部制发的公文。
在发文管理中进行正式的拟稿工作，然后将文件提交，此文件将根据所选的发文流程进行流转，流程结束后可以直接进入登记和归档处理。
流程结束后，也可以返回到呈送人，呈送人再将文件给核签人员进行处理，最后此发文文件也可以进行登记和归档。
在整个过程中，可以随时查看、打印流程跟踪表，支持模糊查询和全文索引。
一般发文管理业务流程图如下所示：
公司对外发文
（9）系统对公文管理的安全控制：
协同办公知识管理平台系统中对系统的安全控制，主要分为以下几个部分：
通过数据库权限设置、流程权限控制、文档的存取控制、文档的密级控制。
2．日常办公功能说明
二、日常办公
工作计划
实现员工对部门、部门对公司的工作计划的填写、审批、上报。
实现按条件分类查询。
工作总结
实现员工对部门、部门对公司的工作总结的填写、审批、上报。
实现按条件分类查询。
任务管理
实现上级对下级的任务布置、结果汇报和完成评价
用款管理
通过办公系统填写各类用款单据，实现日常支出统计
报销管理
通过办公系统填写各类报销单据，实现核销资金统计
3．行政管理功能说明
三、行政管理
印章管理
管理公司各种印章的使用签章登记（公章、法人章、合同章）、借用申请等
合同管理
登记公司对外签署的各种交易合同；对内签署的合同摘要、关键字信息可查询、归档
会议管理
实现会议计划、会议纪要文件编写、归档管理等。
资产管理
以资产卡片的形式实现公司各类物产状态的登记，分类、查询检索。
车辆管理
公司所属车辆的登记、日常出行使用情况
4．档案管理功能实现
四、档案管理
公文档案
实现收文、发文、签报等各类公文档案的自动归档移卷、案卷定义、自动组卷、各级权限定义、添加和删除阅读人，实现档案借阅申请、审批。
实现档案分类、条件检索。
项目档案
实现各类任务、工程项目档案文件的自动归档、自动组卷，各级权限定义，实现档案借阅申请、审批。
实现档案分类、档案关键字检索。
行政档案
实现公司资产、员工档案、图像、音频、视频档案的整理、归档、统计查询调阅。
大型视频媒体文件由服务器上传，客户端设置存储、查询路径。
5．公共信息功能说明
五、公共信息
组织机构
实现自定义、展示公司组织机构图、部门职责、部门经理及工作人员信息。
新闻管理
实现对行业新闻的人工搜集、发布、自动归档。
实现行业新闻、情报的分类、搜索。
公司公告
实现公司公告的填写、发布、归档等。
实现公告的分类、搜索。
实现公告对像的自动选取和阅读权限控制。
电子论坛
建立公司内部信息交流和讨论的园地
电子期刊
公司内部电子期刊的发布和管理
企业通讯录
实现对企业内部各部门、人员；外联单位的各种联系方式、人员信息的查询和维护
系统工具箱
整理归纳公司员工常用工具软件，以方便系统用户的查询、下载和安装使用。
6．个人办公功能说明
六、个人办公
个人主页
为每位组织成员保留个人主页样式发布空间。
个人邮件
为每个员工设置一个企业邮箱；实现企业员工内网邮件的收发管理，包括发件、收件、草稿、转发等；可自动选取组织成员为收信人单独或群体发送。
如需同时实现外网用户发送邮件则需另增外增加单独的邮件服务器。
个人日历
实现个人日程记事的管理。
可方便登记事宜和直观日历视图查看。
个人文档
实现个人文档的管理，可按多种方式查找。
文档可为如WORD、图片等各种类型。
个人名片
建立私人/公司通讯录--实现个人名片夹的管理。
个人知识
自己搜集,归纳各类个人知识至个人服务器空间，也可分类上传、共享至公司级知识库。
7．知识管理功能说明
七、知识管理
电子书库
各类格式的专业电子书、文章的发布、查阅和下载
政策法规
提供国家各类行业政策法规的搜集、发布和查询
管理制度
实现公司各类规章制度、岗位职责的登记和查询。
工作指南
实现各类工作说明、办事流程的登记、更新和查询。
8．系统管理功能说明
八、系统管理
系统设置
包括系统数据的初始化和维护，如组织机构表、部门人员表、公文密级、签署意见表、任务类型表、文档分类表、常用短语表、公文主题词表、档案简要表、系统客户端信息表等系统基础表。
首页管理
对企业协同办公平台的企业内网门户首页、部门门户首页样式发布空间进行维护、管理
工作流设置
提供按项目、任
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