人民法院诉讼档案管理规范化的几点思考.docx
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人民法院诉讼档案管理规范化的几点思考
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人民法院诉讼档案管理规范化的几点思考
人民法院诉讼档案管理规范化的几点思考本文作者：
闵涛文秘114原创投稿人民法院的诉讼档案是审判活动的真实记录，它是做好审判工作，进行审判家监督的重要依据和必要条件。
诉讼档案管理工作既是法院审判工作的重要组成部分，同时也是我国档案事业的重要组成部分。
为实现档案管理的规范化、标准化和现代化，我国相继出台了《档案法》和《档案法实施办法》，在此基础上，最高法院制定了《人民法院档案管理办法》等八个规范性文件，作为全国法院档案工作共同遵守的规章制度，这为人民法院依法治档提供了法律依据和法律保障，也为法院档案管理规范化奠定了坚实的基础。
自1991年10月22日第二次全国法院档案工作会议以来，人民法院的档案工作获得了快速的发展，一大批基层法院的档案管理迈入了省特级的行列，实现了档案的集中统一管理，建立健全了档案工作机构和配备了档案工作人员，初步形成了门类齐全、结构合理、管理科学、具有人民法院特点的档案工作体系，档案的社会和经济价值得到了充分的发挥，一些法院还组织力量积极开发诉讼档案管理软件，实行计算机目录自动检索，光盘存储，为实现全国法院诉讼档案管理电子化进行了有益的探索。
但同时也必须看到，随着审判方式的改革和审判流程管理科学化程度的进一步提高，对人民法院的档案管理提出了更高的要求，然而当前诉讼档案管理混乱、档案质量不高、利用率低，设施陈旧的现象在部分法院仍然存在，重业务轻档案的观念仍然还很严重，档案管理规范化还存在许多亟待解决的问题。
本文将主要围绕诉讼档案管理中存在的问题及原因进行分析，并就规范法院诉讼档案管理提出意见和建议。
一、人民法院诉讼档案管理规范化的基本要求
1、管理科学化。
管理科学化是实现人民法院诉讼档案管理规范化的前提条件。
所谓科学管理就是要结合人民法院工作的特点和档案工作管理的客观规律，充分运用先进的管理思想、方法、技术和手段，完善档案管理制度，抓好立卷归档、收集整理、编研开发等工作，切实提高档案管理质量，充分利用档案为审判工作和其他工作服务，发挥档案的社会和经济价值。
2、建设标准化。
即对法院档案库房、装备等基础设施应当作出统一的规划，制定规范性标准，尤其是对档案管理达标升级所应具备的软件和硬件条件应作出明确的规定。
各级法院应当严格遵守执行最高法院关于诉讼档案管理的规章制度，设立相应的档案工作机构和配置专职档案管理干部。
3、档案人员现代化。
档案管理人员现代化是实现档案规范化管理化的重要保障。
人是最积极、最活跃的因素，现代化科学技术手段和先进的科学管理方法，都要由人来掌握和运用，档案管理工作的提高始终依赖于档案工作人员素质的提高。
因此，要实现档案管理的规范化，就必须首先实现档案人员的现代化。
二、当前人民法院诉讼档案管理存在的问题及原因
1、档案质量不高，诉讼文书材料混乱。
最高人民法院关于《人民法院诉讼文书立卷归档方法》对诉讼档案中诉讼文书材料的收集、排列的顺序、立卷编目、卷宗装订都作出了明确的规定。
同时在具体工作中案件卷宗一般要经过承办法官、庭长检查，审判监督庭评查，法院档案管理人员最后审查后才可盖章归档。
但这些规定往往没有得到很好的落实，卷宗审查也往往流于形式。
在诉讼档案中，诉讼材料排列次序混乱、目录和卷宗封面项目填写不全、缺张少页、装订不齐、墨水、纸张不符合要求，裁判文书张冠李戴等等，严重影响了诉讼档案的质量和寿命。
存在这些问题的原因主要有以下几点：
一是缺乏对诉讼档案重要性的认识。
人民法院的诉讼档案是审判活动的真实记载，通过它可以反映审判工作的客观规律，指导审判工作。
但一些审判人员认为只要案结了事就可以了，对诉讼材料的制作、整理、装订漫不经心，潦草行事，以致人为地制造错误，降低了诉讼档案的质量。
二是责任心不强，缺乏严格要求。
卷宗评查是一件相当枯燥、繁琐的工作，它需要耐心细致。
严谨认真的工作态度才能做好。
但一些负责卷宗评查和审核归档的工作人员工作消极，敷衍了事，甚至害怕“得罪人”，对卷宗中存在问题视而不见，以致卷宗中存在的问题无法得到及时修正，一旦卷宗归档，往往造成永远的缺漏。
三是学习积极性差。
2、档案管理期限不合理，卷宗内容繁琐不堪重负。
1991年，最高法院颁布了《人民法院诉讼档案保管期限的规定》，该规定将档案管理的期限划分为永久、长期和短期三种，并规定了档案核销制度，这对于规范档案管理，缓解档案库房压力发挥了积极作用。
然而随着社会经济的发展，人民法院受理的诉讼案件越来越多，随之诉讼档案逐年递增，相当一部分法院档案库房非常紧张，处于超负荷的运行状态。
而《人民法院诉讼档案管理期限表》一些条款不尽科学，对一些案件档案保管期限过长。
如随着裁判文书格式的不断改革，裁判文书的内容更加简明，尤其是以调解、撤诉结案的案件，基本上没有什么实质性的内容，保存价值并不大，而依据《规定》，这些案件最低要保存30年，12人民法院诉讼档案管理规范化的几点思考第2页这无形中造成了浪费。
同时相当一部分法院并没有依照规定积极开展档案核销工作，致使档案库房中的档案有增无减，这些都加剧了档案库房的压力。
3、档案管理混乱，归档不及时。
法院诉讼档案管理是一项专业性很强的工作，需要有专门的档案工作机构和档案管理人员来进行。
但在实践中，部分法院并没有配置专门的档案管理人员，而是由办公室工作人员兼职，加之频频换岗，责任不清，交接手续不完备，缺乏对档案的有效监管，极易造成档案管理混乱的现象。
一些档案借出后没有按期归档也无人问津，无人担责，有些卷宗材料放了很长时间得不到整理和及时归档，从而造成档案的遗失和残缺。
4、档案工作机构不健全，档案管理人员素质不高。
按照最高法院关于《人民法院档案管理办法》的规定，各级法院应当设置与其职能任务相适应的档案工作机构，配置专职档案管理干部。
但在实践中部分法院档案机构不健全，物质装备不到位，缺乏必要的保护、维修设施，档案工作还停留在人工方式；档案管理人员素质参差不起，档案管理队伍不稳定，在法院系统中具有档案专业技术职称的更是寥寥无几。
最高法院关于《人民法院档案管理办法》的规定将法院系统的档案管理人员定格为高中以上学历，这在当时也许有其合理性，但现在已远远不能适应法院档案管理的需要。
法院档案管理的规范化要求档案管理人员既要具有档案专业知识，又要具备一定的法律知识和计算机知识，这就迫切要求对最高法院的上述规定作出修改，加大对法院系统档案管理干部的培训工作。
三、关于规范人民法院诉讼档案规范管理的几点思考
1、在新的形势下进一步明确法院档案工作的重要性。
诉讼档案是人民法院审判活动的历史记录，它客观地反映了审判工作的质量和规律，对法院今后的审判工作具有重大的指导作用，同时。
诉讼档案还具有重要的社会和经济价值，是人民法院的宝贵财富，也是国家的宝贵财富。
因此，必须把档案工作放在全国法院整体工作的大局中认识，档案工作是整个法院工作不可缺少的一部分，各级法院应增强档案意识，关心、支持档案工作。
2、严格规范卷宗评查和审核制度，提高诉讼档案质量。
法院应把卷宗评查、审核纳入案件流程管理，建立严格的卷宗评查、审核机制，从实体和程序两个方面规范卷宗评查、审核工作，对不合格的卷宗坚决不归档，严把三关规范卷宗归档。
一是把好交接关。
立案后，将初始档案中的卷宗材料按照审判流程的要求逐步移交、流转。
交接时双方均应在转办单或交接表上签字，这样就对档案流转的情况一目了然，一旦出现了问题也就有据可查。
二是把好监督关。
案件结案后十日内登记完卷宗，移交审判监督庭监督评查，按评查标准逐卷评查，将评查结果书面记录附卷，进一步补充和完善卷宗，使档案得到及时的补充和必要的补救，实现档案全面达标和规范。
三是把好归档关。
案卷归档时，由专职档案管理员根据档案管理的具体要求和标准进行归档前的检查验收工作，经验收合格后才能够归档；验收不合格的案卷予以退回，补正完毕后经再次验收合格才予以归档，并将验收结果输入计算机，实现档案的科学管理。
3、强化诉讼档案管理机制，严格档案借阅制度。
为进一步维护诉讼档案的安全，充分发挥诉讼档案的社会价值，就必须加强诉讼档案的制度化管理。
笔者建议：
一是定制度，通过制订、严格执行《档案管理办法》、《档案分类方案》、《诉讼文书立卷归档办法》、《档案保密制度》等规章制度，加强规范管理，特别是加强对外调卷及法院内部调卷的规范管理。
在外单位调卷、查阅方面，外单位人员必须凭介绍信、身份证等有效证件按照规定程序办理调、借阅审批手续，并明确还档日期，复印则需经办公室主任或分管院长签批、由档案员携卷宗复印并核对无异后加盖档案调查专用章交调卷人，从而保证卷宗安全；针对调卷的内部科室，要求填写调档申请卡，实行庭内负责人审批制，再由档案室办理调档事宜，杜绝调卷混乱、调卷冲突现象。
二是定岗位，对诉讼档案实行专人管理，严禁档案人员工作时间空岗、串岗，确保有人调卷必有人接待。
三是定职责，对档案人员进行工作细化分工，制作《档案工作人员职责分工表》，明确各自职责，避免了档案人员内部的不协调，各司其职，提高工作效率。
4、加强档案物质装备建设，建立高素质的法院诉讼档案管理队伍。
要实现诉讼档案的规范化管理，就必须加强档案物质装备建设，购置档案管理所必要的档案橱（架）、吸湿机、空调、防火系统、复印机、电脑等设备。
要加速实现档案的电子化管理，将档案信息输入计算机，通过计算机自动检索、建立电子档案、光盘存储等方式提高工作效率，节省时间和空间，实现具有法院特色的办公自动化管理和必要的人工管理的有效结合。
要积极参与当地档案行政管理部门组织开展的档案工作达标升级活动，促进法院诉讼档案的优化管理。
同时，要适应现代审判方式改革的要求，积极通过开展定期业务培训、成人教育等方式提高档案管理人员的业务水平和学历水平，造就一支既懂专业，又懂法律知识，具有良好计算机操作技能的高层次、复合型档案管理人材。
要关心、爱护、支持档案管理人员，鼓励档案管理人员取得档案专业技术职称，为档案部门多办实事，为档案管理人员创造良好的工作环境，稳定档案干部队伍。
作为法院的档案管理人员，要热爱档案事业，乐于奉献，敢于吃苦，为人民法院的档案事业作出积极贡献，更好地为审判工作服务。
附送：
人民法院调解工作现实情况与对策经验总结
人民法院调解工作现实情况与对策经验总结
心得体会经验交流材料人民法院调解工作现实情况与对策经验总结
人民法院调解工作现实情况与对策经验总结
当前，如何正确认识和把握新形势下人民内部矛盾产生的特点和规律，有效化解矛盾纠纷，妥善协调各方面利益关系，全力维护社会和谐稳定是贯彻落实科学发展，维护社会稳定，构建社会主义和谐社会面临的带全局性和战略性的重大问题。
一、涪陵区人民调解工作情况涪陵区属重庆中部，幅员面积2941平方公里，辖3个工业园区，8个街道，18个乡镇，总人口113万人。
全区建立各级各类调委会607个，调解人员5374人。
近年来，涪陵区司法行政机关和人民调解组织在各级党委政府的正确领导下，紧紧围绕改革、发展、稳定的大局和党政中心工作，大力推进人民调解工作，不断创新调解思想，积极探索调解手段，落实纠纷调处责任，排查和化解各类矛盾纠纷，为维护社会稳定，促进经济社会发展，构建和谐社会做出了积极贡献。
突出表现在：
（一）调处了大批量的民间纠纷。
近四年来，全区各级人民调解组织，共受理各类民间纠纷达30394件，调处成功29786件，成功率达98.2%。
主要涉及婚姻家庭纠纷、邻里纠纷、征地拆迁、土地承包、物业管理等，且纠纷呈逐年上升趋势。
（二）人民调解工作规范化建设不加强。
各乡镇（街道办事处）调委会按照“六统
一、五有、四制度、三表”的要求全面达标，全部设立了调解室，统一佩戴调解员徽章，全面使用《人民调解文书格式》。
村居调委会加大了规范化建设力度，人民调解文书格式使用面扩大，调委会印章全面启，各调委会建立了调解民间纠纷的台帐，一般和疑难案件制作了调解文书，整理了案件档案，有力提高了调解纠纷质量。
（三）调解员的选任和培训工作不断强化。
依托村级换届选举把一些政策、懂法律、懂调解技能的能人选为人民调解员，普遍为村（居）主任和社长兼任人民调解员。
区乡两级按照丰富培训内容，创新培训方式，提高调解技能的要求，不断强化人民调解员的培训工作，采取分级分类的方法，基本实现对调解员培训的全面覆盖。
4年来，全区共培训调解人员达3600余人次。
（四）积极探索人民调解新机制。
一是建立了诉调对接的工作机制。
与区人民法院紧密配合，在法院设立了调解工作室，实施诉前调解。
去年下半年以来，共调处纠纷278件，有力地维护了稳定，减少了司法成本。
李渡办事处、百胜镇等在当地派出所设置调解室，做到警民联动化解纠纷。
二是建立了区域联防机制。
各司法所和人民调解组织顺应形势发展的需要，不断探索人民调解工作新机制。
全区先后与武隆、南川、巴南、长寿、丰都、垫江等区县建立协作机制，同乐、增福、原聚宝乡等与相邻区县乡镇推行的区域性联防工作机制，解决了毗邻跨界纠纷调解难的问题。
三是建立夕阳红调解组织。
充分发挥离退休老同志的作用，宣传法律、法规和政策，预防和调解民间纠纷。
（五）人民调解激励机制初步建立。
一是建立了表彰奖励制度。
区委、区政府坚决四年一次对人民调解表彰奖励，、对全区人民调解先进集体和个人进行表彰，共表彰集体80个、个人100名，激励了调解人员的工作热情。
二是建立了调解案件补偿制度。
从开始，该区运用市转移支付的经费对人民调解员调解各类案件进行补贴，共发放资金达39万元，有效地激发了调解员的工作积极性。
二、当前全区人民调解工作存在的主要困难和问题
（一）对人民调解工作重视不够。
普遍存在对人民调解工作在化解矛盾纠纷的作用都充分肯定，但少数地方真正解决人民调解工作机制、保障措施落实不好，不同程度的影响了人民调解工作的开展。
心得体会经验交流材料人民法院调解工作现实情况与对策经验总结
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（二）企事业单位调解组织需要进一步恢复和健全。
随着社会主义市场经济的不断发展，原来设置在国有企业的调解组织由于改制而纷纷解体，而新兴私有企业受到成本投入和认识的限制，很少主动建立解调组织，导致企事业单位调解组织近年来呈逐年下降趋势，90%的调解组织处于瘫痪、半瘫痪状态。
企事业内部矛盾纠纷得不到及时有效化解，导致企业职工群体上访事件屡有发生。
（三）对人民调解工作的指导力度不够。
区司法局派驻乡镇（街道）司法所26个，用于司法所的专项编制66个，平均每个乡镇（街道）约
2.5个。
只有专项编制的2人司法所有12个，占有司法所总数的46%；3人司法所有14个，占54%。
大部分司法所长被安排包村包组，负责信访稳定、征地拆迁等多项工作，很难从精力和效果上保证指导管理调解工作。
（四）人民调解经费落实困难，影响了调解人员的工作积极性。
目前，绝大多数调委会的经费都受制于本村（社区）的经济状况。
调解经费区、乡镇经费不足，致使开展工作有一定困难，调解纠纷补贴也仅仅是市上补助且偏低，经费的窘迫影响很多调解员的工作积极性。
（五）人民调解员队伍的整体素质需要进一步提高。
一是无专职调解人员。
各级调解委员会主任均由村社长兼任，不能集中精力开展调解工作；二是普遍缺乏法律政策知识和业务技能，遇到复杂疑难纠纷力不从心，在一定程度上影响到调解工作的质量和公信力；三是调委会的基础工作有待于进一步加强。
（六）人民调解工作没有形成合力。
统计数据表明，公民与法人、法人与法人、公民与其他社会组织之间的纠纷占调解组织每年调解纠纷总量的比例显示了民间纠纷主体、地域、行业之间的深刻变化。
这些矛盾纠纷仅仅依靠人民调解员或人民调解组织单枪匹马作战，离开其他部门的协调配合，很难取得令人满意的效果。
三、创新人民调解工作的对策和建议
（一）高度重视人民调解工作，充分发挥在和谐稳定中的作用。
党委政府要进一步加强对人民调解工作的领导，定期分析研究本地本单位的纠纷发生类型和规律，切实加强人民调委会的建设，配齐配强调解工作专职人员，切实解决调解人员的报酬，使调解工作真正起到维护一方和谐稳定的重要作用。
（二）不断发展企业事业单位调解组织，加大建设新型调解组织的力度。
把巩固乡镇（街道）、村（居）人民调解组织作为基础，将重点放在企事业单位调解组织的恢复和建设上。
对于陷入瘫痪状态的企事业单位调解组织，恢复其功能，使之重新焕发生机；在民营企业，着重宣传调解理念，逐步推广建立调解组织。
不断发展新型调解组织，如调解经济、消费、房地产建筑、劳动争议、环境纠纷、医疗纠纷以及交通事故纠纷的调委会等专业化、职业化、行业化、区域性的调解组织，把调解组织渗透到各行各业、社会各个领域，为应调尽调打好组织基础。
（三）充实司法所人员，加强对调解工作的指导管理力度。
一是增加区司法局的编制。
在专项编制不足的情况下，区县可挤一部分行政或事业编制，补充到司法所。
二是积极争取政法专项编制的支持，使每个司法所达到3人以上，以保证司法所有充足的人员来完成各项职能任务，强化对人民调解工作的指导和管理。
（四）切实加强调解员队伍建设，不断提高其法律素养和政策水平。
引入竞争机制，拓宽聘任调解员的渠道，配齐配强调解人员。
在乡镇、社区推行首席（专职）人民调解员制度。
乡镇的首席人民调解员由司法所的工作人员担任。
社区首席人民调解员实行公开选聘、招考。
有条件的地方可发挥老同志的作用建立夕阳红调解委员会，加大教育培训力度，本着分级培训的原则，区乡逐层展开。
侧重于常用法律法规的培训，提高调解协议收制度水平，为提高调解成功率奠定基础。
建立考核激励机制，对调解员工作实行绩效考核，对绩效好的，及时给予表彰奖励。
心得体会经验交流材料人民法院调解工作现实情况与对策经验总结
人民法院调解工作现实情况与对策经验总结
（五）加强人民调解与行政调解、司法解调的衔接配合，形成化解矛盾纠纷的多元化机制。
认真贯彻市委办公厅、市政府办公厅《关于进一步完善指导人民调解基层工作联动机制的若干规定》，切实加强人民调解和司法解调的衔接，形成民间纠纷大联合、大调解格局。
建立协作制度，定期研究，加强沟通协同配合，化解各类矛盾纠纷。
全面落实《最高人民法院关于审理涉及人民调解协议的民事案件的若干规定》，保障人民调解纠纷及文书的效力。
探索在区县和乡镇街道建立由党政领导牵头相关部门参加的调解中心，落实专人集中化解各类社会矛盾。
充分重视和发挥人民调解员协会的作用，着力研究行政指导和行业管理的内在关系，实现优势互补。
认真总结各地的实践经验，并进行提炼和推广，使其在实践中得到运用和发展，起到指导和推动全区人民调解工作的作用。
（六）夯实人民调解基础工作。
一是建立经费保障机制。
财政部已将人民调解经费和调解员补助列入科目开支范围，司法部会同财政部已专门下发相关文件作出规定，市财政局和司法局也都就贯彻文件精神提出了具体要求。
现在，关键在落实。
积极探索区乡两级建立人民调解员协会，要严格按保准将调解经费纳入地方政府财政预算，人民调解工作和案件补贴经费必须足额予以保障。
二是建立保险机制。
区县应建立人民调解员办案意外伤害和养老保障机制，切实解决后顾之忧。
三是建立宣传机制。
各级要广泛宣传人民调解工作中典型案例和先进人物，在全社会形成支持和尊重调解工作的热潮。
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