科技档案管理规定实施细则.docx
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科技档案管理规定实施细则
深圳市燃气集团有限公司企业标准
Q/SRG14.1-1999
科技档案管理规定实施细则
1999年3月12日发布1999年3月12日实施
燃气技术咨询委员会发布
目录
第一章总则…………………………………………………1
第二章文件材料归档及保管期限…………………………1
第三章科技档案分类编号办法……………………………2
第四章科技档案的保管和统计……………………………7
第五章科技档案的鉴定和销毁……………………………9
第六章科技档案的利用和保密……………………………10
第七章科技文件材料复制和发放…………………………11
附录A科技档案管理网络………………………………13
附录B文件材料归档范围及保管期限表………………14
附录C科技档案案卷质量要求与案卷整理方法………23
深圳市燃气集团有限公司企业标准
科技档案管理规定实施细则
Q/SRG14.1-1999
本标准依据《中华人民共和国档案法》《国营企业档案管理暂行规定》《科学技术档案工作条例》《深圳市工业企业档案分类试行规则》《深圳市城市建设档案管理规定》而制定、适用于本企业科技档案的管理。
第一章总则
第一条为使集团公司深燃字[1997]53号文《科学技术档案管理规定的通知》更具有切实的可操作性，保证文件材料完整、准确、系统地收集归档，以利于档案信息的科学管理和开发利用，促进和服务于集团公司的经济发展，科学进步，特制定本细则。
第二条集团公司科技档案情报工作遵照统一领导、统一制度、分级管理的原则。
服从公司主管部门的领导，接受上级档案部门的检查考评。
第三条集团公司由总工程师主管科技档案情报工作。
科技档案情报管理应形成网络、详见附录A《燃气集团科技档案情报管理网络图》。
集团公司科技档案情报室和基层档案员应各负其责，共同做好集团公司科技档案情报管理工作。
第二章文件材料的归档及保管期限
第四条文件材料归档范围
详见附录B《文件材料归档范围及保管期限表》
第五条文件材料归档时间
一、各项技术管理工作中形成的文件材料，在第二年3月末要将应归档的文件材料组成案卷，属集团公司科技档案情报室建档保存的由有关部门及二级公司负责人审定后，交集团公司科技档案情报室归档。
属部门及二级公司建档保存的，应交本单位专（兼）职档案员归档。
二、基建工程项目竣工验收后的技术文件、图样，大工程六个月，小工程三个月内向集团公司科技档案情报室归档。
改建、扩建工程，其修改、补充项目的技术文件、图样，应随时向集团公司科技档案情报室归档。
三、管线工程项目竣工验收后一个月内交集团公司科技档案情报室（二级科技档案室）归档。
（南油、宝安、龙岗地下管线部份交集团公司科技档案情报室，户内部份二级科技档案室自存）
四、设备到货开箱验收后，随机文件材料立即向集团公司科技档案情报室归档。
五、产品通过鉴定合格后，限在一个月内向二级科技档案室归档。
产品创优或获奖后随时归档。
工艺工装图样及技术文件，经过工艺验收签字后一个月内向二级科技档案室归档。
六、设计任务完成后及时向二级科技档案室归档。
七、摄录人员收集的声像材料及时向集团公司科技档案情报室归档。
八、科研、技改、技革项目，在课题完毕成果鉴定后、或项目告一段落时，一个月内向集团公司科技档案情报室归档。
第六条文件材料归档要求
一、文件材料归档质量要求按《科学技术档案案卷质量要求与案卷整理方法》（见附录C）
二、文件材料归档手续：
文件必须由本部门或项目负责人审定签字后，再向集团公司科技档案情报室（二级科技档案室）移交。
移交时交接双方必须在资料交接登记簿上逐项登记、签名。
第七条文件材料归档份数
一、凡属归集团公司科技档案情报室的文件材料，归档一份，比较重要的和利用频繁的文件材料要归档两份。
二、凡不归属集团公司科技档案情报室的，或与集团公司科技档案情报室重复的副本文件材料，均在各部门及二级公司科技档案室存放，归入一份。
第八条文件材料保管期限
（详见附录B）《文件材料归档范围及保管期限表》
第三章科技档案分类编号办法
第九条类目设置
一、一级类目的设置
集团公司科技档案设置九个一级类目。
即生产技术管理类、设备仪器仪表类、工民建筑类、储气（油）站类、供气管线类、工程设计类、产品类、声像类、科研（技改、技革、新技术发展）类。
集团公司科技档案一级类目表
类别
类名
A
生产技术管理
B
设备及仪器仪表
C
工民建筑
D
储气（油）站
E
供气管线
F
工程设计
G
产品
H
声像
I
科学研究、技改、技革、新技术发展
二、二级类目的设置
（一）技术管理档案设十一个二级类目。
即档案管理类、科技情报管理类、燃气开发管理类、技术标准管理类、用户资料管理类、供气调度方案管理类、安全环保管理类、工程质量管理类、计量管理类、能源管理类、工艺管理类。
（二）设备及仪器仪表档案设五个二级类目。
即综合性文件材料类、仪器仪表类、压力容器类、购置设备类、单台设备管理类。
（三）工民建筑类档案设四个二级类目。
即办公楼类、厂房类、宿舍楼类、门市房类。
（四）储气（油）站档案设九个二级类目。
即液化石油气储配站类、液化石油气气化站类、液化石油气瓶组站类、加气站类、油库类、加油站类、天然气储配站类、天然气门站类、调压站类。
（五）供气管线档案设四个二级类目。
即市政管线类、小区管网类、楼栋管线类、区域管网类。
（六）工程设计档案设十个二级类目。
即多层类、高层类、庭院管线类、厨房类、市政管线类、瓶组类、气站类、规划类、别墅类、其它类。
（七）产品档案设四个二级类目。
即燃气用具类、设备及仪表类、电子类、工业气体类。
（八）声像档案类设四个二级类目。
即照片类、录象带类、光盘类、缩微片类。
（九）科研档案设一个二级类。
既科研课题类。
第十条二级以下（含二级）类目
集团公司科技档案二级以下（含二级）类目表
一级
类号
二级分类
三级分类
案卷的
排列
类别
类名
类号类名
A
1
档案管理
按
年
度
分
类
按
问
题
排
列
2
科技情报管理
3
燃气开发管理
4
技术标准管理
5
用户资料管理
6
供气调度方案管理
7
安全环保管理
8
工程质量管理
9
计量管理
10
能源管理
11
工艺管理
B
1
综合性文件材料
按年度分类
按文件材料形成先后顺序排列
2
仪器仪表
按型号单位
3
压力容器
按种类或型
号分类
4
购置设备
5
单台设备管理文件
C
1
办公楼
按工程项目
分类
按文件材料
形成先后顺
序排列
2
厂房
3
宿舍楼
4
门市房
D
1
液化石油气储配站
按
工
程
项
目
分
类
按
文先
件后
材顺
料序
形排
成列
2
液化石油气气化站
3
液化石油气瓶组站
4
加气站
5
油库
6
加油站
7
天然气储配站
8
天然气门站
9
调压站
E
1
市政管道
2
小区管网
3
楼栋管线
4
区域管网
一级
类号
二级分类
三级分类
案卷的
排列
类别
类名
类号类名
F
1
多层
按
年
度
分
类
按
问
题
排
列
2
高层
3
庭院管
4
厨房
5
市政管线
6
瓶组
7
气站
8
规划
9
别墅
10
其它
G
1
燃气用具
按产品种类或型号分类
按文件材料形成先后顺序排列
2
设备及仪表
3
电子
4
工业气体
H
1
照片
按年度分类
按问题排列
2
录象带
3
光盘
4
缩微片
I
科研、技改技革、新技术发展
按项目分类
按阶段排列
第十一条分类编号示意
一、生产技术管理档案的分类及编号示意
A·4·1997年—01
案卷顺序号
年度类（三级类）
技术标准类（二级类）
生产技术管理类（一级类）
二、设备及仪器仪表档案的分类编号示意
B·4·Q11F-25─01
案卷顺序号
型号类（三级类）
仪表类（二级类）
设备及仪器仪表档案类（一级类）
三、工民建筑工程档案的分类编号示意
C·1·1─01
案卷顺序号
工程项目类（三级类）
办公楼类（二级类）
工民建筑档案类（一级类）
四、储气（油）站工程档案分类编号示意
D·1·1—01
案卷顺序号
工程项目类（三级类）
液化气储配站类（二级类）
储气（油）站档案类（一级类）
五、供气管线工程档案的分类及编号示意
E·1·1—01
案卷顺序号
工程项目类（三级类）
市政管线（二级类）
供气管线档案类（一级类）
六、工程设计档案的分类及编号示意
F·3·1998—01
案卷顺序号
年度类（三级类）
庭院管线设计类（二级类）
工程设计档案类（一级类）
七、产品档案的分类编号示意
G·1·1—01
案卷顺序号
产品规格（三级类）
燃气用具（二级类）
产品档案类（一级类）
八、声像档案的分类编号示意
H·1·1998─01
案卷顺序号
年度类（三级类）
照片类（二级类）
声像档案（一级类）
九、科学研究档案的分类及编号示意
F·1─01
案卷顺序号
××科研课题（二级类）
科研档案类（一级类）
第四章科技档案的保管和统计
第十二条科技档案保管条件
一、存放档案必须有专用柜架。
二、克服与限制损毁档案的各种因素：
光、温度、湿度、虫、尘、火等。
三、维护档案的系统、整齐、严格执行档案的归档及保管期限规定，不齐全的档案不予验收。
四、维护档案的准确性。
建立底图、蓝图更改规章制度，随变随改，不得有误，做到物档相符。
五、保证档案的安全，存放地点安全可靠，设施齐全，符合保密要求。
六、阅览室为利用者提供查阅，抄写等方便条件，提高档案的利用率。
七、具有查找性参考总目录、分目录等。
有条件的要利用电脑检索。
第十三条技术要求
一、存放档案的排架方法要自上而下，从左至右和便于查找。
二、底图存放必须平放。
三、存放胶片、照片、录像带、软盘、光盘等，要用特制的密封盒、胶片夹和影集等。
第十四条保证措施
一、设置专门的库房、阅览室和办公室，便于保管和阅览。
二、库房通风：
根据库内外温度、湿度的高低，调节库内温度、湿度，使其达到要求标准。
三、保持档案库房内清洁卫生，做到防尘、防火、防盗、防光、防潮、防虫、防鼠。
创造良好工作环境。
（一）防尘。
防止尘土进入库内一般要紧闭门窗。
有灰尘时，应用吸尘器或毛刷保证无灰尘。
（二）防火。
库房内禁止存放易燃物品，严禁吸烟，严禁明火装置和使用电炉。
应设灭火器材。
（三）防盗。
库房应安装防盗报警装置。
平时出入要锁门。
节假日必须封存。
（四）防光。
档案库房宜选用白炽灯，不宜采用自然光源。
应挂防光窗帘。
（五）防潮。
库房的温度应控制在14—18°C。
湿度应控制在50-65％。
应用温湿度表并作好记录。
（六）防虫、防鼠。
禁止在库房内存放食品及腐蚀物品。
在库房内放置防虫剂及灭鼠药品。
四、非档案室人员未经许可，不得进入档案库房。
不允许在库房内会客或从事其它活动。
五、每逢年底要进行库藏档案的清理核对工作。
做到帐、物相符。
对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。
第十五条档案出入库管理
档案出入库必须认真检查核对验收，并办理交接手续和登记造册。
第十六条档案管理帐簿的设置及填写要求
一、帐簿的设置
（一）集团公司科技档案情报室设有档案人员统计台帐，档案工作情况统计台帐（已采用电脑统计），档案利用效果登记，档案借阅登记簿，收进移出帐簿，文件材料交接登记簿，销毁清册等。
（二）部门及二级公司应设文件材料登记簿，借阅登记簿，案卷分目录、总目录等。
二、填写要求
（一）填写帐簿应按帐簿设置内容以原始记录为凭据，逐项填写。
（二）如有漏项，在备注栏说明。
第十七条档案统计工作的方法、范围、内容及要求
一、方法
（一）统计工作由集团公司科技档案情报室负责，统计数据要以原始记录为依据，并做到准确，可靠。
（二）借阅档案的人次、卷数每半年统计一次。
（三）档案的利用效果每月收集一次。
（四）新入库的档案建立登记帐簿，便于统计新增档案状况。
二、范围
（一）专（兼）职人员统计，档案工作情况统计。
（二）工作情况统计包括集团公司科技档案情报室，及建档部门、二级公司。
三、内容
（一）专（兼）职人员统计包括姓名、部门、年龄、文化程度、专（兼）职、专（兼）管档案工作年限、专业程度、专业职务等。
（二）工作情况统计包括建档部门名称，现有档案资料数量。
利用人次和卷次，库房设备、归档率、完整率、准确率、查准率、指导次数等。
四、要求
（一）有关二级科技档案室要在下一年一月底之前，将专（兼）职人员统计内容报送集团公司科技档案情报室。
每半年将工作情况统计内容报送集团公司科技档案情报室。
（二）集团公司科技档案情报室要将本室和二级科技档案室的统计情况输入电脑。
根据需要及时向上级主管局和档案局上报档案人员基本情况的统计、管理情况和基础数据。
第十八条原始记录、帐簿、报表的管理和归档
一、二级科技档案室的原始记录、帐簿、报表，由专（兼）职科技档案员收集、整理、立卷。
在第二年一季度前移交集团科技档案情报室归档。
二、归档的原始记录、帐簿、报表必须做到字迹工整，要用碳素墨水书写，以便长久保存。
第五章科技档案的鉴定和销毁
第十九条科技档案鉴定和销毁工作的组织
一、科技档案的鉴定销毁工作，要在科技档案分管负责人的领导下，由集团公司科技档案情报室（二级科技档案室）和有关部门的科技人员组成鉴定销毁小组，按规定进行。
第二十条鉴定销毁的原则
一、对超过保管期限的科技档案材料进行鉴定，提出存毁意见。
二、确定无保存价值的科技档案材料进行销毁。
第二十一条方法
一、直接地、具体地审阅档案，确定它的保存价值。
二、全面地估计和预测对档案的利用需要，做出正确的判断。
三、研究档案的利用规律，预测同类档案今后可能需要的情况。
四、销毁科技档案，指定集团公司科技档案情报室（二级科技档案室）1-2人负责监销，有保卫部门参加，监销人要在销毁清册上签字盖章，并注明日期。
第二十二条要求和手续
一、鉴定工作一般一年鉴定一次，也可根据实际需要确定。
二、每项鉴定要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并注明鉴定日期。
三、销毁失去保存价值的档案须由鉴定小组提出意见，登记造册，经批准后方可销毁。
第二十三条批准手续
销毁科技档案必须报请集团公司总工程师审核批准。
销毁情况需抄报上级主管部门备案。
第六章科技档案的利用和保密
第二十四条档案利用要求
一、利用档案必须登记，注明查阅内容和结果。
抄录复制档案材料，须经档案管理人员审查核对并签注意见，加盖公章方为有效。
二、集团公司科技档案情报室（二级科技档案室）应了解公司技术发展和业务，熟悉保管的档案情况，主动为领导、部门及有关人员服务，并建立档案利用效果登记。
三、利用档案的人员必须保持案卷的完整与安全，不得转借、拆散、涂改、抽换、损坏、丢失和泄密，对归还的案卷，档案人员应详细检查后签字。
四、本单位科技人员利用一般档案时，应在室内查阅，如工作需要借出时，须经有关负责人批准，办理手续。
一般当日归还，最多不超过三天。
第二十五条档案利用方式
一、编制并交流档案目录
二、集团公司科技档案情报室配合有关部门共同对档案信息加工（归纳、综合、计算、分析、翻译、研究等）后形成的汇编、图集、用户反映、市场信息、国内外同行业技术情报介绍等。
第二十六条手续
一、凡是利用保密级科技档案资料，必须经主管领导批准，方可查阅，不得带出档案室。
二、外单位利用科技档案，必须持单位介绍信，经主管领导批准，方可查阅。
第二十七条档案保密工作的组织
集团公司设保密领导小组，由集团公司党委副书记任组长，有关部门领导及专职档案员为小组成员。
第二十八条保密范围
凡属尚未公布的本公司重要技术会议内容。
生产技术和新工艺、新成果和技术活动情况均为保密范围。
第二十九条保密要求
一、不该说的机密，绝对不说；
二、不该问的机密，绝对不问；
三、不该记录的机密，绝对不记录；
四、不该看的机密，绝对不看；
五、不在非保密本上记录机密；
六、不在有关通信中涉及机密；
七、不在不利于保密地方放机密文件、资料；
八、不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密；
九、不携带机密材料游览、参观、探亲访友。
第七章科技文件材料复制和发放
第三十条复制与发放要求
一、复制
（一）燃气规划、燃气管网现状图、燃气管线、技改、设备、基本建设、技术标准等用图，由各使用部门提出晒图申请，注明提晒图号或图纸名称，复制数量。
（二）对燃气规划、燃气管网现状图的复制，须经主管领导批准。
一般性生产管理用资料、图纸的复制，由集团公司科技档案情报室（二级科技档案室）专职档案员确定。
（三）凡复印科技档案文件材料，必须在集团公司科技档案情报室（二级科技档案室）登记，办理签字复印手续，由主管领导批准，档案员负责复印。
（四）设备、计量使用部门，在贵重设备（仪器）及引进项目开箱前二日通知集团公司科技档案情报室，共同参加开箱，核收随机技术文件。
（五）设备（仪器）及产品合格证、说明书、易损件、图册。
在一周内复印，分别发给设备计量使用部门，设备（仪器）所在单位及检修施工单位。
原件存入科技档案情报室。
二、发放要求
（一）符合归档要求的图纸、资料统一由集团公司科技档案情报室（二级科技档案室）集中收发，任何部门单位不得对外发放。
（二）各部门、单位须购买图纸资料时，首先要在集团公司科技档案情报室查找，库内确无时方可购买。
购买回的图纸资料，要交集团公司科技档案情报室（二级科技档案室）归档，方可签字报销。
（三）对内发放图纸、资料要有会签手续。
（四）外单位查取图纸、资料一律作价收款，价格另定。
（五）凡集团公司规定的机密，不咨询项目，图纸及重要资料，一律不向公司外发放。
第三十一条科技文件积累和日常管理
一、集团公司在生产（施工）技术活动中形成的科技文件材料（含照片、录像带和软盘等），由产品试制，科研课题和工程项目负责人指定有关人员负责积累和保管。
二、设专题（型号）文件积累袋。
作为一个保管单位的类目。
三、专（兼）职档案员，对科技文件材料形成、积累和归档工作进行检查督促。
四、专（兼）职档案员对移交来的科技文件材料应及时登记、建帐、入柜妥善保管。
五、当任务结束或告一段落时，系统整理归档。
第三十二条底图管理
一、凡符合归档范围的科技文件材料描绘的底图，按应保管部门履行入库归档手续后由集团公司科技档案情报室（二级科技档案室）保管。
二、接收的底图要求标题栏签字齐全，编号符合有关标准，图面清晰、整洁、完整无破损，否则拒绝接收。
三、入库底图必须入总帐，分类帐。
四、底图除修改、送晒外一律不外借。
五、及时作好底图的修改和损坏底图的复制工作。
附加说明：
本标准由集团公司安技部提出。
本标准由集团公司安技部技术科科技档案情报室负责起草。
本标准主要起草人王鸿雁。
附录A
燃气集团科技档案情报管理网络图
总工程师
安技部部长
技术科科长
部门及二级公司专（兼）职档案员
安开工管设监石宝汉龙南设光
技发程道计理油安光岗油备华
部部公气公公气公公公公监厨
专专司公司司公司司司司督具
职职专司专专司专专专专站厂
档档职专职职专职职职职兼兼
案案档职档档职档档档档职职
员员案档案案档案案案案档档
员案员员案员员员员案案
员员员员员
附录B
文件材料归档范围及保管期限表
类
文件材料名称
保管
期限
保管部门
名称
代号
技
术
管
理
档
案
A
01科技档案管理方面的文件材料重要
一般
02科技情报管理方面的文件材料重要
一般
03燃气拓展管理方面的文件材料重要
一般
04标准化管理方面的文件材料重要
一般
05用户资料管理方面的文件材料
06供气调度方案管理方面的文件材料
07工艺管理方面的文件材料
08工程质量管理方面的文件材料
09计量管理方面文件材料重要
一般
10环境保护方面形成的文件材料重要
一般
11安技管理方面形成的档案材料重要
一般
12能源方面管理文件材料重要
一般
长期
短期
长期
短期
长期
短期
长期
短期
长期
长期
长期
长期
长期
短期
永久
长期
长期
短期
长期
短期
档案情报室
〃
〃
〃
〃
〃
〃
〃
二级档案室
〃
〃
〃
档
升级会员 