度行政事业单位内控编报填表补充说明.docx

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度行政事业单位内控编报填表补充说明

2017年度行政事业单位内控编报填表补充说明

一、软件安装

财政部网站(会计司频道)在2018年1月2号下发了关于内控报告填报的通知,两个附录文件中其中一个是关于基层单位填报的说明;随后财政部网站又发布了一个关于内控报告填报软件下载的说明,这个说明后面附录了6个操作指导和视频文件。

请大家一定要仔细阅读这些文件资料,把这些资料看明白之后,内控报告的填写基本上就比较清楚了。

今年的内部控制报告与2016年的不同,填报软件不需要输入财政局分配的用户名和密码登录,安装软件后直接填写报告,填报完成后通过软件导出.jio格式文件,与打印的书面报告一并上报财政部门。

二、封面代码

这部分是要求填报单位的基本情况,作为基层单位,本表中有四项不用填写,在右边的“填报说明”中写的很明白。

1、“单位负责人”,财政部《内部控制规范(试行)》第六条说了,单位负责人对本单位内部控制的建立健全和有效实施负责。

准确来说,这里的“单位负责人”是“单位主要负责人”,就是我平常所说的“一把手”,大多数单位的局长和党委书记是同一位领导,这个好说,直接写上这位领导的名字就可以了;有些单位局长和书记不是同一位领导,但单位的“一把手”是明确的、唯一的。

填报人员实在不明白该怎么填,问问办公室负责人就可以了。

2、“分管内控负责人”,2016年的内控报告是没有这一项的。

这里的负责人应该是分管内控牵头部门的副职局领导,如果是财务科牵头,那就应该是分管财务的副局长。

有些单位是局主要领导(一把手)直接负责财务,那这里就应该指定一名副职局领导担任分管内控的负责人,“单位负责人”和“分管内控负责人”不能是同一位领导,因为内控建设要符合“分级授权”和“权利制衡”的原则。

3、“牵头部门负责人”,大多数单位是财务科牵头,在这里就填写财务科负责人的名字就可以了;如果牵头部门是其他部门,比如办公室,那就填写办公室负责人的名字。

内控涉及的范围除了六大业务,还涉及到单位的权利运行,权责怎么分配,会怎么开,关键岗位人员如何管理,信息如何对外公布等等,这不是哪一个部门能独立完成的,所以就采取成立工作小组、建立联席工作机制的方式来解决,牵头部门只是负责组织和协调。

任何单位的内部控制建设工作都不是哪一个部门(比如财务科)能独立完成的,这是一个系统的、全局的管理体系和工程。

4、“单位预算级次”,预算单位的分级一般分为一级预算单位、二级预算单位和基层预算单位,特殊情况下可能还存在三级、四级、五级等,根据单位经费领拨的关系,确定属于哪一级就可以了。

填写说明中提到,非预算单位此项不用填写,可以选择“无”,这里所说的非预算单位,应该是与区财政没有经费领拨关系的自收自支的事业单位。

在这里有一点需要注意了,有些区直部门有下属单位,这些下属单位有些是独立预算的,财政资金经过上级机关单位转拨到本单位,本单位有一个独立的经费领取和支出的闭环流程,那么这样的下属单位就必须要单独建立自己的内部控制体系,编报自己的内控报告;如果下属单位与上级局机关使用同一个预算编码从财政领取经费,并且这些经费的审批和支出执行同一个流程,这样的下属单位可以作为局机关的一个部门纳入共同的内部控制体系管理就可以了,当然就没必要编制内控报告了。

5、“预算管理级次”,根据《预算法》的要求,国家实行一级政府一级预算,分为5级。

泰山区区直、县单位选“40”,乡镇单位选“50”。

把以上栏目都填写完成后,点击“保存”,如果有填写不正确不规范的地方,系统会自动提示修改,修改完成并保存后,后面的几张报表才会显示出来。

三、单位内部控制情况表

这一部分主要是要求单位报告内部控制单位层面建设的情况。

(一)这张表中出现了两个“小组”,“内部控制领导小组”和“内部控制工作小组”。

“内部控制领导小组”是组织、部署、协调内部控制工作的机构,是指引方向的,单位“一把手”任组长,班子其他成员任副组长,各科室负责人为小组成员;“内部控制工作小组”是具体落实、推动内部控制建设工作的机构,是干活的,由分管牵头科室的局领导任组长,财务科或者办公室为牵头部门,各科室负责人为成员。

这张表里还提到两个词,“风险评估”和“内部控制评价与监督”。

内部控制是基于风险管理理论的一个管理体系,风险管理就是“治未病”,把管理的关口前移,通过梳理流程、查找风险点,制定管控措施的一个管理过程,那么谁来完成这项工作呢?

单独任何一个部门都无法独立完成这项工作,作为牵头部门的财务科不明白业务部门的具体业务,业务部门对风险管理理论和财政政策又不太熟悉,所以可以考虑采取成立风险评估小组的形式,比较妥当的方式成立风险评估小组。

(二)再看“内部评价与监督”单位如果没有配置信息化系统和建立内部监督机制,内控手册无论设计的多么详细,多么完美,都很有可能会流于形式。

内部监督职能由哪个部门来承担?

牵头部门财务科肯定不行,自己不能监督自己;办公室、人事科等都是内部控制的主要执行部门,根据决策、执行、监督相分离的原则,这两个部门也不太合适,其他业务科室更不合适。

根据《内部控制规范(试行)》要求,一般是由负责审计和纪检的部门来承担监督的职能,审计负责监督“事”,纪检负责监督“人”,但现实中很多单位是没有独立审计部门的,或者审计的职能包含在财务科职能里面;也没有纪委(或监察室)这样的专职机构,一般是区纪委向单位派驻纪检组。

建议单位成立评价与监督小组的方式来解决,局党委书记或者局党委副书记任组长,由机关党委牵头,有些单位机关党委这个机构也没有,单位联系纪检检查工作的职能由人事科承担,那就只能选择人事科作为牵头部门了。

财政部《内部控制规范(试行)》要求单位必须要按照“权利制衡”和“不相容岗分离”的原则设立监督机构,并且监督机构必须要与决策和执行机构相分离,只能采取成立联席工作小组、设定牵头部门的方式来解决。

综上所述,单位内部控制的联席工作机构有四个:

内部控制领导小组、内部控制工作小组、风险评估小组和评价与监督小组。

风险评估本来就是内部控制体系建设的一部分,为提升工作效率,风险评估小组的工作可以由内部控制工作小组来承担。

1、“单位内部控制领导小组负责人”选择“单位一把手”;下面的选项是考察领导小组会议的情况,当然应该是要开会部署安排工作,并且一把手参加会议,需要注意的是要准备好《会议纪要》作为佐证材料,传到后面的“附件信息统计表”中。

2、“班子成员是否在单位内部控制领导机构中任职”,注意这里的“班子成员”,每个单位的领导班子成员都是比较明确的,内部控制是“一把手”工程,但并不是只有“一把手”在孤军奋战,根据《指导意见》“全面推进”的原则,班子其他成员都应该参与进来,具体来说是担任内部控制领导小组的副组长。

3、“单位内部控制工作小组负责人”,选“分管领导”

4、“单位开展内部控制专题培训次数”,是“专题”培训,这里不能选择“0”,培训是实施工作的重要内容;如果你选择了“1次”或者“2次及以上”,那就需要准备好培训会的照片、签到表和培训资料等备查。

5、“本年是否开展内部控制风险评估”选择“是”,一般是每年至少一次,这需要与《内部控制手册》的相关描述相一致。

这一部分还需要上传佐证材料,一般是《风险评估报告》。

6、“是否建立内部控制手册”,2016年的内控报告是没有这一要求的。

内部控制作为一个管理体系,需要建立规范的体系文件。

《内部控制手册》是内部控制体系文件的一个统称,一般包括流程手册、制度手册、系列表单等。

设计和编写《内部控制手册》是一项比较专业、复杂的工作。

财政部《指导意见》明确说了,鼓励社会第三方参与单位内部控制建设和发挥外部监督作用,也就是说,财政部鼓励和支持单位找咨询公司或者会计师事务所等专业机构协助完成内部控制手册设计编写工作。

7、“内部控制牵头部门”,选“财务部门”,如果是办公室牵头,那就选“行政管理部门”

8、“内部控制评价与监督部门”,根据单位的实际情况,可以选择“纪检部门”和“内审部门”。

但很多单位没有设立这样的机构,注意了,千万不要选择“无”!

否则就是一个重大缺陷,单位的内控体系是无效的。

我们的解决办法一般是采取成立评价与监督小组的联席工作方式,由机关党委牵头,或者是人事科。

所以,如果单位没有纪检和审计部门的话,可以选择“其他部门”并且要在下面的方框内填写“机关党委”或者“人事科”等。

9、“内部控制建设方式”,如果单位的《内部控制手册》是由单位自己设计编写的,那就选择“单位自建”;如果是由外部第三方专业机构协助设计编写的,就选择“外部协助”

10、“内部控制开展进度情况”,填表说明的第5条说的很明白,对大多数单位而言,建议选择“内部控制建立阶段”。

四、内部控制信息系统情况表、单位工作职责分离情况

(一)内部控制信息系统情况表

1、内部控制的管理业务领域是否适用情况

“内部控制信息系统情况表”考察的内容包括四部分,第一部分是“内部控制的管理业务领域是否适用情况”,这里的业务领域是指六大业务:

预算、收支、采购、资产、建设、合同,本部分考察的问题是,这六项业务在你的单位有没有。

内控体系建设的目的是什么?

简单来说,就是你单位的钱是怎么来的,又是怎么花的,因为是国家的钱,你得给国家(财政部门)说个明白。

所以,任何一个单位,无论大小,预算和收支肯定是有的吧?

再说采购,办公用的电脑、打印机、办公桌椅等,这些最基本的办公配置总得有吧?

所以就会发生采购业务,无论是政府集中采购还是单位自行采购。

既然有采购业务,总得要签个合同吧?

否则财务报销这一关也过不去。

到这里我们明白了,六大业务其中的五项,是任何一个单位都少不了的,所以这五项业务,在这一部分都要选择“是”。

除了这五项,还有一项业务是“建设项目”,我们仔细研究《内部控制规范(试行)》中的关于这项业务的条文描述,“建设项目”主要是指工程建设项目,包括建筑物、工程设施的建设、维护、修缮等。

因此,在区政大楼办公的单位,比如区委办公室、政府办公室、组织部、人大、政协等,一般情况下是没有这项业务的,机关事务局基本承担了这项职能。

总之,这一部分的“建设项目管理”要根据单位的实际情况选择“是”或者“否”,从填表的角度来说,选择“是”或者“否”没有正确、错误之分,关键是要与下面的表相对应起来。

“建设项目管理”如果在这里选择了“是”,那么在本表下面的“内部控制建设领域”中的“建设项目管理”,也要选择“是”。

还有,在后面的“建立健全内部控制制度情况表”中的“建设项目管理”也应该选择“是”适用、“是”建立制度、“是”编制流程,并且要选择上风险点。

还没完,在“附件信息统计表”中,要上传“建设项目管理”相关的制度文件和流程图。

2、内部控制信息系统是否建立

财政部《内部控制规范(试行)》第十八条说了,“将经济活动及其内部控制流程嵌入单位信息系统中”,这里的“经济活动”是指六大经济业务活动;“信息系统”是指内部控制信息系统,不是财政部门要求各单位做终端录入的预算编报系统、固定资产管理等系统。

这张表只是考察内控信息系统是否建立的情况,根据单位实际情况选择“是”或者“否”就可以了。

目前绝大多数区级单位都没有上“采购”、“资产”和“合同”软件,单位的财务会计在使用财务核算和账目报表等财务软件,无论是哪个品牌的(用友、浪潮等),这些软件都应该属于本表“收支管理”软件的一部分,所以,这一部分是可以选择“是”的。

总之,这一部分根据单位的实际情况填报,绝大多数单位的“收支管理”可以选择“是”,需要注意的是不要把内控信息化软件与财政部门的软件相混淆了。

3、权利集中的重点领域和关键岗位建立制衡机制的情况

财政部2012年下发、2014年正式实施的《内部控制规范(试行)》明确内控的范围限于经济业务活动;2015年党的十八届四中全会对单位内部控制提出更高的要求,随后财政部针对单位内部控制又出了一个《指导意见》,将内部控制的范围由“经济业务活动”扩大到“权利运行”。

本表这一部分的考察内容不是《内部控制规范》要求的,而是党的最高级别文件提出的要求,由此可见,内部控制建设工作还是党的一项政治任务,不仅仅是财政部门要求的一项财经纪律要求。

从正确填报内控报告的角度考虑,这一部分的5个考察项后面一定要选择“是”,这部分考察的内容都不是我们财务职责范围内的工作,属于单位内控控制的顶层设计,是局领导考虑和决策的事情,填报时不可马虎和大意!

4、内部控制建设领域

这一部分要与本表“内部控制的管理业务领域是否适用情况”对应起来,只要是适用于单位的六大业务,就得需要进行内部控制建设。

注意了,后面还有一个“其他领域”,财政部2015年《指导意见》“总体目标”中说的很明白,“逐步将控制对象从经济活动层面拓展到全部业务活动和内部权力运行”,前面我们说过了,2012年的《内部控制规范(试行)》确定的内部控制对象是经济业务活动;2015年的《指导意见》扩大到内部权利运行。

“全部业务活动”是什么意思?

很明显,内部控制将来的范围还会扩大,还要将单位的专业业务活动纳入进来,比如食药局的专业业务活动是食品药品区场的监督检查;公安局的专业业务活动是维护社会治安和侦查破案等。

但是目前专业业务活动是不在内控的范围之内的,所以这里的“其他领域”,可以选择“否”,当然也可以选择“是”,如果这里选择了“是”,在后面的“其他管理领域制度情况表”中要填写相应的内容。

我们建议“其他领域”如果选择“是”的话,可以选择“关键岗位控制”,这属于人事科负责的一项管理活动。

(二)单位工作职责分离情况

内部控制有八种控制方法,其中包括““不相容岗位相分离”,这张表格就是考察这个问题。

这张表列出了六大经济业务各个环节的不相容岗位分离的情况,这些岗位都是要分离的,因此应该全部选择“是”。

请注意了,2016年的内控报告也有这一项,题干的描述是“以下工作职责是否由同一人担任”,所以在2016年的内控报告中这一部分各选择项都要选择“否”。

五、内部控制制度执行情况表

从本表可以看出,国家对单位内部控制的要求是越来越严格了。

一是全国统一用一个编报软件;其次是要上传附件佐证材料,往年只是传了几个制度文件,今年增加了会议纪要、流程图、相关报表和截图等;还有就是本表要求填报的数据,财政部已经开始数据化考察的阶段了。

填报本表时,一定要仔细把“2017年度行政事业单位内部控制报告填写说明”(财政部网站下载)看懂,再就是别忘了要按照要求上传佐证材料,每个上传附件大小不能超过30M。

(一)预算业务管理

1、首先要把相关政策读懂读透。

在“填写说明”中提到一个文件:

《财政支出绩效评价管理暂行办法》(财预〔2011〕285号),这是财政部的文件,各地区财政部门一般会出台相对应的地方性文件,比如泰安就有两个文件:

《泰安市市直财政支出绩效评价管理暂行办法》和《泰安市市直预算绩效目标管理暂行办法》。

仔细研究以上文件和本表的“填报说明”,这一小项中所提到的预算项目,是指项目预算,不包括基本经费预算。

基本经费预算一般是按照单位的人员编制和财政部门下达的预算定额标准编报,因此不需要考核。

项目预算是需要考核的,看看有没有实现预定的目标。

2、“填写说明”里说了,“内部预算分解指标总金额”是指单位支出预算总金额,那这个“总金额”应该包括基本预算、项目预算和符合财政要求的项目结转全部的预算金额,一般是对应“收支预算总表”中的“支出总计”金额。

“预算细化分解至各部门(或附属单位)项目的指标金额”,这一小项是考察单位的预算分解是否到科室这个问题,根据《内部控制规范(试行)》第二十一条的要求,财政部门将预算控制数正式下达单位以后,单位要将批复的预算分解下达到各科室。

比如差旅费、办公费等预算,单位每个科室都应该有自己的预算指标。

但将所有预算项目进行分解的单位很少,绝大多数单位是有些项目分解到科室了,还有一些项目没有分解,统一由财务科按照单位领导的批示支配使用。

3、“进行预算执行分析的月份数”,意思是单位多长时间进行一次预算执行分析,预算执行分析是《内部控制规范(试行)》第二十二条提出的要求,但规范中没有明确几个月分析一次。

一般情况下,单位每四个月应该组织进行一次预算分析,这样设定能与《预算法实施条例》第五十三条的要求相符合。

4、“绩效评价工作执行情况”,这还是针对项目预算绩效管理的,与第一个小项说的是同一个事,“实际绩效评价项目数”不包括跨年度结转的项目。

(二)收支业务管理

1、“非税收入管控情况”,注意了,根据《会计法》、《行政单位财务规则》等法规,非税收入是不属于单位收入的,但是根据《内部控制规范(试行)》第二十七条的要求,非税收入又明确列入单位收入的控制范围。

根据《政府非税收入管理办法》第十二条的要求,执收单位应当编报非税收入年度收入预算,就是本小项中的“应上缴非税收入”,根据“填表说明”对“应上缴非税收入”的解释,这实际上是对非税收入的一个测算,与后面的“实际上缴非税收入”数额可以不同。

2、“支出管控情况”,“填表说明”中说了,“财政资金支出预算批复总金额”是指“二下数”和预算追加数的合计金额,预算的编制和批复程序一般包括“二上二下”四个步骤。

“一上”是预算建议数,“二上”是预算控制数,财政“二下”批复的是预算控制数。

财政对预算追加和调整控制的非常严格,一般情况下是不会有预算追加项的。

“财政资金支出金额”,是指报告年度单位实际执行支出财政资金金额,该指标建议参考“决算报表”等资料进行填报。

(三)政府采购业务管理、资产管理、建设项目管理和合同管理。

这四项业务的填报要求在“填写说明”中描述的非常详细。

请注意“资产管理”中“处置资产入账价值”和“合规处置资产入账价值”,这两个数据应该相同,否则就说明单位有违规处置资产的情况,问题就大了。

在我们的咨询实践中,我们发现单位普遍存在的一个问题就是对合同管理没有引起重视,缺乏合同管理的相关制度。

单位要对合同实行重大合同、重要合同、一般合同分级管理;合同的签批要分级授权,并不是所有的合同都必须由“一把手”签批;根据内部控制“关口前移”的原则,合同在签订之前要进行合同策划和调查,这些内容都应该在内部控制体系文件的合同管理制度中有所体现。

六、2017年度行政事业单位内部控制报告

前面的表格填写完整以后,请注意要点击“工具——运算所有报表”,软件就会自动生成“2017年度行政事业单位内部控制报告”。

如果出现乱码或者其他问题,一般是软件使用的技术问题,可以在“山东会计信息网”查找技术服务QQ群进行在线咨询,比如泰安地区的QQ群是:

693052576。

或加入“泰安市内控报告”的微信群,大家进行共同的探讨和交流。

内部控制报告的第一项是“单位内部控制情况总体评价”,分为“差、中、良、优”四级。

有些单位希望评价分数高一些,怎么办呢?

我们经过软件测试,发现要注意以下几点:

一是表中不要有空缺项,该填写的项目一定要填写,该上传的附件一定要上传,至于上传附件的内容是什么,软件目前还不能识别;第二是要前后对应一致,比如建设项目,如果前面选择了不适用于单位,那后面的制度文件、流程图之类的就不要上传了;还有就是要尽量选择高一级的选项,比如“单位内部控制情况表”中的“内部控制开展进度情况”,有三个选项,这三个选项的分值应该是不一样的,可以根据你单位的得分需要选择不同的级别,这个考察项是不需要上传佐证材料的。

下一步就是把内控报告打印出来、签章后向上级单位和财政部门提交了。

请注意封面的“签章”,“签章”就是签字和盖章的合称。

报告的封面有四处“签章”,分别是单位负责人、分管内控负责人、牵头部门负责人和填表人,为什么是这四个人?

因为这是按责任大小对内控报告的真实性直接负责的四个人;为什么既要盖章还要手写签字而不是打印签章人的名字?

这说明这份报告的重要性,严格意义上讲,签字人是要对内控报告的真实性负法律责任的。

七、建立健全内部控制制度情况表

很多单位将内部控制体系建设理解为制度汇编,把单位现有的相关制度汇总成册就可以了,这种理解是错误的。

首先,内部控制制度只是内部控制体系的一小部分,内控建设除了设计编写制度,比较复杂的是绘制六大业务各个环节的流程图,列出风险点,并制定相应的防控措施等等。

其次,根据《内部控制规范(试行)》和《指导意见》的要求,除了六大业务,内部控制控制涉及到的内容必须要建立相对应的制度。

比如《内部控制规范(试行)》第十五条要求单位应当建立健全内部控制关键岗位责任制……,《内部控制规范(试行)》中就这么一句话,十几个字,那么在你单位的内控制度中就应该出现一个《关键岗位管理制度》之类的制度文件,这样才能实现单位内部控制体系与财政部内部控制规范符合性的要求。

有些单位自己编写的内控制度汇编,包含了很多不属于内控范围的文件,财政部《指导意见》说了,现在的内控范围只限于单位的经济活动和权利运行,专业业务活动目前还没有纳入内控的范围,所以内控制度文件中就不应该出现专业业务方面的管理制度。

最后,内部控制体系的制度文件与一般的管理制度在内容方面还是有差异的,单位一般的制度对内容的编写没有统一的标准,能把问题和要求说明白就可以了。

但内控制度文件要求就比较规范和严格了:

内部控制制度应该体现不相容岗位分离、授权审批、归口管理、信息公开等要求和要素;内部控制制度要与内部控制手册的流程描述相对应、一致;内部控制制度的相关描述还要与内控信息化软件的嵌入接口模块相对应、符合。

这是我们给一家行政机关单位做的内部控制管理制度手册的目录,仅供参考和交流:

本表中的“是否适用”、“是否建立制度”、“是否编制流程图”三个选择栏目根据单位的实际情况选择“是”或者“否”,需要注意的是前后表格的业务适用范围要相一致,并且要在后面的“附件信息统计表”中上传制度和流程图附件。

流程图的格式要符合流程管理的规范和要求,不能理解为简单的画几个方框和箭头就可以了。

这是我们设计的预算管理业务其中的一个流程图格式,仅供参考和交流:

 

本表中的“是否适用”、“是否建立制度”、“是否编制流程图”三个选择栏目根据单位的实际情况选择“是”或者“否”,需要注意的是前后表格的业务适用范围要相一致,并且要在后面的“附件信息统计表”中上传制度和流程图附件。

流程图的格式要符合流程管理的规范和要求,不能理解为简单的画几个方框和箭头就可以了。

我们现在来看这张表应该如何编报,主要注意以下几点:

“收支业务管理”要注意前三个小项的选择,行政机关单位是没有“事业收入”和“经营收入”的,所以行政单位的这两个小项的“是否适用”要选择“否”。

事业单位也并不是这三项收入都有,要根据单位的实际收入情况填报。

单位财务科的会计人员一般都非常熟悉单位的收入的情况和分类,这一部分的填报应该不会出现问题。

“资产管理”,有些单位没有现金业务,如果是这种情况,这一小项要填写“否”。

注意第7至11小项,现在国家单位的对外投资控制的非常严格,尤其是行政机关单位,一般不会有对外投资业务。

“主要管控风险点”,内部控制体系是基于风险管理理论的一种管理体系,一提到内部控制,首先想到的字眼就是“风险”,所以业务活动风险点的选择是内部控制体系建设的源头和基础。

软件中对各项经济业务和各个环节设置了固定的风险点选择项,填报时直接勾选就可以了,如果你选择的风险点不在列表内,可以在后面的“其他风险点”框内手工录入。

去年和今年的内控报告,风险点的选择都是采用了这种固定选项、列表选择的方式,如果是出于方便汇总统计的角度考虑,这种方式当然是可取的。

但我们认为这种方式是不能正确反映单位实际存在的业务风险的。

举个例子,我们来看本表预算业务管理的第一小项“预算编审和批复”风险点的选择,这里只提供了一个风险点供选择——“预算编制不科学、不合理,业务活动与其财力相脱节”,这的确是一个风险点,但我们在咨询实践中发现大多数单位这个环节最大的风险还不是钱的问题,而是态度和认识问题。

单位的业务科室认为预算编报是财务科的事,与自己无关,而财务科又不了解业务部门的具体业务,所以会发生预算漏编漏报的情况,直接影响下一年度工作的开展;还有一种可能存在的风险,比如财务科的老科长今年退休了,新上任的科长是个新手,这可能就会存在

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