采购签字流程.docx

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采购签字流程

采购签字流程

为了提高工作效率、有效降低采购成本、明确岗位职责，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，满足XXX的需求，特制订本签字流程。

1、请购及其规定：

1、请购单的要素：

完整的请购单应包括以下要素：

（1）请购的部门； 

（2）请购物品所属项目；（3）请购的用途； （4）请购的物品名称； （5）请购的物品数量； （6）请购的物品规格及执行标准； （7）请购物品的样品、图片或详细参数资料等；（8）请购物品的需求时间； （9）如有特殊需要请备注；（10）请购单填写人签字；（11）请购部门负责人签字；（12）XXXX负责人签字；（13）XXX总指挥签字；（14）XXX负责人签字。

2、请购单及其提报规定：

请购单应按照附表一（物资申请表）的格式填写，提报要素应填写完整、清晰。

由XXXXXXXX相关领导审核批准后报采购部门；

3、物资审请表的填写与提报：

（1）请购数量较多时，可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交； 

（2）遇XXX急需的物资且主要负责领导不在的情况，可以通过电话或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续五日内后补完善；（3）如果是单一来源采购或指定厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。

 （4）请购单的更改和补充应以书面形式由XXXX负责人、XXX总指挥、XXX负责人签字后报采购部。

 （5）请购部门在提报请购单时，应要求采购部接收人签字备份； 

二、请购单的接收及分发规定

 1、请购的接收要点：

（1）采购部在接收请购单时应检查，文件填写是否按规定完整、 清晰填写，是否经过XXX相关领导审批；

（2）接收请购单时应遵循无计划不采购，名称、规格等不完整不清晰不采购， 图片或详细参数资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；（3）采购部接到请购单后，应通知仓库管理处核查请购物资是否有库存，进行内部调剂；（4）对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。

2、请购单的分发规定 ：

（1）对于紧急请购项目应优先处理；

（2）无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；（3）重要的材料采购前应征求XXX相关领导的建议。

3、采购周期的规定 ：

（1）招标类材料采购周期为15天；

（2）常规、通用类材料采购周期为 7 天。

（3）遇到紧急采购应汇报集团公司领导采取快速优先采购的策略，紧急采购材料周期为3 天；

3、询价及其规定 ：

1、询价前应认真审阅请购单的品名、规格、数量，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通；

2、属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购； 

3、对于紧急请购项目应优先处理； 

4、所有采购项目必须向生产厂家或服务商直接询价，原则上避免通过代理或各种中介机构询价；

5、对于请购部门需求的物资或设备，如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；

6、遇到重要物资、项目或预估单次采购金额大于 10 万元的采购情况，询价前应先向集团公司相关领导汇报拟进行邀请招标或公开招标，拟投标单位的基本情况按照附表二（拟投标单位名单）的格式提报XX审核、集团公司领导批准，方可发放标书；

7、询价时对于相同规格和技术要求的材料，应对不同品牌进行询价：

8、所有材料项目原则上都应要求至少三家以上的供应商参与比价或投标报价；单次采购金额预算价格在 10 万元以上的项目应由采购部组织招标；或由集团领导指定其他部门进行采购；

9、比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供和完成我公司所需物资和项目的能力；

10、比价采购或招标采购应按照附表三（询价表）的格式或拟定完整的招标文件进行询价、报价； 

11、在询价时遇到特殊情况应书面报请集团公司领导批示。

四、比价、议价 ：

1、对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；

2、对于合格供应商的价格进行市场分析，是否比其他厂商的价格更低， 所报价格的综合条件更加突出；

3、收到供应商报价或进行开标后应向集团公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格； 

4、 重要材料项目应通过一定的方法，对于拟定供货单位的实力资质进行验证和审查， 并进行实地考察了解供应商的各方面的实力；

5、参考目标或理想中标价格，与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件的进一步谈判。

五、比价、议价结果汇总 ：

1、比价、议价汇总前应汇报集团公司相关领导，征得同意后方可汇总； 

2、比价、议价结果汇总应按照附表四（比价/招标汇总表）的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟定供货商及选用理由；

3、如比价、议价结果未通过集团公司领导审核应进行修改或重新处理。

六、采购汇报的签批：

1、拟定供货单位后，由采购部起草采购汇报。

2、采购汇报必须由经手人上报，XXXX负责人、XXX总指挥、XXX负责人、XX负责人、集团总经理全部签批后才能采购。

3、如遇XXX急需的物资且签字领导不在的情况，可以通过电话或其他形式请示，征得同意后先履行采购，待相关领导回来后完善签字手续。

七、合同的签订及其规定：

合同：

合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。

依法成立的合同受法律保护。

1、合同正文应包含的要素：

合同名称、编号、签订时间、签订地点、合同履行地；采购物品/项目的名称、规格、数量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分；包装要求；合同总额应为含税、含运费送达公司的总价，特殊情况应注明； 付款方式；工期；质量保证期； 质量要求及规范； 违约责任和解决纠纷的办法：

 双方的公司信息及其他约定。

2、合同签订及其规定：

（1）如涉及到技术问题和公司机密的，注意保密责任；

（2）拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；（3）为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时应要求供货商提供分项报价清单； （4）遇订购数量较多且价值较大或难清点的情况时，需由供货商派代表来场协助清点；（5）质保期一定要明确从什么时间开始，并应尽量要求厂商延长产品质保期；（6）详细约定发票的提供时间及要求； （7）针对不同的合同约定不同的付款方式；（8）与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款；（9）违约责任一定要详细、具体；（10）合同签定前应按照附表五（合同审批表）的格式对合同初稿进行巡签审查； （11）合同审批表应由经手人上报，XXXX负责人、XXX总指挥、XXX负责人、财务总监、XX负责人、集团总经理签批后，才能进行后期合同的签订工作。

（12）经招标或数额较大（10万元以上的）需由律师审核；（13）XXXXXXXX所有合同均由XXX负责人签字、加盖合同印章后方能生效；（14）采购部签订的所有采购汇报及合同应及时报送财务部门。

八、付款及合同执行 ：

1、付款规定 ：

（1）所有已签订合同付款时应参照公司付款流程中的相关规定执行；

（2）按照进度付款的采购项目必须有请购部门出具的附表六（验收报告）方可付款；（3）按照公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写附表七（资金支出审批表）或附表八（付款申请单），由经办人上报、XXXX负责人、XXX负责人、XX负责人、财务总监、集团总经理签批后提交财务部付款；（4）财务部门在接到付款审批单后应在 3 天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况需延期付款的应及时的通知采购部并汇报集团公司领导。

2、合同执行：

（1）已签订合同由采购经办人负责跟进，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并通知请购部门及相关领导；

（2）已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；（3）合同在履行期间应按照双方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同。

九、报验与入库：

 1、报验 ：

（1）供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时的通知请购、质检部门进行验收；

（2）对于不同类型的合同标的物验收标准参照合同相关规定执行；（3）请购、质检部门在接到采购部报验通知后应及时报验，并出具报验结果证明单或质检单；

2、入库 ：

（1）公司所有的生产材料、设备及外协加工件入库前均应通过请购、质检部门的检验或验收；

（2）合同标的物在运达公司后采购部应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运；（3）请购、质检部门已经验收的产品仓库应及时的入库，并及时出具入库清单。

十、其他说明：

定价材料按采购流程一~六条执行。

十一、签字顺序一览表：

序号

项目名称

签字人员（由左向右依次签字）

最终签字人

1

2

3

4

5

附表一（物资申请表）

单位工程名称：

时间：

序号

材料名称

型号规格

材质

执行标准

单位

数量

单重

总重

使用工况

使用时间

品牌或生产商

参考价格

备注

施工单位

年月日

监理单位

年月日

建设单位

年月日

注：

（此处注明是否含税、含运费、含卸车费等其他费用）

材料型号确定后，需提供电子版计划一份

附表二（拟投标单位名单）

序号

单位名称

注册资金

联系人

联系方式

备注

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

按照附表三（询价表）

□急件□重要□一般编号

报价单位：

询件单位：

地址：

地址：

联系人：

联系人：

电话：

电话：

传真：

传真：

非常感谢您对我公司的支持与信赖！

现将此次所需报价材料列表如下：

序号

产品名称

规格

数量

单价

总价

备注

1

备注：

1、以上报价为含3%/17%增值税、含运费一票到厂价。

2、供货周期：

。

3、交货地点:

我公司指定位置。

4、付款方式：

。

5、质量标准：

国家标准。

6、验收方式：

货到按国家标准验收。