综合部工作指引内容.docx

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综合部工作指引内容

综合部工作指引内容

一、《文书管理》XL-ZHZD-001-总001

1、公司的文件由综合办起草，由总经理签发；公司各部门的文件由各部门负责起草，综合办审核，总经理签发。

2、文件和原稿由综合部分类归档，保存备查。

附《对内外发文登记表》、《传阅单》、《收文登记表》内容包括流水号、收发日期、发文单位、发文标题、发文日期等。

3、文书内容不得向无关人员泄漏，极为重要的文书，必须由所指明的人开启。

4、对领导指示的文件，综合办应及时组织传达和落实。

二、《会议管理及咨询》XL-ZHZD-002-总002

1、公司重要的会议包括：

年度全体员工大会、季度经营分析会、月例会、专题会、周例会等，重要会议必须提前准备；

2、会议准备

（1）、按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知，需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明，涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门；

（2）、综合部应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等。

（3）、参会规定

①、与会人员应提前到会，并签到；

②、会议发言应言简意赅，紧扣议题；

③、遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或静音；

④、会议结束后主动将座椅归位。

⑤、会议执行

⑥、遇节假日，各级会议要按公司综合部通知将会期提前或推后；如公司需临时召开会议，按会议通知执行。

A、各类会议编号按会议类别分别排序，并在编号处以“兴字+标题+[]号”的形式编号，号数以年号后两位数起编。

例如：

兴隆公司召开的关于业务的专题会，编号为“兴字关于业务的专题会[201401]”。

会议通知与会议记要使用同一编号，进而规范会议组织工作，否则对相关责任人进行50元经济处罚。

B、周例会会议纪要以公司名称简称+例会时间编号，例如：

兴隆周例会2013.1.12；综合部按时间顺序存档。

C、各级会议的召集人即为该会议主持人，会议记录人由会议召集人指定或请综合部人员记录。

D、会议记录人员应在会议召开当日，重大会议于次日经主持人签发后，统一由综合部编号下发至相关人员。

并在综合部存档备案，否则对相关责任人进行50元经济处罚。

3、会议决策事项跟踪制度

（1）、每次会议结束后，根据会议纪要整理跟踪事项；按照《会议决策事项执行力跟踪表》的要求详细填报、跟踪、落实和反馈；要求及时、准确，并将落实结果经部门经理审核后，每周上报一次；

（2）、综合部需认真对待每件例会跟踪事项，对须完成而未完成的工作事项，一定要将未完成的原因及时反馈，否则，将追究相关跟踪人的责任；

（3）、跟踪工作要持续进行，直到所有事项全部完成，跟踪工作结

三、《印章管理》XL-ZHZD-003-总003

1.公司印章必须有专人妥善保管，凡使用公章一律登记，并有经办人签字；

2.严禁私自将公章带出公司使用，在得到批准后公司对外使用印章时长为一天，如超时使用必须续签时长或打电话告知，回来后在综合部补全手续。

3.在使用完印章时必须在“印章登记本”上登记。

4.如果员工个人申请使用公章时，需总经理签字后方可使用。

5.如因个人特殊情况需上交总经理授权书，方可免手续外带印章。

6.公章使用完毕后，必须存在带有钥匙的柜子里。

7.印章管理是极为严肃的工作，凡私盖公章或利用公章舞弊者，一经发现给予严厉惩处，并承担相应的经济责任和法律责任。

四、《人员及车辆保险的管理》XL-ZHWJ-001-总001

五、《自有业务车辆加油及费用统计》XL-ZHZD-004-第一项-总004

1、山西兴隆物流车辆管理办法

（1）、司机管理、费用核实、里程计算、车辆维修和维护由综合部统一管理；

（2）、由综合部建立车辆管理台账，负责车辆的保养、加油卡和外出登记；

（3）、各部门用车须由部门经理以上人员口头请示综合部，说明用车理由，时间，由综合部派发；

（4）、综合部认真记录出车台账，填写内容包括：

车号、司机、出车时间、用车人、用车部门，并在监管栏内签字，负监管责任；

（5）、车辆的使用责任人是车辆指定司机和车辆责任人；

（6）、车辆使用完毕后，钥匙和行车证件全部交予综合部，不用影响次日领用，做好归还登记工作；

（7）、用车人应按出车时间、目的地、行车路线等内容出车，不得随意更改车地点与派车事由，发现弄虚作假行为立即予以辞退，司机应及时与综合部取得联系，以免影响工作；

（8）、车辆使用人不准将车辆随意交给他人或无驾驶证的人员驾驶；不得用公司自用车学习汽车驾驶，否则，交通违章、发生事故及车辆损坏等一切后果及经济损失由车辆的责任者承担；

（9）、公司自用车车辆手续的保管。

车辆的证照、手续随车只携带行车所必备的证件（行车证、养路费证、保险卡），其他手续及资料全部归入档案室统一管理。

随车手续由领用人妥善保管，发生遗失必须及时补办，费用责任人自理；

（10）、车辆用油各公司应统一定点加油，由综合部每月统一充值，驾驶人员需补充油时需在综合部填写加油申请单。

驾驶人员应合理用车，节约用油，杜绝非公用车。

严禁将油料增送他人，否则，从重处罚；

（11）、对于隐瞒事故或虚报事故的责任者，给与100-500元以上的经济处罚，情节严重者，收回车辆，取消其公司自用车辆的驾驶资格；

2、山西兴隆物流业务车辆管理办法

（1）、详见业务车辆使用制度

3、私车公用补贴管理方案

（1）适用范围

公司根据工作岗位、工作性质、工作量以及私车公用频繁程度确定适用人员。

（2）管理原则

私车公用费用管理本着“必须节俭、效益为先、分类指导”的原则实行动态管理。

对于私车公用岗位，员工因公外出办事，原则上应乘坐公共交通车，不鼓励乘坐私车及出租车，但因特殊情况，经本部门副总批准后特殊对待，费用报销时需要在费用报销单上注明公里数、时间及外出相关事宜等情况说明，实报实销。

（3）申请程序

1、因公外出或出差时，公务用车无法调遣情况下，用车人可以申请私车公用；

2、私车公用应提前填写《派车申请单》，列明去向、车牌号、公里数、随行人员等相关事宜。

填写完整后报部门副总审核审批；

3、费用报销标准

私车公用申请批准后，费用参照公里数进行核定：

（1）、排量≤1.6的按0.8元/公里补贴；

（2）、1.6＜排量≤2.0的按1.0元/公里补贴；

（3）、排量＞2.0的按1.5元/公里补贴；

（4）、越野车一律按1.5元/公里补贴。

4、私车公用费用补贴报销流程

用车人填写《派车申请单》→报分管副总核准审批→综合部登记起始里程数及相关事宜→用车人用车→经部门副总核实综合部统计用车里程数收回《派车申请单》报备→根据私车公用费用报销标准确认实际开支费用→报总经理审批→报公司财务部予与报销。

5、私车公用车辆在因公外出情况下所有交通违法行为及罚款由当事人承担。

本办法秉着私车公用自愿原则生成，解释权归山西兴隆物流有限公司所有。

派车申请单

用车人（共人）

部门

用车事由

预计用车时间

出发时间

返回时间

目的地

部门副总签字

综合部经理签字

车辆安排（车牌号）

行驶里程

六、《固定资产购买及统计》XL-ZHZD-005-总006

所有固定资产、办公用品的购置实行公司综合部、财务部、两方联合采购制度。

在联合采购过程中，由两方共同签批《兴隆固定资产、办公用品联合采购计划审批表》（附表一）

1、固定资产类：

固定资产范畴：

单件物品价格在2000元以上，使用年限在一年以上的固定资产视为两方联合采购的范畴。

（1）、申购流程

各部门经手人填写《固定资产申购单》逐级报批综合部、财务部市场询价依据“质优价廉”标准确定供货商（在同质同价的前提下，可优先考虑已签约的供货商）

（2）、审批权限（新补充）

固定资产项目

最终审批人

合计金额1万元以内的固定资产申购（车辆除外）

总经理

合计金额1万元以上及任何车辆的申购

总裁

（3）、采购入库

综合部依据确定后的《固定资产申购单》进行物品采购，采购回来的物品办理相关固定资产出入库手续。

（4）、应急类办公用品、固定资产的采购流程：

因经营工作需要，对紧急采购的设施配件等，由各使用部门的经理和总经理进行协调、沟通后，由综合部采购。

事后补办正常审批手续。

（5）、综合部为公司固定资产总管理单位，各部门第一负责人为该单位固定资产全权责任人。

综合部负责统一编号、资产调配、并责成各部门对其名下资产做专门管理，并指定专门固定资产管理员做好固定资产的日常登记、监督管理工作，并应设置固定资产分类账、记载各项资产的价值。

综合部固定资产管理员负责固定资产帐目的建立，各部门按公司指定固定资产的盘查日期（可据工作情况定具体时间）配合综合部固定资产管理员进行资产的盘查，认真如实的整理和上报相关帐目。

（6）、申请购置

各部门根据工作需要填写《固定资产申购单》，经主管领导、总经理签批后送交综合部查核无法调配时，再进行统一采买购置。

不在年度计划预算内因特殊需要的添购，应说明其添购的效益。

（7）、入库上帐

固定财产依财产类别予以分类编号，并贴订标签，财产编号编订后，编制财产编号目录。

固定资产购回后由综合部固定资产管理员办理入库、上帐手续（复印发票留作存根），然后制做小卡，随固定资产一并发放。

说明书、保修卡等其它资料综合部统一保管。

（8）、出库发放

由领用部门的领导在出库单上签字，综合部固定资产管理员做好存根保管，将固定资产与其附随物品（如小卡）交给领用部门责任人。

（9）、调拔交接

所有固定资产由综合部统一办理调拔。

做好固定资产调拨记录。

员工调职或离职时，应将其经管或使用财产移交清楚，如有缺少或手续不清，应予追保赔偿。

（10）、资产报废

申请资产报废部门要填写《报废审批表》，由综合部填写鉴定报废意见并签字，经总经理签字批准后，综合部存档并将复印件交财务。

财务部依据综合提供的固定资产报废单进行财务销帐处理。

（11）、盘点巡察

半年盘点：

每半年对公司的所有固定资产进行一次大盘点，做到帐物相符，帐帐相符。

由各部门配合完成，并制作半年盘点汇总表交于总经理签字并由固定资产管理员存档。

如有数量差异，应追查责任。

（12）、相关规定

各部门均须严格按照制度管理固定资产，加强资产的维护保养，未经综合部同意不得随意将资产调拨或外借，一经发现，处罚相关责任人50元/次。

由此造成损坏者，按其情节轻重予以处理。

（13）、丢失或损坏资产总价值超过2000元的，丢失、损坏者赔偿90%；因保管不善或违章操作导致损坏，赔偿资产总价值的30%-50%；资产总价值低于等于2000元的，由责任人全额赔偿。

公司员工因工作发生上述情况，视情节轻重给予经济罚款。

资产被人为损坏后，要落实责任人，由责任人承担资产维修费用；资产自然损坏后，要由资产责任人及时报修。

2、办公用品类：

（1）、市场询价

由综合部、财务部两方每半年对办公用品进行一次市场询价，并择优选定三家以上供货商进行比价。

（2）、确定供应商

综合部、财务部共同对供应商进行优选，以同质量，同价格（低价格），能送货者得，最终确定一家供货商。

优选工作遵循公开、公平、择优的原则进行。

（附表二）

（3）、统一申购

每月26日前，各部门将次月所需办公用品填至《办公用品申购单》中，经部门负责人签字后，交于综合部办公用品管理员，逾期不予申购。

（4）、逐级审批

综合部经理将《办公用品申购单》中所申报的办公用品的规格及数量进行审核并签批最终申购数量，制成次月的《办公用品使用申报明细表》，经总经理审核签批后，按照两方联合采购指定供应商统一购置。

（5）、分类管理

办公用品分为普通办公用品、耐用办公用品、纸类消耗品、电子耗材四大类。

（6）、入库发放

办公用品采购回来后，由综合部公用品管理员办理入库手续，登记上帐，并在次月10日前将办公用品给各部逐一发放。

（7）、报销程序

每月购置办公用品的支出由综合部办公用品管理员负责经手报销，将报销单据按审批程序经领导逐级审批后，由财务部与供货商进行帐务结算。

（8）、员工入职领用和离职交接办公用品的程序

员工进入试用期后，可领取一支笔和一个笔记本。

员工离职时，必须将个人所有耐用办公用品归还综合部，由综合部经理确认后在离职表的相关栏目上签字。

（9）、纸类消耗用品的领用和发放

纸类消耗用品使用计划每年修订一次，于年初制定完毕，各部门根据计划和使用情况随用随领，由综合部库存备用，办公用品管理员负责登记、管理并发放。

（10）、耐用办公用品

耐用办公用品指不易损耗，可长期、多人共用的办公用品。

主要包括以下用品：

削笔器、电话机、计算器、剪刀、订书器、垃圾桶、笔筒、起订器、电话卡等。

凡申购耐用办公用品的部门除需填写《办公用品申购单》按一般流程申购外，还必须持已不能继续使用的原耐用办公用品到综合部交旧领新。

（11）、监督管理

综合部本着“勤俭、自律”的原则，每月对各部门办公用品使用情况进行检查，严查铺张浪费，评优评差，对最差部门进行例会通报批评。

1、办公用品领用；

②、办公用品的领用实行逐级审批制度。

（12）、由部门汇总个人办公用品需求，部门领导审核、确认，每月底报综合部；

（13）、综合部汇总各部门办公用品清单，审核、采购；

（14）、次月综合部下发，由领取（领用人）签字。

对耐用大额的办公用品应登记上账并由本人签字确认，在工作调整或离职时，须办理办公用品移交手续。

固定资产、办公用品联合采购计划审批表（附表一）

名称：

日期：

年月日

序号

资产、用品名称

规格型号

数量

价格

金额合计

结算方式

供货单位

备注

1

…

总经理：

综合部：

制表人：

固定资产、办公用品供应商优选汇总表（附表二）

序号

备选

单位

资产、

用品名称

规格

型号

产地

价格

质量标准

供货方式

结算

售后

服务

考察意见

备注

1

…

总经理：

财务部：

综合部：

制表人：

固定资产调拨单

调出部门：

调入部门：

年月日

资产编号

资产

名称

规格

单位

数量

附件

及设备

购置日期

使用期限（月）

预计净残值率（%）

原值

已提

折旧

净值

……

总经理：

综合部：

财务部：

资产管理员：

调出单位:

调入单位:

七、《6S检查及统计》XL-ZHZD-006-总007

环境卫生管理必须做到厂区办公室环境卫生干净、整齐、物品摆放有序，达到6S标准；

为了树立良好的公司形象，共同营造整洁有序的办公环境，提升员工的归属感，加强员工个人修养，特制定公司6s管理细则。

实施范围：

公司内部各业务、职能部门。

6s定义：

整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、清洁（Seiketsu）、修养（Shitsuke）、安全（Safet）。

细则要求：

办公区6s细则、业务区6s细则（业务区指集散中心、各业务组、各分理站）

一、办公区6s原则：

（一）、整理：

将工作场所的物品分为有用和无用的，清除无用的物品。

1、明确原则，对自己工作场所的各种物品进行分类；

2、要达到坚决把现场不需要的东西清理掉。

（如：

用剩的材料、垃圾、废品、多余的工具、工作人员个人的生活用品等）；

3、把不可能用到的过期作废文件清理掉，或收放好做二次用纸，或粉碎丢掉；

4、把长期不用、但有潜在可用性的物品集中打包放置在指定地方，如贮物间；

（二）、整顿：

按规定位置摆放整齐，并做好标志这一管理过程。

1、保持员工工作位置所有物品放置整齐有序，并进行必要的标识；

2、把经常使用的物品放在容易取到的地方，文件报刊阅读后及时归位，杜绝乱堆乱放、杂乱无序现象；

3、要求所有员工按如下顺序摆放桌面上的物品，整个桌面从左到右依次摆放：

杂志筐或文件夹（文件筐从左至右依次为其他、未完成资料、已完成资料、文件资料）、笔筒、水杯、电话（手机）、电脑、桌下主机、电源线（整洁隐藏）；若是独体桌主机紧靠办公桌侧壁，电脑右边可以放与本工作相关的物品，抽屉内部可根据个人习惯摆放私人物品，但必须整齐；

4、要求员工因故长时间离开工作位置时，办公桌上的文档要整理、整齐放置；同时要随手把椅子准确归位，以保证办公室井然有序；

5、饮水机放置在方便用电的指定地方，不得随意移动；

6、垃圾筐、洗脸盆位于办公桌的后侧或墙角处，拖把、扫把、簸箕放在门后面或指定场所，请不要影响办公室的整体美观；

7、因工作需要的可适当在墙上和地面挂放物品，但不要影响过道，保持整洁；

9、文件柜紧靠墙边摆放整齐，柜内文件要分门别类、编号、整齐摆放在柜子里；

10、茶几台面上除可放置烟灰缸、抽纸、花草外，不得放置其他物品，物品要定位摆放整齐，暖气片上不得放任何东西，储物柜顶部物品要摆放整齐，窗台可放置奖章、字画、台历，衣帽架要放在墙角的地方；

11、院内车辆要按4米2、私家车、自行车停车位整齐有序的停放；

（三）、清扫：

将不需要的东西清除掉，以保持工作现场的无垃圾和无污秽状态。

1、将工作场所从地面到窗台及自己使用的物品的每一个地方都打扫干净，如设备、工具等，要自己清扫，而不要依赖他人；

2、禁止在工作位置处摆放任何与工作无关的个人生活用品，如：

食品、衣服、鞋子、小动物玩具、各种装饰物等，为了美化办公环境、净化空气，可在桌面上适量摆放绿色植物；

3、对设备的清扫，着眼于对设备的维护保养。

清扫设备要同设备的点检结合起来，清扫及点检；消除灰尘、脏污或异物对设备造成不良影响，及时发现不良隐患；

（四）、清洁：

将整理、整顿、清扫实施的做法制度化、规范化，维持其成果。

1、办公区域不仅要整齐，而要做到清洁卫生，员工工作区域由员工个人负责，办公区域的卫生由大家共同维护；

2、不仅物品要清洁，而且员工本身也要做到清洁卫生，如工作服要清洁，仪表要整洁，及时理发、刮须、修指甲、洗澡等；

3、工人不仅要做到形体上的清洁，而且要做到精神上的“清洁”，待人要讲礼貌、要尊重别人；

4、要使环境不受污染，进一步消除浑浊的空气、粉尘、噪音和污染源，消灭职业病；

5、要求每个员工自备一块抹布，做到每天按时清理个人工作位置区域和办公区域卫生，并保持一尘不染；

（五）、修养：

通过对上述“6s”的活动，使每个员工自觉遵守各项规章制度，养成良好的工作习惯，保持工作积极主动。

1、持续进行整理、整顿、清扫和清洁工作，使之成为员工习惯化行为；

2、通过指定6s工作标准，规范员工行为，使之掌握技能及日常规范等，提高员工的个人素养。

3、服务，接待客户时：

一声问候、一杯水、一份资料、一个微笑；

（六）、安全：

消除隐患，排除险情，预防事故的发生。

1、下班前检查门窗、电源等安全事项全部处于关闭状态，离开办公区域的时候要扫描一下办公区域，水火无情，安全第一；

二、业务区6s原则：

（一）整理：

将工作场所的物品分为有用和无用的，清除无用的物品。

1、对工作区物品进行一次彻底的整理；

2、把不需要及用不到的设施设备及时清理出现场，如：

废弃小车、废弃木板及废弃物品等；

3、工作场所禁止悬挂衣服、饭盒等物品；

4、无用物品判断实施：

判断无用物品的期限，以便后续工作得以进行——对各部门贴有无用物品标签的物品若判断为可留，要向物品所属部门说明原因，并将重置——管理者要下定决心及时废弃无用物品，以保证6s活动进程；

（二）、整顿：

按规定位置摆放整齐，并做好标志这一管理过程。

1、将当日剩货必须清点清楚并整齐的按重叠法、纵横交错法、反正交错式、旋转交错式四种堆垛方式堆垛整齐，并放到该地点指定的区域内,区域的最左端设定为一块不规则货物区，接着为规则货物区，托盘要整齐的放在区域的最右端；

2、工作区各工作人员必须在自己指定的区域办公；

3、下班前要把自己负责的区域货物堆垛整齐，托盘、叉车等一些列有关的设施设备归位并堆放整齐；

4、所有的业务组、分理站物品摆放必须一致，包括显示屏、下一步我们的宣传资料，同时必须有我们公司统一的标识；（门店不是太清楚，需要具体观察后做定位）

5、货物的标贴必须统一，如贴在货物最小面并朝外放置；（制定业务制度标准）

（三）、清扫：

将不需要的东西清除掉，以保持工作现场的无垃圾和无污秽状态。

1、将工作场所从的每一个地方都打扫干净，如设备、工具等，各区域由各点货负责人负责清扫；

2、对设备的清扫，着眼于对设备的维护保养。

清扫设备要同设备的点检结合起来，清扫及点检；消除灰尘、脏污或异物对设备造成不良影响，及时发现不良隐患；

（四）、清洁：

将整理、整顿、清扫实施的做法制度化、规范化，维持其成果。

1、办公区物品不仅要整齐，而要做到清洁卫生，员工工作区域由员工个人负责；

2、一切设施设备都要保持干净整洁；

（五）、修养：

通过对上述“6s”的活动，使每个员工自觉遵守各项规章制度，养成良好的工作习惯，保持工作积极主动。

1、持续进行整理、整顿、清扫和清洁工作，使之成为员工习惯化行为；

2、通过指定6s工作标准，规范员工行为，使之掌握技能及日常规范等，提高员工的个人素养。

（六）、安全：

消除隐患，排除险情，预防事故的发生。

1、人员安全：

在工作期间一定要注意人员安全，防止货物砸伤、压伤；叉车的摔伤等；

2、货物安全：

在工作期间禁止货物的扔、拉、摔、砸、压等一切有损货物的行为,若货物外包装有损坏现象的，现场工作人员利用现有资源对货物进行二次包装；

3、设施安全：

（1）、禁止人为损坏的一切行为；

（2）、开车时一定要注意车速，以保证一切安全事故的发生；

（3）、要定时对设施设备进行保养和检查，以确保安全隐患；

（4）、叉车禁止放到阳光直射的地方；

4、现场安全：

要定时检查现场电等的一切正常运行，进入工作区一定要减速行驶，保证我们现场安全有效的正常运行，现场工作者都必须会使用灭火器；

5、消防安全。

请各部门员工自觉遵守以上规定，本规定至发文之日起生效。