办公自动化系统解决方案.docx
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办公自动化系统解决方案
办公自动化系统解决方案
第一部分技术方案
一、前言
办公自动化（officeautomation，简称OA）是70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。
我国的OA从80年代末至今已有10几年的发展，从最初提供面向单机的辅助办公产品，已经发展到今天的可提供面向多层次级应用的大型协同工作产品。
办公自动化作为行政管理信息化的基础和电子政务的组成部分，随着电子政务的深入，办公自动化由局部应用，进入整体规划、数据标准、应用整合、业务协同的推广应用时期，对现代办公过程和组织进行重新整合、完善和数字化的再造过程。
可以说，办公自动化是进入现代化行政管理、逐步开展电子政务的必由之路，是提高决策的科学性、客观性，增强民主意识，加大行政管理透明度的必要条件。
当前OA系统以网络技术和协同工作技术为主要特征，实现了工作流程自动化，即将收发文从传统的手工方式转向工作流自动化方式。
实现了政府机关不同职能部门间的工作流程自动化。
不同部门及其工作人员工作间的协作大大加强，从而使政府办公的效率得到较大的提高。
而且，以Internet为基础，办公自动化系统实现了移动办公，政府机关的资源的利用不再受通讯技术的限制，从而实现了电子政务的第一个组成部分：
政府内部的电子化和网络化办公。
但是，许多办公自动化系统缺乏相应的标准和定制、可扩展性的要求，系统专业性强、可扩展性差，不能够满足日益变化的业务需求和不同客户的需求，灵活的定制出客户需要的办公系统。
针对这些问题，我们提出基于标准、灵活定制、可扩展的OA产品，在此基础上我们可以快速搭建并部署实施满足不同行业、不同需求的可扩展的办公自动化系统。
二、总体设计
办公自动化系统完整地实现办公业务的流程化、一体化。
它将取代传统的办公事务处理过程中大量信息的整理工作，起到辅助办公的作用。
通过使用本系统，不仅能提高整体办公效率、实现无纸办公，而且使得个人办公更加轻松、有效，更富有活力。
本系统的设计特点将使得系统灵活易用，易于扩充，适应性强，维护方便，安全可靠。
2.1设计目标
办公自动化信息系统以计算机技术和网络技术为基础，通过对现有业务模式进行更有效的重组，以规范办公业务、提高办公效率。
提供不同个体、部门、单位之间交流、协作和协同的基本信息平台。
办公自动化系统建设的总目标是：
建立一个高效、安全的为相关职能部门提供信息化管理手段和决策支持的办公自动化系统。
建立一个友好的、多功能的、全方位的网络环境下的、轻松的桌面办公环境，解决整个系统中领导间、部门间的协同工作以及上下级之间请示、批复等下情上达、上情下达信息传递。
建立一个政府内部信息共享和交互的平台，实现政府内部信息的共享和人员的协同工作。
同时办公自动化系统是基于其他专业系统之上的应用系统，实现在办公自动化系统的同一架构下与原有其它系统信息的共享。
建立一个易维护、易二次开发、易扩展的系统，通过提高系统的稳定性，尽可能地降低信息系统的维护工作量，通过流程、组织等的用户自定义，满足不断变化地用户需求，适应后续深层应用开发和与其他应用系统的整合的需要。
建立一个安全的应用系统，系统应该提供网络级、系统级、应用级的多层安全控制体系，充分保证系统的整体安全。
2.2设计原则
1、实用性：
根据系统需求出发，按照系统投入结合具体运用和企业政府实际来设计系统，最大限度的满足各项功能要求，确保实用性，系统应具有良好的性能价格比。
2、先进性：
系统要采用国际上先进、成熟、实用的技术，既保证系统实现的功能，又保证系统在未来的五年内，其技术仍能满足应用发展的需求。
3、开放性：
系统设计采用的各项设备（软、硬件）均应符合国际通用标准，符合开放性原则，组网使用的技术要与技术发展的潮流吻合，保证系统的开放性和技术延伸性，与日后的技术应具有良好的亲和性。
4、安全性：
必须保证系统和信息的高安全性，采取必要的防范措施，使整个系统受到有意、无意的非法侵入而造成系统破坏的可能性降至最低程度。
5、高效率：
采用新技术和稳定的设备，将整个系统的信息流量维持在一个均衡高效的指标内。
6、易维护性：
系统的管理、维护和维修具有简易性和可操作性。
7、易升级和易扩充性：
建立符合规范的可信Web计算平台，提供基于XML技术、WebService技术等技术的基础组件服务，如：
工作流引擎平台、数据交换平台、应用集成平台等，满足业务应用层快速形成信息共享与交换机制、公文传输、网上协同办公等综合业务应用系统的需求。
保持接口统一、访问简单、易升级、易扩充的特点。
2.3总体构架
办公自动化系统是一套面向各行业部门的办公自动化、业务办公等多种功能于一体的办公应用系统。
整个应用软件系统的基础开发平台采用B/S结构。
系统的总体架构如下图所示：
Ø基础层
运行基础层是指办公自动化系统能够运行的基础设施，包括网络、硬件平台（服务器、存储备份设备等）、操作系统、服务器、工作站、组织架构等，保证系统的正常运行。
Ø数据层
数据存储层是指办公自动化系统在运行过程中所产生数据的存放位置，数据存储层是整个应用体系框架的关键核心部分，它使单位之间、系统之间的应用数据共享成为可能。
同时，它也提供了数据分析、领导决策支持的依据。
数据存储层主要数据库、文件系统等。
Ø应用支撑层
应用支撑层对于整个系统运行起到支撑作用，它以最先进的技术规范为基础，由应用服务器提供管理、运行的平台，配合消息中间件。
包括即时消息机制、目录服务、登录管理机制、业务协同、工作流引擎、表单处理、自主研发的信息构架平台产品、数据交换共享机制、信息发布等等，这些功能构件为系统应用层提供了强有力的支持。
Ø系统应用层
系统应用层部署了办公自动化系统的功能模块，我们提供丰富的功能模块，可以根据用户的实际需要，定制使用。
根据课题的要求，我们进行了分类，本次建设的系统中主要包括：
公文流转、办公业务、会议管理、公共信息、个人信息和系统管理等。
Ø表现层
信息表现接入层是办公自动化系统面向用户的窗口。
通过该窗口系统用户得到办公系统提供的各种服务，完成相关的工作办理。
工作人员通过单位内部的办公平台登陆办公自动化系统，获得系统提供的服务。
为了向各级单位领导和工作人员提供一个协同办公的环境，实现统一单点登录和权限管理，我们采用Portal技术对oa进行组织，可以容易地实现个性化服务、单点登录、统一安全管理、访问权限控制等功能。
还可以将OA系统跟单位内部门户集成在一起，实现单点登陆验证、个性化服务等门户规范的要求，集成单位内部的所有应用系统，使政务办公就像上网一样简单。
Ø用户层
用户层是办公自动化系统建设的需求主体，也是最终收益群体。
在以往的电子政务建设中往往把人的要素简化成一个用户，没有把他们作为整个电子政务的建设的一个重要要素来设计，导致系统设计是缺少目的性，大大影响了系统的吸引力和原驱动力。
我们在设计办公自动化系统工程中，我们把收益群体作为一个层来设计目的是理念上重视他们的重要性，同时也设计出相应功能以便系统更加简单、易用。
三、系统特点
3.1先进的B/S三层体系结构
采用多层B/S应用结构体系；充分体现了系统的先进性、可扩展性、可移植性；系统易升级、易扩充。
3.2强大的公文流转功能，可图形化定制流程
基于工作流引擎开发，自动定制工作流程，动态修改工作流,基于图形化的流程定义，能够适应组织结构与业务流程的变化，系统维护人员通过培训，无须编程，只需进行简单配置，即可定制出灵活多变的工作流程。
可以减小因为业务变更或组织结构的变更而引起的维护工作量。
支持自由流程与定制流程的流转机制.定制流程曾是办公自动化的主要特点之一。
但是，如果流程定制功能太复杂、太死板，会大大影响用户的使用，而且不能满足所有的需要。
因此，在本方案中采用了自由流程与定制流程相结合。
用户可以使用定制流程进行流转，加快公文办理的速度；也可以使用自由流程，由处理人完全掌握控制权，由其指定下一步处理人的方式处理文档，处理变得相当简单。
同时系统支持各种复杂的业务流程，包括并发流程、竞争流程、子流程等，能够适应各种复杂业务的需求；
支持业务流程的委托办理，如果领导出差可以通过将相应的部分权限或全部权限委托授权给相关人员进行处理；
同时具有良好的纠错机制，提供流程回退功能，在一定的规则下（如：
对方未打开看之前），可以收回错发的文件，将流程回退到上一步。
3.3办公自动化系统与客户业务系统完美结合
基于大型关系数据库设计，支持主流关系数据平台（Oracle、Sybase、DB2、Informax、SQLSERVER），与业务系统无缝连接。
3.4操作简单，易学易用
客户端均基于浏览器方式访问系统。
3.5待办事宜统一提醒
通过统一待办公文列表，把所有模块中待处理的公文罗列出来，方便及时快捷地处理公文。
3.6灵活的办公提醒功能
桌面待办事宜集中提示功能，中文短信寻呼功能，随时提醒，方便用户及时处理公文。
用户无需要登录系统，只要打开计算机，系统会按照用户设置的检测时间查看有无需要当前用户办理的事务。
如果有，系统将会以图片或声音等进行提醒。
从而保证了事务的即时处理，避免了用户为查看自己有无待办事宜而重复登录系统。
同时还提供多种即时提醒方式，比如短信提醒、电子邮件提醒等。
3.7方便的文本修订痕迹保留功能
提供与办公软件（MicrosoftOffice）的连接，能够与Word无缝结合，保留修改痕迹，保留历史版本。
3.8方便完善的流程监控机制，具有流程跟踪的功能
系统提供完善的流程跟踪与监控机制，对文档已经过处理的流转过程自动作了详细记录，记录中包括了流转节点的名称、办理人以及办理时间等具体信息，当出现问题时，可根据记录查找错误原因。
同时，提供用户可视化的全过程跟踪当前该用户正在办理的所有流程，分为已办流程轨迹的用户列表显示和正在办理流程轨迹的状态图展示，以真实反映流程处理全貌（特定流程已流经处理过的节点-任务名和将要或可能处理流经的所有节点-任务名。
还提供系统管理员或有权限的人进行监管、跟踪、控制用户的全部流程的状态，可以强制中止指定的流程，也可以删除死流程（在指定时间内未处理的流程）。
3.9支持多级组织机构
一套程序支持多级组织机构的办公模式，系统的设计充分考虑市、城区、县这种跨地域、多级别的管理模式的要求，系统具备向下迁移与扩展的功能。
3.10系统模块化、定制化
一套好的OA系统能够快速搭建满足不同业务需要的模块，对于大型，多层次的组织机构，要能够满足不同单位的需求，必须要求系统具备灵活的定制功能，和很好的扩展性。
我们开源OA系统的可定制化体系在几个方面：
业务表单的定制
通过表单生成器，用户可以自己定制出完全符合手工处理过程的表单页面；当用户的业务有所扩展或改变时，用户可以通过表单生成器去修改表单，并自动更新相关数据库对应关系；
业务流程的定制
提供图形化的流程定制工具，提供强大的工作流业务逻辑的处理，支持复杂的业务流程，例如：
并联流程、串行流程、竞争流程、时间控制流程、定时触发流程、自动执行流程等。
在没有特殊业务逻辑的情况下，无需编码，用户即可方便的修改流程、定制流程。
功能模块的定制
根据不同人的不同权限来定制他所能访问的模块和拥有的权限，从而实现一套系统适应不同人群的需求。
3.12个性化服务
系统可以根据用户角色分类定义不同的信息传送内容。
在系统鉴别访问者的用户角色后，系统将自动根据规则设置传送信息。
公务员还可以自行订阅需要获取的信息，系统将根据用户的设置向用户展现被订阅的信息。
此外，员工可以针对自身喜好，定制信息浏览的界面布局，创建自己的个人工作台，以方便浏览。
个性化服务主要包含以下内容：
系统角色管理：
根据公务员的工作性质的不同进行角色的分类，然后，根据角色的不同向员工推送不同类型的信息内容。
模板/主题风格管理：
公务员根据自己不同的喜好，可以设置适合自己的模板和主题风格。
我的桌面管理：
公务员可以根据自己的使用习惯、频繁程度，在我的桌面上设置自己的功能快捷菜单和图标（类似与windows系统的桌面）。
四、系统功能
4.1总体说明
办公自动化系统的主要功能是实现部门内部的公文流转、审核和跟踪处理，完成办公过程中行政事务管理，公用信息管理以及个人办公管理等。
因此办公自动化系统可分为：
个人办公、公文管理、会议管理、公共信息、内部交流、行政管理和系统管理七大部分。
4.2功能模块结构图
办公自动化系统，其主要功能结构如下图：
4.2.1基本功能
公文管理
加快各种公文的处理速度，将公文的流转过程置于有效的监控和管理下，提供规范化的流程，并对过程的运行提供办理、监督、控制和跟踪。
主要内容有：
收文管理，发文管理，档案管理。
会议管理
系统对部门各种会议等提供申请、计划、准备、审核、记录、查询等管理功能，并对会议室进行统一调度。
在会议召开前，进行会议申请，得到批准后，登记会议室使用计划，进行会议准备，包括会议参加人员情况登记、时间、会议室使用登记、会议议题等等；会议期间登记会议日程表、会议过程记录等；会议结束整理会议纪要、报告、决议等资料，已完成会议所形成的纪要在内的各种信息的综合会议管理功能，并能与会议视频系统连接，提供视频信息。
包括：
会议室管理、会议申请管理、会议纪要管理、会议通知管理等。
个人办公
提供各种功能帮助更加有效的管理本人的日常工作信息，包括：
（1）电子邮件
（2）短信息
（3）个人通讯录
（4）日程安排
（5）工作日志
（6）个人信息
（7）个人文档
内部交流
内部交流子系统是为企业内部提供一个相互交流、相互学习的空间，主要有以下功能：
（1）电子论坛
（2）意见箱
（3）留言簿
（4）电子公告牌
（5）即时通讯
系统管理
是办公自动化系统的维护系统，负责维护系统的公共信息，如人员、机构等基础数据；对系统权限、工作流、界面等进行动态管理配置。
主要包括如下功能：
人员机构管理、用户授权管理，流程管理，功能配置管理等。
4.2.2扩展功能
保证整体性的措施
●B/S三层结构
●与业务系统无缝连接
办公自动化系统基于关系数据库开发设计，可以非常方便的与基于关系数据库的业务系统连接，使业务报表进入OA系统完成审批传阅等办公流程，也可以方便的使文档处理、统计信息等直接进入业务信息处理系统。
提高实用性的措施
●文档流转过程灵活，提供方便的图形化流程定制功能。
●个人待办事宜集中提示；开机后小精灵提示待办事宜。
系统把用户在收发文等功能各功能模块中要办的文件集中在待办事宜中，并提供声音和图示提醒用户及时处理。
●具有公文到达手机短信通知功能
当办公邮件、公文到达，系统可以自动、定时发送手机短信提醒相关工作人员。
●可以定制个性化界面
系统具有可选实用化界面，对特定的用户如领导、普通公务员，提供个性化的设置界面，方便使用。
实用化界面主要表现在待办文件的提示，所有文件的查询、统计和分析处理等方面。
●支持修改文档的副本保存、支持文档修改痕迹的保留。
●文档可以保存多个修改版本，方便查阅。
●支持手写笔和扫描仪等输入设备
●支持远程移动办公（采用VPN方式）六、关键技术
5.1工作流
5.1.1工作流概述
政府和企业的日常活动中，绝大多数属于流程类活动，比如生产流程、各类申请表单、公文签审、订单出货、各类请款与收付等。
一项工作，经过一个步骤处理后再转往下一站的连续步骤，称之为“工作流”。
工作流就是业务流程的计算机化或自动化。
政府或企业组织内有许多繁琐复杂的业务流程，这些流程构成了政府或企业的日常运营活动。
通过现代的技术手段将这些流程自动化，并对其进行有效地管理便是工作流需要解决的问题。
工作流联盟（WFMC）对工作流的定义是：
工作流是一类能够完全或部分自动执行的业务过程，它根据一系列程序规则，在不同的执行者之间传递和执行文档、信息或任务。
工作流技术已广泛用于电子政务系统建设，用以处理一些复杂的业务，如公文流转、行政审批，这些业务通常跨越多个政府部门，需要多个政府部分的协同处理。
因此，利用工作流技术整合政府部门的应用系统，形成跨部门协作的业务系统，是提高资源利用率、运作水平和办公效率的有效手段。
5.1.2工作流产品架构
我们的工作流产品已形成了明晰的产品结构图，产品可划分为三层：
开发（Development）、运行（RunningService）、使用（ClientUser），详细的产品结构图如下图：
其中蓝色部分为运行层，紫色部分为开发层，绿色部分为使用层。
5.1.2.1运行服务器（FlowServer）
运行服务器（EnactmentServer）是工作流控制和运行的中心，负责解释、控制并协调各种复杂工作流程的执行并且同步各个客户端的反应。
并负责提供工作流运行所需的各种服务，包括过程监控管理服务（MonitorandManager）、工作流仿真服务（Simulate）、数据库服务（DbService）、工作项服务（WorkListService）、消息服务（MessageService）、日志服务（LogService）、装载服务（LoadService）、JMX服务、FTP服务等。
功能特点：
1）过程定义的装载解释
2）过程实例的创建：
人工创建,自动定时创建,自动周期性的创建
3）过程实例的挂起
4）过程实例的恢复
5）过程实例的中止
6）过程实例的检测
7）活动实例的创建
8）活动实例的运行
9）活动实例的挂起
10）活动实例的恢复
11）活动实例的中止
12）工作项的创建
13）工作项的挂起
14）工作项的恢复
15）工作项的中止
16）相关数据的管理
17）控制数据的管理
18）工作流引擎容器的创建
19）工作流引擎容器的停止
20）工作流引擎的创建
21）工作流引擎的停止
22）工作流引擎之间的负载均衡
23）外部应用程序的调用
24）形成系统运行日志
25）日志服务
26）数据库存取服务
27）消息服务
28）过程实例的动态修改
29）JMS消息响应
5.1.2.2过程建模工具（ProcessDesigner）
使用图形化的方法，让开发者用最少的时间设计或修改企业工作流程，过程建模工具ProcessDesigner提供了相当丰富的流程逻辑表达方式，可以表示非常复杂的流程，和界面开发工具相结合可以轻易的设定每个流程步骤要执行的功能，可方便准确地选择每个活动执行的参与者，通过资源管理服务进行设计结果的保存与打开，并进行一致性的有效控制。
ProcessDesigner最大的优点是：
让开发人员在设计流程的过程中，避免复杂且耗时的流程程序开发过程。
用户正常登录过程建模工具ProcessDesigner后，进入过程建模子系统的主界面，如下图所示：
功能特点：
1）图形化拖拽方式建立工作流模型
2）人性化的各种选项设置
3）多窗口的用户界面
4）丰富的过程图形元素
5）过程元素拷贝、粘贴、删除操作
6）快速查找过程元素在绘图面板中的位置
7）模型文件的图形输出
8）wpdl-xml模型文件存储
9）模型文件统一存放、安全管理
10）支持同时打开多个模型文件进行编辑
11）模型语法、语义合法性检查
12）预设多种活动类型来适应不同的业务处理需求
13）支持多种流程逻辑关系
14）支持内置块设计
15）支持子过程设计
16）支持分层显示
17）支持用户自定义类型数据
18）可设定工作流过程时限
19）可设定工作流过程的参与者、单位、角色
20）支持图形元素的变更
21）自动查询并连接工作流服务器
22）支持分布式应用建模
23）支持在建模过程中编写javaScript脚本代码
24）支持过程超时处理
25）支持第三方组织机构
5.1.2.3Form开发工具
工作流产品可以与类似于页面设计的图形化应用开发工具FormDesigner绑定起来，用户可以使用图形化设计方法，开发出动态页面应用，其结果可保存为html、jsp、xml等多种格式，并具有数据库访问能力。
利用FormDesigner开发的form直接关联到工作流程。
它的最大的优点是：
让开发人员简化了开发过程，加速了程序编写速度，对开发人员降低了开发难度，极大地降低了项目的开发成本和维护成本。
5.1.2.4应用开发框架
应用开发框架为用户提供了一个全新的应用发布框架，可以方便地将开发的各个业务点挂接起来，迅速搭建企业应用。
并提供了丰富的开发组件，加速应用开发与应用之间的集成。
主要功能如下：
组织机构维护、用户安全管理、业务委托办理、业务导航管理、待办工作项处理、已办工作查询、个性化设计等。
它的最大的优点是：
迅速搭建企业应用（简单部署后，立刻可以交付用户使用），以角色为中心的权限管理思想，结构合理，实用可靠。
框架从大功能上分为三部分：
组织机构建模、客户端、权限管理。
功能特点：
1）组织机构维护
2）角色管理
3）角色权限管理
4）业务委托办理
5）业务导航管理
6）待办工作项处理
7）已办工作查询
8）流程查看
9）流程动态监控
10）流程删除
11）form上传
5.1.2.5管理控制台（Console）
工作流管理控制台通过JMX对工作流引擎进行管理，包括即时修改工作流各项服务的配置、启动/停止各项服务、在线查看后台服务的输出信息。
可管理的服务包括数据库服务、flowserver服务、FTP服务、IQ服务、异步消息集成服务（又包括JMS消息集成服务、email消息集成服务、工作项jms消息通知、工作项email通知、email处理工作项）。
功能特点：
1）可视化的配置系统参数
2）即时启动/停止各个服务
3）配置数据库DBrmi连接参数
4）配置工作流引擎FlowServer系统参数
5）消息服务IQServer参数配置
6）配置异步销售集成JMS参数配置
7）配置Email消息集成服务参数配置
8）实时查看工作流服务Serverlog的运行状态
5.1.2.6过程迁移工具
迁移工具为用户提供了一个模型的导出、导入功能，可以将一个模型、组织机构、相关的表单统统一次性导出，当需要导入时已向导的方式导入，方便灵活。
可以跨平台导入导出，可以将Oracle、Sybase、SqlServer、Db2任何一个数据系统上的工作流任意组和导入导出，为远程维护和版本升级提供一个简单易用的途径。
它的最大的优点是：
模型工程迁移方便可靠，便于远程应用维护升级。
导入导出工具只能在工作流服务器端进行操作。
导出工具的功能：
1）导出模型文件
2）导出组织机构
3）导出Form表单
4）导出系统安全信息
启动导出工具程序，输入或者选择服务的安装目录（一般情况下工程序会自动找到）。
根据向导界面分别从列表中选择欲导出的模型和jsp页面。
导入工具的功能：
1）选择覆盖、新增的导入方式
2）导入模型文件
3）选择是否导入组织机构
4）导入Form表单
5）导入系统安全信息
启动导入工具程序，输入或者选择服务的安装目录（一般情况下工程序会自动找到），然后选择要导入的模型文件。
选择一种导入方式“覆盖”或者“增加”。
“覆盖”就是直接覆盖服务中已有的模型及其相关数据；“增加”就是将导入的模型及其相关数据以新增的方式导入到服务器中。
5.1.2.7标准API
工作流系统通过丰富的API实现了与外部程序的交互，外部程序可以通过工作流系统的API控制流程的运行，查询流程的运行状况以及工作流
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