工程档案管理实施细则.docx
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工程档案管理实施细则
工程档案管理实施细则
西藏电力有限公司电网建设管理分公司
二〇一二年五月
1、工程档案管理实施细则
2、附件一输电线路工程竣工档案归档组卷明细表（2012年5月修订）
3、附件二变电站工程归档资料组卷明细表（2012年5月修订）
4、附件三输电线路工程，变电电气工程、土建工程竣工图编制范围
5、附件四建设项目档案验收申请表
6、附件五案卷目录、卷内目录、备考表、封面格式
7、附件六关于印发输变电工程归档资料分类号的通知（藏电管政字
（2010）01号）
8、附件七小型基建资料归档组卷明细表
9、附件八关于印发《国家电网公司电网建设项目档案管理办法（试行）》的通知（国家电网办（2010）250号）（附录略）
西藏电力有限公司电网建设管理公司输变电工程竣工文件归档管理办法
第一章总则
第一条目的和适用范围
为全面落实国家电网公司建设坚强电网的战略目标，加强输变电工程建设竣工资料归档管理，规范工程建设各参建单位的归档范围及要求，明确各方责任；统一工程竣工文件的验收标准，确保输变电工程在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、竣工验收等全过程中形成的资料完整、准确、系统，依据国家电网公司输变电工程竣工文件管理有关规定和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28－2002）等规定、规范，结合本公司工程建设实际，制定本办法。
第二条本公司输变电工程建设应不断提高工程竣工文件移交水平，努力实现归档资料齐全、完整、准确，全面达到归档规定，满足工程达标投产和优质工程评审要求；工程建设项目资料收集、整理工作要与项目建设同步进行，项目竣工验收应包括对项目档案的验收。
第三条编写依据
1、《中华人民共和国档案法》
2、《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/11822-89
3、《文书档案案卷格式》GB/T9705-88
4、《电力工程竣工图文件编制规定》DL/T5229-2005
5、《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001
6、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28-2002
7、《国家电网公司电网建设项目档案管理办法（试行）》（2010）250号
第三条工程档案是指从建设项目（工程）立项、审批、勘察设计、施工、安装调试、生产准备到竣工投产全过程形成的，应当归档保存的文字材料、图纸、图表等形式与载体的文件材料。
第四条工程档案文本文件和电子光盘文件应同步整理、编制、移交。
第五条本办法适用于输变电、小型基建工程档案资料的整理、编制和移交。
第二章术语和定义
第六条项目文件
指建设项目在立项、审批（环评、水保、文物、地震等）招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收等工程建设全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。
第七条项目前期文件
指工程开工以前在立项、审批（环评、水保、地震等）招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。
第八条项目竣工文件
指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。
第九条项目施工文件
指项目施工工程中形成的反映建筑、安装情况的文件。
第十条项目竣工图
指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。
第十一条项目监理文件
指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。
第十二条项目竣工验收文件
指项目竣工后试运行中以及竣工验收时形成的文件。
第十三条项目档案
指经过鉴定、整理并归档的项目文件。
第三章管理机构及其职责
第十四条工程档案管理机构
1、公司工程档案管理机构设置在办公室。
2、各业主项目部、监理、设计、施工承包商、物资供应商应设置工程档案管理机构，明确工程档案管理的责任人，并配备一名专（兼）职人员做好项目档案的形成、积累、整理和归档工作，确保项目档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
3、建设、勘察、设计、施工、监理单位和材料、构件及设备供应商应根据规范和本规定的要求完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。
第十五条职责
一、建设管理单位
（一）建管公司档案室
1、工程档案归口管理部门。
2、负责建设项目档案的日常检查、指导。
3、负责移交档案的验收工作。
（二）业主项目部
1、项目经理为工程档案管理的第一责任人，建设协调专责具体负责档案管理工作。
2、受项目法人委托，负责项目档案的汇总，自行或组织有关单位对所有应归档项目文件材料按档案管理要求进行整理、组卷、编目。
3、负责建设项目档案的日常检查、指导。
4、负责组织项目档案专项验收和工程达标投产、工程创优项目档案检查的组织工作。
5、负责收集、整理职责范围内形成的工程建设规划许可、建设用地规划许可、施工许可、征地合同、协议、红线图、用地审批、土地使用证、合同、协议、安全文明施工策划及审批、工程建设过程中的所有声像、电子文件材料等文件资料，整理归档后按时移交。
6、负责组织、协调工程各参建单位收集、整理各自在工程建设全过程中形成的文件材料和工程竣工图、工程竣工报告、质量监督检查报告和记录、项目结算、工程竣工签证书、启委会文件等，并组织向项目法人及运行单位移交。
二、设计
1、负责工程设计文件的提供，如工程设计基础资料（地质勘测、水文、气象、地震、地形、地貌等）、施工图及设计修改等文件。
2、负责提交红线图，跨越协议等文件。
三、监理
1、项目总监负责对工程档案资料监督、检查的组织领导，监理部设专职资料员。
2、监理单位负责收集对建设项目质量、进度和建设资金使用等进行控制的监理文件。
3、负责完成监理大纲、监理规划、监理实施细则、监理月报、监理旁站方案及审批、监理旁站记录等文件的编制。
4、负责监督、检查项目施工全过程文件材料的完整、准确和系统。
5、负责审核施工单位、设计单位竣工文件、竣工图的完整、准确性。
6、按照文件材料归档范围和档案管理的要求整理、组卷、编目，向建设管理单位移交。
四、施工承包商
1、施工项目部档案管理实行项目总工负责制。
项目部设专职资料员负责资料管理工作，并建立档案管理组织机构及资料管理制度。
2、负责收集各自承包项目在开工前和施工过程中形成的施工组织设计、技术交底、质量管理措施、特殊跨越措施，建筑、安装的开、复工报告，图纸会检、工程变更文件、施工记录、试验报告、原材料及构件质量证明、质量检查及评定、设备开箱文件、设备调试文件、设备出厂工艺、工程技术文件、会议纪要、验收申请、开竣工报告、工程总结、工程赔偿文件等文件材料。
3、负责向设计单位提供竣工草图及全部变更设计文件，作为设计单位编制竣工图的依据。
4、负责将上述文件材料及竣工图按照档案管理要求，全部收集、整理、组卷、编目，向建设管理单位移交。
五、物资设备供应商
1、物资管理部门（招投标管理中心）负责收集、整理环评、水保、设计、监理、施工、设备（材料）等采购（含招投标）过程中形成的文件材料及订货合同、协议，并组织相关单位向项目法人或建设管理单位进行移交。
2、负责提交物资设备的合格证、质量保证书、试验报告、开箱记录等文件资料提供给工程总承包商、施工承包商。
第四章档案材料整理
第十六条工程依据性文件
1、原件与复印件：
凡本单位的发文均应原件归档；凡对方主送与抄送本单位的收文，均应原件归档。
如若是转发文，直接隶属关系的文件应原件归档，后附间接关系的转发文可复印件归档。
2、工程依据性文件要求收集齐全、完整。
案卷必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
3、征地文件材料：
要求拆迁协议确定的面积与所征地面面积相等，按文件形成的规律排列；一般依据性的批复在前，征地红线图、征地申报表、拆迁协议书等文件在后。
4、协议、合同及工程验收证书、交接书等履行双方签字手续的文件的要求：
凡为签订协议、合同的履行方和办理证书的签字方，其合同、协议与证书均应持一份原件归档。
第十七条工程设计文件
1、设计文件按工程项目图纸总目录，工程全部设计文件应齐全、系统、完整。
施工图设计阶段的文件排序，一般按设计院卷册排列、编目。
图纸应竣工蓝图归档。
2、设计修改通知单、工程联系单、材料代用单等，要求齐全、完整。
第十三条工程施工文件
1、水泥、钢材等原材料试验报告，要求报告单字迹清楚、数据准确。
试验单要有编号、试验日期、规格、型号、试验单位加盖公章与签名。
材料半成品试验报告要原件归档，字迹要清楚、要有编号、试验日期、各种试验材料的数量、型号与规格、加盖公章与试验人签字。
2、工程测量记录及施工记录应使用国家电网公司工程质量检验标准的记录表，记录表示要规范，数据准确，签字应齐全。
3、隐蔽工程记录与中间验收应有监理工程师和设计代表签字。
4、施工质量缺陷处理报告，要求有闭环管理的详细记录（有调查报告、分析、处理意见、处理结论及消缺记录、复检意见与结论等）。
第十九条调整试验报告：
系统调试项目按专业、分项目排列、组卷。
调试方案与调试报告分开组卷。
第二十条质量监督文件：
监督检查报告分为基础、杆塔、投产前等监督检查报告。
第二十一条设备出厂技术资料包括设备出厂合格证、质量检验报告、开箱记录、备品备件单、设备说明书、图纸、维护手册等。
第二十二条竣工图的编制：
1、凡新建、扩建、改建的项目，在项目竣工后均应编制竣工图。
2、竣工图的编制工作由建设管理单位组织协调。
3、竣工图编制单位应依据设计变更通知单、工程联系单、设计更改等有关文件以及现场施工验收记录、调试记录等制作全套竣工图。
4、竣工图的编制深度应与施工图的编制深度一致；编制应规范，修改要到位，真实反映竣工验收时的实际情况；字迹清晰整洁，签字手续完备。
签名真实，不得代签或打印，不得用印章代替签名。
5、竣工图应编制竣工图编制总说明。
对有修改内容的竣工图卷册，还应编制分册说明，其内容包括修改原因、修改内容及提供文件材料的单位等。
6、按施工图施工没有变动的图纸，由设计单位在施工图上加盖竣工图章，并在蓝图目录上签署竣工图编制日期。
竣工图章应使用红色印泥，盖在图标栏上方的空白处。
7、对在建设过程中发生修改的施工图应重新绘制竣工图，其标题栏中的“设计阶段”改为“竣工图阶段”。
图纸编号按原施工图图号，其中设计阶段“S”改为“Z”。
竣工图编制单位不加盖竣工图章。
8、竣工图的审核由竣工图编制单位负责，由设计人（编制人）完成后，经校核人审核和批准人审定后在图标上签署。
竣工图审查合格后，移交施工单位和监理单位加盖竣工图章，进行复核、签字确认。
竣工图章的内容应填写齐全、清楚，不得代签。
竣工图章应使用红色印泥，盖在图标栏上方的空白处，见下图（图章有新规定则遵照新规定）：
施工和监理单位加盖的竣工图章样式及尺寸：
60×80（单位：
mm）
9、发生设计变更的施工图，由施工单位按照设计变更单、工程联系单等，将施工现场实际情况真实反映到图纸上，经施工、监理单位盖章签字后，提交设计单位制作正式竣工图纸。
10、设备图如有修改，也应出修改图，确保最终版的设备图与实际相符。
第二十三条归档要求
1、归档的文件达到完整、准确、系统，满足生产（使用）、管理、维护、改建的需要。
·完整是指工程档案资料的收集要与建设进程同步进行，在项目的立项到工程竣工验收投产的全过程中，各种应该归档的文件材料都要归档。
·准确是指对归档文件材料的记载必须与实物相符，准确地反映工程建设管理各项活动中的真实情况和历史过程。
·系统是指归档的文件材料，同一卷文件要按文件材料形成的时间顺序排列，做到层次分明，有机联系，符合其形成的规律。
2、工程档案归档文件应编卷、册、分册，每卷应有总目录及分目录。
册下可分为分册，由立卷单位根据内容多少划分。
3、工程影像资料按照国家电网公司【基建安全（2007）12号文】《关于利用数码照片资料加强输变电工程安全质量过程控制的通知》、以及国家电网公司【基建质量（2010）322号文】《关于强化输变电工程施工过程质量控制数码照片采集与管理工作要求》整理归档。
第五章档案材料的立卷
第二十四条立卷的原则和方法
1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。
2、立卷按类划分，详见附录。
3、立卷过程中宜遵循下列要求：
案卷不宜过厚，一般不超过40mm（300页），案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。
第二十五条案卷的编目
1、卷内文件均按有书写内容的页面编号。
每卷单独编号，页号从“1”开始。
2、页号编写位置：
单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。
折叠后的图纸一律在右下角。
3、案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
4、案卷题名的填写，应简明、准确地揭示卷内文件的内容。
案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。
归档外文资料的题名应译成中文。
5、编制单位应填写卷内文件的形成单位。
6、编制日期应填写卷内文件形成的起止日期。
7、保管期限分为永久、长期、短期三种期限。
8、档号由“工程项目代号-类目号-案卷顺序号”三段组成，工程项目代号由建设管理单位档案室提供。
第二十六条卷内目录的编制应符合下列规定：
1、序号：
以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。
2、责任者：
填写文件的直接形成单位和个人。
有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。
3、文件编号：
填写工程文件原有的文号或图号。
4、文件题名：
填写文件标题的全称。
5、日期：
填写文件形成的日期。
6、页次：
填写文件在卷内所排的起始页号。
最后一份文件填写起止页号。
7、卷内目录排列在卷内文件首页之前。
第二十七条卷内备考表的编制应符合下列规定：
1、卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。
2、卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。
第二十八条卷内目录、卷内备考表应采用70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面；案卷脊背标签宜采用150g白色书写纸制作，也可以直接印在卷盒脊背上。
第二十九条案卷装订
1、案卷可采用装订与不装订两种形式。
文字材料必须装订。
既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。
装订应整齐、牢固，便于保管和利用。
2、装订时必须剔除金属物。
3、竣工图不用装订，按设计院出版的目录排序。
4、已装订完好的资料不装订，但应在每份文件的右上角加盖件号章，件号章尺寸为50mm×20mm,图样如下:
档号
件件号序号
5131-8400-001
01
5、案卷卷盒应符合国家档案局制定的标准，档案盒的外表尺寸为310mm×220mm，厚度分别为20、30、40、50、60mm。
第六章工程档案的验收、移交
第三十条项目档案验收前，建设管理单位应组织项目设计、施工、监理和质量监督等负责人及有关人员，依照《国家重大建设项目档案验收内容及要求》进行自检。
并在项目竣工验收前1至3个月内向项目档案验收组织单位报送档案验收申请报告，主要内容有：
（一）项目建设及项目档案管理概况；
（二）保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；
（三）项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况和质量状况；
（四）档案在项目建设、管理、试运行中的作用；
（五）存在的问题及解决措施；
（六）填写“建设项目档案验收申请表”（见附件3）；
第三十一条工程竣工验收时，对工程规模较大、国家重点工程应有档案的专题验收报告；工程规模较小的，则应在验收报告中写明档案的情况。
第三十二条工程项目各参建单位，应在工程投运后一个月内，将各单位形成的工程档案移交建设管理单位，各单位在送交档案时，应先由监理审查，再由业主项目部审核，在核查无误后，双方交接签字盖章。
交接工程档案时，应同时上交竣工档案目录数据库及相应的电子文件（含竣工图）。
第三十三条一般情况工程竣工档案为3份，其中1份交建设管理单位，另2份原件或复印件交生产运行管理单位；竣工图为3份，建设管理单位1份，运行单位2份。
当线路某标段地跨两个供电区域时，则应再增加2份竣工档案资料和竣工图，对涉及城市规划的，还应增加1份移交当地城建档案馆。
业主、施工、监理、供货厂家各需提供一套全套竣工资料的电子版（刻录光盘）。
第三十四条工程档案验收合格后，建设管理单位应按合同及规定的要求，在项目正式通过竣工验收后三个月内，向生产运行管理单位办理档案移交。
第三十五条凡档案验收不合格的项目，验收组应提请建设管理单位于项目竣工验收前限期对存在的问题进行整改，并安排档案的复查工作。
整改后复查仍不合格的，项目档案验收不予通过。
第三十六条建设管理单位与生产运行管理单位办理档案移交手续，应明确档案移交的内容、案卷数、图纸验收等，并有完备的清点、签字等交接手续。
第六章附则
第三十七条本细则不影响国家、上级部门相关规定的执行。
第三十八条本细则自颁发之日起
附件一输电线路工程建设单位资料归档组卷明细表（表1-1）
类目号
类目名称
文件资料内容
保管期限
份数
责任部门
备注
工程前期文件
8200
01工程立项
1、项目核准文件
2、项目核准请示、报告
3、项目核准前期工作的文件
永久
1
规评中心
原件
8200
02投资管理
1、项目贷款、融资文件
2、投资估算核定报告及批复
3、资金计划
4、投资计划
5、年度投资计划完成报告
永久
1
计划经营
原件
8200
03往来文件
1、停电申请与批复
2、物资供货时间变更通知
3、项目其他往来文件及重要电传
永久
1
建管中心
原件
8200
04工程建设许可
1、建设规划许可及申请报批材料
2、路径走向方案及审批
3、建设用地规划许可及申请报批材料
4、林木砍伐许可
5、道路挖掘许可
6、占道许可
7、施工许可及申请报批材料
永久
1
规评中心
原件
8200
05用地预审
1、国土资源部用地预审批复
2、国土资源部的用地预审申请
3、地方国土管理部门用地预审意见
4、地方国土管理部门用地预审申请
永久
1
规评中心
原件
8200
06征地及赔偿协议、付款凭证
1、土地使用证、红图线
2、建设征、占用林地审批材料
3、塔基占地协议及付款凭证、塔基占地明细表、补偿费用汇总表
4、树木砍伐协议及付款凭证、林地使用同意书、赔偿明细表及汇总表
5、房屋拆迁协议及付款凭证、赔偿明细表及汇总表
6、青苗赔偿协议及付款凭证、赔偿明细表
7、文物普探或重点勘探赔偿协议及付款凭证
8、通道防护协议
9、封航协议（大跨越）
10、与矿业、公路、军事、民航、通信、铁路等签订的协议
11、施工补偿费用结算证明
永久
1
规评中心
1份原件3份复印件（卷内目录中责任者写对方，逐张录入）
输电线路工程建设单位资料归档组卷明细表（表1-2）
类目号
类目名称
文件资料内容
保管期限
份数
责任部门
备注
8200
07环评、水保招投标文件
1、招标文件，招标修改文件
2、招标补遗及答疑文件，投标商要求澄清函
3、投标报价表
4、投标文件
5、招标结果审批，定标通知，中标通知书
6、环评、水保合同
永久
1
计划经营部
原件
工程前期文件
8200
08设计（含预初步设计）、监理（含设计监理、水保监理）、施工、设备监造招投标文件（含OPGW接续工程）招投标文件
1、招标申请、计划、审核及批复
2、招标文件，招标修改文件
3、招标补遗及答疑文件，投标商要求澄清函
4、投标报价表
5、投标文件
6、招标结果审批，定标通知，中标通知书
7、设计合同，监理合同，施工合同、协议
永久
1
计划经营部
原件
8200
09铁塔、导地线、绝缘子等招投标文件；OPGW及附件招投标文件
1、招标文件，招标修改文件
2、招标补遗及答疑文件，投标商要求澄清函
3、投标文件
4、招标结果审批，定标通知，中标通知书
5、供货合同、技术协议
永久
1
物资供应部门
原件
8200
10进口设备材料报关
1、进口设备材料报关文件
2、进口设备材料商检文件
3、索赔等文件
4、缺陷处理文件
永久
1
物资供应部门
原件
8200
11其它合同、协议
1、建设管理任务书
2、可研技术咨询合同
3、初设技术咨询合同
4、地震、地灾、压覆矿产资源评估等地质勘测服务合同
5、招标代理技术服务合同
6、成套设备服务协议等
7、设备监造合同
8、质量监督合同
9、路径合同
10、安全管理合同、协议
11、河道防洪合同
12、文物勘探合同
13、安全管理技术协议
14、与矿业、公路、军事、民航、铁路、通信等签订的协议
15、系统调试技术服务合同
16、环保、水保验收技术咨询服务合同
17、竣工图编制合同
18、审计合同19、咨询论证合同
20、专题报告委托合同21、科研合同22、监测设备合同及协议23、林堪合同24、其他零星合同
永久
1
计划经营部
原件
输电线路工程建设单位资料归档组卷明细表（表1-3）
类目号
类目名称
文件资料内容
保管期限
份数
责任部门
备注
可行性研究
8201
01可行性研究报告
1、可行性研究报告评审意见
2、可行性研究报告及附图
3、可行性研究委托函
永久
1
规评中心
原件
8201
02预初步设计
1、预初步设计评审纪要
2、预初步设计报告及附图
3、预初步设计启动文件
4、预初步设计委托函
永久
1
规评中心
原件
8201
03路径方案
1、路径选线启动文件
2、路径方案评审意见、路径审批文件
3、路径方案报告
永久
1
规评中心
原件
8201
04环境保护
1、环境影响报告书（表）的文件
2、环境影响报告书（表）
3、环境影响报告书（表）报送文件
4、环境影响评价委托函
永久
1
规评中心
原件
8201
05水土保持
1、水土保持方案报告书（表）的批复文件
2、水土保持报告书（表）
3、水土保持方案报告书（表）报送文件
4、水土保持方案编制委托函
永久
1
规评中心
原件
8201
06地质灾害
1、建设用地地质灾害危险性评估批复
2、建设用地地质灾害危险性评估报告
3、建设用地地质灾害危险性评估报告委托函
永久
1
规评中心
原件
8201
07地震安全
1、地震安全性评价批复
2、地震安全性评价报告
3、地震安全性评价报告委托函
永久
1
规评中心
原件
8201
08压覆矿产
1、压覆矿产资源评估批复
2、压覆矿产资源评估报告
3、压覆矿产资源评估报告委托函
永久
1
规评中心
原件
8201
09河道防洪
1、河道防洪批复
2、河道防洪报告
3、河道防洪报告委托函
永久
1
规评中心
原件
8201
10文物勘探
1、文物勘探批复
2、文物勘探报告
3、文物勘探报告委托函
永久
1
规评中心
原件
8201
11大跨越航道文件
1、跨越航
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