档案管理制度.docx

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档案管理制度

地产档案管理制度

第一条本制度适用于控股集团、地产集团各部门及下属企业。

第二条控股集团行政事务部是集团除财务档案外的所有档案的归口管理部门，财务档案由计划财务部自行管理，集团各职能部门、子公司及项目部的行政办公室是档案的日常管理部门，负责本部门或本公司、项目部档案的日常管理。

第三条集团及各子公司、项目部当设置档案室，并设置档案管理员岗位，专职负责该公司全部档案的收集、整编、归档、保管等管理工作。

第四条归档立卷范围

凡集团以往、现在一切工作和活动中形成的与集团的管理、经营、投资等方面有关的文字、图表、照片和声像（含磁带记录）等资料，均属于归档立卷的范围。

第五条档案分类

本办法所称的档案包括管理档案、业务档案、声像实物档案、人力资源档案、法务档案。

会计档案根据本制度第八章第八节的具体规定执行。

（一）管理档案是指集团在日常管理工作中所形成的各种资料，包括：

1、集团的各种通知、通报、请示、批复、函、审批汇签单等；

2、集团的各种工作计划、报告、总结、统计报表等；

3、集团颁布的各项规章制度；

4、各种重要的会议材料，包括会议形成的会议总结纪要、领导讲话、典型发言等；

5、与有关单位的合同、协议的文件材料；

6、上级机关下发的与本集团有关的决定、决议、指示、规定、条例等文件材料；

7、集团与有关单位的往来文书（包括重要信函）；

8、其他具有保存价值的文件材料和重要的工作经验材料；

9、各类财产证明文件，如房产契约、车辆证照和签订资料等。

（二）业务档案是指相关业务过程中所形成的反映业务过程或者成果的各种资料，包括：

1、集团经营基本文件，包括注册登记的各类文件、股东和董事会文件、股东名册、证照、章程等；

2、业务资料包括并不限于：

项目分析、决策、定位、策划、设计、营销、工程建设、成本管理、客户服务、物业管理等业务过程中形成的各类资料；

3、各类业务目标、计划及统计报表等。

（三）声像、实物档案：

指各种活动中直接形成的，具有保存价值的录音、录像、照片（含底片）、光盘、磁盘、剪报、宣传品（折页、单页、手册等）、奖杯、锦旗等辅以文字说明（包括活动主题、时间、地点、人物等）的各种历史记录，包括：

1、反映集团主要（重要）职能、业务活动工作成果的声像、实物资料；

2、集团组织或参加的重要会议、会见以及外事活动的声像、实物资料；

3、反映集团的历史沿革、大事记等的声像、实物资料。

（四）人力资源档案是指人事管理过程中所形成的各种资料，包括：

1、员工名册、员工个人档案；

2、人力资源管理统计报表；

3、人员招聘文件：

如招聘启示、人员简历、面试情况记录等；

4、人事任免、奖励、处罚等文件；

5、企业文化相关资料。

（五）法务档案是指在涉及和处理各项法律事务过程中所形成的各种资料。

包括诉讼法律事务和非诉讼法律事务的处理记录、各类诉讼文书和诉讼卷宗以及合同（协议）的传阅稿（包括传阅单）等。

（六）会计档案的范围参照本制度第八章第八节的具体规定。

第六条集团行政事务部作为集团的档案管理部门，其职责为：

1、全面负责集团档案的管理；

2、对集团各职能部门、子公司及项目部行政办公室的档案管理进行业务指导；

3、负责制定集团档案管理方面的规章制度和工作计划；

4、收集和归档管理集团本部、子公司及项目部各种（本办法另有规定的除外）档案资料的原件；

5、其他应当由行政事务部处理的档案事务。

第七条档案保管部门

1、人力资源部门负责收集、整理和保管集团的人事管理档案。

2、计划财务部负责收集、整理和保管集团的财务会计档案。

3、除会计档案、人事档案以外，行政事务部档案室负责收集、整理和保管涉及管理、业务、声像实物、法律事务档案的原件；其他各部门负责收集、整理和保管本部门当年的业务档案资料的复印件；子公司及项目部行政办公室负责收集、整理和保管本公司的业务档案资料。

除行政事务部外，集团禁止任何部门或者员工留存原件，更不得据为己有。

第八条档案资料的收集

（一）凡是以集团名义下发（或呈送）的公文、报表等资料，应当保留最终定稿及最后成文，此项工作在承办文件的同时由各级行政事务部负责收集。

（二）所有以集团高层管理人员的名义签发的各种函电或者指令，行政事务部应当保留复印件，重要的应当保留原件。

（三）集团对外的呈文，行政事务部必须存留原件。

（四）所有由相关政府部门（机构）审核、下发的各类证照、批复、意见书等文件应在收件后三日内将原件送行政事务部归档或备案。

（五）凡涉及集团注册、变更的经营性文件应在文件正式形成后三日内将原件送行政事务部归档或备案。

（六）集团各部门在各种过程中所形成或收到的其他各类文件资料，在集团领导阅示并执行完毕后，应当连同领导批示等一并由行政事务部归档或备案。

在业务管理制度中已有明确相关档案管理要求的，业务部门应按相关制度规定保存并归档。

（七）机密档案应单独归档，与其他一般文件分开保管，有专人负责。

（八）由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门负责收集归档。

（九）声像、实物档案资料应在形成后十个工作日内整理完毕，并送行政事务部归档或备案。

（十）由各部门分工负责收集、整理的档案资料，一般仅保留最后批准的文稿及成文。

第九条档案移交

（一）所有档案移交工作必须由原管理人员填写详细的档案移交清册（即按《卷内目录》明细移交），在部门负责人、行政事务部负责人的监督下进行，最终经移交人、接收人、监交人签字确认。

（二）专（兼）职档案管理人员工作变动或离职时，应及时通知行政事务部，待全部档案妥善移交后，方可办理调动或结算手续。

（三）集团各部门原则上应每季度定期向行政事务部移交日常档案管理目录表，以便各级行政事务部对集团所有档案进行系统的管理。

（四）子公司、项目部行政办公室应每季度定期向集团行政事务部移交日常档案管理目录表；项目结案后，应在一个月之内将涉及该项目的全部文件原件（会计文档除外）移交集团行政事务部统一集中存档管理，项目部行政办公室可保留复印件备用。

第十条档案的密级、保存期限划分

归档材料的密级鉴别划分及保管期限划分由集团行政事务部负责。

密级按绝密、机密、一般三级划分。

保管期限按永久、长期（15年）和短期（5年）三种划分。

涉及保密的档案资料原则上均为永久保存，具体参见本制度第四章第九节相关规定。

对集团有长远使用价值的文件档案应当永久保存；对集团在一定时间内有使用价值的文件档案分别定为长期保存和短期保存。

第十一条档案立卷要求

（一）集团档案资料的归档工作由行政事务部档案管理员负责，其他各部门档案资料的归档工作由部门指定专人（兼职）负责。

（二）各部门应根据本部门业务及管理范围，编制日常文件材料归卷使用的《卷内目录》及《案卷目录》。

（三）归档的资料要求做到真实、完整、齐全，不可缺损、顺序合理、叠放工整，并按照集团的组织架构顺序或者集团的统一标准分门别类组成卷宗。

（四）卷内文件应当按照自然、正常、合理的规律（如文件类别、形成时间、形成的机构等）排序，保持文件之间的有机联系；同一事件内容的资料，如对某一问题的请示与批复及完成后的报告，其顺序为：

批复在前、审批件、底稿或请示文件在后；重要文件的一、二、三稿（特别是集团领导亲自修改的原稿）均应当归档。

（五）文件归档保存的年度要求：

跨年度的档案资料应当在办理完毕的年度中归存，长远规划归存于开始执行年度，规章制度归存于公布年度。

（六）卷内档案应按排列顺序依次编写页号。

装订后的档案应当牢固、平整、不得有折角、掉面现象。

（七）《案卷备考表》和档案封面均应当采用碳素笔或蓝墨水钢笔填写清楚，标题力求概括精确、简明扼要。

（八）如档案资料中有图纸资料等篇幅较大的资料时，在叠放时应当按照工程技术行业通用的叠放方法办理。

如归档的资料中有金属物品或者照片资料时，应当以袋装并附在档案中。

第十二条档案保管与借阅

（一）档案应当一律保存在档案柜中，并做好防火、防潮、防盗等防范措施。

对于磁性介质的档案资料尤其应当注意防震动和防强磁场的工作并做好相应的备份。

（二）档案保管部门和人员应定期对档案存放和保管情况进行检查和统计。

发现问题时应当及时向部门负责人和主管领导汇报。

（三）行政事务部应当对自行及各部门所保管档案资料的归档、立卷和保管情况进行监督和定期检查，对所发现的问题及时提出意见。

（四）各部门或者相关人员如由于工作原因需要查阅档案的，须经本部门负责人和行政事务部负责人同意。

查阅集团采取保密措施的档案资料时，应当经过主管领导批准。

（五）查阅档案资料应当在行政事务部指定的地点就地阅览相关的内容，未经批准不得摘抄或者复印。

如由于工作原因确需摘抄或者复印的，应当经行政总监批准后，交由档案管理人员复印。

档案管理人员应当对复印或者摘抄的情况如实做好登记《档案复印（摘抄）登记表》。

（六）档案资料立卷归档后，一般情况下不对外借阅。

由于工作原因需要将档案资料借出的，应当填写《档案借阅登记表》，在经本部门负责人批准后报主管副总裁审批，借阅期限不得超过五个工作日。

（七）借阅档案资料的人员，不得擅自涂改、勾画、剪裁、翻印、抄录、摄影、转借及拆散原卷册，更不得抽换档案内容。

第十三条档案销毁

（一）集团档案保管期限届满并需要销毁时，由行政事务部提出书面申请，合同档案归属部门进行统一鉴定并编制档案销毁清册，报经集团行政事务部、行政总监、集团总裁审批核准后由各级行政事务部统一销毁。

（二）各部门无权未经审批自行销毁所保存的部门档案。

第十四条本制度经集团集团董事局批准，由集团行政事务部负责解释。

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案卷备考表

单位名称：

立卷部门：

案卷目录序号：

卷内文件总页数：

卷内需说明的情况：

立卷人：

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　检查人：

　　　　年　月　日　　　　　　　　　　　　　　　　　　年　月　日

美林地产集团有限公司

案卷目录

序号

立卷类目号

案卷标题

起止时间

卷内张数

保存期限

密级

存放位置

备注

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档案复印（摘抄）登记表

序号

档号

文件属性

文件内容

总页数

使用类别

审批人

使用人

复印（摘抄）时间

备注

美林地产集团有限公司

档案借阅登记表

序号

档号

文件属性

文件内容

总页数

审批人

借阅人

借阅时间

归还时间

备注