公文制作步骤.docx

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公文制作步骤

公文制作步骤

约定：

１、输入法状态：

全角，中文标点（全角／半角：

CTRL+空格；中／英标点：

CTRL+小数点）；

２、使用字符单位（工具——选项——常规——把使用字符单位前打上勾；

３、所有的空行空字是以页面设置中的３号仿宋（所占的行距和字距）为基准进行，即行以３号字的高度加３号字高度７／８倍的距离为一基准行（跨度为28.95磅），字指一个汉字所占空间（跨度：

15.8磅）；

４、版心尺寸：

15.6厘米×22.5厘米；

５、在段落设置中，将“如果定义了文档网格，则对齐网格”前打上勾。

页面设置

1、进入页面设置（文件——页面设置）

2、纸型

3、页边距

4、版式

5、正文字体（进入文档网格——字体设置）

6、文档网格

7、绘图网格（文档网格——绘图网格）

眉首制作

1、公文份数序号（一般在分发时人工印上）

2、秘密等级和保密期限、紧急程度（采用文本框形式）插入——文本框——设置其格式：

单击高级：

输入相应的内容，字体：

３号黑体，段落：

右对齐，行间距：

最小值：

１５.8磅。

秘密等级和保秘期限用“★”秘密等级和紧急程度两字之间空1字

3、发文机关标识

ＣＴＲＬ＋］调整字体大小，最大不能大于２２mm×１５mm。

⑴上行文

⑵下行文

4、发文字号

5、签发人

用ＴＡＢ移动文字位置

主体

公文标题

红色反线下空2行，用2号小标宋体。

主送机关

标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字

公文正文

主送机关下一行，每自然段左空2字，回行顶格。

附件

在正文下一行左空２字用３号仿宋体字，“附件”二字后用全角“：

”，有几个附件时，并用阿拉伯数字标明附件序号和名称。

有多个附件时，其他附件设置左缩进为5个符。

成文时间

１、单一机关：

不署发文机关名称，只标成文时间。

成文时间右空４字，一律用汉字写出年月日。

其中“零”要写成“○”即可。

２、联合行文：

两个机关的：

就将成文时间拉开，左右各空７字，三个以上的机关要写出机关名称或规范化简称；三个及以上的与单个行文机关一致。

附注

公文如有附注，在成文时间下一行，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识

版记

主要采取表格的形式进行制作，要求及方法如下：

要求：

主题词

用三号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋字，词目之间空1字。

抄送机关

公文如有抄送，在主题词下一行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关报后标句号。

如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

印发机关和印发时间

位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。

印发机关左空1字，印发时间右空1字。

印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

制作方法：

在公文最后插入表格：

为一列三行，并对表格进行如下设置：

（宽度为15.6CM，居中，环绕）

进行定位表格的位置（如下）

设置边框和底纹（如下）

设置单元格边距（表格——选项）（如下）

抄送机关制作

设置其段落左右缩进为1个字符，悬挂缩进为3个字符。

印发机关和印发时间的制作

主要是采用制表位方式进行。

设置左对齐1个字符，右对齐27个字符，然后在其内用CTRL+TAB进行制表位的移动。

在印发机关前按一下CTRL+TAB，光标移动到印发时间前按一下CTRL+TAB。

页码

用４号半角白体阿拉伯数。

制作方法：

视图——页眉和页脚——切换到页脚处——单击下图中的页码按钮插入一个页码，然后在其左右输入“-”，选中这些并设置为4号大小，然后设置段落为左右缩进1个字符，奇数页右对齐，偶数页左对齐。