行政管理工作策划.docx
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行政管理工作策划
项目
工作要点
工作标准
管理控制
责任人
工作记录
支持文件
1
文
件
处
理
发文
（上报）
1.上报文件及重要发文
a.各部门撰写，部门经理审稿
c.总经理室审核
d.执行董事签发
e.行政部上报/发文并存档
2.一般性发文
a.发文部门撰写
b.部门经理审稿
c.分管领导审核
d.执行董事签发
e.行政部发文并存档
2.文件信息的传递无正式行文时，以《内部联络单》的形式传递，并由相关领导签字确认，由相关部门存档。
3.其它相关规定根据《联盛集团行政规章管理制度》执行。
4.部门间往来文件签收使用《部门发文登记表》。
1．所有发文必须按年度、时间顺序进行编号。
2．所有上报文件必须经总经理室签发后由行政部上报。
3．对外文件必须经总经理室签发后由行政部盖章发文。
4．涉及费用的文件，须经分管副总及执行董事共同签字后方可上报。
5．涉及机密的文件，由总经理室亲自督办。
行政部文员
《内部联络单》
《报告》
《请示》
《工作联系函》、《通知》
《传真》、
《固定资产验收单》
《各地报集团固定资产报废审批表》
《合同会签》
《资金申请报告》
《资金审批单》
《部门发文登记表》
《联盛集团行政规章管理制度》
收文
1．所有外来文件由行政部签收、登记，并填写《收文登记表》。
2．建立电脑索引目录，并根据需要填写《文件批阅单》，呈送总经理室批示。
3．行政部根据领导批示意见转至相关领导或部门传阅，并对承办部门（人员）进行督办。
4．各部门收到文件后按照总经理室批示办理。
5．执行后行政部负责将相关完成记录归档。
6．其它相关规定根据《联盛集团行政规章管理制度》执行。
1．对上级公司文件、重要文件须立即进行公文处理，当日内处理完毕。
2．收文后由行政部应在当日呈办或告知相关人员。
行政部文员
《收文登记表》
《文件批阅单》
《部门收文登记表》
2
计
划
管
理
公司计划目标管理
1、公司年度计划的制定与分解
2、部门计划的审批与执行
3、部门计划的考核
行政部对各部门上报的总结与计划进行汇总与整理，并完成上报、审核工作
执行董事
分管副总经理
行政部文员
《公司月工作计划》
《部门周工作总结》
《部门周工作计划》
《部门月工作总结》
《部门月工作计划》
日常业
务管理
1、各部门周、月工作总结与计划的收集与上报。
2、公司周例会各部门需要上报材料的收集与上报。
行政文员负责相关部门上报材料的收集与上报工作
行政部文员
3
档
案
管
理
3
档
案
管
理
归档
1.凡涉及公司工作形成的一切有效文字、实物、图片、音像等资料都须归档保存。
2.每月5号前将上月的档案收集、整理、立卷、归档。
3.其它相关规定根据《联盛集团行政规章管理制度》执行
行政部负责收集各部门档案，整理归档，保证档案的完整。
行政部文员
《档案资料管理规定》
《档案分类及保管期限表》
保管
1.根据档案年度、种类进行分类保管。
2.建立电子索引目录。
3.设立专用档案室，每半年将分类好的档案存放入档案室集中保管。
4.各部门文员每月将本部门分类好的档案存放入档案室中，由行政部统一保管。
5.其它相关规定根据《联盛集团行政规章管理制度》执行。
行政部负责做好档案的防火、防潮及防虫工作，保证档案安全。
行政部文员
各部门文员
《档案索引目录》
档案借（查）阅
1.查阅公司普通档案需行政部经理批准，各部门存放档案查阅需由各部门经理批准。
2.查阅公司重要档案的需经公司分管副总经理同意，并在《档案查阅登记表》上签字，方可进行查阅。
3.查阅人需复制公司档案时，需经行政部经理同意后方可进行，重要档案不许复制。
4.借阅出去的公司档案由行政部负责催收，原则上当日回收,重要及保密档案原则不许借阅。
5.其它相关规定根据《联盛集团行政规章管理制度》执行。
1．归还档案时，档案保管人员应认真审查、核对，看是否有损坏，污染和遗失。
2．保密档案未经分管副总经理同意，不得查阅。
保密档案包括（但不限于）：
人事、财务、薪酬以及集团或总经理指定的文件资料。
行政部文员
各部门文员
《档案查（借）阅登记表》
1.超过保管期限的档案，由档案管理人员根据档案的保管期限，编制销毁计划及清单，填写《档案销毁申请单》，由行政部经理审核后，报总经理审批。
2.总经理审批同意后，由行政部负责与监销人员一起将超过保存期限的档案销毁。
3.监销人员确认销毁文件无误签字后，选择安全地点销毁档案。
档案销毁必须由行政部与2名以上的监销人员一起销毁.
行政部文员
《记录销毁审批表》
《档案销毁清册》
档案销毁
4.各部门档案由各部门负责制订销毁计划，上报行政部销毁。
5.行政部文员根据《档案销毁申请单》填写《档案销毁清册》。
6.其它相关规定根据《联盛集团行政规章管理制度》执行。
4
会
议
管
理
4
会
议
管
理
公司办
公例会
1.公司办公例会分为周例会、月例会、季度例会、半年总结会及年终总结会。
2.会议由总经理负责召集主持，行政部组织、布置。
3.行政部负责完成会议记录，并于会议结束后1个工作日内形成会议纪要，报总经理审批后发与会人员。
4.其它相关规定根据《联盛集团行政规章管理制度》执行。
1．因特殊情况经总经理批准后可以临时取消。
2．参会人员必须在《会议签到表》签字，不能参加的人员必须提前向总经理请假。
3．行政部负责根据《会议纪要》的工作安排进行督办。
总经理
行政部文员
《公司会议制度规定》
部门工
作例会
1.部门工作例会由各部门根据实际情况安排，每周最少召开一次。
2.各部门按实际情况决定是否召开，但不允许连续三周以上不召开部门工作例会。
1．部门例会由部门负责人进行组织布置。
2．部门负责人应指定专人进行纪录，并对安排的工作进行督办。
各部门负责人
临时会议
1.公司临时会议由总经理根据情况安排，行政部负责组织、布置。
2.行政部负责进行会议记录，于会议结束后1个工作日内形成会议纪要，报总经理审批后下发参会人员。
3.其它相关规定根据《联盛集团行政规章管理制度》执行。
1．参会人员必须在《会议签到表》签字，不能参加的人员必须提前向总经理请假。
2．行政部负责根据《会议纪要》工作安排进行督办。
总经理
行政部文员
《会议签到表》
会议室
管理
1会议室日常使用与管理由行政部负责。
2使用会议室需提前一天与行政部联系，并填写会议室使用登记表，经行政部经理同意后方可使用。
3.各使用部门在使用完毕后，将会议室钥匙交还行政部。
4.行政部通知保洁员对会议室进行清洁。
5.行政部对使用部门使用会议室的情况及设施设备进行检查。
1．行政部负责安排会议室的规范使用。
2．未经行政部同意，任何人不能擅自使用会议设备。
3．使用部门及个人应自觉维护会议室设备的完好与环境卫生。
行政助理
《会议室使用登记表》
5
协
调
管
理
内部协调
1．需协调部门填写《内部联络单》经分管副总和总经理批示后交相关部门进行协调解决。
2．相关部门在接到《内部联络单》后，在规定的时间内进行协调解决，并及时进行反馈。
行政部负责相关协调事工作。
各部门负责人
行政部经理
《内部联络单》
外部协调
1．由业务部门填写《工作联系函》，经行政部复核后，报总经理批准。
2．总经理批准后，由行政部盖章分发并存档。
需协调部门负责跟踪协调事项的完成情况。
各部门负责人
行政部经理
《函》
6
办
公
秩
序
管
理
1．员工行为规范
2．办公环境
3．办公纪律
1．部门负责人负责本部门的日常规范管理，对不符合规范的员工视其情节轻重，进行口头警告或向行政部提起书面通报、处罚。
2．行政部负责不定期抽查，每月汇总一次,并在月例会中向总经理汇报。
3．根据《联盛集团行政规章管理制度》及《商业管理公司制度》执行。
1．各部门负责人负责本部门办公秩序的管理。
2．行政部负责公司办公秩序的监督与协调。
3．总经理是员工奖惩的负责人。
行政部经理
《办公秩序管理规范》
《关于整顿办公秩序作业规范及员工日常行为的规定》
7
采
购
管
理
7
采
购
管
理
计划
1．物品采购计划内容包括：
物料的名称、型号、规格、数量等。
2．各部门根据本部门物品的使用实际情况，编制采购计划，并填写《物资（品）采购申请单》在每月25号前报行政部。
由行政部汇总后上报公司总经理审批。
3．工程部根据实际情况，制订下个月的工程材料使用计划，并填写《采购申请单》交仓管员复核后上报总经理审批。
4．其它相关规定根据《联盛集团行政规章管理制度》执行。
1．行政部负责对部门采购物品的合理性进行审核。
2．管理部工程材料采购计划由仓管员根据仓库的实际库存量对采购计划进行复核。
各部门负责人
行政部经理
仓管员
《采购申请单》
《紧急采购审批单》
《集团商业管理公司制度》
《采购管理》
申购
1．采购人员根据各部门申请数量、规格，库存数量及消耗水平，拟定《物资（品）采购计划审批单》报行政部领导审核，财务部复核，分管副总审批，总经理批准后方可采购。
2．其它相关规定根据《联盛集团行政规章管理制度》执行。
采购员（司机）
行政部经理
采购
1．《物资（品）采购计划审批单》经总经理审批后采购员方可进行采购。
2．采购员根据《合格供方名单》，选择最合适的供方进行采购。
当《合格供方清单》中的服务供方不能满足要求时，重新选择新的服务供方。
3．其它相关规定根据《联盛集团行政规章管理制度》执行。
1．常用物料采购原则上应在3个工作日内完成；特殊物料采购原则上应在5个工作日内完成；零星物料采购原则上应在1个工作日内完成；应急物料采购原则上应立即办理。
2．大宗采购需进行招标的，按集团招投标管理办法进行招标。
采购员（司机）
《合格供方清单》
验收
1．所购物品送到后，采购人员与仓管员根据订购送货单进行验收，认真核对，同时做好登记。
2．仓管员将验收后的物品入库，填写实物入库单。
3．其它相关规定根据《联盛集团行政规章管理制度》执行。
1．采购人与验收人不能为同一个人。
2．必须认真核对所购物品的质量与数量是否相符，并由采购人与验收人共同签字确认。
采购员
仓管员
《不合格品处理表》
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