09年上半年四级秘书考试技能部分试题及答案.docx
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09年上半年四级秘书考试技能部分试题及答案
职业资格全省统一鉴定
秘书四级操作技能试卷
注意事项
1、考试时间：
120分钟。
2、请首先按要求在试卷的标封处填写您的姓名、准考证号和所在单位的名称。
3、请仔细阅读各种题目的回答要求，在规定的位置填写您的答案。
4、不要在试卷上乱写乱画，不要在标封区填写无关的内容。
一
二
总分
得分
得分
评分人
一、案例分析（第1题20分，第2题30分，共50分。
）
1.请看案例分析素材录像，找出录像中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方（每题连续播放两遍，应至少找出10处正误点）。
2.请看案例分析素材录像，找出录像中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方（每题连续播放两遍，应至少找出15处正误点）。
得分
评分人
二、操作题（第3题～第7题，每题10分，共50分。
）
3.
便条
钟秘书：
定于下周一上午9：
00召开2月份的总经理办公会，目前决定上会的事项有：
研究总经理助理的人选问题、3月份组织青年员工参加野外拓展训练活动的实施问题、春节慰问老职工的费用额度问题、生产部主管人员调整问题以及春节后如何开展2009年第一次的春季商品促销活动。
请你将拟写的会议议程于明天一早交给我（注：
请考生在备注中说明自己安排事项先后的原因）。
另外，我正在修订公司的会议管理规定，请你就会议时间的长短问题谈谈你的看法。
行政经理××
××年×月×日
4.
便条
钟苗：
刘明副总经理下个月要接待福建翔远公司考察团。
请你将制定接待计划的工作程序以及注意事项用电子邮件发给我。
另外，王钢总经理将要到美国考察，还请你把商务旅行计划应包括的内容列出来，于周五前与上述邮件一起发给我。
谢谢！
行政经理××
××年×月×日
5.
便条
钟苗:
公司业务不断发展,形成的档案越来越多。
为了使真正有价值的文件材料保存下来,公司打算进行一次档案鉴定工作培训。
请你准备一份关于分析档案价值方法及档案鉴定工作要求的材料，在培训中进行交流。
行政经理××
××年×月×日
6.指出下面文稿中错误和不妥之处，并提出修改意见。
XX厂关于请求总公司增拨工厂厂房基建费的请示
XX总公司、XX总经理：
2003年2月，我们到X市同行企业参观学习，发现他们不仅机器先进，而且厂房建设也很讲究。
回来之后，我们增添了一批新型设备，同时也向总公司申请盖一个现代化厂房。
总公司批准了我们，拨给我们150万元，此项经费专款专用，已收到明显效果。
人家赞我们：
“一座大楼平地起，工厂腾飞在眼前。
”
但由于建筑材料涨价，这预算资金缺口较大，恳请总公司拨给不足部分，否则将影响厂房的竣工及我厂生产任务的完成。
特此请示报告。
XX厂（印）
二〇〇四年一月二日
7.
便条
钟苗：
公司刚刚招聘来一位高级技工，名叫丁小强，将安排他专门负责公司技术监察工作，但公司对他的工作履历一无所知。
请你分别以我单位人力资源部负责人和丁小强原公司人力资源部负责人的身份，拟写询问函和答复函（注：
答复函针对询问函的内容）各一份。
具体内容是：
该同志的工作经历、主要工作业绩、获奖项目及原领导对其的综合鉴定。
谢谢！
行政经理：
李明
2009年5月16日
职业技能鉴定国家题库
秘书四级操作技能试卷
一、案例分析（第1题20分，第2题30分，共50分）
1.参考答案：
1.着装正确。
（√）
2.能够提前到会议地点检查会议的准备情况。
（√）
3.没有将箱子移至较安全的地方而使其挡在了消防栓前造成了隐患。
（×）
4.能够注意通风换气，保持会议室空气新鲜。
（√）
5.能够与初萌一起整理会议室。
（√）
6.能够事先准备好与会人员的文件和茶水。
（√）
7.能够做好会议记录前的准备工作，准备好了记录本和录音机、录音磁带。
（√）
8.知道在会议桌上摆放人名台签，以便与会者正确落座和做好记录。
（√）
9.在对公司情况不熟的前提下，能够为会议记录事先备好座次表。
（√）
10.在指导下属工作中，态度比较生硬，不注意语言沟通的技巧（使用挑衅性的语言）。
（×）
11.能够指导下属将会议室室温控制在适度的范围内。
（√）
12.整理会议室时忘了擦拭会议桌，工作不仔细。
（×）
13.在进行会议记录时，能够同时运用手工记录和录音机记录以保证记录的准确性。
（√）
评分标准：
1．本题满分为20分
2．每答对1点给2分，答对10点即得满分。
3．如考生答案与参考答案有出入，只要阐述合理，即可给分。
4．本题要求只作正误点说明，不作更正性的分析。
2.参考答案：
1.上班时着装符合职业要求。
（√）
2.请柬格式正确。
（√）
3.办公桌整洁。
（√）
4.注意办公室绿化环境。
（√）
5.堆放资料未及时进行整理。
（×）
6.办公桌下有拖拽的电线。
（×）
7.能使用分类信息进行信息查询。
（√）
8.接听电话不及时，接电话语言不规范。
（×）
9.会前注意发布会议信息。
（√）
10.了解回执的使用方式。
（√）
11.能注意统计与会人员的返程票务需求。
（√）
12.能事先了解与会人员的付款方式用多种方式发送会议通知。
（√）
13.会前能检查、落实所借用的会议场所。
（√）
14.能及时向领导汇报工作进程。
（√）
15.忽略了为领导准备名片。
（×）
16.能集中打电话。
（√）
17.对电子邮件能立即回复并进行登记工作。
（√）
18.能对文字表格内容进行校对。
（√）
19.能为会议信息收集做准备。
（√）
20.签到处、会议标识标志明显，签到物品准备齐全。
（√）
21.没提前到会场。
（×）
22.签到时能注意登记与会人员的返程票需求。
（√）
23.握手姿势正确。
（√）
24.接待中接电话能向对方致歉。
（√）
25.引领行为不正确。
（×）
评分说明：
1、本题满分为30分；
2、以上各点每点计2分，答出上面中的15点，即可给满分30分；
3、如考生所写答案未包括在以上答案中，只要清楚有道理，每点可给2分，但最多给2分
二、操作题（第3题～第4题，每题15分，第5题20分，共50分）
3.答：
一、会议议程表
宏远公司2009年第二次总经理办公会议程表
宏远公司2009年第二次总经理办公会定于2009年2月5日星期一上午9：
00在公司总部的三号会议室举行。
1．如何开展公司2009年第一次春季商品的促销活动。
2．春节慰问老职工的费用额度问题。
3．3月份组织青年员工参加野外拓展训练活动的费用和实施问题。
4．生产部主管人员调整问题。
5．研究总经理助理的人选问题。
第一项议程的讨论时间为40分钟，其他每项议程的讨论时间为20分钟。
总经理办公室
2009年1月30日
（备注：
按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序。
第一个事项比较重要，而且放在前面，这有利于大家开展头脑风暴。
应把每一个事项所需的处理时间清楚地标示出来。
这样，会议主席可以让某些人晚到，也可以让某些人提早离开。
第二和第三个问题都有关费用，有一定联系，所以安排在一起。
一般会将涉及秘密事项的议程安排在最后。
）
二、有关会议时间问题的建议
1．会议时间超过两小时或者涉及的问题太多，会议效果都会下降。
2．如果议程要求的时间很长，应安排一系列的短时间会议。
3．报告内容较长，应要求演讲者提交一份书面报告以利于记录，口头报告只涉及最重要的项目或需要集体讨论的事项。
评分标准：
1．本题满分10分。
2．会议议程表的结构完整、事项安排顺序正确给4分，其中，标题与开头语正确1分，事项共3分。
3．备注内容2分。
其中每项0.5分。
4．第二大点4分。
第1小点2分，第2、3小点各1分。
5．若考生答案与参考答案有距离，只要阐述符合情理，即可参照各点分值酌情给分。
6．在叙述中出现错字、别字，每3个字可扣除1分，但最多扣除3分。
4.答：
1．电子邮件格式正确
2．接待计划的工作程序
（1）了解掌握背景资料
（2）草拟接待计划
（3）与本单位相关部门沟通情况
（4）与来访者沟通情况
（5）报请上司审批
3．制定接待计划的注意事项
（1）遵守本单位接待的规章制度
（2）了解来宾的饮食习惯
（3）做好保密工作
4．商务旅行计划的内容
（1）出差时间、启程和返回日期，接站安排；
（2）出差线路，住宿安排；
（3）会晤计划；
（4）交通工具的选择；
（5）携带的文件；
（6）上司和接待人的特别要求；
（7）上司旅行区域的天气状况；
（8）行程安排、会晤计划、会晤人员名单等等；
（9）差旅费用；
（10）上司住宅电话号码。
评分标准：
1．本题满分10分。
2．第一大点1分，第二大点2分，第三大点2分，第四大点5分；
3．第二大点答出3点即给2分，第三大点中每小点1分，第四大点答出7点即给5分；
4．若考生答案与参考答案有距离，只要阐述符合情理，即可参照各点分值酌情给分。
5．在叙述中出现错字、别字，每3个字可扣除1分，但最多扣除3分。
5.答：
1.分析档案价值方法
（1）分析档案内容，看档案内容的重要性
（2）分析档案来源，看档案的形成者
（3）分析档案产生时间，文件产生的时间越早，越珍贵
（4）分析档案的形式特征，看文件名称和外形特征
（5）分析档案的技术因素，看档案内容的技术水平
2.档案鉴定要求
（1）仔细阅读档案
（2）综合分析文件
（3）结合需求
评分标准：
1．本题满分10分。
2．第一大点共7分。
3．第二大点共3分。
4．若阐述符合情理,可酌情给分,但满分不超过20分。
5．在叙述中出现错字、别字，每3个字可扣除1分，但最多扣除3分。
6.参考答案
这份请示的主要错误和不妥之处是：
（1）标题不够简洁。
“请求总公司”、“工厂”这些字都可以删去。
（2）主送机关标识错误。
应改成：
XX总公司。
（3）缘由部分没有把理由说清楚。
应把增拨的理由、根据作为重点，要说充分。
（4）文中废话较多。
开头到外地学习参观，回来申请盖厂房，总公司给了多少钱等，都市第一次请示盖厂房时说过的，现在没有必要再说一遍，人家“赞”我们的话，也没有必要写上去。
（5）请示事项不明确。
基建费缺口较大，到底缺多少，不足部分是多少，都没有写明确。
（6）结束语不当，没有表达出请求的意思，应该为“以上请示，请批示”或者“以上请求，请批准”。
评分标准：
每小点2分。
7.参考答案
询问函与答复函的结构是：
标题+主送机关+正文+落款+成文曰期
1．标题
询问函与答复函的标题有两种形式：
（1）发文机关+事由+文种。
（2）事由+文种。
2．正文
询问函与答复函的正文结构是：
发文缘由+事项十尾语
（1）发文缘由。
（2）事项。
询问函应说明要求主送机关协办办的事项，或通报的信息，或要求解决的问题等；答复函应问复发函机关提出的问题，如不能满足要求时，应加以解释。
书写事项时，如事项单一，就单独列段；如事项复杂，或要求较多，就需提行分段，或分条列项书写。
（3）尾语。
尾语是礼节性用语，询问函的尾语常用：
“请速回复”、“盼复”、“请予复函”、“即请函复”等；答复函的尾语常用：
“此复”、“特此专复”、“特此函复”、“专此函告”等。
例文：
华荣公司人力资源部关于丁小强人事调查的函
××公司人事部：
我公司正在进行人事调整工作，根据工作需要，我公司拟聘丁小强同志担任某部门负责人工作。
为查实丁小强同志的情况，烦请贵部协助我公司调查以下问题：
一、丁小强同志在贵公司工作的起止期。
二、丁小强同志在贵公司的工作业绩、获奖状况。
三、贵公司对丁小强同志表现的评价。
特此函达，请予复函。
华荣公司人力资源部
二〇〇九年五月三十日
××公司人事部关于丁小强同志情况的复函
华荣公司人力资源部：
你部《关于人事调查的函》（华荣人函[2009]69号）收悉。
关于丁小强同志的情况，经我部与相关部门研究答复如下：
一、丁小强同志在我公司的工作起止期为2001年9月4日至2003年3月8日。
二、丁小强同志在我公司工作期间两次获奖，一次为公司2001年先进工作者；一次为销售部2002年业绩突出奖。
三、我公司认为，丁小强同志是个很好的管理人才．其业务熟练，能够独当一面；严以律己，能够以身作则；锐意进取，敢于挑战。
不足之处是偶有急躁情绪，有时欠缺合作精神。
特此函复。
××公司人事部
二〇〇九年六月十日
评分标准：
1．本题满分10分。
2．询问函与答复函各5分。
标题0.5分，主送单位0.5分，询问要素和答复要素每点1分，共3分，结束用语0.5分，落款0.5分。
3.若阐述符合情理,可酌情给分,但总分不能超过10分。
4.在叙述中出现错字、别字，每3个字可扣除1分，但最多扣除3分。
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