商务管理规定.docx
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商务管理规定
中海油新能源甘肃风电分公司
商务管理
版本号
0
编号
HYGSFD-05-01
编制
邓国华
采办管理规定
页码
共42页
1目的
为了完善公司内部管理制度、做好公司采办管理工作、规范采办行为、明确管理职责、规避经营风险，制定本规定。
2适用范围
2.1本规定适用于公司及所属单位的采办工作。
2.2下列工作不属于本规定范围，执行公司相关规定
2.2.1人力资源聘用或雇佣；
2.2.2财务金融服务；
2.2.3公司内非法人单位间的工作委托；
2.2.4行政管理费用项下列支的其他采办项目。
3编制依据
3.1《中华人民共和国招标投标法》，九届全国人民代表大会第21号，国家主席令
3.2《机电产品国际招标投标实施办法》，[2004]第13号，商务采办部
3.3《工程建设项目施工招标投标办法》，[2003]七部委第30号令
3.4《工程建设项目货物招标投标办法》[2005]七部委第27号令
3.5《关于我委办理工程建设项目审批（核准）时核准招标内容的意见》，[2005]国家发展和改革委员会办公厅
3.6《中国海洋石油总公司采办管理规定》，海油总采[2004]第183号
3.7《采办管理制度》，PC-01，2011版，中海油新能源投资有限责任公司
3.8《采办管理授权体系》，海油新能[2001]87号附件1（所属单位采办）
4释义
除非本规定另有说明，下列词语在本规定中具有所赋予的含义
4.1总公司
指中国海洋石油总公司
4.2新能源公司
指中海油新能源投资有限责任公司
4.3公司
指中海油新能源甘肃风电分公司
4.4所属单位
指公司所属的项目组、风电场（风电公司）
4.5采办
指以合同方式从承包商、服务商、厂商或代理商（以下统称“供方”）处有偿获得工程、物资和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇佣等。
其中
4.5.1工程
指各类工程施工，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。
4.5.2物资
指各种形态和种类的物品，包括原材料、设备、零部件和产品等。
4.5.3服务
除上述工程和物资以外的其他采办对象。
4.6采办管理
指按照本内容、权限和程序，对采办策略、发标名单、招标评标和合同签署等采办工作的全过程管理。
4.7限上（委托）采办项目
指须经新能源公司/总公司审批的采办项目，包括招标/总公司系统内单一来源/竞争性谈判采办方式下工程采办≥1000万元、物资/服务采办≥600万元，总公司系统外单一来源及竞争性谈判采办方式下采办金额≥50万元的采办项目。
4.8集中采办
指总公司或新能源公司对具备集中优势、可形成规模效应的货物和服务集中、统一组织，依照总公司规定的采办方式实施统一采购的行为，分为协议采购和集中采购两种。
集中采办依照组织主体分为两级：
总公司集团商务采办部组织的集中采办为一级集中采办，新能源公司组织的集中采办为二级集中采办。
4.9限下（自行）采办项目
指除上述4.7和4.8所述外并由公司审批的采办项目。
4.10职能部门
指公司的商务采办部、项目开发部、工程部、生产管理部和综合管理部。
4.11需求单位
指提出具体采办需求的单位，同时也是按照本规定的内容、权限和程序向公司申报规定采办文件的单位。
4.12供方
指经总公司、新能源公司或公司审查认定、具备向公司及所属单位提供货物、工程和服务能力的法人、其他组织或者自然人，以下统称“供方”。
5采办管理原则
公司对需求单位的采办管理实行“统一规则、分类和关键节点控制”的原则，需求单位应按本规定开展采办工作。
6采办管理权限
按照“执行与决策分离”原则，依据单项采办的预算/概算/合同价格进行划分，该权限适用于采办策略、采办需求、采办申请、定标策略（开价格标申请）、中标名单（评标报告）和定单等采办工作过程文件的申报/审批。
采办管理权限见海油新能〔2011〕87号附件1《中海油新能源投资有限责任公司采办管理授权体系》。
7采办管理组织机构与职责
7.1采办管理委员会
采办管理委员会作为公司采办事项的审查和决策机构，由公司领导班子组成，主任由总经理兼任，副主任由商务采办部经理兼任，其他部门经理为常务委员。
根据决策事项的需要，由主任决定参与决策的相关部门和人选。
采办管理委员会办公室设在商务采办部，办公室主任由商务采办部经理兼任。
7.2采办管理委员会主要职责为
7.2.1批准公司制定的采办管理规定；
7.2.2审查需报请新能源公司批准的采办事项；
7.2.3审批公司权限的采办文件；
7.2.4协调公司采办事项；
7.2.5审议并决定其它需采办管委会决定的事项。
7.3公司主管领导
7.3.1审核需报请新能源公司批准的采办文件；
7.3.2审批限下权限的采办文件；
7.3.3协调限上采办事项。
7.4商务采办部作为公司采办管理归口部门，主要职责为
7.4.1负责起草、修改和宣贯采办管理规定；
7.4.2审批需求单位的采办管理办法和实施细则；
7.4.3对需求单位所提交采办申报文件商务采办部分的审核；
7.4.4组织对需求单位所提交采办申报文件的审核与报批；
7.4.5参与需求单位的重大采办活动；
7.4.6履行公司采办管委会日常工作；
7.4.7指导、监督、检查和考核需求单位的采办管理工作；
7.4.8组织建立公司的合格供应商库（三级）；
7.4.9其它与公司采办管理有关的事项。
7.5业务主管部门，按部门业务分工履行职责，主要职责为
7.5.1对需求单位所提交采办申报文件（除商务采办部分外）的审核，包括供方资质要求、技术评标标准等；
7.5.2参与公司的采办活动；
7.5.3参与建立公司的合格供应商库（三级）；
7.5.4其它与采办管理相关的技术/业务事项。
7.6需求单位作为采办工作的具体经办单位，主要职责为
7.6.1建立和完善采办管理机构和工作组织；
7.6.2按照《采办管理规定》制定和实施本单位采办管理办法和细则；
7.6.3编制拟建工程建设项目/运营项目的采办策略与计划；
7.6.4按采办工作流程进行采办工作和申报采办文件；
7.6.5组织采办合同签订和履行；
7.6.6建立并保持采办记录和采办过程文件档案；
7.6.7其它与采办工作有关事项。
8采办方式与适用范围
8.1采办方式
8.1.1招标方式（包括公开招标和邀请招标）；
8.1.2竞争性谈判方式；
8.1.3单一来源方式（或称议标方式）；
8.1.4询价方式；
8.1.5定单方式。
8.2公开招标方式
8.2.1指由具有资质的招标代理机构以招标公告邀请不特定供方投标的方式。
8.2.2总公司招标中心是国家审定的工程和机电产品招标代理机构，各需求单位应优先委托其办理公开招标事宜。
委托其他代理机构招标，须事先获得新能源公司的批准。
8.3邀请招标方式
8.3.1指以投标邀请书（招标文件/标书）邀请三家（含）以上特定的供方投标的方式。
8.3.2邀请投标的供方数量一般三至四家。
对于需上报新能源公司/总公司批准的规模庞大、技术特别复杂的采办项目，可适当增加，但最多不超过六家。
8.4竞争性谈判方式
8.4.1指邀请两家（含）以上供方通过谈判采办的方式。
8.4.2按照采办审批权限报批后，下列情形适用于竞争性谈判方式
8.4.2.1通过资格预审或有投标意向的供方不足三家的；
8.4.2.2招标后没有供方投标、没有合格标的或者重新招标未能成立的；
8.4.2.3技术复杂、性质特殊、方案不确定、规格或要求无法具体的；
8.4.2.4按照招标方式采办时间不能满足需求的。
8.5单一来源方式，指从一家特定供方直接采办的方式
8.5.1按照采办审批权限报批后，下列情形适用于议标方式；
8.5.2招标后，只有一家合格供方投标的；
8.5.3供方拥有专有权，且无其他合适替代标的；
8.5.4政府部门指定的事业单位（与相应职能审批有关）；
8.5.5商务采办部门有充足理由认为只有向特定供方采办，才能促进实现相关目标的；
8.5.6原采办项目的后续维修、零部件供应、更改或扩充，须向原供方采办的，或合同中预先约定需对原采办进行后续扩充的；
8.5.7总公司系统内部关联单位有能力承揽工程、提供服务或供货的；
8.5.8公司在过去一年内曾经以邀请招标方式采办或正在执行的合同，经确认本次采办价格不变或下浮的；
8.5.9对生产可能造成重大影响的应急或紧急采办。
8.6询价方式
指以询价单邀请三家（含）以上供方报价的方式。
该方式仅适用于估算合同价格50万元以下的采办项目。
8.7定单方式
指与总公司或新能源公司签有采办战略（长期）协议的供方并按照协议条件直接以定单采办的方式。
8.8采办方式确定
8.8.1应将招标方式作为主要采办方式，除符合本规定的竞争性谈判和议标情形外，任何单位不得将具备招标条件的采办以其他方式进行，也不得将必须以招标方式采办的项目化整为零或者以其他方式规避招标。
未经新能源公司批准，超过10万美元（含）的进口物资采办，或50万元人民币（含）以上的其他采办应按招标方式进行。
8.8.2国家法律、法规和政府批准文件规定的法定强制招标项目范围的采办，除国家主管部门批准外，必须采用公开招标方式。
9采办工作流程和采办文件申报
9.1采办工作流程，需求单位应按附表1《采办工作流程》进行采办工作。
9.2采办文件申报
采办工作设置如下五个审批节点及相应申报文件，需求单位应依次向公司申报，具体内容要求参照下述相关章节
节点
申报文件
随附文件
1
采办策略
采办策略审批表、采办计划审批表
2
采办需求审批表
技术标书、技术评议标准
3
采办申请审批表
获批的采办需求审批表、投标人资格审查表、招标文件、相应评标标准
4
邀请招标价格标开标申请表
开标记录表（商务/技术标）、符合性检查表、商务评议表、技术评议表
5
评标/议标报告审批表
价格标开标记录表、评标比价表、评标/议标报告
9.2.1限下采办项目
限下采办项目采办文件采用本规定附表，需求单位在履行本单位内审程序后提交公司审批。
9.2.2限上采办项目
限上采办项目采用中海油新能源投资有限责任公司《采办管理制度》（2011版）附表，需求单位在履行本单位内审程序后提交公司。
公司商务采办部将进行商务审查，并根据采办文件所属专业性质，提请相关业务主管部门进行技术审核，在技术、商务和主管领导签署意见后上报新能源公司，并在得到批准后将结果反馈需求单位。
9.3特殊情形处理
除下述特殊情形将按如下程序处理外，未按本规定上述9.2条程序和内容审批，任何单位不得与任何供方签署具有法律约束力的合同或其他文件
9.3.1紧急采办
当出现不可抗力或其它原因对生产有直接影响，当前已造成停产、主要设备设施无法运行或即将导致停产，以及危及公共健康或安全，并可能导致财产损失或人员伤亡并且如不采取紧急措施则可能失控的情况，以及由本单位总经理认为的其他紧急情形，按照上述程序和内容无法满足工作需要时，按照本规定采办管理权限，经本单位总经理与公司主管领导和合同签字授权人汇报同意后直接谈判签约，随后书面向公司商务采办部说明紧急情况、采办过程和结果。
9.3.2按估算/概算合同价格确定为限上权限采办，经评标确认拟签合同价格为限下权限时，按照限下权限履行中标名单批准程序。
相反，按照估算/概算合同价格确定为限下权限，而拟签合同价格达到限上权限时，按照限上权限的采办程序申报中标名单并说明原因，随附本单位已审批的《采办申请审批表》和《邀请招标开价格标申请表》及相关附件/表。
10采办策略与计划
10.1采办策略
工程建设项目将分如下两个阶段编报工程招标采办策略（下称“采办策略”），经新能源公司批准后实施
10.1.1前期阶段（项目获核准前）
应充分考虑预可研、可研、概念设计、技术咨询等工作特点及审批部门的要求，针对研究和设计项目实际情况和条件制定采办策略。
10.1.2建设阶段（项目获核准后）
项目经国家主管部门核准或总公司/新能源公司批准后，需求单位将根据所述批准文件要求、工程项目管理模式和实际情况，以保证项目“四大控制（即进度、质量、安全和费用）”为前提，按照“经济性、合理性和可操作性”原则，综合考虑项目所属行业特点和同类项目实际营运效果，各种资源的可利用性，项目的实施能力、手段和方法、合适的采办方式，以及权衡降低投资成本和运营成本基础上，按工作包或标段合理切分采办包，最大限度地实现本单位对项目工程建设的参与和控制，编制工程项目建设阶段采办策略。
10.1.3工程和服务采办策略编制
10.1.3.1根据国家相关法规和政策要求、行业惯例和专业界面合理切分采办包/标段，正确体现行业和专业对工程和服务的资质要求，尽量避免跨行业/专业交叉划分工程和服务采办包/标段带来的重复报审、报批、取证和运作上的多头受控。
10.1.3.2详细描述分包/标段方案、实施方法、市场状况以及如何实施管理和控制。
10.1.3.3采用的合同类型（EPC、EP、EC或PC）在充分考虑该策略实施可行性和满足项目“四大控制”要求的前提下，提高队伍的管理水平和能力。
10.1.3.4在引进国外先进技术方面，要以最大限度提升国内供方的自行设计、建造、安装和项目管理能力为前提，充分考虑其介入方式和方法，借助国家法规和政策的支撑，尽可能在引进技术方面扩大他们的技术参与和接触面的深度和广度。
10.1.4物资采办策略编制
10.1.4.1严格执行国家有关物资进出口法规、政策和资源管理方面的规定，充分反映本行业的国内外市场动态，对关键设备、材料、器具和技术的可得性进行实时调查和跟踪考察，并在此基础上编制物资采办策略，以期为获得最新的供应信息和维持畅通的采办渠道提供保证。
10.1.4.2从开发、培植国内市场和提高国产化率着手，鼓励国内厂商积极参与本行业的设备、器材、工具、产品的开发、生产和供应。
10.1.4.3在进口设备、材料和产品方面，尤其对于受管控或稀缺性的器材、设备、材料，要同时考虑相应替代品方案，以防在条件限制或不利的情况下出现断供或短供现象。
10.2采办策略报批
10.2.1《工程项目采办策略请示》报告的内容应该包括
10.2.1.1工程项目概况（包括项目批准情况、工作内容、预算批复情况等）；
10.2.1.2采办包/标段划分原则或行业惯例；
10.2.1.3采办包/标段的主要工作内容/性能参数（包括关键设备/材料清单及采办分工，如CFE或OFE）、相应的预算/概算、拟采用的采办方式、采办来源与组织形式（见附表2《采办策略审批表》；
10.2.1.4需求单位将根据拟定的工程、服务、物资采办策略和项目总进度的关键路径制定项目采办计划（包括各采办包/标段相应的采办计划，见附表3《采办计划申报表》）；并按照该计划开展供应商资格审查、发标名单准备、招标评标和合同签约与履行工作；
10.2.1.5其他采办策略事项。
10.2.2采办策略审批后，若实施过程中需对采办策略中的采办包/标段内容和采办方式进行调整，将按原请示报告的程序报批或者在后续申报采办申请时详细说明该等调整；
10.2.3实施过程中需增加采办项目，将按相关规定以“一事一报”方式按附表4《采办需求审批表》报批。
11供方资格审查与发标名单审批
11.1供方资格条件
11.1.1采办项目及预算获得批复后（工程建设项目还需获得采办策略批复），需求单位应有计划地组织对潜在的供方（投标人）进行资格审查。
除公开招标等特定项目对供方资格后审外，其他情形均应在招标或竞争性谈判前对潜在供方进行资格预审。
以询价方式采办的，由需求单位自行制定供方审查办法。
11.1.2供方通过资格审查同时应具备的基本条件
11.1.2.1具有独立法人资格；
11.1.2.2完善的质量和HSE管理体系，以及齐全的资质证书；
11.1.2.3具有合同履约所必需的技术、设备、设施和人力资源；
11.1.2.4健全的财务会计制度和良好的财务状况；
11.1.2.5具有良好的商业信誉和履约业绩；
11.1.2.6没有重大安全环保事故和违法记录。
11.1.3其他要求
11.1.3.1应根据上述条件和具体采办项目对供方的特殊要求制定资格审查条件；
11.1.3.2原则上应该首选直接（原）供方，如果选择代理商，必须有明确的代理主体，同时具备合法有效、授权范围明确的代理手续和相应资质。
如果没有获得直接（原）供方正式授权的代理商仅以自身名义参加投标活动的，不予接受；
11.1.3.3两个以上供方组成联合体，以一个投标人的身份共同投标时，应当审查该联合体共同投标协议及各方拟承担的工作和职责，并按照上述方式确认各方承担工作和职责相应的最低资质要求。
11.1.4资格预审目的
通过与供方充分沟通拟采办项目的主要工作范围、内容及主要商务和技术要求（特别是重要技术和商务条件），确认其资质、能力、业绩等方面是否满足这些要求，对满足要求的供方须确认其投标意向。
11.2资格预审方式和内容
11.2.1对于已审查进入总公司/新能源公司合格供应商库或近三年内正在或曾在总公司/新能源其他项目有类似业绩且表现优秀的供方，审查的重点是确认拟采办项目所需相关设备、设施和人力资源可用性和是否满足实际需求，并确认其投标意向。
11.2.2对于上述情况以外的供方，如果需求单位、或公司、或新能源公司范围内其他同类项目单位在两年内已做过资格审查并列入了推荐发标名单，且按采办审批权限获得审批，则除了确认其相关设备、设施和人力资源可用性和投标意向以外，应重点对其业绩和正在施工的和新承接的项目情况，以及其他对拟采办项目有重要影响的内容进行审查。
11.2.3对于上述两种情况以外的供方，需求单位应该成立预审小组（必要时聘请第三方），制定审查办法和评价标准。
根据前述供方资格条件和具体采办项目对供方的特殊要求设置审查内容，特别是在招标文件中拟确定为可能导致评标不合格的重要技术和商务条件（加注“★”号内容），审查标准应该与后续招标文件要求和评标标准一致。
11.2.4对供方资格审查的内容包括
11.2.4.1投标意向；
11.2.4.2法人资格及相关资质证明文件（经营、技术和产品资质等）；
11.2.4.3近三年相同或相关业绩（特别是在总公司系统内的业绩）；
11.2.4.4近三年经营和财务状况；
11.2.4.5实际设计、施工和生产能力；
11.2.4.6质量和HSE管理体系；
11.2.4.7近年发生的诉讼及仲裁情况；
11.2.4.8正在施工的和新承接的项目情况表；
11.2.4.9关键分包商/分供商的资质、业绩和工作/供货范围；
11.2.4.10其他重要技术和商务要求及相关材料。
11.2.5对于关键工程（尤其是EPC）、服务和物资采办，除以函件和会议方式对供方的上述内容审查外，必要时还应组织专人对其办公场所（包括生产、科研基地）和所承包工程、提供服务和设备、材料的项目现场实地考察，进一步了解他们的履约能力和项目实际运行及设备、材料的使用情况。
该供方如有分供方，也应对其资质、业绩、工作或供货范围及能力进行认真审查。
11.2.6为便于有意向参与投标的潜在合格的供方进一步了解项目实际需求，也可邀请其踏勘项目现场，以保证投标的目的性更强，编制更符合项目要求的投标文件。
11.2.7完成供方资格审查后，需求单位应对拟邀请的合格供方的投标意向作书面确认，同时要求其一旦承诺投标并得到邀请，必须按照招标文件要求投标，如果弃标（不可抗力因素除外），需求单位有权禁止其在一定期限内参与本单位、公司、新能源公司乃至总公司范围内的采办活动。
11.3合格供方推荐
11.3.1供方资格审查是项基础而严肃的工作，不得流于形式，只有资质、能力、业绩等方面预审合格且有投标意向的供方才有资格参与需求单位的投标活动。
需求单位按附表6《投标人资格审查表》推荐发标名单（包括竞争性谈判和议标名单，下同）。
11.3.2对推荐列入发标名单供应商的要求
11.3.2.1尽可能具备相近实力和履约能力，以形成有效竞争；
11.3.2.2确实难以满足上述条件时，应根据具体采办项目实际需要，可以选择不同实力和履约能力的供方进行招标或以其他方式采办，其中实力和履约能力相对低的供方必须能够满足所采办项目的最低技术和商务要求，否则不得列入发标名单；
11.3.2.3应避免资格预审时信息沟通不充分，所推荐供方因不明确项目实际技术和商务需求盲目承诺投标，而收到招标文件后因无实际能力又放弃投标，或投标后评议不合格甚至废标，最终导致招标工作出现被动，以致重新招标或转为其他采办方式而影响采办进程；
11.3.2.4优先将有能力承揽工程、提供服务或供货的总公司系统内部单位列入发标名单；
11.3.2.5即使经资格预审确认供方本身具备资质和相应业绩，需求单位也必须进行市场调查，确认其经营状况是否存在风险或可用设备、设施、人力资源等是否充足，以确保该供方有能力完成拟采办项目，并在采办申请所附资格预审报告中予以说明。
11.4发标名单审批
需求单位按本规定填报《采办申请审批表》（附表5）及相关附件。
所推荐发标名单一经批准须作为正式发标名单，该名单未经原审批人同意，任何人不得修改和增减。
12招标文件编制
12.1招标文件（标书）内容
招标文件应由投标邀请信、投标人须知、招标工作范围与技术要求、合同格式和投标人须答复内容五部分组成，具体内容见附表18～19《招标文件格式》。
12.2招标文件编制的一般要求
12.2.1应允许投标人提出备选的或更好的解决方案；
12.2.2不得以不合理的条件对投标人实行差别待遇或者歧视待遇，不得对某投标人有倾向性；
12.2.3应从技术和商务上列明评标内容、重要指标和条件等。
对重要指标和条件要加注“★”号给予提示，不能满足“★”号条款的投标文件将视为评标不合格，但该等指标和条件一般不应超出上述所述供应商资格审查的内容。
同时，也应规定一般指标可接受的最大偏离项数；
12.2.4对投标人的业绩和HSE应有明确要求；
12.2.5明示投标人对投标文件编制和封装要求（对于邀请招标，应该特别明示投标人将投标文件按技术标、商务标和价格标分类编制并分别密封包装）；
12.2.6应给予投标人编制投标文件所需要的合理时间，以免时间过短而影响招标质量。
12.3招标文件范本
需求单位应优先使用国家、总公司和新能源公司推行的招标文件范本（包括合同文本），招标文件的结构和内容与实际采办项目有出入的，应根据实际采办项目的要求作相应的调整和修改。
12.4招标文件审查与批准
公司采办专业委员会负责组织对完成编制的招标文件（包括所附合同格式）进行审查，限下项目由公司批准；限上项目由公司审核后上报新能源公司相关职能部门进行审查。
如需修改，由公司商务采办部组织修改并再次提交审查。
13发标与收标
13.1发标记录
需求单位按已批准的发标名单发出投标邀请和招标文件并按附表7《招标文件发放登记表》做好发标记录，但不得向他人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量以及可能影响公平竞争的有关招标投标的其他情况。
13.2澄清确认
招标文件发出后，允许投标人就
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