office使用技巧.docx
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office使用技巧
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//www.zjfl.org/Html/Article/project/342450472.html
Office2003使用技巧
1.快速重复输入（ALT＋ENTER）
2.在Excel中输入人名时使用“分散对齐”
3.快速选定Excel区域:
在Excel中，要想在工作簿中快速选定某块区域，只需单击想选定的区域的左上角单元格，同时按住Shift键不放，再单击想选定的区域的右下角单元格即可。
另：
按住Ctrl键再用鼠标可任意选定多个不相邻的区域。
4.文本到语音:
Excel2002新增了一项“文本到语音”功能，利用这项功能我们可以让Excel工作表开口说话，并可以在输入数据时实现语音校对，大大方便了我们的输入校对工作。
单击“工具”菜单下的“语音”，然后选择“文本到语音”命令，打开“文本到语音”之后，会出现“文本到语音”的任务面板，共有五个控制按钮，从左到右依次是“朗读单元格”、“停止朗读”、“按行”、“按列”和“安回车键开始朗读”。
如果你输入了大量的数据信息后发现某一个数据可能输错了，如果是以前你可能要拿着原稿，对着屏幕一一检查，现在好了，你可以选定要检查的数据范围，然后点击“文本到语音”任务面板的“朗读”按钮，然后看着你的原稿，听着Excel的朗读就行了。
既然我们的输入有时难免出错，为什么不在输入时仔细校对呢？
选择“文本到语音”任务面板的“按下回车键开始朗读”按钮，然后开始输入，你在按回车键结束对一个单元格的输入时，Excel会接着读出的你刚才所输入的内容，这下可好了，我们眼睛着着原稿，双手不停地输入，耳朵听着刚才输入的内容，从而充分调动眼、手、耳等器官功能，实现高速输入。
5.在Excel中,实现在一个区域内的快速输入而不用使用鼠标来进行单元格之间的切换:
在Excel中,可以用以下方法实现在一个区域内的快速输入而不用使用鼠标来进行单元格之间的切换。
方法如下：
用鼠标圈定一定区域后，按Tab键可使目标单元格向后移，按Shift+Tab可向前移。
这样就可以有键盘上连续输入一组数据而不需用鼠标，从而提高输入速度。
6.使用PowerPoint制作相册:
启动PowerPoint新建一个幻灯文件，执行插入菜单内图片子项下的新建相册命令打开相册对话框，在该对话框中选择要放入本相册的图片，并在完成图片调整及相册版式的设置后单击创建按钮关闭对话框回到幻灯编辑模式，编辑相册封面，继续完成幻灯动画、切换、背景、声音等设置，最后保存文档，您就可以和您的朋友一起慢慢欣赏自己制造的精美相册了。
7.让FLASH影片在POWERPOINT中酷闪:
右击工具栏，在弹出菜单中单击“控件工具箱”，再单击右下角的“其他控件”，在弹出菜单中选择“ShockwaveFlashObject”，然后用鼠标（此时成十字形）在页面上拉出一长方形（该长方形大小即FLASH影片大小，可调整），在选中该长方形的情况下单击控件工具箱左上角的属性按钮，在弹出的属性对话框中找到Movie一项，在其后的空格中输入FLASH影片的路径和完整文件名（也可为URL路径）,单击放映后即可在POWERPOINT中放映FLASH影片。
。
8.缩减PowerPoint图片所占的空间:
点击图片工具栏中的压缩图片按钮。
如果看不到图片工具栏，请选择视图->工具栏->图片。
要想压缩演示文稿中的所有图片，请选中文档中的所有图片单选按钮。
在更改分辨率区域，选择演示文稿的使用目的：
Web/屏幕或打印。
要想进一步削减文件的大小，请选中删除图片的剪裁区域复选框。
点击确定。
9.演示过程中在幻灯片上书写:
在幻灯片放映视图中打开演示文稿。
在窗口中点击右键，指向“指针选项”，点击“绘图笔”。
画笔使用结束后，按ESC键。
10.加长您的最近使用文档列表:
在工具菜单上，单击选项，然后单击常规选项卡。
在列出最近所用文件框中指定您想在新建文档任务窗格中显示的最近所用文档的数量。
单击确定。
11.如何输入平均数X:
选择插入－对象－Microsoft公式，选择里面的上划线。
12.office加密（wordexcel等）：
工具－选项－安全－设置密码
13.如何破解被加密的PDF文件？
运行安装好的AdvancedPDFPasswordRecovery软件
14.在PowerPoint、Excel中为什么没有“特殊符号”？
放入Office2000的安装盘，找到MSIME目录，里面有微软拼音输入法的安装程序，启动安装程序，可以安装此输入法。
安装完毕后，你会发现在PowerPoint、Excel中就有了输入特殊符号的功能。
：
15.如何下载FLASH：
打开你要的网页－查看－源文件－在源文件里面搜索.SWF（FLASH的后缀），找到FLASH的地址，然后把地址加入网络蚂蚁的任务中，下载即可。
Word技巧在编辑论文中的应用！
本人正在做毕业设计，这些Word技巧对于成功完成一篇论文非常重要，贴出来分享！
内容列表：
1、两栏文档的页码插入
2、另有妙用的Ctrl+Z
3、将样式传给其他文档
4、巧用Alt键实现图片的精确定位
5、去除Word页眉下横线
6、设置上下标注
7、选择合适的粘贴格式
8、斜线表头的处理
9、自动标注汉字拼音
1、两栏文档的页码插入
大家是否注意到，在Word中将文档分成两栏，然后再插入页码时，每页两栏只有一个页码。
然而，在实际应用中，我们需要两栏各有一个页码，例如在打试卷、文件等时，一般都是将纸张大小设置成8开纸，然后在文档中分成两栏，我们要求左右两栏各有一个页码，而且页码是连续的，那么用传统的调入页码方法将不能实现。
其实，Word可以自动在两栏中都插入页码。
（1）将文档的栏数设置成一栏。
点击菜单“格式”—>“分栏”，在弹出的对话框中如果显示的不是一栏，那么把它设置成一栏。
（2）接下来进行页面设置。
选择“文件”—>“页面设置”，将纸张大小设置成所希望的大小，例如8开纸设置成：
宽38cm，高26.5cm，然后把“方向”设置成横向。
点击“页边距”标签，将上、下、左、右各自设置好，在将“拼页”选中。
（3）选择“插入”—>“页码”，在“页码”对话框中设置好页码的“位置”—>“对齐方式”。
确认“首页显示页码”被选中。
再点击“格式”按钮，设置好“数字格式”和“起始页码”，两次点击“确定”按钮，即可。
2、另有妙用的Ctrl+Z
大家都知道，Ctrl+Z的作用是撤销上一个操作，能使我们在编写文档过程中可以及时取消所进行的误操作，或是恢复到以前的某一步。
但你知道吗，Ctrl+Z还有特殊的作用：
先举个例子，在没有改变Word缺省设置的情况下，Word会自主的加入项目编号，比如在空行中输入：
“1、Word写论文”，系统会自动加功能其变为项目编号的形式，回车后，在下一行添加了“2、”字样。
这时如果按BackSpace健，可以删除第二段中的项目编号，并不能消除第一段中的项目编号形式，也就是说第一行中的“1、”已经变成项目编号了，不可选。
这时，Ctrl+Z就发挥作用了。
在输入“1、Word写论文”敲回车后，顺手按一下Ctrl+Z，一切都OK了，第一行还是原来的样子，一点都没变。
原因：
Word有“自动更正”的功能，可以按照一些约定俗成的规矩将键入的内容自动更正。
比如我们输入“1、Word写论文”并敲回车后，Word做了两件事，显示换到下一行，然后将这两行变为自动编号的形式。
我们按了一下Ctrl+Z，刚好取消了第二个操作，就像什么事都没发生过一样，“自动更正”的内容可以在“工具”菜单下的“自动更正”选项下更改。
3、将样式传给其他文档
便写论文时，一般都会按照学校或导师的要求，创建几种样式。
如果想在其他文档中也使用这几个样式，可以用下面的方法。
打开一个包含这些样式的文档，选择“格式”菜单中的“样式”命令，在“样式”对话框中选择“管理器”按钮。
在“管理器”对话框中，打开的文档中的一列样式会显示在左边，Normal.dot模板中的样式显示在右边。
选择左边的样式，单击“复制”按钮，就将其添加到了右侧的列表中。
单击“关闭”按钮。
下次就可以从Normal.dot文档中使用这些格式了。
4、巧用Alt键实现图片的精确定位
在Word文档中放置图片，它会自动也一个可见的网格对齐，以确保所有内容整齐的排列。
双击该图片并在“版式”选项卡中选择某种环绕方式确定后，会发现位置往往不太如人意。
如果需要精确的控制图片的放置位置，可以在按住Alt键的同时拖动对象到某具体位置，这种方式移动图片对象时不是按照网格间距进行移动的，从而达到精确定位图片对象的目的。
5、去除页眉下横线
去掉Word页眉下的那条横线可以用下面四种方法：
（1）可以将横线颜色设置成“白色”；
（2）在进行页眉和页脚设置时，设置表格和边框为“无”；
（3）在进行页眉和页脚设置时，选中段落标记并删除它；
（4）将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”就行了。
6、设置上下标注
在编写学术论文时，因为有数学、物理、化学等公式，所以很容易用到标注，有两种设置标注的方法：
（1）选中需要做上标的文字，然后按下组合键Ctrl+Shift+“+”，就可将文字设置为上标了，再按一次又恢复到原始状态；按Ctrl+“+”可以将文字设为下标，再按一次又恢复到原始状态。
（2）选中需要做上标的文字，然后点击右键或者选择“格式”菜单中“字体”，在“字体”对话框的“效果”选项中，勾选所需的多选框，如下图所示。
7、选择合适的粘贴格式
写论文的时候，不可避免会从其它格式的资料中复制一些相关的文字，由于这些格式很多，如PDF格式（AdobeAcrobat文档）、CAJ格式（中国期刊网）、PDG（超星文档）等，在这些资料中复制了文字后，若要直接粘贴到Word中，会将相关的格式如段落标记符、制表符、手动换行符等粘贴到Word中，不适合Word文档的编写，所以在复制了文字后，应该首先选择“编辑”菜单中的“选择性粘贴”，在弹出的对话框中，选择“无格式文本”，这样纯文本的文字就粘贴到Word中了。
如下图所示：
8、斜线表头的处理
斜线表头是写论文中经常用到的一种单元格格式，其位置一般在第一行的第一列。
设置前要将此单元格用拖动横线和列线的方式将其设置的足够大，并将插入点定位在单元格中。
然后执行“表格”菜单中的“绘制斜线表头”命令，当出现对话框后，选择“表头样式”，分别填入行标题、列标题和数据标题等，最后点击“确定”按钮。
删除斜线表头的方法是，单击要删除的斜线表头，当周围出现选定标记时，按Del键即可删除该斜线表头。
9、自动标注汉字拼音
如果有些论文写作过程中需要输入汉语拼音，我们只需要利用Word的“拼音指南”功能，就能够自动将汉字拼音标注出来。
比如，我们输入“沆瀣一气”，要想给“沆瀣”两字上加上拼音，则选择两字，然后单击“格式”菜单的“中文版式”子菜单中的“拼音指南”，在弹出的拼音指南对话框中设置好拼音的对齐方式、字体和字号后按确定，Word就把所定义的汉字标注上了汉语拼音。
Word应用中的技巧
1.用F4键重复文字输入
在Word2000中，F4键可以用来紧接着重复输入已输入过的内容，提高应用效率。
对于英文输入来讲，F4键重复输入的是上一次使用F4键后输入的所有内容；对于中文输入来讲，如果使用微软拼音输入法，选中正确的汉字后下面就会有一条虚线，虚线上的内容将作为一个词条，按回车确认后，再按F4键，就会重复输入这个词条，对于其他输入法来说，重复输入的是按下空格前选定的词条。
2.用Shift+F1组合键快速查看格式信息
在Word2000中，我们有时需要了解文档的文字格式和图片格式等详细信息。
按Shift+F1，就可以让你快速地获得这些信息。
具体方法：
同时按下Shift+F1，这时鼠标变成一个带有箭头的问号，用它点击文本或图片，屏幕上就会出现一个显示格式信息的窗口。
此外，同时按下Shift+F1后，点击任何菜单中的命令、工具栏中的功能按钮，都可以看到关于它们的描述。
按Esc键鼠标将会恢复原状。
3.用Shift+Alt组合键移动复制文本块
在Word2000中，有时需要把某一块文字或图形移到或复制到另一处，这时就该发挥Word2000的区域移动功能了。
具体方法：
首先将光标定位到需要移动的文本块的左上角，然后按下Shift+Alt别松开，再将光标移到文本块的右下角，单击鼠标，这时两点之间的文本块被选中，单击鼠标右键，选中“剪切”，找到你要移动的目标位置，选择“粘贴”即可；若要复制文本块，只需用鼠标拖动选中的文本块到目标位置即可完成复制（该操作非移动）。
4.用Shift+F5组合键快速回到上次编辑的位置
在Word2000中，有时需要回到文档上一次编辑的位置，通常情况是使用滚动条来实现，但如果文档比较长时这种方法就显得很不方便，Word2000为用户提供了一个快速恢复编辑位置的功能。
要回到上次编辑的位置，按下Shift+F5即可实现，它可以使光标在最后编辑过的3个位置间循环切换。
关闭文档时，它也会记下此时文档的编辑位置，当再次打开时此文档时，按下Shift+F5就可以回到关闭时的编辑位置。
5.用Shift+F3组合键快速切换大小写字母
在Word2000中，可以很方便地更改字母大小写。
方法：
将所需要更改的部分选中，按“Shift+F3”可以将所选内容在“全部大写”、“全部小写”和“首字母大写，其它小写”3种方式之间进行转换，非常方便。
6.用Ctrl+]和Ctrl+[组合键快速设置字体
在Word文档编辑过程中，选择适当大小的字体，可使文档美观大方。
在改变字体大小时，为了更具有直观性，先选中要设置的文本，再反复使用快捷键Ctrl+]和Ctrl+[使字体逐渐增大或变小，直到你满意为止。
7.用Ctrl+Shift+=和Ctrl+=快速输入上标和下标
在文本的输入过程中有时会遇到使用上标和下标情况，通常情况下，我们都是打开“格式”菜单中的“字体”命令，在效果栏中选中上标或下标。
其实你完全没必要再换用鼠标打开一个个的窗口，用Ctrl+Shift+=和Ctrl+=可快速输入上标和下标。
例如：
122。
先按下CapsLock键（如果处于英文输入状态则不需要按此键），输入12，再同时按下“Ctrl、Shift、=”键，此时光标变为上标状，再输入2即可。
8.快速输入特殊符号
有时在文本中需要用到一些特殊线条来隔离文本，我们可以用特殊符号来快速输入。
在同一行，连续输入三个以上的“#”字符回车，可得到一条三线线条；连续输入三个以上的“*”字符回车，可得到一条黑虚线条；连续输入三个以上的“?
”字符回车，可得到一条实线条；连续输入三个以上的“~”字符回车,可得到一条单边曲框线；连续输入三个以上的“=”字符回车，可得到一条双线线条等。
9.用Shift键快速退出Word
如果要退出你打开的多个Word文档，可按住Shift键，单击“文件”菜单中的“退出”命令，即可快速退出所有Word文档
10.活用WORD的特殊字符替换功能:
点“编辑”下“替换”，选择“高级”。
在“查找内容”和“替换为”中使用“特殊字符”可以实现许多你意想不到的功能。
比如，网上常有一些文本不到一段就换行或者两行间还有个空行。
用手工删除整篇文章中无用的换行符十分麻烦。
使用替换功能，在查找内容中输入两次“段落标记”，在替换为中输入一个“段落标记”进行替换。
数千个没用的空行瞬间清理就完毕了。
使用该高级替换功能还可实现许多特殊的编辑功能。
大家自己去尝试吧！
11.使用Word汉英互译:
中文版Word中支持英汉、汉英互译，方法是将光标定位在要翻译的词，或者选中目标词汇，然后按下Alt+Shift+F7即可出现一个对话框，其中有翻译后的词汇。
12.巧妙设定Word启动后的默认文件夹:
Word2000启动后，使用“打开”命令打开文件时，Word使用的默认文件夹通常是“我的文档”文件夹。
实际上很多时候需要打开的文件都存放在自己事先设定好的文件夹中，怎样才能让Word自己识别自己的文件夹呢？
你可以按照如下步骤设置Word启动后的默认文件夹：
（1）用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从下拉菜单中单
击“选项”命令，程序将会弹出一个标题为“选项”的对话框；
（2）在该对话框中，选择“文件位置”标签，同时选择“文档”；
（3）单击“更改”按钮，打开“更改位置”对话框，在“查找范围”下拉框中选择文件夹所在的盘符。
光标指向您希望将其设置为默认文件夹的Word文档文件夹并单击，在“文件夹名称”中即显示出该文件夹；
（4）单击“确定”按钮，此时Word的默认文件夹就指向用户自己设定的文件夹；（5）最后单击“确定”按钮，完成设置工作
13.Word小技巧：
快速找到上次修改的位置:
相信与我一样曾经处理过长文档的人都会有这种经历：
一篇十几页或者上百页的文章进行编辑或较对时总要经过很多次修改，可是每次打开Word文档，想要从上次修改结束的位置接着修改时，总要找很久。
终天有一天我找到一个快捷的方式，那就是“Shift+F5”快捷键，即在刚打开上次修改过的文档时，按下“Shift键”的同时，按下“F5”键，输入光标会迅速跳到上次结束修改工作的位置，你很快就可以开始继续你的修改工作，实在是方便极了。
14.更快速的“全部保存”:
有文章介绍过,在Word2000中想保存多篇打开的文档，可以按住Shift键，选择“文件”菜单中的“全部保存”即可；其实有更快速的方法：
可以按住Shift键，然后鼠标单击常用工具栏上的“保存”按钮，这时“保存”按钮的图标就变成“全部保存”的图标，松开鼠标，即保存完毕。
24.WORD全套快捷键小技巧：
CTRL+O打开;CTRL+P打印;CTRL+A全选;CTRL+[/]对文字进行大小设置（在选中目标情况下）;CTRL+D字体设置（在选中目标情况下）;CTRL+G/H查找/替换;CTRL+N全文删除;CTRL+M左边距（在选中目标情况下）;CTRL+U绘制下划线（在选中目标情况下）;CTRL+B加粗文字（在选中目标情况下）;CTRL+I倾斜文字（在选中目标情况下）;CTRL+Q两边对齐（无首行缩进），（在选中目标情况下）或将光标放置目标文字的段尾，亦可操作。
CTRL+J两端对齐（操作同上）;CTRL+E居中（操作同上）;CTRL+R右对齐（操作同上）;CTRL+K插入超链接;CTRL+T/Y可进行首行缩进（将光标移到需做此操作的段尾，或将此段选中进行操作。
亦可对整篇文档进行此操作，只需将整篇文档从段尾往上选中，即可进行全篇的首行缩进操作。
16.快速改变Word文档的行距:
选中你需要设置行距的文本段落，按“Ctrl+1”的组合键，即可将段落设置成单倍行距；按“Ctrl+2”的组合键，即可将段落设置成双倍行距；按“Ctrl+5”的组合键，即可将段落设置成1.5倍行距。
让你终身受用的10个Word使用技巧
现在是讲效率的年代，使用Word来进行平时的办公处理也是一样，那么，我们怎样才能够在Word中"快"起来呢？
那就请这位作者给我们带来的Word中快速操作的10个技巧，小编看完后也觉得相当实用。
1．快速定位到上次编辑位置
用WPS编辑文件时有一个特点，就是当你下次打开一WPS文件时，光标会自动定位到你上一次存盘时的位置。
不过，Word却没有直接提供这个功能，但是，当我们在打开Word文件后，如果按下Shift+F5键您就会发现光标已经快速定位到你上一次编辑的位置了。
小提示：
其实Shift+F5的作用是定位到Word最后三次编辑的位置，即Word会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置，可以重复按下Shift+F5键，并在三次编辑位置之间循环，当然按一下Shift+F5就会定位到上一次编辑时的位置了。
2．快速插入当前日期或时间
有时写完一篇文章，觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间，一般人是通过选择菜单来实现的。
其实我们可以按Alt+Shift+D键来插入系统日期，而按下Alt+Shift+T组合键则插入系统当前时间，很快！
3．快速多次使用格式刷
Word中提供了快速多次复制格式的方法：
双击格式刷，你可以将选定格式复制到多个位置，再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。
4．快速打印多页表格标题
选中表格的主题行，选择"表格"菜单下的"标题行重复"复选框，当你预览或打印文件时，你就会发现每一页的表格都有标题了，当然使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。
5．快速将文本提升为标题
首先将光标定位至待提升为标题的文本，当按Alt+Shift+←键，可把文本提升为标题，且样式为标题1，再连续按Alt+Shift+→键，可将标题1降低为标题2、标题3……标题9。
6．快速改变文本字号
Word的字号下拉菜单中，中文字号为八号到初号，英文字号为5磅到72磅，这对于一般的办公人员来说，当然已经绰绰有余了。
但在一些特殊情况下，比如打印海报或机关宣传墙报时常常要用到更大的字体，操作起来就有些麻烦了。
其实，我们完全也可以快速改变文本的字号：
先在Word中选中相关汉字，然后用鼠标单击一下工具栏上的字号下拉列表框，直接键入数值，即可快速改变您的字体大小。
而且这个技巧在Excel和WPS2000/Office中同样适用。
小提示：
其实，小编还有两种快速更改Word文本字号的方法：
（1）选中文字后，按下Ctrl+Shift+>键，以10磅为一级快速增大所选定文字字号，而按下Ctrl+Shift+键>
（2）选中文字后，按Ctrl+]键逐磅增大所选文字，按Ctrl+[键逐磅缩小所选文字。
7．快速设置上下标注
首先选中需要做上标文字，然后按下组合键Ctrl+Shift+=就可将文字设为上标，再按一次又恢复到原始状态；按Ctrl+=可以将文字设为下标，再按一次也恢复到原始状态。
小提示：
详见本刊前期《WordXP中神奇的Ctrl键》一文，掌握一些快捷按键对快速、高效操作Word很有借鉴意义。
8．快速取消自动编号
虽然Word中的自动编号功能较强大，但是据笔者试用，发现自动编号命令常常出现错乱现象。
其实，我们可以通过下面的方法来快速取消自动编号。
（1）当Word为其自动加上编号时，您只要按下Ctrl+Z键反悔操作，此时自动编号会消失，而且再次键入数字时，该功能就会被禁止了；
（2）选择"工具"→"自动更正选项"命令，在打开的"自动更正"对话框中，单击"键入时自动套用格式"选项卡，然后取消选择"自动编号列表"复选框（如图1），最后单击"确定"按钮完成即可；
9．快速选择字体
为了达到快速选择字体的目的，我们可以将常用字体以按钮形式放置在工具栏上。
首先右击Word工具栏，选择"自定义"命令，打开"自定义"对话框，在"自定义"对话框中选择"命令"选项卡，并移动光标条到类别栏中的"字体"项，看到平时经常使用的字体，把它拖到工具栏成为按钮，以后要快速选择字体，只要先选中文本，再按下工具栏上字体按钮即可，省去了从字体下拉列表框中众多字体中选择的麻烦。
10．快速去除Word页眉下横线
快速去除Word页眉下的那条横线可以用下面的四种方法：
一是可以将横线颜色设置成"白色"；二是在进入页眉和页脚时，设置表格和边框为"无"；第三种方法是进入页眉编辑，然后选中段落标记并删除它；最后一种方法是将"样式"图标栏里面的"页眉"换成"正文"就行了
1、问：
Word里边怎样设置每页不同的页眉？
如何使不同的章节显示的页眉不同？
答：
分节，每节可以设置不同的页眉。
文件——页面设置——版式——页眉和页脚——首页
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