管理文件汇编.docx
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管理文件汇编
印章使用管理规定
为安全、准确、有效地做好我公司各类印章的管理使用工作，根据中国有关规定和我公司实际，特制定本规定。
一、印章的刻制、领取
（一）刻制
1、印章的刻制须凭中国地方主管部门批准建制的文件办理。
2、印章的规格、质地、字体和样式按公司统一规定办理。
3、印章刻制归公司办公室管理。
（二）领取
各部门须指派专人来公司办公室领取印章。
领取时须填写印章领用单，经部门负责人签字，并留下印模、注明保管人，签收后存公司办公室归档备查。
二、印章的保管、使用
（一）保管
1、公司和部门印章，由公司办公室主任负责保管，严格按手续用章。
2、印章应按保管要求存放在保险箱或加锁的文件铁柜里，钥匙要妥善保管。
除特殊情况外，印章一律不得随身携带。
3、印章应严加保管，如有失职、差错、丢失或违章使用，一经发现，需追查有关人员的责任和法律责任。
（二）使用
1、公司和部门印章应严格控制使用，凡以公司名义对外发文、签订协议、合同等需用公司印章时，应经公司总经理批准；部门印章的使用由部门负责人批准。
2、对外发信函、出具证明及一般事务性文件，原则上使用公司办公室印章；对外技术核定单等技术性文件，原则上使用公司技术专用章。
3、以公司名义对外召开的各种会议一律盖公司章。
4、设计出图章、发图章、技术专用章由专人管理，按照公司技术质量管理有关规定管理使用。
5、印章应盖得清晰、端正、避免错盖、倒盖、漏盖。
6、印章未经批准，不能私带外出，如遇特殊情况，必须经总经理同意，并办理好领用登记手续。
7、经济类合同由总经理审批，未经审批任何人不得动用印章。
8、财务印签的管理使用，由财务室另行文规定。
三、印章的作废
（一）印章停止使用，应向有关单位发停用通知。
（二）作废印章应归还公司办公室。
办公室须在印鉴档案中注明作废日期，在监销人员监督下进行销毁。
印章领用单
（）第号
印
模
保管人：
领用人：
日期：
200年月日
负责人：
日期：
200年月日
领用部门：
备注：
1、本印章由领用部门专人保管。
2、使用印章按印章管理规定执行，并作好登记。
3、擅自使用本印章给公司造成损失的，由本人承担经济责任和刑事责任。
车辆管理规定
一、适用范围
本规定适用于公司公务车的使用、申请及开车前后应办的手续，如检查、保养、修理及使用中交通法规的违规及车辆损害处理等。
（一）公务车管理由行政办公室负责，外勤出差或其他公务由部门负责人向办公室主任申请批复后方可用车。
（二）在节假日期间公务车一律停放在公司停车位，如有公务外出须提前向办公室申请。
（三）车况检查
驾驶人出发前，先检查车况，如车灯、水箱、刹车系统、轮胎、油等，如发现不符及损坏或不良情况，应向办公室报备，并在登记簿上注明。
二、公务车保养与检查
（一）定期保养：
每行驶5000km送公司指定保养厂定期保养。
（二）车辆保管人负责洗车，保持车辆清洁。
（三）公务车一周未使用时由车辆保管人发动一次，温车５分钟。
三、保持车内清洁
（一）物料应放在行李箱，不得放在椅子上。
（二）怕震的仪表或设备须放在椅子上的，应事先垫东西。
四、违规的处理
（一）超速、超载、任意停车及其他违反交通规则之一切罚款由驾驶人自行负责，指定驾驶人如把车随便交由他人驾驶而发生违规、车损等之罚款或损修全由指定驾驶人负责赔偿。
（二）违反本规定有关条款追究责任人责任，予以适当经济处罚。
乘公交车、出租车费用报销规定
因公务外出乘坐公交车、出租车费用由公司实报实销，具体规定如下：
（一）因急务外出乘坐出租车须事先向所在部门负责人请示，经批准后费用可予以报销。
（二）报销公交车、出租车费用，须附合法票据并由报销人在票据背后注明事由。
（三）报销人须在费用发生后七日内持乘车票据给所在部门负责人签批，逾期不予报销。
公文处理工作规定
结合我公司的实际情况，使内部公文处理工作程序化、规范化、制度化、进一步提高工作效率，特制订本工作规范。
一、收文
（一）办公室收到各种文件后应签收、编号、登记。
外出开会带回的正式文件或函寄给私人的正式文件均应交办公室统一处理。
（二）文件分阅件或办件二类，凡需公司领导或有关部门处理的文件为办件，需有关领导或部门阅知的为阅件。
（三）阅件应先确定传阅范围，由办公室用文件传阅夹送总经理室及有关人员传阅，紧急文件可复印同时送达。
传阅方式采取办公室传递方法，以便掌握文件流向，阅完后应尽快退回文件，并在传阅单上签字。
（四）办件应附上公文处理单，由办公室提出拟办意见，经总经理阅核后交有关部门办理。
（五）办件应在规定期限内抓紧办复，对逾期未办复的，办公室负责催办。
（六）凡本公司收到的公文、资料等均按有关档案制度和规定立卷、归档。
（七）机密文件、资料、刊物等按保密规定和保管期进行存档和销毁。
二、发文
（一）各部门向公司“报告”、“请示”不得混用，报告中不应夹入请示事项，请示应“一文一事”。
报告一般不作答复，如需总经理批示的，应以“请示”行文。
（二）凡以本公司名义上报下送的公文，应用“发文稿纸”，写明“主送单位”、“抄送单位”、“主办单位和拟稿人”、“附件”、“打印和盖印”，如公文内容涉及几个部门的，应予会签。
（三）各类以公司名义上报下送的公文，拟稿部门应将文稿交公司办公室由办公室审核有无必要行文和核稿后，送总经理审批签发。
（四）经公司领导审批签发的公文，由办公室负责编制文号、打印、盖章和发文。
文件印制前，应由拟稿部门校对，并在发文稿纸的“校对”栏中签上校稿人姓名。
（五）文件起草应注意：
文种运用要准确，文稿要符合公文格式，文字要精练，层次要分明，篇幅要力求简短。
（六）草拟、修改、审批公文应用钢笔、毛笔，不得用铅笔、圆珠笔，不符要求的，公司办公室有权退回重拟、重抄处理。
电话使用管理规定
（一）因业务工作确需使用国际、国内长途电话、传真的，必须事先向部门负责人提出申请，未经批准，不得使用。
（二）严禁利用公装电话机为私事拨打国际或国内长途电话，如有违反，严肃处理。
（三）拨国际国内电话，应贯彻勤俭节约原则，简明扼要尽量缩短通话时间。
（四）严禁员工利用公司电话聊天。
（五）因公电话，当被叫人不在，接话人应客气地告诉对方，并请留言或留下回电号码，然后以书面留言或回电通知单形式放于被叫人办公桌醒目位置上，员工回公司看到留言后，应立即回电。
（六）收发电子邮件由专人负责作好登记，并及时确认是否收发成功。
（七）上网密码由专人保存记录，并不定期更换。
移动电话的配置、使用、费用报销规定
（一）移动电话统一由办公室办理配备手续。
各部门不得随意用公费配备移动电话，如果因公需要配备，由部门提出申请报办公室，办公室提交副总经理、总经理审批。
（二）总经理、副总经理由公司配备每人移动电话一部，通话费用全额报销。
（三）部门负责人原则上自配移动电话一部，通话费用全额报销。
（四）特殊员工原则上每人自配移动电话一部，通话费每人每月补贴100元。
（五）持机人应注意节约开支，不得因私随意拨打电话。
（六）公司配置移动电话的持机人因职务变动或工作岗位调整，其工作不再符合配备移动电话条件的，应将完好的移动电话交回办公室。
（七）由于个人原因致使公司配备的移动电话丢失的，由个人负责赔偿；由于使用不当造成公司配备的移动电话损坏的，由个人承担修理费。
（八）由公司支付话费及补贴话费的持机人，如无特殊原因，原则要求全天开机。
微机及网络管理规定
一、设备管理
（一）办公室负责委派专人对公司的微机及网络设备进行管理工作，定期做好设备检查和维护工作，以确保设备正常运行。
（二）微机配备、调换、更新，统一由办公室负责，分配完毕后微机基本固定不动。
（三）对现有微机进行全面清查，编号登记。
登记内容包含编号、CPU类型、内存容量、硬盘大小等项目,办公室做好造册登记，微机上贴简明标签。
（四）办公室登记册上一机一页，除登记微机的基本内容外，还要登记使用人及起止时间，维修记录等。
（五）在微机更换使用人或原使用人离去时对登记的基本内容进行确认，如有不符及时追查责任。
二、微机使用管理
（一）微机使用实行固定制，即员工固定使用本人微机并登记上册。
（二）微机使用者为微机的使用责任人，责任人应对本人使用的微机设备负责。
（三）微机设专人管理，其它人员严禁打开机箱私自拆卸微机配件。
（四）非专管人不得安装其它硬件设备。
（五）除公司提供的网络联接外，严禁采用串并口等形式将两机相连。
（六）使用者不得为微机私自加设密码。
（七）严禁用公司微机打游戏。
（八）下班后关闭微机电源，防止意外事故发生。
（九）爱护微机，保持外观整洁，做到定期清扫灰尘。
（十）对违反以上规定者，视情节轻重给以相应的处罚。
对由于个人原因造成设备损坏的，原则上一律由个人负责赔偿；对文件丢失造成经济损失者，予以重罚并从责任人奖金中扣除。
三、网络使用管理
（一）严禁盗用公司的上网密码上网；严禁任何人在公司微机上安装与工作无关的软件。
（二）应将正做工程的文件存放两份，一份放在自己的硬盘里，一份放在另一台备用微机的个人空间里，尽量使两份保持同步，以确保文件安全。
如若不按此操作造成文件丢失，则追究其责任。
（三）若需与别人共享文件，最好在自己本地硬盘上新建一目录，将此目录设成只读共享，然后把需要共享的文件拷入此目录即可。
（四）工程结束后，由工程负责人将各专业文件存放位置目录提交办公室。
办公室先将所存文件收集起来，编目刻光盘存档。
待刻盘完毕且检查无误后，通知工程负责人可删除该工程文件。
（五）工程名、图形文件名均采用汉字标明。
差旅费审批有关规定
一、适用范围
本规定适用于公司全体员工。
二、审批报销
外地出差，一般员工由部门负责人报总经理审批，部门负责人以上人员需经总经理批准。
三、外埠出差借款手续
出差人按出差地点来回火车、船、机票及膳宿天数等预计费用后先填制“现金借款单”，经部门负责人签证总经理审核后向财务领款。
四、旅差费标准
１、交通：
以火车、轮船为主，必须乘坐飞机的须公司总经理批准。
交通费用实报实销。
２、住宿标准：
内地出差，总经理500元/天；副总经理400元/天；部门负责人300元/天；一般人员200元/天；沿海及特区省、市上浮10％。
３、外地出差补贴为：
每人50元/天，乘座除飞机及公司车辆以外的交通工具出差者，往返当天另补贴每人50元/天。
五、旅差费结算
出差人在完成任务返回公司上班后三天内，应将全部出差费用填制“报销单”，经逐级审批，交财务报销并清算、销帐。
标准内由副总经理批准核报，超出标准的，需经总经理批准后方可报销。
现金报销规定
（一）现金报销分费用报销和差旅费报销，报销人需填写费用报销单，填制的单据必须按单据所列要求填写，不能漏项，包括日期、内容、金额等。
并在报销单后面附上原始发票，发票内容必须与报销单上所填写的内容一致。
（二）费用报销在3000元以内由副总经理审批报销，费用报销在2000元以内由部门负责人审批报销，超过以上限额由总经理审批报销，部门负责人以上个人费用报销直接由总经理审批。
（三）不能取得发票原则不予报销，如果有发票遗失的情况应及时跟财务联系，并尽快补上复印件，并加盖收款单位公章；确系特殊情况且不能补上复印件的，应附上情况说明，且由申请部门负责人签字并经财务审核后报总经理审批，总经理审批同意后方可报销。
（四）若需向财务借款时，经办人必须填写借款单。
借款单一式三联套写，要写明借款用途及金额并由部门负责人或副总经理签字，由财务审核后报总经理审批，审批同意后方可借款。
借款人应及时还款，还款时索回所填制的借款单的第一联。
（五）每周三全天为报销日。
注：
以上所涉及金额币种为人民币。
劳动人事管理规定
一、人事结构
（一）公司实行董事会领导下的总经理负责制的管理体制。
总经理统一领导公司各部门负责人，副总经理在分工范围内协助总经理工作。
（二）部门负责人直接领导所属员工。
二、人事档案管理
（一）公司员工的档案材料，由办公室立档管理。
（二）员工调动、辞职及辞退需经办公室审批备案。
三、员工的录用、除名和解聘
本公司采用劳动合同制，实行公开招聘，择优录用。
凡到本公司工作者，可自荐报名或经有关部门推荐，经公司考核后，择优录用。
录用的员工，须接受办公室组织的培训，培训合格后，公司与其签订试用合同，试用期一般为三个月。
试用合同只享受试用期工资及公司所规定福利待遇，试用期满，公司将与其签订为期三年的正式合同，员工将按其所在部门和职务领取工资、奖金及享有公司所规定之福利待遇。
合同期满，员工与公司双方同意可以续签合约。
对员工除名或解聘按照劳动聘用合同的有关规定执行。
四、工作时间
公司原则上实行每周五天工作制，每天工作8小时，即每周一～周五9:
00～17:
00上班，中午午餐时间为半小时。
如有需要，公司可要求员工假日有偿加班或超时工作，员工应无条件服从，具体奖励办法由公司另行文规定。
五、薪金
1、公司员工薪金制定按公司有关规定执行。
2、员工薪金每月发放一次（发上月工资），发薪日在每月八日。
六、调职与升级
根据公司工作需要和员工的工作表现，员工可被调任或提升至其它职位，获晋升之员工从晋升之日下月起即可享受新岗位之工资待遇。
关于公司录用人员的暂行规定
根据劳动管理实施办法，以及公司《章程》，制订以下规定：
（一）对于公司人员，由行政办公室根据公司发展计划，核定编制人数，报总经理批准后贯彻实施。
公司如有新的发展项目，办公室应根据总经理提出的总体方案，提出增加编制人数，报总经理批准后实施。
各用人部门只能在编制范围内，根据实际需要提出招收人员的计划。
如确需要超出编制的招人计划，必须报总经理审批。
（二）公司招收人员的原则是：
精干高效、择优录用、严守纪律、身体健康、逐步充实。
对应聘工作的要求是：
有良好的素质，工作责任心强，具有胜任某一方面或多方面业务工作的能力。
（三）招聘工作由办公室组织。
各用人部门应将招聘的具体要求以书面告知办公室，办公室据以登报或到人才市场招聘，并通过审阅应聘人员资料进行筛选，从中产生初试人员名单。
应聘者须填写《应聘人员登记表》，提供身份、学历、技能的证书复印件，由办公室负责初试，产生第一次复试名单交用人部门。
用人部门通过考核产生第二次复试名单，第二次复试由总经理考核审批。
（四）对于应聘人员一律都须经过考核，考核分别由办公室和用人部门进行，可采取笔试、口试的方式。
（五）办公室应对拟录用人员进行必要的审查，然后报总经理审批，根据所批示的录用与否的意见，通知本人，并办理相应手续。
（六）公司人员除高级职员由总经理任命外，其余人员一律采取劳动合同制方式同本人签订合同。
关于严格考勤制度的管理规定
为了树立良好的公司形象，保证正常的设计生产秩序，公司决定严格考勤制度管理，特规定如下：
（一）本公司实行每日8小时，每周40小时的工作制度。
（二）员工上下班时间为每周一至周五上午9:
00～下午5:
00。
（三）所有员工上下班必须刷卡。
因各种原因比如：
病假、事假、迟到、早退等，无论何因、何时到岗都要刷卡，必须做到工作时段闭合。
若不刷卡，则视为擅自缺岗旷工。
因故未能刷卡，须及时通知考勤员并由考勤员作原由记录（本人记录无效）。
坚决杜绝代刷卡等违规现象。
（四）员工工作时间外出，须经所在室主任批准，室主任不在时由副总经理批准，并通知考勤员做好记录。
（五）员工病、事假须及时向所在室主任请假，室主任以上人员向总经理请假。
一天以上病、事假须直接向总经理请假。
病假、事假考勤员应及时向相关领导核实并记录。
（六）确因工期紧张需要加班，员工应主动向所在部门室主任申请加班，考勤员应及时做好登记工作。
（七）考勤员须在每月5日之前将上月考勤记录统计表交办公室主任。
各类假期工资收入结算规定
本办法系指基本工资和岗位津贴两项收入结算。
综合奖、工号奖按《工资、奖金管理暂行办法》执行。
一、各类假期的工资收入结算
（一）病、事假
病、事假须持医院出具的有效证明或按规定报公司批准，累计一个月（包括一个月）扣发工资20％；二个月以上（包括二个月）扣发工资30％；三个月以上（包括三个月）扣发工资50％，最低工资不低于本市规定职工的最低工资。
（二）产假
产假工资按员工在请假前一个月本人实得工资的70％计算。
（三）产前假、哺乳假：
按产假工资的80％计算。
（四）工伤假
可获得全工资、津贴及补贴。
本办法中未规定的可参照中国政府有关规定执行。
工资、奖金管理暂行办法
为充分调动设计人员工作积极性，建立公开、公正、公平的奖励机制，促进设计效益、水平的提高，体现奖勤罚懒、奖优罚劣、多劳多得的分配原则，特制定本办法：
（一）工资、奖金由以下四部分构成：
基本工资、岗位津贴、综合奖、工号奖。
（二）基本工资含基数工资、浮动工资、郊贴、车贴、医疗补贴、理浴费、粮贴。
1、基数工资定级标准
高级工程师
718元/月
工程师
518元/月
助理工程师、硕士
418元/月
实习员（本科毕业和大专毕业一年以上）
236元/月
实习员（大专毕业）
136元/月
2、浮动工资统一定级为256元/月（实习生定级为138元/月）。
3、其他各类补贴定级标准：
郊贴
68元/月
车贴
50元/月
医贴
50元/月
理浴费
28元/月
粮贴
30元/月
（三）岗位津贴以体现不同岗位责任大小，激励上进为原则，具体规定如下：
总经理
600元/月
副总经理、总师
500元/月
部门负责人正职、副总师
400元/月
部门负责人副职、主任工程师、
高级工程师、一级注册建筑（工程）师、设计组长
300元/月
副主任工程师、工程师、二级注册建筑师
200元/月
秘书、办事员、助理工程师
100元/月
技术员、实习生
50元/月
（四）综合奖以员工工作态度的优劣、考勤、违纪、加班情况等综合性考核作为奖励依据。
奖励金额每人每月以300元为基数，500为上限，每月末由所在室主任会同行政办公室主任参照下列条件进行考核，根据考核情况决定上浮或下调。
1、累计加班6次，综合奖上浮50元。
（注：
周一至周五工作时间外，加班二小时以上计加班一次，周六、周日加班六小时以上计加班二次）。
2、累计迟到、早退6次，综合奖下浮100元，病事假综合奖每日下浮50元，旷工一次扣发全部综合奖。
3、顾全大局，急公司所急，完成任务出色，效率高，综合奖上浮100～200元。
4、不服从工作安排，无故拖延工期，有损害公司利益的言行，综合奖下浮100～200元。
5、设计质量优，服务态度好，为公司赢得信誉，综合奖上浮100～200元。
6、发生质量问题，造成恶劣影响或服务质量差，甲方不满意，综合奖下浮100～200元。
（五）租房补贴系本公司对外地来沪工作，在上海无住房的员工给予的照顾性补贴，符合条件的员工可凭租房协议向办公室提出申请。
具体标准参照岗位津贴之规定。
（六）工号奖系对参与工程项目设计、管理人员的奖励。
工号奖发放办法另行文规定。
（七）其它
1、对中途调离单位或设计进行中间，因个人私事被迫更换设计人员，给公司造成被动，停发综合奖、工号奖。
2、对不辞而别，致使公司工作衔接不上，除扣发全部工资、综合奖、工号奖外，对已发出的工号奖要全部追缴。
3、发生质量问题或质量事故，造成恶劣影响，扣发全部工号奖，对已发放的工号奖全部追缴。
工号奖分配办法（试行）
为进一步完善奖励分配机制，在原工资奖励构成不变的情况下，调整工号奖分配办法，使工号奖能够直接反映技术人员的工作业绩并与其效率、效益直接挂钩，最大限度地调动广大员工积极性、创造性，特制定本办法。
（一）工号奖分配原则
工号奖是依据工程项目规模及技术复杂程度计奖，按照专业和设计阶段划分计奖比例，以工程设计的形象进度按月预支，款到结算。
工号奖对设计人员分配是以定量化（完成图纸量、计算工作量）及定性化（技术难度、复杂程度）考核为依据，并结合设计人员在设计工作中所担负的岗位责任来确定。
（二）工号奖计奖办法
1、各类项目一律按照工程建筑面积乘以工号奖单价计算奖金额。
工号奖单价见下表：
单位：
元/m2
项目类别
工号奖
环境设计
1
低、多层住宅、别墅
2.5
高层住宅、一般性公共建筑（不设集中空调）
4
功能复杂或设集中空调的公共建筑
8
2、环境设计项目方案按工号奖30％提取，其它类别项目方案按工号奖10％提取。
剩余部分工号奖设总再提取2-3％后，按照初设和施工图2.5∶7.5的比例作阶段分配。
未经初设直接进入施工图阶段的，施工图按剩余的工号奖85％提取。
3、公司管理人员的工号奖按设计工号奖35％计提。
（三）工号奖发放办法
1、方案、初设、施工图各阶段工号奖的60％由行政办公室按比例及工程形象进度每月预支给各业务室。
2、各设计阶段结束并收到应付阶段款后，工号奖再结算30％。
余10％待工程竣工验收后结清。
3、分配到业务室的工号奖，由室主任会同设总、专业负责人根据设计人员工作量予以分配造表，上报总经理办，经批准后由行政办公室统一造表发放。
4、公司管理人员仍执行底薪加提成奖的奖励办法，底薪仍由4个部分构成，即基本工资、岗位津贴、综合奖及工号奖。
公司管理人员参与设计项目分配所得的工号奖及用章费上缴行政办公室，由公司统一掌握分配。
5、工号奖各专业具体分配比例（见附件一）。
（四）本办法解释权在总经理办公会，试行中心如遇特殊情况可作适当调整。
（五）本办法自二零零二年六月起执行。
附件：
A.工号奖各专业比例
（一）建筑工程设计
阶段
专业
方案设计
方案奖提取后，设总提取岗位奖
初步设计
施工图设计
建筑
92（-2）
42
33（33）
结构
4
28
39（34）
水煤
2
10
13（10）
电气
2
10
15（12）
空调
（+2）
（+10）
（11）
经济：
10
括号内数字为有空调专业时比例
（二）景观工程设计
阶段
专业
方案设计
方案奖提取后，设总提取岗位奖
初步设计
施工图设计
建筑
84
70
48
绿化
10
10
22
结构
2
6
8
给排水
2
7
12
电气
2
7
10
说明：
（一）设计阶段划分
1、方案设计阶段
按业主和设计规划要求，进行初步方案、送审方案和实施方案工作；对招投标工程项目，进行初步方案、招投标方案、中标实施方案工作，参加方案评审并进行修改调整全过程。
实施方案应达到和满足进行初步设计的要求。
2、初步设计分阶段：
按业主和建筑规划要求，从研究基本资料、功能、环境和使用要求开始，直到参加初步设计审批及修改调整全过程。
3、施工图设计阶段：
从接到批准的初步设计文件或代替初步设计的方案设计起，直到经施工图审查通过的施工图设计全过程。
以及从设计交底起至竣工验收的全过程，包括施工配合、技术处理等。
（二）如为非完整性阶段设计，则工号奖根据实际发生工作量酌情提取。
（三）有空调的公建项目或地下室为人防的住宅按增加空调专业（括号内数）进行比例调整。
（四）如个别单项工程为外线、泵房、变配电等特类项目由室主任、设总、专业负责人协商调整比例。
（五）设总职现履行到位者提取岗位奖3％。
若为双设总，则按绩效予以比例分割。
B.各工序岗位奖分配比例
工序
专业
设计（％）
校对（％）
审核（％）
建筑
85
8
7
结构
升级会员 