工程项目信息管理系统设计大纲与自动化解决方案.docx

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工程项目信息管理系统设计大纲与自动化解决方案

销售管理和办公自动化系统

（信息管理系统）

方案说明书

文档号：

FZSS-YHX-01

编制：

郑梅娇

审核：

郑梅娇

审批：

蒋兴钉

2014年03月21日

顺生信息技术有限公司2014

AllRightsReserved

1概述

本方案是顺生信息技术有限公司按贵司的要求，在商讨了基本需求的基础上，结合顺生信息公司多年从事企业信息化和开发的经验，而为提供信息管理系统方案。

目的是使负责信息管理系统的领导和专家能充分了解整个系统的设计思路和总体思想，为总体功能定义、技术平台确定等提供帮助。

2总体思想

本方案主要是信息管理系统提供详细的解决方案。

2.1项目背景

随着科学与技术的发展，电厂粉煤灰正在从一种工业废弃物向一种工业原材料方向发展。

当粉煤灰市场价值逐步提高时，解决粉煤灰销售管理问题的迫切性也逐步显现出来。

目前粉煤灰销售管理方式多采用手工开票/记账方式，它主要表现在：

在执行“先款后货”的制度中缺乏简单有效的技术手段，灰库现场缺乏对车辆装载数量与品种的控制技术手段等。

      管理系统以规范粉煤灰销售过程为目标，将运灰车辆、行销管理、采购存储管理、人力资源管理、财务管理、部门计划管理系统、预算管理系统、办公自动化、管理人员有机联系起来，建立一套新的信息管理系统，实现了粉煤灰销售信息的计算机网络管理与全流程监督，提高了粉煤灰的销售管理水平和管理效益，减少环境污染，增加企业经济收益。

2.2系统现状

2.3建设目标

物流行车管理系统、粉煤灰购销管理系统、零星材料采购存储管理系统、人力资源管理系统、财务管理系统、部门计划管理系统、预算管理系统、办公发文管理系统等功能模块

2.4总体原则

在信息管理系统建设的过程中我们将从客户的实际情况出发，实事求是，力争在一定的投资能力上达到技术的先进性，在软件的设计上充分考虑到今后系统运行管理费用的经济性和数据的安全性、可靠性。

◆可继承和可移植性原则

◆先进性原则

◆易维护性原则

◆可靠性、安全性原则

◆可扩展性原则

◆开放性原则

3后台管理解决方案

3.1平台选型

信息管理系统框架利用目前先进的信息技术，各个模块按照基于B/S的三层机构进行组织，如下图所示：

数据库库

信息管理系统平台框架结构图

Domino是一个开放的系统，它是基于网络操作系统和协议之上的应用软件和开发平台，因此，Domino作为一个应用软件是开放的。

Domino同时支持各种操作系统及标准网络协议。

LotusDomino/Notes结合了企业级电子邮件、分布式文档数据库与快速应用开发等三位一体的强大技术，全面集成Internet技术，不仅为用户提供了方便易用、功能完善的邮件处理系统，而且在网络资源管理和在网络上共享和转换各类应用系统的信息等方面提供了安全、可靠和强有力的工具，其强大的工作流软件开发环境，可以帮助用户建立面向网络和客户机调试器结构体系的企业级应用解决方案，成为用户构建出功能强大的、可靠的、适应性强的电子邮件基础设施。

可靠性;Domino邮件传递服务采用Ｂ/Ｓ结构，具有可靠的可监控性、可管理性。

高效率:

Domino服务器提供多线程路由，支持SMP，支持数千个用户同时访问，能够满足大型企业的应用和管理需求。

支持多种客户机包括基于MAPI和POP3协议的邮件客户机、Web浏览器和Notes客户机。

与Internet紧密的集成支持所有主流的Web协议，使Domino成为世界上第一个交互式Web应用服务器和Web应用开发环境。

由于Domino在工作流和文档处理方面有着别的平台无法比拟的优越性，政府部门及其下属单位都选择了LotusDomino做为办公服务系统的软件平台,且根据国内多个单位MIS系统的建设经验，我们也选择LotusDomino8.5作为综合事务管理系统的统一平台。

3.2系统框架结构图

3.3物流行车管理系统

◆基本信息管理：

车辆类别、货品类别、费用类别、业务类别等基本信息的管理。

◆车辆管理：

车辆及驾驶员信息的综合管理。

车辆档案（车牌号码、厂牌型号、车型、颜色、燃油类型、油箱容量、核载重量等）,驾驶员档案（驾驶员姓名、性别、身份证号、驾驶证号、电话、地址等）的管理。

◆安监管理：

运输车辆安全综合管理，包括维修保养管理（维修保养申请、维修保养审批、维修保养记录）、轮胎管理、事故违章管理及出车安全检查。

◆安全报警管理：

车辆安全报警管理，包括安全报警设置（报警类型和报警方式），安全报警查询和安全报警统计。

报警类型包括超速、疲劳驾驶、怠速、碰撞、侧翻、转弯过急、急加速、急刹车、偷漏油、砸车、拖车、非法移动车辆、抢劫、非法开门、断电等。

◆油耗管理：

监控车辆加油、油耗情况，分析车辆作业的油耗状况。

当车辆发生油量异常变化时，向系统或指定手机报警（报警内容包括车牌号码、时间、地点、油量变化量）。

◆费用管理：

车辆运营费用的综合管理与审核，包括燃油、维修保养、保险、事故违章、年检等费用和税费、规费的管理。

支持查询、统计、打印任何车辆任意时间段内的任何费用情况。

◆业务管理：

车辆业务管理，包括客户档案（客户名称、客户类别、联系人、联系电话、地址、结算方式、信用额度等信息）管理和货品信息（货品名称、货品规格、货品性质、货品类型、重量、体积等）的管理。

◆仓库管理：

仓库和装卸地的综合管理，包括仓库与装卸地的名称、所在城市、详细地址、货物类别、负责人、联系电话、传真、容量等信息的管理和库存管理。

支持电子地图位置标识与管理。

◆运输路线管理：

常用运输路线（包括路线名称、路线全长、路线描述、途经地）的管理，支持电子地图浏览、导出及打印。

◆运输管理：

车辆运输动态管理,包括运单管理、配载调度、运量确认、出车管理、到货管理、回车管理与回单管理。

◆配载管理：

根据实时运单信息（货物信息、货物类别、到货时间等）和车辆动态信息（当前位置、配载状况、作业状况）进行实时、配载计算、配载确认及运输线路选择，实现物流运输的实时、动态管理。

◆调度管理：

实时、精准掌握车辆和货物的动态信息，包括位置信息、作业信息、配载信息、货况信息、路线信息、货物信息、到货时间等信息，合理安排调度作业。

◆跟踪管理：

车辆运输跟踪管理，包括运输作业跟踪、运输货物跟踪和车辆作业跟踪。

实时、精准掌握运单作业状态、货物在途状况和车辆运输状态，提高运输的透明度和对运输过程的控制能力，提升了运输的安全性。

◆运营统计：

物流运输与车辆综合统计与分析，包括车辆作业统计、运量统计、延时统计、行车统计、运营效率统计（车辆运营效率统计和线路运营效率统计）、费用统计和其它统计。

◆驾驶员考核：

根据出事情况、驾驶行为的安全性与经济性对驾驶员进行考核并分析和统计其异常驾驶行为。

◆监控中心：

全方位的车辆监控、定位和跟踪，区域选车，轨迹回放，行车信息查询和报警查询；测距，兴趣点添加（收费站、加油站、修理厂、医院等），道路管理，禁区管理，越界管理等。

◆网络查货（车）：

可上网浏览查询货物与车辆的实时动态信息。

◆物流车辆分析：

可以根据多种查询条件对车辆或者货物进行查询分析。

3.4粉煤灰购销管理系统

粉煤灰购销管理系统包括基础信息管理、客户管理、销售计划制定、合同管理、销售开票、销售结款、未付款查询、销售查询、客户信用度分析、销售记录、销售明细表等功能子模块。

3.4.1基础信息管理

基础信息管理包括产品信息维护、往来单位信息维护等功能子模块。

3.4.2客户管理

客户管理包括客户名称、联系人、联系电话、地址、购买产品、信用度等功能子模块

3.4.3供货单位管理

供货单位管理包括供货单位基本信息管理、每天供货数量、报表管理等功能子模块组成

3.4.3.1供货单位基本信息管理

可以新增、删除、修改供货单位，供货单位付款方式，结算方式，结算日期、合同到期提醒等功能

3.4.3.2供货数量管理

每天由驾驶员跟供货单位联系人联系单位，驾驶员通过PDA把相关数量记录下来上传到后台软件，每个供货单位会单独形成一条记录，可以查询统计今天所有供货单位的供货数量。

3.4.3.3供货结算

根据不同供货单位制定的结算日期，到期可以提醒，按照结算日期可以对此供货单位进行日期或者供货单位名称进行查询统计，以EXCEL报表形式导出。

提供打印的功能。

月底可以按照多种复合查询方式形成月报表。

各个供货单位可以自动统计成一张报表。

3.4.3.4报表管理

可以根据不同的查询条件提供不同的报表方式。

可以导出和打印等功能。

3.4.3销售计划制定

每个月月底制定下个月的销售计划，销售计划由销售主管起草，发给各个销售人员，销售计划实现完整的审批流程后，接下来开始跟踪销售计划完成情况，未完成填写未完成原因，完成情况填写完全情况等完整的闭环扭转过程。

未完成的销售计划可以自动到下个月计划。

3.4.4合同管理

合同管理包括合同起草、合同签订、开票、发货、合同收款等完整的流程。

提供WORD文件、PDF文件以附件形式上传。

可以详细跟踪到销售合同完整的过程，合同收款到期提醒。

合同供货到期提醒等功能。

提供查询统计功能，提供报表统计功能。

3.4.4.1合同起草

合同起草提供多种合同模板供客户自定义管理，也提供合同附件上传等功能。

3.4.4.2合同制定

跟客户签订好的合同可以以附件形式上传，填写好合同相关信息，比如合同收款比例、合同供货时间、合同供货数量、合同产品信息等合同相关信息。

3.4.4.3发货

根据销售合同签订的相关信息，发货产品名称、产品规格、产品数量客户收货人、联系电话发送给相关库房管理人员，由库房管理走出库流程后，方可发货。

发货跟物资管理系统相链接。

这边起草一条发货单，仓库那边会出现一条出库单。

出库单跟物流行车管理系统相链接，发货到期提醒，提高客户的工作效率。

3.4.4.4开票

根据销售合同签订的相关信息，起草一条开票记录，客户开票资料（可以以附件形式上传）、客户名称、开票名称、开票金额、开票类型、客户收件人、收件人联系方式，在这边起草一条开票记录单后，在财务管理系统那边会出现一条开票记录。

跟财务管理系统相链接。

开票到时间提醒等相关信息。

3.4.4.5收款

根据销售合同签订的相关信息，或者到期提醒收款记录，起草一条收款记录单，提供客户名称、收款比例、收款金额，余款金额，客户联系方式、客户联系人等收款记录单，发送给销售人员，由销售人员或者相关财务人员来开始催款，这边起草一条收款单，在财务管理这边会起草一条收款单，两边相互链接。

3.4.4.6合同归档

根据合同相关信息，供货完成、收款完成，合同管理人员可以对合同进行归档。

3.4.5销售记录表

根据驾驶员在现场装货量、出货情况，通过PDA把数据上传回来，形成一条销售记录表。

根据所有驾驶员行车数次和每次的装货量，来实时统计每天的销量，可以根据每日、每周、每月、每年或者驾驶员工单、车辆载货量进行查询统计，可以对销售记录表以报表形式导出，提供打印功能。

3.4.6销售明细表

根据多种不同类型的查询方式，提供每日、每周、每月的销售明细表，提供报表的查询统计功能，提供打印功能；

3.4.7客户信用度分析

根据客户失信次数，失信次数越多，账期越多，这个环节又财务人员管控，实时分析客户以后账期情况，用图表的形式实时进行客户信用度分析。

3.4.8报表管理

按照客户的要求实时定制不同类型的报表。

提供WORD、EXCEL、PDF等多种报表格式，提供查询打印功能。

3.5零星材料采购存储管理系统

零星材料采购存储管理系统包括采购计划管理、采购管理、入库管理、出库管理、库存管理、结算管理、统计与报表管理、并将相关数据送入财务管理系统等功能子模块。

3.5.1基础信息维护

基础信息维护：

主要是零星材料采购存储的前提和依据，在零星材料采购存储过程中很多基础数据需要预先维护好，且维护后不得随意修改。

例如物资类别、物资信息中的物资编码，物资名称，物资规格型号，以及合同变更类型、采购方式等。

这些信息事先设置好客源保证信息的一致性和无歧义

3.5.2采购计划管理

物资采购计划管理是物资采购管理中比较重要的环境，对采购计划提出每周、每月、每年做出采购计划，要先提出物资计划需求，才能对物资进行采购，这样可以控制物资成本，并且对物资成本进行概预算，同时对物资成本进行分析。

可以建立多个仓库。

3.5.3采购管理

采购管理只要对物资采购过程中所涉及的数据进行科学化管理。

物资采购有多种方式：

调拨采购，零星采购，签订合同采购，招标采购。

包括采购合同登记，采购合同变更，补充合同登记，采购合同结案，采购合同解除及查询等功能。

3.5.4入库管理

显示所有入库信息，并可按出库时间、分类、物品名称等进行模糊查询入库记录。

此项功能仅限于采购人员、入库人员、验收人员、部门主管。

3.5.5出库管理

显示所有出库信息，并可按出库时间、分类、物品名称等进行模糊查询出库记录。

此项功能仅限于采购人员、入库人员、验收人员、部门主管。

3.5.6库存管理

查看库存情况，可按分类、物资名称、型号等进行模糊查询物资信息。

3.5.7统计与报表管理

信息查询：

可按品牌、物资名称、型号、功能等信息进行查询信息

入库报表：

每月1日00:

00时，系统自动生成上月入库报表，入库报表编号规则WZRK201402（即2014年2月入库报表）。

出库报表：

每月1日00:

00时，系统自动生成上月出库报表，出库报表编号规则WZCK201402（即2014年2月出库报表）

3.5.8结算管理

主要是对物资进行结算管理，每月物资市场价格登记、市场价格汇总分布、采购合同备案、物资招标备案、物资检查考核登记、发票审核。

等结算管理

3.5.9财务管理系统接口

需要提供财务管理系统数据库。

3.6人力资源管理系统

人事管理通过对员工的基本情况以及在企业工作期间相关的事务进行管理，形成职工基本信息及各项属性子集信息。

并以形成的基本信息和子集信息为基础，为公司人事、组织部门提供多角度的查询、统计信息。

为公司决策层对于人事任免、干部提拔、招聘录用等工作提供信息参考，使企业决策者对本单位人力资源状况了如指掌。

为企业生产、经营等重大决策问题提供最简洁、清晰、及时、准确的人力资源数据。

人事管理模块记录了员工的各种档案信息，如员工基本情况、个人简历、政治面貌、学历情况、培训情况、技术职称、家庭情况、奖惩情况等，对员工的学历变动、岗位变动、员工离职进行管理。

另外对于管理上需要的一些员工子集中没有的信息，可以通过人员的附加信息维护来实现，维护好后，可和人员的子集信息一起进行查询。

人力资源管理部门人员可以方便、快速地查询、统计所需要的各种组合信息，记录人员变动情况，并能够打印员工花名册、员工履历表等，并提供各种类型的明细报表和统计报表，以分析现有人才开发使用情况及存在问题，预测未来人力资源需求。

系统生日提示、合同到期等智能提示，更显示人力资源管理人性化管理思想。

建立劳动合同及岗位协议、保密协议、培训协议档案，确定各类合同的基本属性及内容；各类合同的签订管理，记录签订情况并对合同的变更、续签进行跟踪管理；记录员工解除或者终止合同的情况；试用期到期、劳动合同到期自动提醒。

人事管理模块提供了丰富的查询统计功能，除了可以方便的查询统计人员相关信息外，还可以根据企业组织结构设置和定岗定编及对现有的人力资源状况的数量、质量、层次等进行分析。

主要功能除了各项基础数据设置和人员的基本信息和各项子集信息以及附加信息管理外，还包括查询人员基本信息、查询部门人员、人事信息分析、人事信息分析图示、人员年龄结构分析、人员专业能力分析、人员数量分析等多项查询分析功能。

人事管理功能如下：

1组织机构管理

1）组织关系

根据企业生产经营的需要进行企业部门机构设置，在按照管理的需要进行组织机构关系的设置

2）定岗定编

结合企业实际管理要求，合理设置岗位构成，对单位已设置好的部门进行岗位设置，即：

定岗：

对设置好的岗位进行人数设置，即：

定编。

2人员档案信息管理

对员工的基本属性信息及奖惩信息进行登记。

员工信息管理包括静态信息和动态信息的管理，主要包括：

1）系统自动提示员工生日、试用期满、合同期满，灵活处理人员的转正、离职、退休、反聘等；强大精确查询及模糊查询功能，能快速方便地从众多数据中查询到某一员工，可分类或者在同一界面查看员工在企业工作期间的所有信息（包括各类基本信息，如姓名、年龄、联系方式、员工照等，以及记录员工的教育培训经历、奖惩、合同、休假、绩效考核、薪资福利、家庭情况等其他信息）。

2）可根据企业实际需要自定义员工档案项目；

3）试用期员工转正提醒；

4）跟踪管理员工从进入企业到离职全过程的历史记录，包括薪资变动、职位变动、奖惩情况等；

5）可以挂接与员工相关的各类文档，如WORD文件、EXCEL文件、wps文件、pdf文件等；

6）提供多种不同形式的员工信息报表。

3岗位变动管理

系统中可以设置不同的公司，在一个公司下面可以设置许多分支机构和组织部门，可以设置员工的分类方法。

客户在系统中可以实现员工在一个公司内部的分支机构、部门、类别等信息的变动；也可以实现员工在不同的公司之间的变动，所有变动的历史记录都可以保持到系统内部，客户可以方便地查询到员工历史上所有变动记录。

同时系统还可以提供多项动态分析指标

1）岗位变动登记

岗位变动登记功能记录员工在本单位内部不同部门、岗位间的流动，可动态记录员工在单位内工作岗位变化过程，为员工职业生涯规划做参照。

2）工作变动登记

可灵活定义工作状态类型，详细记录工作状态变动原因，便于统计分析，为企业管理尤其HR管理提高绩效改进的诊断依据。

4劳动合同管理

记录签订情况并对合同的变更、续签进行跟踪管理；记录员工解除或者终止合同的情况；试用期到期、劳动合同到期自动提醒。

1）劳动合同登记

记录劳动合同的签订、解除、续签情况。

2）劳动合同查询

根据可设置组合条件查询劳动合同的情况。

3）一个月内合同到期人员查询统计，可以以报表的形式导出。

5人事信息查询分析

1）查询人员基本信息

可根据人事人员基本信息属性设置组合查询条件，方便灵活的查询全公司人事人员属性。

2）查询部门人员信息

查询部门人员信息功能按照部门组织关系对部门的员工综合信息及部门员工的明细信息进行查询（比如部门总人数，男女比例。

学历比例等信息）

3）人事信息分析图示

按照部门组织关系反映全公司或部门人事信息的分布情况（比如年龄分布、学历分布、职称分布、政治面貌、民族分布、人员类别分布、籍贯分布、性别分布等信息进行分析图示）

4）人事年龄结构分析

5）专业能力分析

6）人员数量分析

7）本月生日员工

6考勤管理

考勤管理对企业的员工出勤情况进行有效的管理和统计。

考勤管理主要功能是对员工出勤情况进行登记并处理，使之成为薪资计算的依据。

考勤管理功能包括考勤记录、考勤数据调整以及相应的统计查询等功能，支持与考勤机的集成，同事也支持手工考勤。

支持对员工请假、加班进行管理。

系统可以统计每个员工的出勤、迟到、早退、请假、加班、出差、调休、外出等状况，有定制的周、月、年的统计报表，同时具有灵活的用户自定义报表，可以根据系统中的定义字段，由用户任意组合形成各自所需要的报表。

可以使经过认可的考勤数据直接结算工资，从而解决了每次需人工输入考勤结果计算工作工作量大的问题，节省大量人力资源，提高工作效率

1）考勤项目管理

系统可以设置各种考勤项目以及考勤项目的核算公式。

2）个人考勤

员工可以借助考勤机实现自我考勤记录，通过申请审批流程实现员工外勤、请假、加班等考勤业务管理。

3）部门考勤管理

部门考勤根据员工自我考勤记录负责审核，确定部门员工的实际出勤情况。

4）公司考勤

公司考勤员对各部门的考勤数据进行确认后，系统自动计算考勤情况。

5）考勤汇总查询

对员工的考勤情况进行汇总统计。

6）考勤机接口

通过接口将考勤机数据直接导入到系统中。

7）出差申请、加班申请、加班费申请、调休申请等需要走详细的流程审批后方可进入考勤里面。

8）外出登记必须通过部门领导确认后方可进入考勤里面

3.7财务管理系统

财务管理包括开票管理、收款管理、付款管理、销售明细表、物资出入库管理、库存管理等、未收款查询、费用管理、报销管理、出差管理审批等功能子模块。

●开票管理：

跟合同管理的开票提醒，对所需的开票进行查询统计。

●收款管理：

根据合同管理的收款提醒，开始走收款管理流程，催款人员和联系电话，催款期限，催款进步，可以对收款管理进行查询统计。

●付款管理：

根据采购管理，需要走付款，走付款流程，详细记录付款的明细表，付款需走完完整的流程，方可付款。

可以对付款管理进行查询统计。

●销售明细表：

实时查询销售明细表和收款管理实时链接。

可以按照月底或者某个时间实时打印销售明细表。

●物资出入库管理：

可以实时查询物资出入库的情况

●库存管理：

可以定期对库存进行盘点，对盘点表进行查询统计。

●未收款查询：

可以实时查询客户欠款情况。

●费用管理：

对于费用进行管控，对预算管理的预算进行实时管控。

实时显示预算的最大限制值。

●报销管理：

对于人员的报销管理进行审批。

支持报销审批管理，票据可以扫描挂附件作为依据。

对报销的费用进行查询统计

●出差管理：

支持出差管理审批。

对于出差管理差旅费用进行审批。

对于出差差旅费进行查询统计。

3.8部门计划管理系统

月部门工作计划功能：

计划制定（新建月部门工作计划，获取上月未完成工作进入新计划）。

计划审批（按流程管理定义的审批流程，分部门逐步审批）。

审批意见记录。

审批完结，计划定稿，填报部门不能修改计划。

完成情况填写（由创建人填写）

未完成－原因填报

计划监督填意见（由计划主管填写和修改）

工作计划没有完成做成，经许可自动结转下月工作计划。

]

近期部门工作计划在个人事务中提示。

月计划完成进度情况汇总。

周部门工作计划管理。

年度计划管理（体现季度目标）。

3.9预算管理系统

预算管理系统包括预算制定、预算执行与监控、预算分析与评价等功能子模块。

3.9.1预算制定

预算制定是一个详细流程管理过程，包括预算编制、预算申报、预算审核、预算发布、预算查询等详细的流程过程。

预算可以按照每月、每年进行查询统计。

3.9.2预算执行与监控

预算执行监控包括费用报销、部门费用、预算调整、预算执行提醒、超预算提醒等功能子模块。

3.9.3预算分析与评价

预算分析包括可按照责任中心、成本中心、某项或某些费用项目提供预算差异分析、提同比分析、环比分析，并可输出报表（格式待定）。

预算评价包括可设置、增加、减少、修改考核指标，修改考核指标包括指标名称、考核标准、数据导入、完成结果等（格式待定）。

考核指标的数据可饮用系统内相关数据。

评价表可查看、可导出Excel。

3.10办公发文管理系统

办公自动化系统包括系统管理、工作管理、邮件管理、信息发布、会议安排、公文管理、考勤管理、公共信息管理、办公用品管理、用车管理、信息简报等功能子模块。

3.10.1工作管理

工作管理包括定期工作以及日常工作的制定、完成记录、统计查询、个人工作、待处理工作等。

3.10.2邮件管理

内部邮件系统，用来在企业内部邮件收发。

电子邮件功能可以以灵活的方式制作、发送、接收、阅读、回复、查询、打印和保存电子邮件，其中包括发送邮件、接收和阅读邮件、应答及转发邮件和设定和跟踪工作。

系统使用具有丰富的电子邮件选项，包括标识重要文件、发送邮件类型、邮件签名、邮件加密、邮件传递优先级、确认传递的邮件、对收到的邮