工程项目合同档案及信息管理方案和措施.doc

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工程项目合同档案及信息管理方案和措施

第一节项目合同管理概述

合同管理是指对合同的订立、履行、变更、终止、解决争议等进行的管理，合同管理工作贯穿项目管理的始终，是项目管理工作的主线，同时也是开展其他项目管理工作的基础，因此具有十分重要的意义。

本项目合同体系主要包括：

项目管理服务合同、设计合同、招标招标代理合同、施工合同、采购合同等。

这些合同为项目实施过程中进行质量控制、进度控制和投资控制等提供了主要法律依据。

一、本项目合同管理原则

在本项目实施过程中，项目代建方在项目管理服务期限内在招标人、使用方的授权下以项目代建方名义在合同约定的权利义务范围内行使项目建设管理权，任何与招标人、使用方利益相关的对外合同均由招标人、使用方、项目代建方和第三方共同签订。

项目代建方按《合同法》规定行使和履行合同的全部权利义务，切实保障工程质量、工程进度和施工安全，严格控制工程造价，确保工程项目按期交付使用。

二、合同管理工作范围

本项目合同管理工作范围包括负责设计合同、监理合同、施工合同、采购合同、招标招标代理合同等的起草、谈判、签订、履行和管理工作。

三、合同管理目标

所有项目管理工作都必须以合同为依据进行，因此合同管理的目标与项目管理的总目标是一致的，即：

l确保工程质量达到合格工程（符合竣工备案制的有关规定），争创广州市样板

工程；

l确保本项目在合同规定的工期内按期完工；

l确保投资控制在批准的项目设计概算内；

l确保工程无重大安全事故，确保现场安全文明施工达到“市级文明工地"标准；

l在遵守国家相关法律法规的前提下满足招标人、使用方要求，维护招标人、

使用方的合法权益。

四、合同管理承诺

项目代建方承诺在本项目合同管理工作中：

1、保证不会超越合同权限，又未经甲方授权，擅自对外签约；

2、保证不会单独以招标人、使用方的名义对外签订与本项目相关的种类合同和协议；

3、保证我司的项目管理人员不会根据项目管理服务合同享有的任何权力和便利条件和与本项目有关的设计、施工、设备制造和材料供应单位以及其他任何有关单位进行幕后交易，牟取私利，共同损害招标人、使用方的利益。

第二节项目合同管理的方法和措施

项目合同管理工作是一项较为复杂的系统工程，是项目管理工作的主线，也是我司长期以来重点关注的工作之一。

（合同签订流程见下图。

）

为做好本项目合同管理工作，确保实现项目管理的各项目标，在本项目合同管理工作中我司将采取以下方法和措施：

1、设置专门的合同管理岗位（招标造价工程师、合同主管），配置多名经验丰富的合同管理人员，科学设定各合同管理岗位的岗位职责和工作界面，通过多种形式的岗位培训不断提高合同管理人员的管理水平，为做好本项目合同管理工作提供组织保证。

2、择优选择信誉好、经验丰富的招标代理单位，组织其编制严密的招标文件及合同条款来化解项目实施过程中合同管理的风险。

通过依法公开招标择优选择信誉好、履约能力强、合同管理水平高的项目监理方和施工单位，为做好本项目合同管理工作打下良好基础。

3、采取措施化解合同管理风险

1）增强风险防范意识，细化双方权利义务条款和违约责任条款，以防止出现问题时双方责任难以分清，进而对项目代建方及招标人、使用方造成不必要的损失；同时细化违约责任的承担方式条款，在法律允许的条件下视不同情况约定继续履行、采取补救措施、赔偿损失、违约金、定金等承担方式。

2）要求对方提供合同价一定比例的履约保函，以督促其全面履行合同义务。

3）要求对方办理建筑工程一切险、第三方责任险等：

为施工场地内项目代建方和招标人、使用方单位人员办理保险，以减少意外事故造成的损失。

4）积极履行我方合同义务，注意收集工程资料和有关证据，防止被对方索赔，同时利用合同条款积极进行反索赔。

4、在总结以往合同管理经验的基础上，以我司质量管理体系文件中合同管理办法为基础，针对本项目制定可操作性的科学合理的《广东省********教学综合楼工程项目合同管理办法》，力争做到在合同管理的各阶段有章可循，为做好本项目合同管理工作提供可靠的制度保证。

合同管理办法将至少包括以下内容：

1）合同的起草

①合同的起草原则

站在招标人、使用方的立场，处处维护招标人、使用方利益，以公平、公正的原则起草合同条款。

②合同的起草时间

合同条款要在招标文件发出前起草好，并附在招标文件中，作为招标文件的一部分，以避免评标定标后与中标单位与就合同谈判问题久拖不决。

③合同的起草要求

根据《中华人民共和国合同法》和《中华人民共和国建筑法》以及建设部发布的《建设工程施工合同管理办法》，以《建设工程旌工合同（示范文本）》和FIDIC条款为样板，详细、谨慎地起草合同条款。

④合同草案编制流程

本项目合同草案由项目代建方招标造价工程师负责组织招标代理单位编制，技术质安工程师和现场管理工程师配合，报项目经理审批确认。

2）合同的订立

合同订立流程：

谈判-形成合同初稿-项目代建方内部评审-招标人、使用方审批-订立合同-合同备案

①谈判

谈判是各单位之间为协调彼此关系，达成一种协议而进行的交换意见、相互磋商的行为和活动。

合同订立前，由招标造价工程师以招标文件中合同草案为基础组织与对方的合同谈判工作，由技术质安工程师、现场管理工程师配合，达成统一意见后，形成合同初稿。

②合同内部评审

合同内部评审是项目代建方对合同的设立、变更、终止活动的合法性、效益性和真实性进行评价、审理和监督实施的行为。

各人员评审职责：

l公司总经理：

负责对合同文本的最终审批。

l公司副总经理：

负责对合同文本的全面审定。

l公司总工程师：

负责对合同文本的全面审核，重点审核技术、质量、安全

条款。

l公司公司法律顾问：

负责对合同内容、方式、程序、主体等的合法性，对

双方的权利与义务、风险和违约责任等内容进行评审。

l项目代建方项目经理：

负责对合同文本的全面审定。

l项目代建方招标造价工程师：

负责组织实施合同评审，并对合同的商务、

造价、财务、工程款支付、保证金及分包内容进行评审。

l技术质安工程师：

负责对工程质量、安全、环保和文明施工内容进行评审。

l现场管理工程师：

负责对工期、进度控制、各单位的配合协调、验收、检

验试验、人员材料设备配置、保修、索赔和资料档案管理等内容进行评审。

③招标人、使用方审批

合同初稿经项目代建方内部评审后，送招标人、使用方审批。

④签订合同

与本项目有关的所有合同经招标人、使用方审批后，由招标人、使用方、项目代建方和第三方共同签订。

项目代建方承诺不单独以甲方的名义对外签订与本项目相关的各种合同和协议，承诺按《合同法》规定行使和履行合同的全部权利义务，切实保障工程质量、工程进度和施工安全，严格控制工程造价，确保工程项目按期交付使用。

合同签订前，应由项目代建方安排对合同进行统一编号。

合同经双方签字、盖章后，按法律、法规或合同约定必须办理签证或公证手续的，由项目代建方负责组织办理。

⑤合同备案

合同签订后，项目代建方将在七个工作日内将合同副本以及相关全部附件连同招标文件各两套送招标人、使用方备案。

⑥合同的履行、变更

l合同交底

合同签订后，项目代建方招标造价工程师负责组织召开会议进行合同交底工作，将合同的有关内容（包括合同书、投标文件、对方的有关承诺及注意事项等）传达给项目代建方各相关人员，各人员根据各自的岗位职责以此作为开展工作的依据。

合同交底工作将形成书面记录。

l合同履行

在合同履行过程中，项目代建方将依照合同持续监督项目监理方的履约情况，监督其人员是否到位，是否按经批准的监理方案、监理大纲和监理实施细则勤奋地履行监理职责。

发现问题及时与项目监理方进行沟通，要求其改进，必要时启动招标监理合同中的违约责任条款，追究项目监理方责任。

在合同履行过程中，项目代建方将持续监督各设计、施工或材料供应单位的合约履行情况，监督其是否全面履行合同，监督工程的进度、质量是否按照合同要求实施，监督其是否存在违法分包、转包情况，监督其是否存在预期违法情况，发现问题，及时向项目监理方提出，由项目监理方要求其提出整改方案并督促其实施。

在合同履行过程中，项目代建方将尽职尽责，努力履行合同中应尽的义务和责任，协调项目实施过程中出现的各种问题，与项目监理方及各承建单位共同努力实现项目目标。

l合同变更

合同变更是指合同成立后，履行完毕之前由合同各方依法对原合同内容所进行的修改。

本项目的合同变更包括工程设计变更，承包人在施工过程中提出的合理化建议得到项目代建方和招标人、使用方同意引起的变更，暂停施工、工期延长、不可抗力发生等引起的变更等。

在合同履行过程中，如需对合同进行变更，项目代建方将变更的原因、依据及变更后的合同草案整理后，以与合同订立相同的程序对原合同进行变更，并报送招标人、使用方审批和备案。

一般合同变更管理流程（见下图）

签订合同

，

进入履约阶段

履约过程中出现变更要求

项目管理单位或业主

提出变更要求

乙方口头提出变更要求或

书面提出变更要求

业主同意否

Yes

项目管理单位和业主与乙

方洽商变更事宜

签订变更协议

，

组织实施

项目管理单位进行研究

，

和业主洽商变更方案

No

不变更

双方是否达成一致否

No

Yes

工程合同变更管理流程（见下图）

l分包合同管理

在合同履行过程中，如出现工程分包情况，项目代建方将对分包的合法性进行审查，对分包单位的资质、法律地位、业绩、信誉和质量体系等进行评价，评审分包单位的管理能否满足具备对工程项目负责的能力。

出具评审意见后报招标人、使用方，由其决定是否允许分包。

如允许分包，项目代建方将要求总包单位将分包合同送项目代建方及招标人、使用方备案。

l合同索赔

索赔可分为施工方向招标人、使用方的索赔和招标人、使用方向施工方的索赔，索赔的要求包括对工期、费用和利润的索赔。

作为项目代建方，我司项目代建管理人员具有较强的索赔意识，可采取各种措施避免受到施工方的索赔，包括完善合同文件，全面履行合同义务，督促监理方严格按程序和相关规定发布指令等。

合同书、中标通知书、招标文件、投标文件、图纸以及合同履行中的书面签证、来往信件、文书、申报等均为合同的组成部分，是合同索赔的重要证据。

项目代建方将督促项目代建方相关人员及项目监理方及时收集合同执行中的相关资料，及时整理归档并做好详细的记录，以作为以后处理工程索赔的依据。

争议管理流程、工程索赔管理流程见下页附图。

l合同资料的管理

由于本项目规模大、划分的和涉及的单位多，因此合同数量也较多，对合同文件的管理工作就显得比较重要。

项目代建方在本项目将设专人进行合同资料（包括合同评审记录）的保存、整理、发放和借阅等管理工作，合同管理办法中对合同文件的发放范围、发放数量、借阅等也将做出详细规定。

第三节项目信息管理的目标

本项目投资大、建设周期短、工程施工条件和环境复杂，各项建设工作流程都要交替、加快进行，增加了项目管理的难度。

其中，随着项目的启动、规划、实施等项目生命周期的展开，与项目有关的合同、图纸、报告、文件、照片、音像、模型等各种各类纸介质和非纸介质信息会层出不穷地产生，因此，对项目信息的管理显得尤其重要。

而且，信息处理将始终贯穿整个项目管理的全过程，除项目的施工建设过程外，还包括项目建设的前期准备过程及项目竣工后的后评估过程。

如何高效、有序、规范地对项目全过程的各类信息资源进行管理，是本项目的管理工作中的重要环节。

项目信息管理的效率和成本将直接影响项目管理其他环节的工作效率、质量和成本。

为适应项目管理的需要，为预测未来和正确决策提供科学依据，提高项目管理工作的水平和效率，我司将严格按照ISO9001质量体系的相关