商务邮件写作步骤英文版.docx

商务邮件写作步骤英文版.docx

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商务邮件写作步骤英文版

商务邮件写作步骤英文版

1、邮件开头称呼要恰当StartWithanAppropriateSalutation

　　Somepeoplejumpstraightintothetextofanemailwithoutsomuchasa“hi”.It’spolitetoaddasalutation,justasyouwouldwithaletter.Thatmightlooklike:

　　有些人写邮件不喜欢加称呼，甚至连简单的“你好”都忽略，直接开始正文内容。

孰不知就像在传统的信件上一样，写上称呼是一种礼貌的象征。

称呼可以这样写：

　　DearSir/Madam亲爱的先生/女士

　　DearMr.Johnson亲爱的约翰逊先生

　　HiSue苏，你好

　　HelloFred你好，福瑞德

　　Yoursalutationneedstobeappropriate.Ifyou’rewritingtoaprospectiveemployer,“DearMr.Johnson”isprobablythebestwaytogo.“HiBob”isgoingtolookunprofessional。

　　称呼必须恰当。

若邮件对象是你未来的上司，“亲爱的约翰先生”这样的称呼应该为最得体的。

像“你好，鲍勃”更适用于随意的场合。

　　Butdon’tassumethatformalityisalwaystherightanswer.Ifyou’rewritingtoafriendofafriend,using“Dear”plustheirsurnameisgoingtoseemoddlystilted。

　　那么，是不是正式的用语就万能呢?

绝对不是。

若你给你朋友的朋友写邮件，那用“亲爱的+姓”就显得异常别扭。

　　Ifindoubt,“Dear[firstname]”willusuallyworkjustfine。

　　当你判断不出哪种场合该用什么称呼合适，你可以使用“亲爱的+名”来应付所有情况。

2、直奔主题GetStraighttothePoint

　　Yourcorrespondentwon’twanttowadethroughparagraphsofwaffle–sogetstraighttothepoint.Ifyou’rewritingtosomeoneoutoftheblue,don’tgivethemyourlifestorybeforeyoumakearequest。

　　相信阅读你邮件的人不会愿意仔细浏览你那空洞无聊的长篇大论，所以你需要直奔主题。

如果你想写封邮件安慰某个心灵受伤的朋友，开头先把你的建议亮出来，然后再用你的亲身经历来辅助说明。

　　Gettingstraighttothepointmightmeanthatthefirstlineofyouremail（afterthesalutation）lookssomethinglikethis:

　　直奔主题意味着邮件内容的第一行应该是这样：

　　I’mworkingonanarticleaboutAcmeWidgetsforXYZpublication,andwonderedifyouhadafewminutestoanswerthefollowingthreequestions。

　　我现在正在写一篇要交给某某xx关于极致控件的文章，不知道您有没有时间回答3个问题呢?

　　Couldyousupplymewithaeforthefollowingproject?

　　可否对下面的设计项目进行引证?

　　I’dliketodiscusstherevisionswithyou.WouldTuesdayat2pmbeagoodtime?

　　我想和你谈谈修订的事。

这周二下午两点您有空吗?

　　I’veattachedthedocumentsyourequestedatourmeetingyesterday。

　　昨天会议上您要求的文件已附上，请查收。

　　Youmaywellneedtoincludemoredetails,butifyouputtheimportantpointupfront,youremailismorelikelytogetatimelyresponse.Ifyourquestionestoofardown,therecipientmaynotevenrealisethatyouneedareply。

　　当然，你需要再增加更多的细节内容。

若将邮件重点放到内容的开头，你将收到更加及时的回复信息。

如果你的问题在邮件后头，收信人可能都不会意识到你在等他回复。

3、内容言简意赅KeepitShort

　　Trytokeepyouremailasshortaspossible.Maketheparagraphsshort,too–longparagraphscanbedifficulttoreadandtakein。

　　尽可能将你的邮件内容写得简单明了。

文章太长不易阅读和吸收。

　　Domakesureyougiveenoughinformationforyourcorrespondenttobeabletomakeadecision,ifthat’srequired.Youmightfindthatit’sbesttoofferthisasanattachment–you’llhavemoreflebilityoverformatting,andyourcorrespondentcanprintouttheattachmenteasily。

　　当然，你需要再增加更多的细节内容。

若将邮件重点放到内容的开头，你将收到更加及时的回复信息。

如果你的问题在邮件后头，收信人可能都不会意识到你在等他回复。

4、将内容编好UseNumberedPoints

　　Ifyou’vegotseveralquestionsorpointstomake,it’sveryhelpfultonumberthem.Thismakesiteasyfortheotherpersontorespondtoeachone,especiallyifsomejustrequireayes/noresponseorasinglewordanswer.Forxxtance:

　　对于那些为了咨询或提供各种问题的邮件，最好将问题一点一点的列举出来，以便于他人对每个问题作答，尤其当某些人更倾向于对问题只回答“是”和“否”的时候。

例如：

　　Couldyouletmeknow:

　　能否告知：

1、Howmuchitwouldcostforthewebsitedesign

　　网站设计费用

2、Howmuchforthewebsitedesignplusatri-foldbrochure

　　网页设计加一份三页宣传册的费用

3、Whetheryoucouldplete#2bytheendofApril

　　您能否在四月底完成第二点所述工作?

　　It’salsousefultolistyourquestionsorpointsasbulletsinthisway;ifyouwriteasingleparagraph,someofyourquestionsmightgetmissed。

　　将你的问题或观点用图标的方式罗列出来是很实用的，倘若你用一段话将几个点全部涵盖，那对方有可能会漏看其中的几点。

5、重新阅读一篇，校对拼写错误Re-readandUseSpell-Check

　　Atypoorspellingmistakecanturnonewordintoanentirelydifferentone.Ifyou’reusingemailinaprofessionalcapacity,thatmistakecouldbeembarrassing–orevenoffensive.Itmightalterthewholemeaningofyouremail:

amissing“not”，forxxtance,couldpotentiallycauseproblems。

　　排版或拼写错误有时能导致对一个单词的误解。

尤其当你用邮件来沟通专业性内容时，这样的错误就很尴尬，甚至有些失礼。

它可能改变你整个邮件的意思。

比如：

少写了个“不”，就可能会引起某些问题。

　　Spell-checkshouldhelpyouavoidanysillymistakes–butuseyoureyesandbraintoo.Thereareplentyofwordsthatspell-checkwon’tpickup.Ifyou’reemailingfromadevicewithpredictivetextandanauto-correctfeature,makesureyoualwaysre-readwhatyou’vetyped。

　　因此检查拼写将避免你犯这些低级错误，但这里强调——不仅仅用眼睛检查，还得用大脑思考。

有些错误不一定能轻易检查出来。

如果你的邮件系统有字句联想功能和自动纠错功能，一定要把写出来的内容再通读检查一遍。

6、充分利用邮件签名MakeYourSignatureUseful

　　Doyouhaveanemailsignature?

（That’sthetextthatappearsautomaticallyatthebottomofyouremail。

）Somepeopledon’tuseoneatall;othershaveafunnyeorfavoritesaying。

　　你设置过邮件签名吗（它将会在你每次邮件内容的下方自动生成）?

有些人从来都没有使用过它，但我们也看过一些非常有意思和哲理的签名。

　　Whetheryou’reusingemailforprofessionalorpersonalreasons,makeyoursignatureusefulforbothyouandyourrecipient.Thatmightmean:

　　无论你是为了工作还是私人聊天，加注签名对你和邮件接收者都有好处，因为这意味着可以：

　　Givingthelinktoyourwebsite

　　加上你的网页链接

　　Includingyourworkaddressand/orphonenumber

　　写上你的工作地址或电话号码

　　Addinglinkstoyoursocialmediaaccounts

　　注上你的社会媒体工具帐号（例如博客，微博，论坛）

　　Puttinginalinetopromoteyourrecentbook/blog/product

　　宣传你最新的书籍，博文或产品

　　Ifyouremailproviderallowsit,youmayevenwanttocreateseveralsignaturestousefordifferentpurposes（e.g.oneforemailingfriends,onefornewbusinesscontacts）。

　　有些邮箱甚至还提供用户根据不同目的设计不同签名的服务（比如：

一个对朋友使用，一个对新结识的企业伙伴使用）。