财务管理及内部控制制度.docx
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财务管理及内部控制制度
财务管理及内部控制制度
一、主管会计账务处理、报表制度
1、严格按饮食服务业制度设置和使用会计科目,设立总分类帐、明细分类帐和备查帐,手工帐和微机帐同时使用,参与公司的绩效考核,为绩效考核及时、准确提供需要数据。
2、会计记帐程序:
A、根据审核无误的原始凭证填制记帐凭证。
B、根据记帐凭证登记明细分类帐、银行存款日记帐和现金日记帐。
C、根据汇总的记帐凭证编制科目汇总表。
D、根据科目汇总表登记总分类帐。
E、月末要核对总帐与明细帐。
3、会计报表:
A、对外报表有:
资产负债表、损益表、现金流量表。
对内报表有:
资产负债表、损益表、年末现金流量表、月营业收入表、营业成本表、费用明细表。
B、编制报表数字要客观真实、准确可靠、内容要填写完整,各报表的数字之间要衔接一致。
C、需报送的会计报表要装订成册,加盖印章、每月10日前报出,要做到编报及时,每季进行一次财务分析,写出财务分析报告。
二、支票、现金借用制度
1、支票、现金的借用限于采购人员购物时和公派出差人员外出办事时借用。
2、借用人员使用现金限于500元以内,支票限于500元以上。
借用时,先填写借支单,写明借支人姓名、部门、职务、借支事由、借款金额、借款日期等。
3、经手人签字后,需本部门负责人签署意见。
4、请总经理核准后,交于财务部。
5、主管会计审核后,指示出纳支付现金或开出转帐支票,不得将加盖好印章的空白支票借给出差人携带使用。
6、借用人办事结束后,持发票及原始单据按正规手续报帐,清算结束后,抽取借支单。
三、费用支出报销制度
1、酒店费用支出实行总经理“一支笔”审批制度。
2、加强对费用的管理控制,酒店各部门应在每一经营期间开始之前,先做出预算,报总经理审批。
3、各部门费用发生时,先由经手人填写经费报销单,并将原始单据及费用明细单粘贴于后面。
报销单内容要填写完整、准确、大小写金额必须一致,不得涂改。
4、对预算内的费用开支,经手人填单后,经部门主管(主管经理)签批,由财务审核、总经理签字后方可开支报帐,对预算外的费用开支,经主管经理签批后,由财务部审核提出意见,报总经理批准。
5、对于需要预付的款项,由签订有关合同,协议的部门或经手人填写付款单:
对涉及其它业务部门的费用帐单,应交有关部门审验查认:
对预付款项,会计人员应与合同认真核对后,报总经理批准签字。
6、财务部会计收到手续齐全,填报金额,正确的经费报销单后,由会计核对开出现金付出单或银行转帐支票等,并加盖印章,出纳据以支付现金及转帐。
7、月末,会计根据经费报销单及资金付出凭证,填制记帐凭证进行帐务处理,正确归集各部门经营费用,编报本月经营费用、管理费用明细表。
四、固定资产、周转材料管理制度
1、酒店固定资产、周转材料的增加与减少要经过总经理批准,5万元以上的固定资产的增加应经上级主管部门的批准,严格控制固定资产及周转材料的增加,每年新增固定资产不超过当年应提固定资产折旧额。
2、固定资产、周转材料进行购置时,应先提报购置计划,报酒店总经理审批后,进行购置。
固定资产报废时,要按严格的审批程序进行报废处理。
3、固定资产、周转材料的管理,原则上是“谁使用,谁负责管理”,固定资产、周转材料的日常保养、维护由使用部门负责。
各部门要建立固定资产卡片,财务部建固定资产明细帐,专人负责管理。
4、对于固定资产折旧的提取,按照主管单位内部财务管理办法进行计提。
5、每半年对酒店固定资产、周转材料进行一次全面检查,特殊情况进行不定期检查,对发现固定资产及周转材料的丢失、损坏、报废等现象要查明原因,报告酒店总经理酌情进行处理。
6、周转材料原则上实行“五五”摊销法,对200元以下的周转材料一次摊销法。
五、发票管理制度
根据《中华人民共和国发票管理办法》,结合本酒店的具体情况,特制定本制度。
1、所有发票由酒店财务部委托收银台统一管理,收银员负责领取、保管开具、上交发票。
2、领取及上交时应登记,登记内容包括:
领用(交回)时间、发票种类、发票起止号码、面值,并由收银员签名。
发票用完后,要及时到财务部消号,注销后方可领取新的发票。
3、收银员应根据客人实际消费金额如实开具发票,不得擅自多开、虚开。
4、收银员应根据发票格式正确填写,内容完整,字迹清晰,不得涂改、挖补、随意撕毁。
作废发票应保证三联完整交回财务。
5、收银员交接班时,应将发票使用情况写在交接班记录本上,交接班时双方核对无误,签字后方可下班。
六、备用金管理制度
1、收银员必须随时保持备用金的种类、数额的完整,不可用白条抵库、私自套用或挪用。
2、交接班时备用金必须当面点清,相互签字认可,丢失自负。
3、专人专时上财务与出纳兑换零钱用作营业时使用,不可作其他用途。
4、备用金如出现长款,应如数上交,出现短款时,应按酒店有关规定赔偿。
5、领班应不定期检查备用金金额,发现问题及时上报财务部。
七、收银员交接班制度
1、各点收银员应提前十分钟进入工作岗位,整理仪容仪表,打扫卫生。
2、当面点清备用金及各种单据、票据,并在交接班本作记录。
3、由交班人正确填写缴款袋,并将缴款袋投入保险柜,进行见证,确认投入后方可下班。
4、把当班发生情况及遗留情况写进交接班记录本,并当面作出交待。
5、交接班本应妥善保存,与营业有关的资料应保密,不许外传。
八、收银员缴款见证制度
收银员每班工作结束时,所收款项封装收银缴款袋交至保险柜内,特制定缴款见证制度:
1、收银袋封面的内容,包括部门、日期、班次、缴款人、见证人、面值、张数、金额等必须登记清楚。
2、缴款必须由收银员本人亲自缴款。
3、缴款工作必须由收银员做见证。
4、缴款人负责把钱袋放在保险柜中,并确认钱袋掉入保险柜中。
然后在缴款登记本上签字。
5、见证人在缴款人完成上述程序,并确定后在缴款登记本上签字证明。
6、见证工作不许非财务人员进行。
九、办公用品及服务采购管理制度
为规范酒店日常办公及其它物资的采购管理程序,降低库存,提高酒店的经费使用效益,特制定本制度。
1、每月各部门要根据日常消耗及库存物资情况,编制物资采购需求计划及经费预算,报财务部门审核;
1.1不编报采购需求计划的部门视为无采购需求,当月不得采购任何物资。
1.2确因临时任务或其它突然要求,需求部门在向财务部门书面说明原因,征得财务部门同意,可以补报需求计划。
2、财务部门收到需求部门编报的需求计划,应根据仓库库存情况,认真做好采购物资的数量、价格审核工作,并及时汇总采购计划和经费预算,向采购部下达采购任务、经费预算和采购方式。
3、采购部按下达的采购计划和采购方式组织物资采购工作,不得超预算采购,不得擅自改变采购方式。
采购的物资要及时交仓库保管,并办理相关手续。
采购部凭物资采购任务书、商品明细、发票、入库单办理报销手续。
4、仓库收到采购部送来的物资要认真做好数量清点和质量验收,并办理好入库手续。
各需求部门凭已审核的需求计划到仓库领取物资,并办理物资领用手续。
5、物资采购方式通常有:
公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购和定点采购。
6、需求部门、财务部门、采购部、仓库等相关人员应随时掌握商品的市场价格变化情况、定期考察供应商的资质和供货能力,并及时调整定点采购的供应商(每类商品的供应商不得少于三家)。
任何人(包括供应商),发现采购的商品价格虚高,有权力向财务部门提出异议或投诉。
十、仓库管理制度
仓库管理是酒店存货管理的重要工作。
仓库是企业各种物资、原材料的周转、储备环节,担负着验收、保管、发放、储备、回收利用等多项业务管理职能。
为加强仓库管理,提高仓库使用效率,保证物资周转流通,提高经济效益,特制定本制度。
1、仓库管理的基本任务是:
采用科学的方法,不断提高管理水平,做到保管好,损耗少,节约费用,保证安全,提高效益。
2、仓库管理的原则是:
适量、及时、准确、经济、安全。
3、仓库的存量管理
3.1仓库实行存量管理。
仓库的最高存量和最低存量由财务部和成控部、采购部研究制定并报酒店管理当局批准后,交仓库执行。
3.2所有仓库物资均应在存货帐,存货卡上标明最高存量和最低存量。
3.3月末,仓库应编制"超存量库存表",详列所有超过最高存量的存货明细情况,报财务部经理、采购部经理和成本控制经理。
4、仓库的请购
4.1库存仓物资达到最低存量时,仓库应及时填制“请购单”,交采购部购买;没有及时提出购买以致存货供应中断的,有关仓库人员要承担工作责任。
4.2不超过最高存量的请购,由采购部直接受理。
4.3超过最高存量的请购,须按酒店“流动资金管理制度”的审批权限,批准后交采购部购买。
5、仓库的验收入库
5.1物品入仓实行仓库验收制,检查采购计划,物品的数量、价格、质量,遇下列问题时,仓库应拒绝收货,或另行堆放,并及时与主管领导联系。
5.2没有经批准的请购单。
5.3所购物品的规格数量价格及有关要求与请购单不符。
5.4发现品质问题。
发现5.2、5.3问题时,在与采购部/请购部门联系,并取得处理意见前,所收物资不得使用。
物资验收入仓后应编好库位、货位,堆垛号码,整齐堆放,办好登帐建卡手续。
6、物资的保管和发放
6.1仓库实行分区、分类、分货位编号保管方法。
根据各类物资的自然属性、理化性能、体积大小和仓库设备条件的不同,分别加以妥善保管。
做到不短缺、不损坏、不变质、不混号错位,物资存放要考虑便于收发,便于检查和盘点。
6.2仓管员要熟悉物资的特性,认真做好在库存物资的养护工作,根据仓库的温度、湿度、通风、光照等条件,考虑存放期限,采取通风、降温、防潮、密封等措施。
做好防火、防潮、防腐、防锈、防变质;防水、防尘、防爆、防漏、防高温等“十防”工作,注意经常检查,确保物资财产的安全完整。
6.3仓管员对所保管的物资,应经常检查,对滞存仓库时间较长的物资,要及时填列“超期存仓物资报告表”;发现霉变、破损的,应提出处理意见,填列“物资残损(变质)处理报告”,向部门主管和财务部经理作出报告。
6.4存仓物资,要执行"先进先出,定期翻仓"的管理规定。
发料要从最早存仓的物资开始;定期翻仓可结合仓库的盘点进行,翻仓的目的是检查存货的品质保管状况,同时,为存货“先进先出”的操作提供方便。
6.5严格执行仓库安全操作规程。
仓库内禁止吸烟,不得会客,不得存放私人和其他单位物品,做到人走灯灭,离库锁门,防止发生火灾和盗窃事故。
6.6仓库是物资保管重地,除仓管员和因业务工作需要的有关人员外,任何人未经批准,不得擅自进入仓库。
6.7物资出仓,必须先办妥出仓手续,仓库凭出仓单、领料单、调拨单发货,严禁先发货、后补单,严禁白条发货。
6.8仓管员应及时记录物资的进、出、存动态,做到“三对”,即货、卡、帐核对相符。
发现问题须及时检查纠正,确保存货、存货卡、存货帐结存准确无误。
7、仓库的盘点
7.1仓库物资流动性大,为保证货、卡、帐核对相符,随时掌握物资变动情况,避免短缺丢失和超储积压,必须进行经常和定期的清仓盘点工作。
7.2经常性盘点由仓库领班和仓管员在日常进行,针对收发频繁和容易变质的物品,需增加盘点和察看的次数。
7.3定期盘点每月25日进行一次,由成控部组织,财务部派员参与,发现盘盈盘亏,应查明原因,说明情况,提出处理意见,填制“存货盘点报告”,上报酒店处理。
对于盘亏/报损的物资,须查明原因,属保管人员工作责任的,应由有关人员承担经济责任。
经常发现失职行为的,应调离工作岗位;发现偷盗等违法行为的,交酒店保安部处理。
十一、计算机网络设备维护及保养制度
为了确保酒店内部计算机系统的正常运行,为企业提供的数据、服务管理和经营信息及时、准确,特制定计算机网络设备维护及保养制度。
1、按照正确的步骤进行开关机操作。
开机时,先打开ups,当电压稳定后,打开显示器,最后打开主机;关机时,要先从windows退出,主机关闭后,再关显示器,最后关ups。
2、要保持计算机及其配套设备的清洁,每天使用完机器后,要用干净的软布擦拭机身,对显示屏,要用软纸或棉花进行擦拭。
班次结束后,要用布将机器盖好,避免落尘。
3、为使机器分散热,要把机器放在通风处,总台的计算机因工作需要,使用率较高,为使机器充分休息,当晚客人较少时,要关闭计算机半个小时后再重新开机。
4、当出现断电情况时,对正在进行的操作要及时进行存盘,然后按照正确的程序关闭计算机,并要在限定的时间内关闭UPS。
5、计算机出现无法解决的故障时,应立即通知微机管理员进行解决,不可自己随意操作。
6、对计算机操作及维护知识要多学习了解,每一个操作员都应对计算机的使用说明和注意事项充分掌握。
十二、成本会计职责
1、服从成本主管的安排,协助主管做好成本控制的具体工作。
2、协助本部门进行酒店餐饮部(食品、饮品、香烟、低值易耗品及其他物品)的成本费用核算与控制,各部门文具、印刷、工程用品等费用的核算与控制,酒店低值易耗品(玻、瓷、餐具、布草等)的监督控制和费用分摊,以保证酒店经营利润的实现。
3、向餐饮总监、财务总监提供餐饮成本信息,配合厨师长随时编制出新菜单,对每一种食品、菜品按消耗量编出标准成本表,为制订销售价格提供依据,并及时进行实施效益分析。
4、负责审核收货部及仓库交来的收货单、入库单和收货日报,与采购申请单及报价表上的价格、质量进行核对,对审核无误的凭证盖“已核”印鉴并签名;成本联编制成本、存货明细帐凭证,财务联交成本主管审核无误后,交总会计师审核无误后,记成本、存货总帐和应付款。
5、审核每日提货单,按照出库货物的性质分类汇总入账,并根据各部门的每日提货数量按酒店规定,记入各部门的成本、费用,并打印出库报告并存档。
6、审核厨房转流单,编制转流汇总表,增减相关部门成本。
7、根据酒店规定,审核酒店的工作餐和宴请签单,并编制凭证;每月汇总制表。
8、审核编制每日成本报告,根据餐厅、饮料部和厨房提供的每日成本情况,汇总每日食品成本及饮品成本,上传成本主管审核。
9、编制提供每日各营业部门成本分析报告。
10、每日监控吧台、海鲜、进、销、存情况,编制分析报告和月报。
11、每月参加厨房、酒吧库房的盘点,并起到监控作用;严格控制客房酒吧销售收入,发现问题及时调整。
12、根据各部门直拨单、领货单、盘点表核算各部门成本费用,编制成本、费用凭证;编制存货凭证。
13、每月编制食品、饮品的成本核算表;编制物品及工程物资消耗表;编制清洁用品、办公印刷品、客房一次性用品耗用表;编制低耗品(玻、瓷、厨具、布草等)耗用情况表;并上交财务。
14、配合库房做好每月汇总库存物资积压表、报损商品报告、库存商品明细表,并配合使用部门,尽量利用积压物资以减低成本。
15、服从主管安排,参与全面市场调查,完成成本控制工作。
16、完成上级交办的其它工作。