xx省中小学学籍管理系统审计案例.docx

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xx省中小学学籍管理系统审计案例

Xx省中小学学籍管理系统

（网页版）案例分析

泾县审计局董晓清

二○一二年十月

目录

一、实例概述2

（一）审计项目名称2

（二）项目所属行业2

（三）项目实施时间2

（四）项目背景介绍2

（五）项目审查数据量3

（六）项目最终结果3

二、项目具体实施过程4

（一）AO应用介绍4

（二）项目取得成果5

成果一5

成果二7

成果三10

成果四10

成果五11

三、说明13

（一）提交资料说明13

（二）其他需要说明的事项14

·

一、实例概述

（一）审计项目名称

对某教体局xx省中小学学籍管理信息系统审计

（二）审计项目所属行业：

行政

（三）项目实施时间

2012年10月8日至10月27日

（四）项目背景介绍

学籍管理系统是一个教育单位不可缺少的部分,它的内容对于学校的决策者和管理者来说都至关重要,所以学籍管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。

但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点,如:

效率低、保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。

随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。

作为计算机应用的一部分,使用计算机对学籍信息进行管理,具有半手工、半电脑管理所无法比拟的优点.例如:

检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。

这些优点能够极大地提高学生档案管理的效率。

因此，开发这样一套学籍管理软件成为很有必要的事情。

xx县教体局根据省教育厅的安排部署，安装并实施了“xx省中小学学籍管理系统（网页版）”。

该系统建设的总体目标：

构建覆盖全省的中小学学籍管理系统，实现全省中小学学籍管理信息化、网络化，包括学生学籍变动的全程信息化管理，建立基础教育学生学籍数据库，实现全省范围内学生学籍信息的共享，全面掌握学生情况，实现对基础教育的有效监管。

该系统重点为中小学教育阶段学生管理服务，具备数据采集汇总、日常管理、信息查询、统计分析等功能，满足各级教育行政部门和基础教育阶段各级各类日常管理、科学决策、优化资源配置的需求。

（五）项目审查数据量

该系统采用的是网页版，因此本地无数据库存放该系统中的数据，审计所使用的数据是由网络中直接导出的excle表格，大小为5.06M，记录数有23871条。

使用ao2011直接采集业务数据会提示“字段映射表为空”，因此采用先将数据导入access，再使用ao2011采集即可。

（六）项目最终结果

通过本次审计，审计发现xx县学籍管理系统中存在诸多问题。

学生信息未按《xx省中小学学籍管理系统数据项录入规范》录入，身份证号码为必填项，但有219条记录未填；学生学籍号的长度不一致等问题。

学生人数超过《关于印发xx省中小学学籍信息网络化系统管理办法（试行）的通知》（xx教基[2012]1号）文件规定：

小学每班不超过56人，初中和高中每班不超过60人。

二、项目具体实施过程

（一）AO应用介绍

1、审前准备阶段。

（1）计划管理员建立计划，并分解计划成项目；

（2）审计组成员从OA中下载项目信息，并在AO的“项目管理”中，以“自动建立项目”方式装入下载信息，建立项目；

（3）审计组组长指定参审人员，主审根据审计方案，编制审计事项；

（4）导出项目信息文件给其他审计人员建立项目。

2、审计实施阶段。

（1）数据采集。

从学籍管理系统中导出数据为excel数据，将excel表导入access中，再采用运用AO2011现场审计实施系统【采集转换】|【业务数据】|【采集数据】功能，导入AO2011审计软件。

（2）数据分析。

审计人员通过对学生学籍基本信息数据分析，有效地利用了AO的“SQL查询器”编辑SQL语句，利用图表展现进行结构分析，学生学籍信息管理不严格、更新不及时、保密性不强。

（3）编制底稿及日记。

审计人员每天在AO中编写审计日记，对发现并已确认的问题编写底稿，并在日记中标注相应底稿及证据的索引号。

（4）打包上报。

通过AO将审计过程中重要资料及时打包上报，供领导查阅。

3、审计终结阶段。

（1）生成审计报告初稿。

运用AO“审计底稿”中的“审计报告”功能，编制审计报告提纲，生成审计报告初稿。

（2）打包上报。

将审计报告、被审单位资料、项目所有数据和文档打包上报给OA。

（二）项目取得成果

成果一

根据《关于印发xx省中小学学籍信息网络化系统管理办法（试行）的通知》（以下简称通知）第十条规定，对于暂无身份证号的学生，以其父母或其他法定监护人的身份证号码为标识号，填写上报学籍。

通过审计查出这些学生无身份证号的学生信息，补填监护人的身份证号，现xx县教育局正在补全信息。

审计方法和步骤

运用AO审计软件【审计分析】|【查看数据】|【SQL查询器】功能，通过执行语句：

select*from学生基本信息表where身份证号isnull得知，在xx县教体局填写的信息中，身份证号为空的记录有219条。

成果二

通过审计发现xx县中小学班级共有610个班级，小学班级人数超过56人的班级有27个，初中班级人数超过60人的班级有19个,超出率达到7.5%。

xx县教体局调整每班学生人数。

审计方法和步骤

步骤一：

运用AO审计软件【审计分析】|【查看数据】|【SQL查询器】功能，通过执行语句：

select学校,年级,班级,count（*）from学生基本信息表where年级like'初中%'groupby学校,年级,班级havingcount（*）>60

步骤二：

执行语句select学校,年级,班级,count（*）from学生基本信息表where年级like'小学%'groupby学校,年级,班级havingcount（*）>56

得知：

从全县65个中小学中抽查xx县实验小学、xx县城关第二小学、xx县第二中学、xx省xx县xx中学和xx县xx镇中心小学5所学校发现，xx县实验小学和xx县城关第二小学各年级无七班，但在学籍管理系统中却发现各年级均出现七班，且xx县城关第二小学从二年级到六年级七班人数明显少于《通知》第十一条规定的小学每班不超过56人。

从抽查的148个班级中有31个班级的人数超过通知规定的人数，占班级数的20.95%。

在审计中发现，xx县第二中学三年级和xx中学二年级

（1）班和

（2）班人数远超过《通知》规定人数。

其中xx中学二年级

（1）班和

（2）班人数更是达到81人和80人。

成果三

学生学籍号长度不一致，其中有1人的学籍号为空，有1人的学籍号位数为20位，有2人的学籍号位数为19位，其他学生的学籍号位数均为16位。

及时更新学生学籍信息变化，保证学生学籍信息的正确性。

审计方法和步骤

运用AO审计软件【审计分析】|【查看数据】|【SQL查询器】功能，通过执行语句:

select*from学生基本信息表orderby学籍号。

成果四

审计发现在2006年9月之后出生的学生有348人，根据《通知》第十条规定：

禁止为幼儿园或学前班学生在系统中建立学籍。

根据相关文件规定小学入学年龄不得少于六周岁，其中有部分学生属提前入学，是否需交费？

审计方法和步骤

步骤一：

运用AO审计软件【审计分析】|【查看数据】|【SQL查询器】功能，通过执行语句:

select*from学生基本信息表wheresubstring（身份证号,7,8）>20060901。

步骤二：

通过观察结果表发现，其中一人为2007年05年出生，就读年级为三年级，后经调查得知为填写错误。

属信息录入人员录入错误。

成果五

通过审计发现有重复学籍的学生信息存在。

经审计调查得知，是学生升级或转学后学籍未及时更新，导致同一学生有两个学籍。

xx县教体局及时调整学籍信息。

审计方法和步骤

步骤一：

运用AO审计软件【审计分析】|【查看数据】|【SQL查询器】功能，通过执行语句:

select姓名,出生日期,count（*）出现次数from学生基本信息表groupby姓名,出生日期havingcount（*）>1。

得知：

发现有六名学生的姓名和出生日期相同。

步骤二:

执行以下语句select*from学生基本信息表where姓名in（'x添星','x锦航','x继华','x毕睿','x慧敏','x俊杰'）。

经调查得知：

此六名学生属转学和升级后，学籍信息未及时更新。

三、说明

（一）提交资料说明

1、项目信息.epkg：

项目信息数据包，包括项目的基本信息、审计组成员、审计事项等资料。

2、电子账簿信息包.epkg：

将数据导入AO所生成电子数据。

3、项目资料包.epkg：

与审计成果相关的项目资料，包括记录审计分析过程的中间表。

4、SQL语句包.sql：

数据分析过程中使用过的SQL语句。

5、记录审计查出问题的日记、底稿、证据，加盖公章的审计报告扫描件等。

（二）其他需要说明的事项

1、数据包中仅对案例提及的数据进行了提供。

2、项目资料包中仅对案例提及到的资料进行了打包处理，其他的证据、底稿均已删除。