珠江集团行政管理制度.docx

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珠江集团行政管理制度

行政管理制度

第一章公文收发管理办法

为加强公司文件管理，做好公文处理工作，使之规范化、制度化，标准化，根据有关规定，结合本公司实际，制定本办法。

一、发文的处理

1、拟稿：

按照各部门谁主管，谁拟办的原则。

涉及两个部门以上会稿的，由主办部门牵头拟办，有关部门协办。

稿件需填写公司统一的发文稿纸，按规定要求拟稿。

2、核稿：

由部门经理初核，并在发文稿纸上签名并签署日期，送行政人事部审核，从公文格式、内容上把关。

3、签发：

以公司名义对外发文，由公司领导签发。

4、编号：

由行政人事部统一登记、编号。

5、打印：

拟办部门打印完毕，拟稿人校对并在发文稿上签名。

6、盖章：

由行政人事部盖章。

7、封发：

由公文收发员封发，原稿与正文各留1份存档。

二、收文的处理

1、拆封：

当天的来文当天拆封。

收文单位署名公司的，由行政人事部收发员拆封；署名有关部门的，由部门拆封；由政府部门所发的文件，由行政人事部拆封存档并复印给相关部门。

2、登记：

凡明确是公司收文的，不论何种形式收到，都统一由行政人事部登记、编号。

各部门收文的由部门登记、编号。

3、拟办：

行政人事部根据公文内容、性质提出拟办意见。

4、呈阅、呈批：

根据拟办意见，由文秘人员呈送公司领导批示或分送有关部门办理。

5、交办：

根据公司领导的批示传递到承办部门。

紧急公文，文秘人员应提出办理时限，加强督办、催办。

6、办结：

经办理的文件在注明办理结果和日期后存档。

第二章印章管理使用规定

印章是公司对内对外行使权力的标志，也是公司名称的法律体现。

因此，印

章的管理须严格，并规范化、合理化，以保证各项业务的正常运行。

一、印章的管理

1、管理范围：

公司及委托行政人事部保管的印章。

2、印章由行政人事部指定专人负责保管和使用，任何人未经同意不得擅自使用任何印章。

使用后要及时收存锁好。

3、财务专用章由财务部负责保管,向银行备案的印鉴，由财务部会计、出纳

人员分开保管。

4、使用印章必须严格按照公司的有关用章审批程序执行，手续不全者，严禁用章。

5、印章要注意保养，防止碰损，还要及时清洗，以保持印迹清晰。

6、一般情况下不得将印章携出办公室外使用，如确因工作需要带到公司外使用的印章，须认真做好外借登记，并确保交于安全可靠的人员保管。

印章外借使用完毕后，应及时办理归还手续。

7、印章遗失时应立即向上级汇报，并依法公告作废。

二、印章的使用

1、用章前，印章管理人员须认真审核，明确了解用章的内容和目的，确认符合用章的手续后，由经办人填写“用印申请单”。

2、对需要留存的材料，应在盖印后，留存1份，立卷归档。

3、不得在空白凭证、便笺上加盖印章（特殊情况例外）。

4、上报市、区政府的文件资料，未经总经理审签，不得盖章。

上报政府有关部门的文件资料，未经部门经理审签及行政人事部负责人审定，不得盖章。

5、以公司名义行文，未经行政人事部负责人审核，总经理签发，不得盖章。

6、所有合同和协议按照合同会签制度的规定，会签手续齐全方可盖章。

7、银行新开帐户，未经财务经理、财务总监及总经理审签，不得盖章。

8、所有财务报表（包括对外提供有关资料的）、税务登记，统一由财务部负责人办理审签，方可盖章。

9、凡涉及公司财产抵押、财产产权、贷款、借款、担保的法定代表人委托书、法人代表证明书，未经公司法人代表审签，不得盖章。

第三章资料归档、查询借阅规定

一、资料的收集归档

1、凡属归档范围的文件资料，经办人员应在办理完毕一个工作日内及时归档，不得私自留存。

2、档案管理部门应根据归档范围对归档材料进行分类整理，编目归档，保证档案利用工作的顺利进行。

二、档案查阅

1、查阅借用任何文件资料，须办理书面审批及借阅登记手续，归还存档时，

经检查无误，方可办理注销手续。

2、借阅非机密性文件（包括复印件），须经部门负责人批准。

借出原件，须报行政人事部负责人或总经理审批。

3、任何人查阅借用档案原件，不得拆散案卷、折页、摘抄、复制，确因工作需要摘抄、复制，须经行政人事部批准。

不准在文件、资料、图纸上划线、圈点、涂改或作记号，如需要修改图纸须按规定另行办理手续。

4、档案借阅期限：

短期使用资料借阅期不超过一周，长期使用资料不超过15天。

如需延期应提前办理续借手续，否则，超过每一借阅周期扣款借阅人20元，直至资料完整归档。

5、资料档案发生损毁时，由于保管员疏忽造成的，首次扣款50元，再次扣

款100元，并给予行政处分。

由于借阅者疏忽造成的，对借阅者进行同样处罚。

造成档案资料遗失者，遗失一般资料扣款50元/次；遗失重要资料，追究当事人法律、行政责任。

6、查阅借用档案者必须严守公司机密，不得将档案资料内容外泄，否则，按公司有关规定处罚。

由于泄露机密而给公司造成重大经济损失者，将追究其法律责任。

7、禁止无关人员进入档案室，外人无故在室内逗留，管理员应予以制止。

第四章图书管理规定

目的：

规范图书的购进、保管、整理、外借与归还。

图书管理由行政人事部专人负责。

图书申购程序

各部门负责人可根据业务实际需要，合理安排购买业务参考书籍，依申购

程序办理，未经申购程序批准的，费用自理。

填写申购单：

（见附件：

采购申请单，请注明书名、数量、用途、价格）

部门负责人批准

行政人事部负责审核

一次购买200元及以上的，申购单须由总经理审批同意

申购人购买

申购人填写报销凭证，购买的书籍交行政部门登记，行政部门负责人在报销凭证上签字确认。

申购人将报销凭证与经过审批的申购单交财务部报销。

图书分类管理

凡新购进的图书由行政人事部专人按图书分类科目及时进行分类整理与编号，贴上标签，形成电子文档。

同时将图书目录在公司内部网上作出共享。

图书借阅

图书只允许本公司员工借阅,行政人事部专人负责造册登记图书的借阅情况。

期限：

普通图书借期一般为一个月内，专用的日常工具书籍可由业务部门的专人保管。

续借：

借阅图书到期，必须到行政部门办理续借手续。

归还：

员工借出图书不得批改、圈点、画线、折角、涂写，如有破损或遗失等情况，一律照原图书版本购赔或照原价赔偿。

员工借书期限届满，经通知仍不还书者，将由行政人事部对责任人做出相应处罚。

（超过每一借阅周期扣款借阅人50元，直至图书完整归档）

第五章电脑使用管理规定

1、员工领用电脑时需经部门领导同意，并在《资产领用签收表》上签字。

2、每台电脑应配备档案，记录配置情况、使用人变更情况、维修记录等。

3、严禁在电脑上装载游戏软件或与工作无关的软件。

4、任何人员上班时间，均不得利用公司电脑做与本职工作无关的事情。

5、各部门员工未经行政人事部同意，严禁私自拆装电脑硬件及设备。

如果发现电脑经拆除后的配置跟原配置不相同，将由当事人承担一切经济责任。

6、各单位使用的电脑及配件如有故障须维修，应由使用人填写好维修申请

表，由行政人事部查实并由电脑管理员落实维修，维修后由使用人填写维修结果验收单。

维修过程中如须支出维修费用的，经办人应同时附上维修申请表及维修结果验收单和有关收费凭证方可报销支出费用。

7、各部门建立文件时，应对重要文件进行备份，以免造成文件的丢失或无法查询，秘密文件或公司内部资料需加密码管理。

8、任何人员未经他人同意,不得查看、修改、删除他人的文件内容。

9、单位电脑网络建立后，电脑程序和基本的配置参数不能随意改动，避免造成软件故障或网络不通。

如出现非人为原因造成网络不通时，应立即通知行政人事部电脑管理员进行检查和处理，不得自行对电脑设置进行更改。

10、部门和个人邮箱由行政人事部负责分配和开通，人员离职时及时撤销邮箱。

11、对于借出办公室的手提电脑或其他贵重设备，如因当事人的不慎而被盗、遗失，当事人应按借出设备的账面净值或市场价值赔偿；如因客观原因导致设备被抢，当事人也须按公司处理结果进行赔偿。

第六章电话管理办法

电话是公司对外联系的通讯工具，为保证电话线路畅通，保障业务工作的顺

利开展，减少不必要的浪费，制订本办法。

1、电话仅用于业务需要，原则上不做私人电话用。

上班时间，严禁员工随意用电话进行娱乐、闲聊、收听信息等一切与本职工作无关的事情。

2、使用电话提倡长话短说，尽量缩短时间。

3、为节约并控制长话费用，原则上直线电话备有国内长途通话功能，内部分机电话不设此功能。

4、电话机为公司财产，应保护爱惜。

如有损坏，需查明损坏原因，分清责任，报行政人事部处理。

5、如需移动电话机位置或改变电话线走向，须报行政人事部办理。

6、行政人事部不定期检查电话机、电话线完好情况，检查电话使用情况。

第七章保密制度

一、总则

1、为保守公司秘密，维护公司的利益，保障企业的稳定发展，制定本制度。

2、公司秘密包括：

关系公司权力和权益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。

3、公司各部门的所有员工都有保守公司秘密的义务。

二、保密范围和密级确定

以下所列事项均属保密范围：

1、政府、主管部门下发的内部参阅、秘密级以上的文件。

2、公司重大决策中的秘密事项。

3、公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；公司在开发报建、设计施工、推广销售、售后服务及物业管理过程中不宜公开的信息；诉讼或仲裁事项及纠纷的解决方案等。

4、章程、合同、协议、意向书、制度、规定及可行性研究报告、公司内部上报、下发和相互交换的内部文件、资料。

5、公司和各部门每个时期的工作计划、总结和综合情况文件、资料。

6、公司各类行政、业务会议的文件、资料、记录（录音、录象）、纪要。

7、财务运作、资金运作计划、统计报表，财务预、决算报告及各类财务报表的原始数据、资料。

8、人事档案、职工个人工资、奖金及劳务性收入资料，职工情况综合材料。

9、由本公司产生的市场调查、预测、投资项目可行性研究、项目评估、项目进展情况等专题报告及有关资料、招投标资料、底价及竞争对手的有关情况等。

10、生产关键技术、生产工艺、技改、营销策略等资料。

11、工程预算、结算书和各种图纸。

12、公司领导人住址、行踪。

13、办理银行贷款按揭和产权所需的有关资料。

14、购房业主资料。

15、公司所有印章、财务用章、法人章等。

16、公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。

17、生产事故、意外或突发事件，其他经公司确定应当保密的事项。

属保密范围的文件、资料、图纸、光盘、磁盘等，应分类编定为秘密、机密、绝密三个密级。

公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级。

公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级。

公司人事档案、合同、协议、职员工资收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。

三、保密措施

1、属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由行政人事部或主管副总经理委托指定人执行。

采用电脑存取、处理、传递的公司秘密由经办人或管理小组成员负责保密。

2、机密级以上的文件传阅至正副总经理，秘密传阅至部门副经理以上人员，非经以上人员批准，不得复制和摘抄。

内部文件传阅至有关员工。

属密件应分别盖上密级印章。

3、收发、传递和外出携带，由指定人员负责保密并采取必要的安全措施。

4、属保密范围的物件，应有专人（兼职）保管，存放在保险箱、柜内，条件一时不具备的，也应存放在上锁的柜、抽屉内。

5、凡查阅、外借密件的，要经部门经理以上领导人书面同意，并经行政人事部负责人审批后，方可借阅。

涉及公司重要机密文件、资料需经行政人事部负责复审，并经总经理或法人代表批准、登记后，才能借阅，当天借阅，当天归还。

6、凡涉及保密内容的底稿、资料、文件、笔记簿等，废弃时必须销毁。

7、副总经理以上领导的办公室，未经本人同意，不得进入。

8、无关人员不得擅自进入档案室、打字室。

9、不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，在正常的工作交往中注意保守公司秘密。

10、公司员工发现公司秘密已经被泄露或可能被泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告公司有关领导处理。

11、公司的任何员工，遇有紧急情况应立即处理，无法处理应立即向部门负责人报告。

突发事件除有义务协助司法机关调查取证外，不得对外发布任何消息，确有必要时，应由公司分管领导指定专人进行或统一口径并征得公司分管领导同意或认可后进行。

四、责任

凡违反保密制度、失密、泄密造成损失的，视情节轻重，分别给予不同程度的处分。

出现下列情形之一的，给予警告，并扣款50—500元：

1、泄露公司秘密，尚未造成严重后果或损失的；

2、违反本制度“保密措施”中规定的保密义务的；

3、已泄露公司秘密，但采取了补救措施的。

出现下列情形之一的，予以辞退并酌情赔偿损失：

1、故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；

2、违反本制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供秘密的；

3、利用职权强制他人违反保密规定的。

五、附则

本制度所称泄密是指：

1、使公司秘密被不应知者知悉的；

2、使公司秘密超出了限定的接触范围，而不能证明未被不应知者知悉的。

第八章司机、车辆管理规定

1、所有司机入职时均应与行政人事部签订责任书，司机由行政人事部主管、司机班班长负责管理。

2、司机必须遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通安全管理的规章、规则，并遵守本集团公司的相关规章制度。

3、司机不得擅自离岗，做到随时待命；司机执行任务时，应听从车辆使用人的安排。

4、司机应佩带手机并保持24小时良好接通状态。

对公司领导或司机班负责人的电话须立即接听，连续三次无正当理由不接将按规定处罚。

情况特殊确实不能接听的，事后一定要说明原因。

5、司机在休息日或法定节假日值班应准时，服从调派，并填写好值班登记表。

6、司机应爱惜车辆，注意日常保养和清洁，经常检查车辆状况，确保能正常行驶。

若因司机工作疏忽造成机件损坏的，应予赔偿。

7、车辆发生事故时，司机应立即报告司机班长及行政人事部主管、负责人，请示处理办法。

8、为确保安全必须按规定停放车辆，司机离开时，要锁好保险锁，以防车辆被盗。

9、严禁司机疲劳驾驶及酒后驾车。

10、未经行政人事部主管负责人同意司机之间不得随意调换车辆驾驶。

11、司机因违反交通规则或证件不全被交管部门罚款的，费用不予报销，并自行承担因违章造成的一切后果。

12、司机不得私自用车，不得将车辆随意交他人驾驶或练习驾驶；严禁将公司车辆交给无证人员驾驶。

公司领导在市区以外公干或长途出车，须由专职司机驾驶，否则造成后果由领导和司机自行承担。

13、车辆管理部门

行政人事部单位车辆实施统筹管理。

14、费用预算

各单位年末编制下年度行政费用预算时，根据业务需要及现有每部车辆的实际情况，编制车辆类费用预算。

15、购置审批

所有车辆的购置实行单项报批制，经集团批准后方可购置。

16、用车

（1）因公用车，统一由行政人事部派车；

（2）公务车辆只能用于保障领导、单位的正常工作及接待用车，不得公车私用；

（3）公司领导用车，直接通知总经理办公室（行政人事部）或司机班；

（4）四、员工外出办事，一般情况下使用公用交通工具，时间紧迫或带有大量现金、重要文件、重要证件时，可申请派车。

17、出车

（1）车辆由专职司机驾驶；

（2）司机必须每天填写《行驶记录表》，并于每周一前将车辆行驶记录交司机班长统计，再送行政人事部主管负责人审核；

（3）如未经行政人事部或领导批准，因私人原因用车发生事故，司机及用车人均须承担由此产生的损失和责任。

18、用料及费用

（1）汽车用品及配件（包括车用香水、装饰品、地垫、座套、窗帘、CD碟

等），由行政人事部）指定专人采购，司机班长负责管理，司机需到司机班长处按需登记申领。

（2）加油、洗车、汽车美容必须由公司统一定点进行（长途除外）；

（3）路桥费、停车费及其他费用必须在完成任务收车后（最迟第二天）到司机班长处签字、登记，并在出车记录表上进行登记，未按规定执行者，该费用由司机自行承担。

19、保养和维修

（1）所有车辆统一办理年检；

（2）所有车辆的维修统一在指定的维修厂进行（长途除外），否则其费用由司机承担。

（3）车辆送检修、保养前，司机须先填写《车辆维修保养申请单》，经司机班长报行政人事部负责人签名确认后，方可送厂修理；

（4）车辆修复出厂后，由司机、司机班长对车辆检修项目进行验收，经验收合格后方可使用；

（5）车辆维修实行招投标管理，并指定在中标单位进行维修；未经报批，擅自送厂修理的，其费用不予报销。

第九章财产管理办法

一、总则

1、为加强公司内部管理，明确职责，保障供给，保护公司财产的安全与完整，做到节约成本，物尽其用，责任到人，根据公司有关规定并结合具体情况，制定本办法。

2、公司财产按有关规定分为以下三类：

（1）固定资产，指单位价值在2000元以上、使用年限一年以上的设备、用具、工具等。

（2）低值易耗品:

不符合上述条件的劳动资料、物品。

（3）办公文具、用品。

3、公司各部门所有财产物品的购置、调拨、领发和登记工作，由公司行政人事部负责登记，统一管理，并由行政人事部指定一名员工负责日常的管理工作。

4、公司的财物均用于公司工作，不得转为私有。

公司财物未经许可不得以

任何方式以低于市场价转让给他人，使公司蒙受损失。

二、购进

1、各部门将本年度所需购置的固定资产，填写“物品申购单”，详列物品名称、数量、规格等，并说明原因及用途，由行政人事部、财务部核实后，报公司领导审批。

2、凡公司各部门固定资产、低值易耗品和办公文具、用品统一由行政人事部负责购置。

3、采购物品，要货比三家，在保证质量的前提下，力求价廉物美。

4、各项物品的购置，必须取得正式发票，并要列明品种、规格、数量（不能只填上总金额），由经手人、验收人、审核人签名后，方可办理报帐。

三、验收入库

1、公司添置的财物，必须办理验收入库手续，查明物品的品种、规格、质量、数量、价格，实物与发票应相符。

2、一般物品可由保管员直接验收，固定资产必须由使用部门的人员一同验收。

3、验收无误后，保管员在报销单上签名确认，同时设专门登记本予以登记。

四、领用

1、各部门对低值易耗品及办公用品要严格控制使用。

各部门领取低值易耗品及办公用品应在规定的时间里办理领用登记。

2、行政人事部设登记本登记部门、个人领用的财物，并由领用人签名。

五、保管

1、各部门负有监督保管本部门财物的责任。

如因保管不当造成财物损坏、丢失，要追究有关人员的责任并赔偿经济损失。

2、各部门之间的财物因工作需要互相调整的，要先报行政人事部办理移交手续，并更改领用记录。

有些物品已过期限，但尚有使用价值需报有关领导审批，折价处理后财务入帐，并报行政人事部登记。

3、离职或调动工作的员工，必须全部退还领用的耐用物品。

如未交清者，人事部门不能开具“员工调动通知单”或“离职结算通知单”。

保管员调动工作，交接双方应清查财产、列册移交，双方签字并经本部门经理确认。

六、维修

1、为确保各项财物在使用过程中正常运转，使用部门要经常对财物进行检查维护，发现损坏，需要请人维修的，由行政人事部负责安排，各部门不得私自拿出公司维修。

2、固定资产的维修应控制在预算范围内，中小修理费（1000元/次以内）经

行政人事部负责人审核、报总经理批准；大修理费（1000元/次以上）要事前书面申请，经行政人事部负责人审核、报总经理批准。

修理后发生的费用由经手人、证明人、批准人签名才可报销。

七、报废

1、财产物资丧失使用效能需要报废的，经查实并办理手续后，可以作报废处理。

2、固定资产报废，由使用部门填制"固定资产报废单"，详细说明固定资产的技术状况和报废原因，经有关人员审查鉴定，确认固定资产已丧失使用效能，经审批后方可报废。

八、清查

1、为保证财物、帐物相符，各部门要经常进行财产清查。

公司每年要进行一次全面的清查。

2、清查时，由行政人事部和财务部派人组成清查小组，根据财产清册、登记本与各部门的实物进行盘点核对。

3、盘点时，除了清查实物实存数外，还要核查财产物资的质量，了解其利用情况，并做好登记。

4、行政人事部将清查工作结果和处理意见报公司领导，以备审批处理。

第十章报销电话、手机费用的规定

为合理利用公司资源、开源节流，制定本规定。

本规定适用于公司各部门有关人员。

1、报销范围

公司的办公电话、经批准的员工手机话费可限额报销。

集团总经理助理以上领导家用电话可报销。

手机话费:

公司部门助理经理级以上员工、部分有业务需要的主管，获部门经理及公司领导批准报销手机话费的一般员工。

2、手机费限额报销标准

（1）公司总经理：

1000元/月，全年12000元。

（2）公司总经理助理、副总：

800元/月，全年9600元。

（3）部门经理、助理经理、副经理：

300元/月，超支部分每月由个人支付。

（4）部门主管：

200元/月。

（5）车辆调度及有业务需要且对外联络工作量大的一般员工:

100-200元/月。

（6）司机：

100元/月

3、报销手机话费的员工，原则上必须24小时开机待机，最少的开机时间是：

7时30分—23时。

第十一章出差管理规定

第一条员工出差前须填写《出差审批表》，经部门负责人、主管领导批准并报行政人事部备案。

第二条在公司当地发生的交通费并入预算中的“市内交通费”进行控制；在出差当地的交通费凭票按实报销。

第三条出差过程发生的业务费报销时，列入“差旅费”科目。

另填写“业务费报销说明”，说明业务费发生的事由，报总经理批准。

第四条员工在国内出差，根据不同级别报销住宿费用及使用长途交通工具。

具体标准见下表：

员工级别

参考住宿标准

住宿费用上限

元/天、人

交通工具

副总经理级及以上人员

四星级以上酒店

700

飞机普通舱

火车软卧

轮船一等舱

经理助理级及以上人员

三～四星级酒店

400

飞机普通舱

火车软卧

轮船二等舱

其他人员

二～三星级酒店

300

飞机普通舱

火车硬卧

轮船二等舱

1）员工出差香港的住宿标准按总经理批示执行。

2）临时改变出差计划而造成退票、废票而导致的经济损失，应特报总经理批准。

由于个人原因改变出差计划而造成的损失，由员工本人承担相关费用。

第五条员工出差，出差地有集团下属公司，应尽可能入住下属公司的协议酒店。

第六条低级别人员随同高级别人员一起出差，可与高级别人员同住一酒店及乘坐同样的交通工具，但应事先在出差申请时得到批准；同性别员工同时出

差，除副总经理级及以上人员外，要求同住一间标准间。

第七条如有超支需申请全额报销的，应在报销单上注明超支金额，经总经理审批后方可报销。

未经总经理批准的超支额将由员工个人承担。

第八条出差人员按以下标准享受出差补贴:

国内差旅补贴:

80元/天/人；出国差旅补贴:

350元港币/天/人.该补贴已包含工作餐费补助,不再报销工作餐费.

第九条员工出差结束后一周内填写《差旅费报销单》。

经部门负责人及领导审批后，由行政人事部复核，财务部核销。

超时尚未核销费用，财务部将对该员工停止一切个人费用核销，直至出差费用结清为止。

第一十条其它可报销费用范围

1）交通费按实报销

2）路、桥通行费，停车费（经批准派车同行情况下）

3）因出差引起的员工手机费用超支部分在经总经理审批后可给予核销（员工需要提供相应话费清单）

4）洗衣费/干洗费（出差超过3天可洗一套衬衣裤，一周以上可洗一套西服）