会议营销人员分工.docx
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会议营销人员分工
10.24合肥会议人员分工
参会人员
谈单人员（24人）：
程碧云、王松、马鹏、朱辉、江贤峰、濮正新、吕小龙、王辉、施成芳、杨艳、徐婷、王琳周、贾维璐、南梦英、谷富宇、王君、许银花、费梦琪、正阳、郭经理、郑州支援A、郑州支援B、郑州支援C、郑州支援D
后勤人员（6人）：
郑州支援E、郑州支援F、袁园、鲁孟维、小姚、李姐
专家讲师：
（6人）吴总、刘老师、霍总、张哲、王博士、叶院长
观察人员：
曲总
会前：
一、物料
1、会场基本物料的准备负责人：
李姐139****6118、费梦琪187****2329
职责：
基本物料的统计与审核及打包完好（对照物料表格）
要求：
1）分类包装，注好标签；如：
奖品类、财务类、技术类、合同文本类等
2）凡是涉及到的仪器找相关技术老师检查其性能是否正常
3）23号中午前完成
4）留取2个签到本给签到处
5）参会证120个
6）美容床、床单、小推车
2、特殊物料准备负责人：
鲁孟维136****4589、王琳周186****0811
要求：
1）技术老师携带好操作耗材及工具，核对具体数量
2）财务携带好所需要的收据、刷卡机、验钞机、公章、笔记本等物料
3）王琳周负责双眼皮的操作和耗材及工具的准备
4）谷老师负责妊娠纹项目的操作和耗材的准备及仪器的检验
5）楠老师负责信美项目的操作和耗材的准备及仪器的检验
3、剩余物料采购负责人：
李姐
职责：
23号采买物料，根据物料单查对
4、物料运输工作安排负责人：
李姐
职责：
李姐负责会场物料运输的统筹工作。
具体发送的负责人详细备注并提前告知运输负责人
5、物料的运输负责人：
郭经理
职责：
携带会场物料至会场布展及会场所需物料的运输。
见物料单
车辆：
郭经理车
时间：
23号下午开始布展至晚上结束
二、公司内工作要求
1、卫生、着装检查负责人：
杨艳
职责：
23、24办公室的打扫与卫生监管及个人的着装要求
标准：
1）仪容仪表的检查
2）要求女生淡妆、头发扎起、高跟鞋、肉色丝袜。
3）要求男生西服、、白衬衫、黑色皮鞋。
4）操作间卫生由技术部亲自打扫并整理好耗材
2、餐饮预订负责人：
费梦琪
职责：
负责24号中午午饭预订
24号晚上陪客户就餐在碧桂园大酒店餐厅
25号上午陪客户吃早餐
25号中午陪客户就餐在碧桂园大酒店餐厅
3、租赁花卉负责人：
费梦琪
要求：
鲜艳的花卉；争取要求免费；24号上午之前必须到位，摆放在公司
4、资料整理负责人：
杨艳
要求：
所有人员把办公区域客户资料全部整理好，保证桌面上没有任何顾客资料
5、资料上交负责人：
费梦琪
要求：
所有市场人员上交招商方案、合同，统一整理打包，交与李姐
6、发放文件夹负责人：
费梦琪
要求：
准备每人手里文件夹1个，夹A4纸4张
7、果盘摆放负责人：
费梦琪
要求：
24号上午在公司摆放8个果盘，及清洗工作，放在相应桌上
8、凳子准备负责人：
费梦琪
要求：
准备备用凳子，老公司没有从小姚那拿
9、饮水设备负责人：
费梦琪
要求：
保证会议期间公司饮水的供应，提前订水
10、班车准备负责人：
程碧云
职责：
汽车准备与协调
11、公司接待物料的准备负责人：
李姐
职责：
准备10个X展架作为公司楼下用
12、公司大厅迎宾：
王君、许银花、江贤峰、濮正新（要求带绶带）
人员：
24号上午由王君、许银花、江贤峰、濮正新负责
职责：
负责将客户引领至电梯
要求：
1）携带绶带
2）佩戴对讲机
3）站姿标准、面带微笑、衣冠整洁，不得脱岗
4）王君、许银花引领至电梯口
13、19楼电梯口迎宾：
负责人：
马鹏
人员：
马鹏、徐婷
职责：
负责将顾客，带领至签到处
要求：
带绶带、精神饱满、充满活力
14、公司签到负责人：
费梦琪
人员：
朱辉、费梦琪、袁园
职责：
1）电子登记由费梦琪负责
2）每发车一部，即刻将到会顾客分析表发送财务处
3）引领顾客签到
4）发放参会证
5）转介绍客户发放礼品兑换券
6）强调参会证的重要性，作为参会和餐饮的唯一标准
要求：
1）提前画好表格，南北战区各一本，朱辉负责皖南战区，袁园负责皖北战区
2）表格要求：
区域、店面、姓名、电话、人数
3）所需物品提前准备
4）人员面带微笑，服务至上
5）佩戴对讲机便于和一楼有效对接
15、音乐播放负责人：
费梦琪
职责：
负责轻音乐的播放，从上午上班开始
16、倒茶水服务负责人：
李姐
职责：
当客户就坐后进行负责倒水
17、办公室总监负责人：
杨艳
职责：
1）负责突发事件的处理
2）合理协调座位
3）监督工作人员与客户的沟通
4）监督办公室内的卫生
5）监督办公室内会前其他接待工作的执行
18、后期接待负责人：
李姐
职责：
1）留守在公司负责接待晚到顾客
2）与签到人员交接签到流程
3）负责晚到客户的签到工作与服务工作
4）及时汇报人数与郭经理
19、跟车与发车负责人：
程碧云
职责：
根据人数进行发车王辉、鲁孟维、小姚、吕小龙、郭经理
（第一部车随车人员：
王辉、贾维璐、濮正新、施成芳、方森、谷老师、鲁孟维、）
（第二部车随车人员：
杨艳、徐婷、江贤峰、朱辉、马鹏、楠老师、许银花）
（第三部车随车人员：
王松、王君、吕小龙、马鹏、费梦琪、程碧云、王琳周）
要求：
1）红色为车长，负责从公司到会场全过程的客户服务管理公司
2）要求每位工作人员积极配合车长工作，配合活跃气氛，积极摸排顾客意向
3）车长提前安排好为期2小时的活动流程
20、对讲机负责人：
小姚
职责：
6部就位，保证充裕电量正常使用
三、会场分组
本次会议分为三组
面对讲台右手边（即靠近门口）为第一组；中间为第二组；面对讲台左手边为第三组
第一组
组长：
程碧云
组员：
谷老师、马鹏、许银花、楠老师、正阳、郑州支援A、郑州支援B
第二组
组长：
王松
组员：
江贤峰、王君、施成芳、贾维璐、费梦琪、吕小龙、郑州支援C
第三组
组长：
杨艳
组员：
徐婷、濮正新、朱辉、王琳周、郭经理、王辉、郑州支援D
四、会场内工作准备
1、音响和主持的准备负责人：
郭经理
职责：
由郭经理负责所有的协调安排工作
2、桁架、灯箱的对接负责人：
郭经理
职责：
提前安排，再24号之前完工。
3、奖品抽奖券制作负责人：
李姐
要求：
1）小红包
2）盖有公司公章
3）内有相应的奖品名称及价值
4）对应人霍总
4、布展负责人：
郭经理
要求：
1）桌型的摆放
2）鲜花的摆放
3）签到处的摆放
4）音响灯光的摆放和调试
5）3个无线麦的调试
6）投影调试
7）背景、横幅的悬挂
8）桁架、灯箱
9）奖品的摆放及物料的规整
10）谈单区的选定
11）X展架的摆放
12）水果拼盘
13）纸、笔、水、杯、邀请函摆放
14）奖品区和产品区摆放、财务区摆放
15）仪器摆放
16）礼花的摆放
5、后勤接待负责人：
李姐
职责：
负责班车发完后，少数顾客到公司集合后开车将其接到会场
会中人员分工
1、签到人员：
鲁孟维、王辉、小姚
收取住房押金：
1）针对与直接到酒店客户进行签到，发放参会证
2）接收公司传来的最新实际到会表，根据直接到会客户予以完善，已形成最终实际到会名单
3） 每位收取500元住房押金（开取收据）
4）统计客户交住房明细和酒店方协调拿房卡事宜
5）早餐卷统一由工作人员领取。
6）按照公司传到的表格更新数据，每班车更新一次最新数据，保证电脑联网。
7）强调参会证的重要性，作为参会和餐饮的唯一标准，凭押金条和参会证退取押金
2、与主持人沟通会议流程：
关灯：
王辉
音乐的配合及讲师幻灯片的放映：
郭经理
奖品区：
袁园、郑州支持E
财务区：
鲁孟维、小姚
3、宣誓：
组织全体人员以军姿的形式进行宣誓须提前排练
王松、杨艳负责领读
4、护送：
男讲师：
杨艳、王君、徐婷、王琳周
女讲师：
马鹏、朱辉、江贤峰、濮正新
5、场内、外总监
场内负责人：
程碧云
职责：
1）负责突发客户的处理
2）配合工作人员的逼单和临门一脚
场外总监负责人：
郑州支持F
职责：
1）负责检查参会证和闲杂人等的进入
2）为促进会场外次序
6、献花、礼花：
献花人员：
楠老师
礼花人员：
方森（吕小龙）、王辉
7、全体员工一次会议：
下午第一轮抄单结束后，讲师第上台献完花：
全体人员出来一次汇总。
由各个组长组织。
汇总内容：
到会情况，意向客户对接项目、老学员、摸排客户情况、大客户情况、已经签单情况、炸弹客户
汇报完后各个组长进行汇总
8、收银：
财务（签单明细统计、项目、价格、签约人）
刷卡：
财务（晚餐预定/酒店方协调）
物料保管：
财务（合同/抽奖箱/奖券/奖品/招商方案/及第二天退房卡押金）（签约合同保管）
须配备一台笔记本电脑，对于签单客户进行及时存档
抽奖客户的明细记录
鲁孟维、小姚
9、就餐：
就餐顺序：
（主持人宣布就餐顺序，各组组长及组员带领好客户）
餐桌数量：
已经预定7备1；可能增加至10桌以上负责人：
程碧云
10、会场清扫：
晚场留守人员：
正阳、财务
负责物料保管及与酒店协调会场打扫
（签约合同等公司机密文件收取及会场的从新布置）
陪客户：
2陪8一桌，工作人员相对而坐（便于更好的为客户服务）
11、敬酒：
第一轮：
郭经理、程碧云、杨艳、施成芳
第二轮北区：
王松、许银花、王君、王琳周、谷老师、江贤峰
第三轮南区：
朱辉、马鹏、王君、濮正新、吕小龙、王辉
自由组合对于意向的客户和区域市场的客户进行深度的交流
主持人：
宣布按照原来的座位就坐
入会场：
工作人员陪伴进入会场
晚场开始
所有的工作人员在客户进入会场的前5分钟进入、自主站在2排迎接客户进入！
12、全体员工二次会议：
晚场讲师上台献完花后，全体人员出来汇总。
由各个组长组织。
汇总内容：
签单汇总、意向客户还未签单情况、即将签单客户、各个组进行配合谈单、大客户重点跟单
13、通报
统计：
签单明细及总额（总额/项目/小组成交量）
1. 现有意向客户统计
2. 炸弹客户统计/各组长做好统计，在分配房卡时重点考虑
3. 各组组长分析及下一环节促单方法
14、奖品展示：
1、 配合主持人搬上奖品渲染奖品的价值
2、 拿着奖品进行展示（需模特步伐）
徐婷、王君
15、配合抽奖：
配合抽奖：
袁园
要求：
抽奖箱、抽奖名单的索要
1、在环节前5分钟手拿抽奖厢标准站姿面带微笑面对台下
2、前期需准备用白色纸张写好抽奖券
16、全体员工三次会议
晚上王博士上台后全体员工出来汇总。
由各个组长组织。
汇总内容：
签单情况、大客户未签单情况、炸弹客户、
17、配合抽奖：
配合抽奖：
王琳周
要求：
抽奖箱、抽奖名单的索要
1、在环节前5分钟手拿抽奖厢标准站姿面带微笑面对台下
2、前期需准备用白色纸张写好抽奖券
18、奖品展示：
1、 配合主持人搬上奖品渲染奖品的价值
2、 拿着奖品进行展示（需模特步伐）
徐婷、王君
客户领完房卡后：
由各组组长组织安排送客户回酒店休息！
19、汇总负责人：
霍总
要求：
1）各个战区统计已签家数、定金、合同额
2）分析意向客户情况
3）分配明天没人跟踪客户
25号工作
1、会场音乐负责人：
郭经理
要求：
协调音响师上午8:
00开始暖场音乐
2、叫醒服务负责人：
组长
要求：
1）所有人员早上7:
30分在大厅进行集合
2）带领所分配进行吃早餐
3）带领客户吃晚饭后进入会场
3、护送：
男讲师：
杨艳、王君、徐婷、王琳周
女讲师：
马鹏、朱辉、江贤峰、濮正新
4、礼花：
人员：
吕小龙、王辉
5、献花：
人员：
楠老师
6、全体会议：
要求：
汇总上午早餐后客户的进展和思想情况
汇报完后各个组长进行汇总
7、收银：
财务（签单明细统计、项目、价格、签约人）
刷卡：
财务（晚餐预定/酒店方协调）
物料保管：
财务（合同/抽奖箱/奖券/奖品/招商方案/及第二天退房卡押金）（签约合同保管）
须配备一台笔记本电脑，对于签单客户进行及时存档
抽奖客户的明细记录
鲁孟维、小姚
8、就餐：
就餐顺序：
（主持人宣布就餐顺序，各组组长及组员带领好客户）
9、敬酒：
第一轮：
郭经理、程碧云、杨艳、施成芳
第二轮北区：
王松、许银花、王君、王琳周、谷老师、江贤峰
第三轮南区：
朱辉、马鹏、王君、濮正新、吕小龙、王辉
自由组合对于意向的客户和区域市场的客户进行深度的交流
主持人：
宣布按照原来的座位就坐
入会场：
工作人员陪伴进入会场
10、洽谈：
最后进行逼单和最后洽谈
11、退房卡
负责人：
小姚、鲁孟维
职责：
1）由每人分配工作人员负责带领客户退住房押金和参会证
2）带领顾客上车返程回公司
3）针对重点意向客户进行到公司深入沟通
4）兑换礼品券，针对转介绍客户奖券的兑换
12、培训事宜
1）杨艳负责提前预定培训房间
2）安排培训的详细事宜
3）施老师进行公司内重点客户的逼单工作和配合工作
13、撤展
负责人：
郭经理
要求：
撤离所有参会物品
标注：
凡违反以上要求者，责任人处于100元罚款/次
本次会议有任何疑问和问题可向各组组长反映
目标、分解、奖励政策、开车接人
附件1：
增加物料
会议其他准备物品
序号
名称
说明
建议数量
实际数量
完成日期
备注
1.
水果
顾客房间使用、会场使用
若干
2.
红酒
宴会使用
10箱（6瓶装）
3.
饮料
宴会使用
5件（6瓶装）
4.
矿泉水
6箱
5.
礼花
8
6.
签到本
4本
7.
台花
签到台、讲台
2
8.
胸花
5个
9.
草珊瑚含片
4盒
10.
11.
升级会员 