印章管理.docx

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印章管理

重庆瀚方装饰工程有限公司

印章管理制度

一、总则

1目的

为规范公司印章管理，规范公司印章的刻制、发放、保管、使用、停用和作废程序，特制定本制度。

2印章的定义

本制度中所指印章是在公司发布或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，需以公司或有关部门名义证明其权威作用以及信用约定而使用的印章。

二、印章种类及使用范围

1、公司公章：

按一定程序经上级主管部门机构批准，在所在地工商部门登记备案，对外具有法人效用的公司及子公司正式印章。

印章图形为含五星和公司中文名称的圆形。

主要用于：

（1）以公司名义发出的对内与对外公文、公函，上报政府机关的材料、报表等各类文件；

（2）以公司名义签章的证明、委托书、公证书等；

（3）以公司名义签章的经营性协议、合同等；

（4）以公司名义办理的信贷用担保合同、抵押合同、借款、借据、借款申请书等；

（5）以公司名义办理的延缓还贷周期、减缓（减免）各类税费等申请性材料；

（6）其他经公司法人代表审批同意签章的。

2、分公司公章：

分公司（指不具备独立法人资格的公司）公章仅限于本公司内部使用，不具备对外效力。

3、法定代表人印鉴：

刻有公司法定代表人名字具有法人效应的专用章。

主要用于必须加盖法人代表名章的凭证和法律文书。

4、业务专用章：

代表和行使某项专业内容和权利的印章，包括合同专用章、财务专用章、发票专用章等。

此类印章法律效力仅限于本业务范围。

（1）合同专用章：

使用范围为公司经营、采购等订立相关经济合同用，用印时应按有关规定履行完合同审批手续。

（2）财务专用章：

按公司财务管理制度规定使用，主要用于财务报表；开据的支票等财务凭证；报销凭证等。

（3）发票专用章:

用于发票、收据等专用章。

（4）收款专用章：

用于现金收款专用。

（5）项目资料专用章：

主要用于与甲方资料往来，不得用于对外签订材料采购等有关合同及协议。

三、印章刻制程序

1、申请：

印章需求部门提出书面申请，填写《印章刻制申请表》，内容包括申请部门、印章名称、印章刻制要求、样式及其使用范围，经部门负责人签字确认后提交行政部。

2、审批：

行政部予以审核并呈分管领导和董事长审批。

3、刻制：

经董事长批准，行政部根据申请部门印章刻制的具体要求统一刻制。

4、出库、保管、启用：

（1）公司行政部负责出库印章，领取者将印章交部门负责人，部门负责人确认印章无误后将其交指定人员保管。

刻制好的印章须先在《印章领用及保管登记表》上留印模（用蓝色印油），制发部门经办人、领用人、领用部门负责人、保管人分别在《印章领用及保管登记表》中签字，并注明印章启用日期。

（2）启用新印章时，若存在旧印章，申请部门须办理新印章出库的同时须将旧印章交至行政部，特殊情况需推迟上交旧印章的，须向行政部提交说明原因及交还时间的书面文件。

旧印章由行政部档案管理人员保存，不得随意销毁。

四、印章保管

1、所有印章均须指定专门人员进行妥善保管并定期保养，同时须与委托人签定相关法律文件，即《印章委托保管协议》。

（1）公司公章、法人代表印章、合同专用章、设计专用章由行政部负责人保管。

（2）公司财务专用章、发票专用章由公司财务部负责人保管。

（3）法定代表人印鉴章和收款专用章由公司出纳员保管。

（4）项目资料专用章由工程部负责人保管。

2、印章保管人责任

（1）印章保管人须坚持原则，工作细致，作风正派，严格执行印章管理制度，不得用掌管印章的权力为自己谋私利；对不符合用印手续，以及不正当的用印有权拒绝。

（2）《用章审批表》由印章保管人负责按顺序存档备查。

（3）公司印章在受到散失、损毁、被盗的情况时，印章保管人须迅速书面报告，说明原因，逐级上报，由部门/公司负责人签字确认，报董事长批准后，由行政部根据情况依据相关规定办理更刻、备案手续，并对内外公告作废。

五、印章使用程序及注意事项

1、由用印人填写《用章审批表》，连同用印材料一并交部门负责人审批；需使用公司公章或部门业务专用章时，用印人还须将经部门负责人批准后的《用章审批表》，连同需要用章的文件一起送印章管理部门负责人审批，由其负责上报分管领导或董事长审批。

2、用印人持批准后的《用章审批表》及用印文件到印章保管员处要求用印，保管人员在认真核定《用章审批表》与用印文件后，对照用印范围进行用印。

3、注意事项

（1）使用印章要在规定的地点进行，印章保管人不允许随意自行将公章带出公司或交付他人带出；特殊情况需将印章带出使用的，须详细填写《印章带出申请表》，经印章保管部门负责人批准后，上报分管领导或董事长审批同意后，由印章保管人携带印章至规定地点用印，印章保管人应与申请人随行。

印章的带出申请实行谁使用谁申请，不得代替申请。

（2）公司不允许开具盖有公司公章的空白信笺、介绍信、各类表格等，如确因工作需要或其它特殊情况确需开具的，必须经董事长书面批准，行政部做特别登记、追踪管理。

持空白信笺（介绍信）工作完毕后，必须向公司行政部报告其用途，未使用的必须交回、登记、销毁。

（3）用印审批人因事不在公司时，对于一般事务性文件或材料等须用公司印章的，可由经用印审批人书面授权的代理人签字审批同意或印章保管部门负责人电话通知用印审批人后，方可用印，事后必须由用印审批人补签审批手续。

六、印章停用

印章在停用之日印章保管人应将停用印章送交公司行政部销毁或封存,行政部向有关部门发文通知，并在《印章领用及保管登记表》中注明停用日期。

七、处罚条款

违反印章保管、使用规定，公司将视情节和后果追究责任人的经济责任，触犯法律法规者，提请司法机关依法追究法律责任，同时公司将视情节和后果对其处以警告、罚款、开除等处罚。

八、附则

本制度解释及修改权在行政部，自发布之日起执行。

10相关记录

10.1.《印章刻制申请表》

10.2.《印章领用及保管登记表》

10.3.《印章使用审批登记表》

10.4.《印章带出申请表》

10.5.《印章委托保管协议》

印章刻制申请表

编号：

HFYZ/KZ—01—01

申请部门/公司

经办人

申请日期

拟启用日期

印章详称

用印范围

印章刻制要求及样式

部门/公司负责人

意见

年月日

行政部意见

年月日

分管领导意见

年月日

董事长意见

年月日

备注

印章领用及保管登记表

编号：

HFYZ/BG—01—01

印章名称

制发部门

领用部门

用印范围

制发部门

经办人签字

印模

（用蓝色印油）

领用人

签字

领用部门负责人

签字

保管人

签字

启用日期

年月日

停用日期

年月日

（印章名称）使用审批登记簿

编号：

HFYZ/SP—01—01

时间

印章

名称

使用事由及使用人

份数

经办人

部门负责人审批

行政部负责人审批

公司负责人审批

印章

保管人

备注

印章带出申请表

编号：

YCJJ/JL（XZ）—01—04

申请人

申请日期

所属部门/公司

印章名称

印章带出用途

用印文件名称

带出时间

预计归还时间

部门/公司

负责人意见

年月日

印章管理部门意见

年月日

分管领导

意见

年月日

董事长

意见

年月日

实际归还时间

归还人

签字

接收人

签字

备注

印章交接登记表

印章名称

制发单位

印章规格

直径CM

印章质料

交方

接方

印章管理部门

意见

分管领导

意见

总经理意见

印模：

交章人（签字）

接收人（签字）

交接日期

年月日

印章委托保管协议

委托人：

庆瀚方装饰工程有限公司董事长

受托人：

身份证号码：

一、委托事项：

对印章进行保管和使用。

二、委托事项的具体要求

严格遵守《印章管理制度》，妥善保管和使用印章。

（一）用印前，严格审核用印手续，同时对需要使用印章的用印材料认真审核其内容的真实性、可行性、安全性、合法性，并使其规范化。

若发现问题，应及时请示。

（二）用印后，留存《用印审批表》，存档备查。

三、委托期限

自年月日至年月日，期满后可续签。

四、受托人的权限范围

受托人对受托事务在授权范围内，有日常的管理权和使用权，但对受托企业的财产没有处分权、转让权、抵押权。

五、受托人的义务

（一）受托人应当履行诚信、勤勉义务，按照委托人的指示，亲自处理委托事务，未经委托人的同意，不能转托他人处理受托的事务。

如果为了委托人的利益，需要变更委托人指示的，应当经委托人同意。

为了委托人的利益，需要转委托的，事先应经委托人同意，未经同意的，由受托人承担转委托责任，但在紧急情况下，受托人为保护委托人的利益，需要转委托的除外。

（二）受托人应当按照委托人的要求，报告委托事务的处理情况。

委托事务处理完毕后，应向委托人报告执行任务的全过程，并提交必要的资料。

委托合同解除时，受托人也应报告事务的结果。

（三）受托人在处理委托事务过程中，因自己的过错、过失或故意，给委托人造成损失的，受托人应当承担赔偿责任。

受托人超越权限给委托人造成损失的，应当赔偿损失。

（四）受托人不得有下列行为：

（1）利用职务上的便利，索取或者收受贿赂；

（2）利用职务上的便利，侵占委托人财产；

（3）挪用委托人资金归个人使用或借贷给他人；

（4）擅自将委托人的资金以个人的名义或他人的名义开立帐户储存；

（5）擅自以委托人财产提供担保；

（6）未经委托人的同意，从事与委托人相竞争的业务；

（7）未经委托人的同意，同委托人订立合同或进行交易；

（8）未经委托人同意，擅自将委托人商标或其它知识产权转让给他人使用；

（9）泄露委托人的商业秘密；

（10）法律法规禁止的其它行为。

六、违约责任

违约方给履约方造成损失的，应全额赔偿损失；触犯刑律的，应追究其刑事责任。

七、协议终止

（一）委托人有权随时向受托人提出解除委托的协议；

（二）受托人有权随时向委托人提出终止协议。

受托人在向委托人提出辞去委托时，应及时通知委托人，并移交清一切手续，方可辞去；未经委托人同意临时决定辞去委托并给委托人带来损失的，受托人应赔偿由此给委托人带来的损失。

（三）《合同法》规定的终止情况产生，本协议自行终止。

八、协议未尽事宜，双方可订补充协议，补充协议与本协议具有同等效力。

九、本协议一式二份，双方各执一份。

委托人：

受托人：

法定代表人：

附件：

1、受托人身份证复印件

2、受托人担保书

重庆瀚方装饰工程有限公司

财务章管理制度

第一条总则

一．为规范总公司及分支公司财务印章的管理，加强对财务事项的监控力度，防范财务管理风险，根据公司《印章管理制度》规定，特制订本办法。

二．本办法所指财务印章包括企业法定代表人印鉴章、财务专用章、发票专用章及其他财务印章。

三．本办法适用于总公司及各分公司。

第二条印章的刻制

一．财务印章刻制申请（附件1），应由财务部门（各分支公司财务部缺编时，由总公司财务部代为办理）向总公司行政部提出，按规定程序和权限批准后，由公司行政部办理刻印事宜；印章刻制完毕，总公司行政部及时印模备案后，与总公司或各分支公司财务部门办理印章交接手续。

二．总公司或各分支公司财务部门为财务印章的保管、使用部门，严禁其他部门（人员）申请和刻制财务印章。

第三条印章的保管

一．财务印章由总公司或各分支公司财务部门指定人员负责保管，保管人员收到印章后，必须登记《财务印章保管登记表》（附件2）。

总公司财务专用章、发票专用章和其它财务印章由财务部负责人保管；法定代表人印鉴章、出纳私章、收款专用章等有出纳保管；分公司财务专用章、负责人印鉴原则上由财务负责人（会计）和出纳分别保管，发票专用章、收款专用章和其它财务专用章由财务部门负责人（会计）保管，分公司开办初期，财务印章由总公司财务部负责人保管，待其转入正常运营时，按上述规定办理。

二．财务印章必须安全保管，并且经常检查，非经主管财务的领导同意，保管员不得携章外出；各枚印章专人保管，未经批准，不得相互易手保管。

第四条印章的使用

一．使用财务印章必须基于发生的真实、合法、手续完备的财务会计业务，加盖财务印章时，应位置恰当，端正整洁，图形清晰。

禁止非财务事项加盖财务印章，严禁财务印章外借其他公司。

二．发票专用章、收款专用章在使用时，由保管人亲自加盖，并将发票或收据起止序号进行登记后，发放给收费人员。

对使用后的收据应缴旧换新。

三．其他部门因特殊原因（事项）使用财务印章的，必须办理财务印章使用审批（附件3），经总公司或各分支公司总经理和财务负责人批准后方可办理，且保管人员必须严格监控印章的使用过程。

四．建立《财务印章使用审批登记簿》（附件3），登记保管人非正常业务使用印章的每一笔事项，注明印章名称、使用事项、经手人、使用日期、起止时间及其他事项。

第五条印章的交接

一．财务人员调动或者调岗时，须办理印章交接手续，交接财务印章及相关资料。

二．总公司或分支公司财务印章交接由总公司财务总监监交。

交接书上应记录印章交接的时间、枚数、名称，并在相应位置加盖所交接印章的印模。

第六条印章的更换、废止

一．公司名称变更或印章受损，需要更换财务印章时，应提前做好有关准备工作，确保及时更换银行预留印鉴和通知各有关单位续办有关业务，并按印章刻制办理公司内部更换申请。

二．停用的印章应及时送交行政部封存或销毁，个人不得擅自处理。

第七条管理检查

一．总公司财务部应切实负起监督检查印章使用管理情况的责任，并将检查结果纳入考核范围。

二．财务部对总公司或各分支公司财务印章的保管使用情况的检查每季不得少于2次。

第八条罚则

保管和使用印章的相关人员应恪尽职守，确保真实严格、规范安全地使用印章，有下列情形之一：

履行审核、审查、审批等手续过程中，故意隐瞒真实情况或不完整提供相关资料骗取同意的；

一．未经批准擅自刻制、使用、复制、出借、转借印章的；

二．未按审批用途将印章挪做他用的；

三．未按规定流程申请、审批、登记、移交接交印章的；

四．保管、使用不当，造成印章损毁、遗失或盗用的；

五．未给公司造成损失和不良影响的，给予批评教育；造成不良影响的或直接经济损失的，报总公司行政部给予处理。

第九条附则

一．本办法由总公司财务部负责解释、修订。

二．本办法若与公司《印章管理制度》冲突则按《印章管理制度》执行。

三.本办法自下发之日起执行。

发布时间：

二〇一二年八月二十五日

附表：

1财务印章刻制审批单

2财务印章保管登记表

3财务印章使用登记簿

表1

财务印章刻制申请单

申请日期：

年月日

财务申请人：

总公司或分公司：

印章名称：

预计启用日：

使用文件或事由：

总经理审批：

财务部审批：

行政部审批：

分支公司财务主管：

表2

财务印章保管登记表

公司名称：

序

印章种类与全称

（印模）

开始保管

终止保管

日期

保管人签字

日期

财务部经理签字

1

2

表3

财务印章使用审批登记簿

时间

印章

名称

使用事由及使用人

份数

经办人

部门负责人审批

财务负责人审批

公司负责人审批

印章

保管人

备注