档案分类和文书档案编号管理规则.docx

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档案分类和文书档案编号管理规则

1.目的与范围

1.1.本标准规定了档案的分类原则、类目设置与分类编号、案卷排架、归档范围的基本要求。

1.2.本标准规范了公司档案的管理，明确公司各类档案的归口管理部门。

1.3.本标准适用于公司档案的管理。

2.引用标准

——《中华人民共和国档案法》

——《山东省档案条例》

——G/WLAI0112—2011《档案分类和文书档案编号管理》

——DA/T1—2000档案工作基本术语

3.定义

3.1.档案

是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

3.2.档案管理

是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。

3.3.文书档案

是指反映党务、行政管理、生产经营等活动的档案。

3.4.科学技术档案

是指反映科学技术研究、生产技术、基本建设等应当归档保存的各种材料。

3.5.电子文件

是指以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通讯网络上传输的文件。

3.6.员工档案

是指在招用、调配、培养、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。

3.7.会计档案

是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。

3.8.基建、设备档案

基建档案是指在整个建设项目从酝酿、决策到建设投产（使用）的全过程中形成的全部应当保存的文件材料；设备档案是指设备从规划、设计、制造、安装、调试、使用、维修、改造、更新至报废的全过程中形成的图纸、文字说明、凭证和记录等文件材料。

4.职责

4.1.人事行政部是文书档案的归口管理部门，同时对综合档案室的管理符合国家规定要求负责；

4.2.财务部是会计档案的归口管理部门；人事行政部是员工档案的归口管理部门；生产制造部是公司设备档案的归口管理部门；技术部是科技（产品、生产技术）档案、基建档案的归口管理部门；

4.3.在生产经营中形成的档案，考虑到档案的利用，应安排专人参照公司档案管理相关规定进行组卷和管理，每年将档案目录移交总公司办公室综合档案室进行永久保存。

4.4.各归口部门负责组织、协调各类档案的管理工作；并对相应档案的收集、鉴定、整理、立卷、销毁、利用等工作进行有效管理负责。

5.类目设置与分类编号

5.1一级类目的设置与编号

一级类目是由公司档案归口管理部门按档案内容进行设置，共设置十个一级类目：

党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、基本建设类、设备类、会计档案类、人事档案类、声像实物档案类。

编号详见下表：

一级类目编号

一级类目名称

0

党群工作类

1

行政管理类

2

经营管理类

3

生产技术管理类

4

产品类

5

基本建设类

6

设备类

7

会计档案类

8

人事档案类

9

声像实物档案类

5.2二级类目的设置与编号

二级类目的设置与编号由各档案归口管理部门按其档案的形成规律及内容自行进行规定。

一级类目编号为4-8的即产品类、基本建设类、设备类、会计档案类和人事档案类的二级类目设置与编号，由各类档案归口管理部门负责按本专业的类别和分类确定。

5.3公司档案的编号办法

5.3.1类目编号采用隶属编号法，每一类目之间加间隔号“•”目录号与分类号，分类号与案卷号之间用“—”隔开。

档案编号形式如下图所示：

5.3.2综合管理性档案档号的编制示例：

4·X2010·——1

案卷顺序号

产品型号

大类（产品档案）

5.3.3科技档案档号的编制示例：

4·X2010·——1

案卷顺序号

产品型号

大类（产品档案）

5.3.4科研档案档号的编制示例：

4·01·02——6

案卷顺序号

科研课题

专业

大类（科研档案）

5.3.5基本建设档案档号的编制示例：

5·02·02——25

案卷顺序号

工程项目

用途

大类（基建档案）

5.3.6设备仪器档案档号的编制示例：

6·02·03——18

案卷顺序号

设备仪器

种类

大类（设备仪器档案）

5.3.7会计档案档号的编制示例：

701·01·2010——20

案卷顺序号

年度号

三级类目（凭证）

二级类目（凭证）

大类（会计档案）

5.3.8员工档案档号的编制示例：

2008000000——221

案卷顺序号

员工编号

6.档案的保管期限

档案的保管期限按重要程度分为三类：

短期（10年）、长期（30年）、永久（30年以上）。

7.案卷排架的基本要求

7.1.党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理四大类档案案卷，采用按大类、年度排架的方法，即：

大类—年度—属类—问题—案卷。

不区别案卷的保管期限特征，同一属类内应按照永久、长期和短期顺序排列。

7.2.产品、基本建设、设备四大类档案案卷，按大类并依照大类内分类结果排架。

7.3.会计档案案卷按大类—属类—年度—案卷排架，不区别保管期限。

7.4.人事档案案卷按员工编号排架。

7.5.声像实物档案案卷可根据其保管要求不同，按大类—属类—年度—案卷排架等。

7.6.各大类档案案卷均由左到右、从上到下进行排架。

8.附录

WLAISD0109.01《文书档案分类编号表》

WLAISD0109.02《党群工作文件档案归档范围及保管期限》

WLAISD0109.03《行政管理文件档案归档范围及保管期限》

WLAISD0109.04《经营管理文件档案归档范围及保管期限》

WLAISD0109.05《生产技术管理文件档案归档范围及保管期限》

WLAISD0109.06《声像实物档案类归档范围及保管期限》

本标准由人事行政部归口并负责解释。

本标准由人事行政部负责起草。

本标准主要起草人：

文书档案分类编号表

一级类目

二级类目

基本范围

类号

名称

类号

名称

0

党

群

工

作

类

1

党务工作

党代会、党委会、民主生活会，各种专题会议，党的综合性工作，党务工作计划、总结、评先活动材料

2

组织工作

党员工作，组织工作，干部任免，党员干部考核、机构设置、决定、决议、党员教育，班子建设，党干部奖惩，年度统计

3

宣传工作

宣传工作，政治理论教育，精神文明建设、企业刊物

4

统战工作

民主党派、港澳台、华侨、民族事务和宗教工作

5

纪检监察工作

经检、监察工作，信访工作，党员处分

6

工会工作

职代会、工会会员代表大会，职工民主管理，劳动竞赛，劳保福利，女工工作，文化艺术和体育活动等

7

共青团工作

团代会、团委会、组织建设，政治思想教育，团员管理，团费管理，青少年管理，统计年报

8

民间团体工作

各专业学会、协会工作，各群众团体活动

1

行

政

管

理

类

1

行政事务

办公会记录与纪要，公司计划、总结，机构设置，启用印信，管理制度和办法，各种专题会议，综合性行政事务工作、大事记

2

安全保卫

社会治安，武装保卫，枪支弹药管理，民兵，征兵工作，消防，交通管理，刑事案件审理，人防工作

3

审计工作

违纪案件审计，各专项审计工作活动

4

人事劳资管理

干部、工人管理，人事劳资管理，干部、工人招聘；考察，调配、考核、奖惩，职称评聘，劳动工资计划和统计报表，出国人员请示报告、批复、离退休职工统计报表

5

教育工作

员工教育工作计划、总结，制度、请示、批复，员工培训材料

6

外事工作

出访、来访、考察、讲学等涉外活动，同外商签订的协议

一级类目

二级类目

基本范围

类号

名称

类号

名称

2

经

营

管

理

类

1

经营决策

企业发展规划、改革方案，重大经营决策，董事会、监事会、股东会的会议记录、会议决议、声明，股票、红利方面材料

2

计划统计

公司的年（季）度计划，科研、经营、生产计划，计划管理工作，综合性统计报表及统计分析工作

3

生产经营

生产经营计划、总结，经济指标完成情况

4

财务管理

资金管理，价格管理，会计管理，资金分配，固定资产新增、报废、调拨等

5

资产管理

房地产权属、变更，投资，内部承包章程、合同、协议

6

物资管理

物资采购，仓库管理，废旧物资回收，合同、协议、报表

7

产品销售

销售计划、总结，各项专题会记录、纪要，合同、协议，市场分析，用户调查，广告宣传，售后服务工作等

8

信用管理

企业标识，商标标识，企业达标材料，企业形象宣传，专利、信誉方面证书。

3

技

术

管

理

类

1

生产调度

生产管理，现场综合管理，在制品管理，物流、BPD业务实施计划及完成情况。

2

质量管理

全面质量管理，产品质量分析、攻关、检测、创优，QC活动成果，质量信息反馈

3

能源管理

能源管理，节能工作，能源消耗

4

安全环保管理

安全管理，环境保护，劳动保护、竞赛活动、统计报表

5

科技管理

新产品试制、技术改造、开发、引进，科技成果，技术革新，合理化建议，科学研究管理、商标管理

6

环境保护

环保计划、总结，监测、分析，防污措施，统计报表

7

标准化工作

行业管理，标准化管理，各类管理标准

8

档案和信息管理

档案工作，电子计算机管理系统，信息（情报）工作，图书资料工作，出版工作

一级类目

二级类目

基本范围

类号

名称

类号

名称

9

声

像

实

物

档

案

类

1

锦旗

公司各类锦旗

2

奖状

公司各类奖状

3

荣誉证书

公司各类荣誉证书

4

奖杯

公司各类奖杯

5

牌匾

公司各类牌匾

6

光盘

公司各类光盘

7

其他

备注：

1、以上为文书档案的分类编号。

2、一级类目编号为4-8的分类（即产品类、基本建设类、设备类、会计档案类和人事档案类）的二级类目设置与编号，分别由各档案归口管理部门负责按照本专业的类别和分类确定。

WLAISD0109.02

党群工作文件档案归档范围及保管期限

序号

归档范围

保管期限

1

党务工作

1.1

本企业党委（总支、支部）工作计划、总结

永久

1.1.1

工作规划、总结

永久

1.1.2

年度工作计划、总结

长期

1.2

本企业党委（总支、支部）决定、决议、办法、通知、通报等

永久

1.3

本企业党委（总支、支部）会及召开的工作会议、民主生活会会议记录、纪要

永久

1.4

本企业党员（代表）大会文件材料

长期

1.4.1

报告、决议、决定、通报

永久

1.4.2

发言、简报等

短期

1.5

本企业党委（总支、支部）调查研究材料、专题总结报告等

1.5.1

重要的

永久

1.5.2

一般的

短期

1.6

党委（总支、支部）评先创优文件材料

长期

1.7

党委（总支、支部）综合性文件材料

1.7.1

重要的

长期

1.7.2

一般的

短期

1.8

本企业党务工作大事记

永久

1.9

上级机关关于党务工作的文件材料

长期

1.9.1

针对本企业重大问题的批示文件及材料

永久

1.9.2

针对本企业一般性、普发性的文件

短期

1.10

对下属单位关于党务工作请示的批复

长期

2

组织工作

2.1

对党员、党员干部考察、考核、任免、政审决议、决定等

永久

2.2

党员入党、转正、延期、退党、取消预备资格的决议、决定及党员名册

永久

2.3

本企业党委（总支、支部）组织工作的规章制度

长期

2.4

本企业党群机构设置、调整、人员编制等方面决议、决定及通知

长期

2.5

党费收支与党组织关系介绍信及存根

长期

2.6

本企业党员学习教育与整党工作中形成的文件材料

长期

2.7

本企业老干部工作中形成的文件材料

长期

2.8

党组织情况方面的统计报表、名册

永久

2.9

公司组织关系介绍信

长期

3.0

干部调动介绍信存根

长期

3

宣传工作

3.1

本企业宣传工作报告、会议记录、调研材料等

长期

3.2

本单位编辑的简报、出版物样本与定稿

永久

3.3

反映本企业活动的报刊、广播稿

长期

3.4

本企业精神文明建设方面的文件材料

短期

3.4.1

重要的

长期

3.4.2

一般的

短期

4

统战工作

4.1

民主党派、港澳台、华侨、民族事务和宗教工作

5

纪检与监察工作

5.1

纪检与监察工作规定、决定、通报、通知、统计报表、会议记录与纪要、请示报告及上级批复

永久

5.2

违纪案件调查处理材料

永久

5.2.1

重大案件的立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等材料

永久

5.2.2

一般案件调查处理材料

长期

6

工会工作

6.1

本企业工会工作计划、总结、会议记录、统计报表

长期

6.2

本企业职工代表大会、厂务公开文件资料及有关会议文件

永久、长期

6.2.1

重要的

永久

6.2.2

一般的

短期

6.3

本企业工作制发的规章制度、决定、通知

长期

6.4

本企业民主管理、劳动竞赛、表彰先进、劳保福利方面的文件材料

长期

6.5

本企业女工工作、文体活动等方面的文件材料

短期

6.6

本企业工会会费与财务管理材料

长期

7

共青团工作

7.1

本企业共青团工作计划、总结

长期

7.2

本企业共青团组织情况方面的统计报表

永久

7.3

本企业团代会、团委（党委、扩大）会会议文件材料

7.3.1

重要的

永久

7.3.2

一般的

短期

7.4

本企业团员及团组织管理方面的决定、通知、批复

长期

7.5

本企业团费收据与团组织关系介绍信及存根

长期

8

民间团体工作

8.1

专业学会、协会

8.1.1

重要活动的文件材料

长期

8.1.2

一般活动的文件材料

短期

8.2

民间组织

8.2.1

重要活动的文件材料

长期

8.2.2

一般活动的文件材料

短期

WLAISD0109.03

行政管理工作文件档案归档范围及保管期限

序号

归档范围

保管期限

1

行政事务

1.1

上级机关颁发的本企业应执行的有关文件

长期

1.2

上级领导视察本企业的题词、批示、讲话材料

永久

1.3

本企业行政工作计划、总结等

长期

1.4

本企业经理办公会、行政办公会会议记录、纪要、决定等

永久

4.5

本企业制发的行政决定、通报和签订的行政协议、合同

长期

1.6

工商行政管理方面的材料

长期

1.7

本企业的设立、关、停、并、转及更名、启用与废止印模等方面的文件材料

永久

1.8

本企业文秘、机要、保密、信访等方面的文件材料

长期

1.9

本企业编史修志方面的文件材料

永久

1.10

本企业其他行政事务方面形成的材料

1.10.1

重要的

长期

1.10.2

一般的

短期

2

安全保卫工作

2.1

上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件

短期

2.2

本企业安全保卫、民征兵工作，计划、总结、报告、请示与批复、决定、办法、通知、报表等

长期

2.3

对本企业及职工在安全保卫工作方面的奖惩材料及统计报表

长期

2.4

武装保卫、民兵、预备役人员名单及有关机构设置、干部任免文件

长期

2.5

法律及公证事务中形成的文件材料

永久

3

审计工作

3.1

上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关审计工作文件

长期

3.2

经审计机关批准的审计任务书

永久

3.3

本企业审计工作会议记录与纪要、计划、报告、总结、决定、办法、请示与批复等

长期

3.4

本企业专项审计的重要通知、报告、决定、评价书（结论）、调查与证明等材料

永久

3.5

下级单位报送的审计工作文件

短期

4

劳动人事

4.1

上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关材料

长期

4.2

本企业制定的劳动人事方面的规章制度、报告、决定等

长期

4.3

本企业内部机构设置、人员编制方面的有关文件材料

永久

4.4

本企业干部员工的任免与招聘、升降、奖惩、考察、职称评聘等方面的文件材料

永久

4.5

本企业干部职工调动介绍信及存根、工资转移证等

长期

4.6

本企业干部职工离退休、停薪留职、剩余人员与复转退军人安置等关材料

长期

4.7

本企业劳动人事工作计划、总结、报表及调资方案等

长期

4.8

劳动保护、保险的方针、政策、规定、统计报表等

永久

5

教育工作

5.1

上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件

长期

5.2

本企业教育工作的计划、总结

短期

5.3

本企业制定教育工作规章制度、请示与批复、决定等

长期

5.4

本企业教育工作统计报表等

永久

5.5

本企业干部职工进修培训名单、合同等

长期

6

外事工作

6.1

上级机关关于外事工作的规定、通知等

长期

6.2

本企业外事工作的请示与批复

永久

6.3

本企业外事工作的来往函电、谈判记录、考察资料与报告等

永久

WLAISD0109.04

经营管理工作文件档案归档范围及保管期限

序号

归档范围

保管期限

1

经营决策

1.1

本企业发展规划、经营计划、方针目标及管理材料

长期

1.2

企业转换经营机制、各项配套制度改革实施方案、请示与批复、总结、报告等

永久

1.3

本企业董事会、监事会、股东会构成及变更方面的文件材料

永久

1.4

股东大会文件材料

1.4.1

重要的

永久

1.4.2

一般的

短期

1.5

董事会会议记录、纪要、工作报告、声明、决定、决议等

永久

1.6

监事会会议记录、纪要、工作报告、声明决定、决议等

永久

1.7

股票、股市方面的材料

长期

1.8

红利分配材料

长期

2

计划统计

2.1

统计工作制度、规定、办法、通知

长期

2.2

生产、技术、经济统计报表

永久

2.3

企业综合性统计报表及分析材料

长期

2.4

工业普查报表

永久

3

生产经营计划

3.1

生产经营计划、总结、报告及计划调整等材料

短期

3.2

计划任务书或作业计划

短期

3.3

生产技术、经济指标完成情况分析

长期

4

财务管理

4.1

财务管理制度、规定、办法、通知

长期

4.2

财务管理计划、总结

短期

4.3

固定资产的新增、报废、调拨材料

长期

4.4

生产财务和成本核算

永久

4.5

税务方面的材料

长期

4.6

资金管理、会计管理的材料

长期

5

资产管理

5.1

本企业的房地产

5.1.1

房地产的权属证明材料

永久

5.1.2

房地产的租赁、使用方面材料

长期

5.2

对外投资项目

5.2.1

投资规划、决策等方面材料

永久

5.2.2

投资企业的董事会、股东会材料

永久

5.2.3

投资企业的财务报告、红利分配材料

永久

5.2.4

股权证、转让协议等股权管理方面的材料

永久

5.3

本企业的产权变动

5.3.1

产权变动的请示、批复方面的材料

永久

5.3.2

清产核资、资产评估工作的文件材料

永久

5.3.3

产权变动的协议、合同等

永久

5.3.4

资产处置方案、归属方面的材料

永久

5.3.5

因产权变动所致职工身份变化的材料

永久

5.4

多种经营管理

5.4.1

经营机构的工作计划、汇报、总结

长期

5.4.2

内部承包章程、合同、协议

长期

5.4.3

经济核算材料

永久

6

物资管理

6.1

物资分配计划、记录

短期

6.2

重要物资采购与保管合同、协议、来住函件、总结

永久

6.3

仓库管理规章制度、台帐、统计报表

长期

7

产品销售

7.1

营销组织管理、网络建设材料

长期

7.2

产品销售计划、总结、会议记录与纪要

长期

7.3

销售合同、协议、函件

长期

7.4

销售会、市场分析和用户调查材料

长期

7.5

广告宣传材料

长期

7.6

售后服务材料

短期

7.7

统计报表

永久

7.8

商务合同正本及其补充件

长期

7.9

客户资信调查材料

长期

8

信用管理

8.1

企业标识、商标标识方面材料

永久

8.2

企业认证、达标等活动的呈报、审批材料、合格证、资格证等

永久

8.3

企业形象宣传文件材料

长期

8.4

专利、商标和其它知识产权方面的申报、证明及管理方面材料

永久

8.5

企业获得的资质、信誉方面的证书及其它奖励

永久

WLAI0109.05

生产技术管理工作文件档案归档范围及保管期限

序号

归档范围

保管期限

1

生产调度

1.1

生产调度工作计划、总结、报告

短期

1.2

生产作业计划的编制、执行及调度工作情况

短期

1.3

生产调度会议记录

长期

1.4

生产调度的职责、制度、规程

永久

1.5

生产活动综合分析

短期

2

质量管理

2.1

质量管理计划、措施、总结

短期

2.2

质量管理制度、办法、规定、条例

长期

2.3

产品质量检测、化验、试验材料

长期

2.4

质量异议处理、事故分析及处理材料、质量检查、评比材料

长期

3

能源管理

3.1

能源管理的规定、计划、总结、请示、批复

长期

3.2

能源消耗定额管理材料

短期

3.3

节能工作方案、措施、总结

短期

3.4

统计报表

长期

4

安全生产

4.1

安全技术管理规定、通报、总结、会议纪要等

长期

4.2

事故报告、调查分析及处理材料

长期

4.3

安全教育、安全生产竞赛活动的材料

短期

4.4

统计报表

永久

5

科技管理

5.1

科技发展规划、计划、总结、科技工作规定等

长期

5.2

技术革新和合理化建议文件材料

短期

5.3

现代化管理文件材料

长期

5.4

学术论文、考察报告、专题总结

长期

5.5

统计报表

长期

6

环境保护

6.1

环境保护规划、计划、总结

长期

6.2

环境保护制度、通知

长期

6.3

环保调查、监测、分析材料

长期

6.4

环境污染防治措施、总结、报告

长期

6.5

统计报表

6.5.1

年度以上的统计报表

永久