企业内部协作平台功能策划书.docx

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企业内部协作平台功能策划书

企业内部协作平台功能策划书

企业内部协作平台作为新一代集团化员工的日常办公系统，在办公网络的基础上，以加强交互性、个性化、团队互动、信息搜索、知识管理等方面的建设为建设目标，通过高效的交互和展现方式，让信息数据智能个性化展现，提升员工、团队、部门之间的沟通与协作效率，实现移动互联网时代的云办公。

此功能策划书基于上述目标及理念，对在日常办公中使用频率较高的十大功能进行策划，旨在通过更加人性化的系统功能打造更为高效的集团化企业内部协作平台。

一、文档管理

文档管理功能作为内部协作平台新增功能之一，通过采用云存储的理念，在尽可能节省资源的基础上解决员工、团队、部门的文档存储、分享、管理等问题。

经策划组讨论，文档管理功能有以下考虑：

（一）文档管理的基础配置管理

基础配置管理通过架构、管理职能、文件信息维度进行管理。

其中：

架构维度：

内部协作平台将以员工、团队、部门为维度打造三个平台。

架构维度基于此种划分，对员工、团队、部门的上传文档进行基础配置管理。

建议涉及项有文档存储所需空间、文档文件夹细分设置（主要是团队及部门使用）等，同时划分几类文档基础配置的设置，对于低配置文档设置采用默认使用的方式，高配置的文档设置则为后期市场化运作提供接口；

管理职能：

文档可按财务、信息等管理职能对文档标签进行设定，并可维护，便于文档的分类及搜索；

文件维度：

对上传、下载文档的文件大小、文件格式、文件保存时间等进行规定。

如需要，可由专人进行审批并进行修改。

（二）文档管理子功能

1）文档上传

上传的文档分为正式文档及非正式文档两类，其中正式文档上传需要专人负责，非正式文档则无限制。

提供批量上传功能。

要求对上传的文档有标签编辑功能。

对一些上传文档可以设置强制阅读，在个人的消息通告中展示。

支持手机、平板电脑、PC等多种设备的文档上传；

2）文档下载

提供下载文件预览功能

提供批量下载功能

提供对下载文件进行评论的功能（包括轻消息评论，如：

顶，赞，几星级以及重消息评论，如发表具体评论等功能），可对评论进行收集。

3）本地同步

可与本地文件夹映射，通过客户端与协作平台相应文件夹同步。

如映射在本地文件夹或文件夹中产生变化，可同步更新到协作平台系统中。

4）文档修改及删除

支持文件修改功能，可对几人开放权限，但只允许一人在某一时刻在线编辑，保存完毕后同步更新协同平台系统,他人方可编辑。

临时文档在保存期限过期后自动从系统中删除，正式永久文档删除需在审批后由专人进行删除，非正式的永久文档则由上传人进行删除。

5）文档搜索

支持联想搜索、模糊搜索及热门搜索推荐。

6）文档收藏

对感兴趣的文档可进行标记，计入个人收藏文件夹。

7）文档管理扩展

对文件进行标签设定管理

管理员可对配置规格进行设定，并对高配置申请进行管理。

二、正式发文管理

正式发文管理功能主要指正式文件，包括通告、简报等的管理，除原鹏程网的文件查看功能外，增加文件评论、文件收藏等功能。

具体如下：

（一）文件管理功能

1）强制推送功能：

发文时，可设定强制推送目标员工或群体。

在该员工协作平台的消息中心中有消息提醒功能，同时强制推送文件在文件展示区域处于置顶位置。

2）限制查看功能：

主要针对部门及团队内部文件的发布管理，可设置查看用户。

除可查看用户的用户查看不了发布的文件。

（二）文件查看功能

缩略查看：

可对发布的文件进行摘要展示

（三）文件中心功能

文件中心作为文件统一保存位置，可将文件按照发布时间、发布来源等多维度进行分类，并提供搜索功能。

（四）文件转发及收藏功能

可对感兴趣的文件向特定好友及所在团队、部门进行转发，同时可在个人收藏夹中进行标记收藏，便于查找。

（五）文件评论功能

默认文件不予评论，但可对特定文件进行文件评论的设置。

如文件可评论，可选择多种评论方式：

1）轻消息评论：

类似于“顶”、“赞”,“星级评定”等表现方式，便于用户操作，同时可收集用户大致的分类意见。

2）重消息评论：

可分三类：

1、根据发布者设定好的评论意见进行选择；

2、添加自己的评论意见；

3、根据其他添加意见者的评论意见进行选择

三、搜索

搜索功能作为内部协作平台重要功能之一，通过该功能，员工能够尽可能快的搜索出工作相关的资源，提高办公生产效率。

搜索模块考虑以下要素：

（一）搜索原则

集团内尽可能多的资源纳入到搜索范围内，但和知识管理的我问有所区别。

搜索旨在搜索出线管所有内容，我问在于尽可能直接搜索出用户想要的确定答案。

（二）搜索方式

分普通搜索和高级搜索。

普通搜索不提供任何高级选项，仅仅只有一个搜索框，对关键字进行搜索；高级搜索，提供各种搜索条件，如：

文件的发文时间、文件类型、文件来源等。

（三）搜索范围

1）各类正式发文、通告：

包括集团、产业、公司等各级单位在协作平台上发布的正式文件和通告。

2）各类非正式文档：

个人，部门等共享的文件，仅作为只是共享的非正式文件。

3）员工信息：

集团内所有HR在册的人员信息，包括组织结构、联系方式、专家等。

4）其他信息：

团队活动、论坛信息、优惠信息、广告、个人日程备忘、订阅内容、航班信息等。

（四）高级功能

1）舆论监控：

最近内部出现频率较高的话题

2）搜索屏蔽：

屏蔽某些敏感词汇搜索

3）热门搜索：

对于近期搜索较多的内容进行展现

4）搜索订阅：

订阅某方面的内容，按照一定时间频率预定，定期将搜索到的内容发到邮箱或其他地方。

（五）权限控制

因为各类文件等有权限方面的限制，有必要对搜索结果进行过滤。

对于搜索人有权限查看的搜索结果，正常显示在搜索结果列表中，并可以查看快照；对于搜索结果包含了无权限查看的内容，不在搜索结果中显示。

（六）搜索结果

1）推荐的类似内容

2）按照点击热度和资讯新鲜度排序

3）搜索结果显示一些基本的结果信息，如搜索到的条目是文档还是广告，是哪个部门发的等等

四、内部沟通

内部沟通模块方式：

（一）网页

1）提醒中心包含内容：

工作事务：

强制关注信息，如：

会议信息：

会议室定制，会议提醒、公文信息、培训信息等；

个人关注：

可订阅设置，如：

个人工资，社保信息，报销信息

2）沟通：

实现简单查找，在线聊天功能，网页开会等。

（二）即时通讯OCS

1）一键启动功能：

添加类似QQ空间按钮可一键启动内部协作平台，无需启用ie。

2）群组概念：

可自行设置群组分类

3）吃住行游购娱：

将娱乐信息做为banner广告形式嵌入，广告可点击查阅，如有联系人将其直接拖入联系名单，或将相关内容移至“我的收藏”模块。

4）外观设计：

头像功能，名片功能，联系资料

（三）电话

漏接电话提醒，可通过邮件，OCS，网页提醒功能

若是集团员工电话显示联系人名称

（四）邮箱

1）绑定其他私人邮箱：

可抓取其他设定私人邮箱信息。

2）可定制邮件：

如相关咨询新闻，发文动态，产业部门文件等

五、SNS功能

协作平台所具有的SNS属性使其能够给用户与用户、用户与用户群之间的交流互动带来前所未有的顺畅体验。

SNS模块考虑以下要素：

（一）分类

将用户的活动范围划分为个人、群组、部门三类。

（二）个人

1）用户可设置个人资料，根据爱好专长等设置个人标签，并能够通过这些信息去关注其他用户和被其他用户关注。

关注方式包括指定精准目标、系统根据个人标签、相熟度自动推荐、好友推荐等。

2）被关注者的个人活动会以广播的形式显示在消息区内，用户可对被关注者分组并指定默认显示组。

3）可对关注自己的用户分组设置权限，确定自己发布的个人活动能够有条件的显示在关注自己的用户的消息区内。

4）可将对文件或公告的评论显示在消息区内，并允许好友转发及评论，也可对指定用户发送自己的评论内容。

（三）群组、部门

1）群组和部门的区别在于群组是可随时创建的、可扩展用户的，而部门则根据用户的真实部门信息在初期已经确定。

2）创建群组要确定群组的类型、群组的人员构成、名称以及群组标签，群组可因某一项目或者某一活动而发起，群组和部门成员可分享文档、交流经验、讨论意见、分配任务、存储文件。

3）为了确保群组的私密性和信息的安全性，加入群组需要得到群组创建者的审批，并且关注群组的用户只能看到相关群组的一些非核心内容，有对应权限设置。

4）群组和部门的撤销及合并，其内部资源需进行评估并转移。

六、FAQ功能

用户通过本模块能够准确地定位问题，快速找到问题的解决方法，并能进行深入一步的联想学习，从而有助于员工的学习积累和技能提升。

（一）知识库

1）知识内容。

包含企业文件公告、法规制度、专业领域知识、共享的岗位知识等内容。

2）自动分类。

系统设定几大知识领域，每个领域下的分类以标签形式展示，标签由知识发布者设定，减少管理员对知识的归类整理工作。

并按照标签活跃度进行排序，其中活跃度依据该标签下的知识数量、浏览次数、评论次数。

3）维护方式。

包括职能部门官方发布，及员工个人编辑共享。

4）知识排行榜。

根据知识发布时间、点击阅读率、评论次数提供各类领域的最新或热门的排行榜。

（二）智能机器人

1）依据用户提问，进行问题的语义分析和智能匹配，提供准确的回答及参考资料

2）提供问题联想功能，能够引导用户逐步挖掘问题，层层分解，最后获得一个全面的问题解答。

（三）我问

通过知识库和智能机器人均无法解答的问题，用户可以向全体员工征求答案。

1）提问。

用户可以提交问题，并对问题进行标签归类，便于其他用户搜索及解答。

2）解答。

专家解答，普通用户对感兴趣的问题进行解答。

问题解答采用开放模式，不限定唯一答案。

用户可以对答案进行评论、表示赞同或反对。

3）系统推荐。

为提问者和回答者搭建桥梁，例如，向进行经常查看某类问题的用户推荐同类的提问，鼓励用户回答。

4）问题关注。

用户可以对某类问题设定关注，当这些问题有后续补充评论或回答时，系统提醒用户查看。

七、公文流转功能

公文流转功能是内部协作的重点功能之一。

此次内部协作平台着重解决原鹏程网公文流转出现的沟通不畅、数据支持力度不够等问题。

策划组思路如下：

（一）提示功能

除使用手册外，公文填报时提供辅助提示功能，如鼠标停留时有相应提示、简单格式的预览功能等；

（二）沟通功能

与邮件及OCS绑定，在审批过程中，如遇问题，可即时联系相关人员。

同时，提供多种提醒功能，在消息中心有所展示。

展示的信息包括：

是否延时、流程走到下一个节点时提示等；

（三）决策支持功能

具体实施包括：

查询优化，审批记录等（待讨论）