工程技术档案管理办法.docx

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工程技术档案管理办法

为了科学地管理工程技术档案，全面体现工程建设信息，充分发挥工程技术档案在公司技术创新和管理创新的基础作用，更好地服务于生产、经营活动，特制定本管理办法。

1总则

1.1各级部门要建立健全工程技术档案管理体系，把工程技术档案管理纳入一定的指标和考核内容，形成系统有效的管理网络。

1.2细化延伸工程技术档案管理内容，使用各种载体形式记录工程建设信息，将构成企业具有竞争力价值核心的显性知识转化成档案，借助档案管理网络形成公司高效、协作和集成化的企业信息链。

1.3分包合同、施工合同协议应设立专门条款，明确双方提交相应工程技术文件的要求。

1.4工程技术文件的收集、整理、归档应与工程的立项准备、建设和竣工验收同步进行。

2工程技术档案管理体系

工程技术档案本着统一领导分级管理原则，公司设技术档案室，技术档案管理员，项目部、分公司设专职资料员和兼职档案员，形成二级管理网络。

公司总工程师、项目经理、项目主任工程师分别负责领导监督各级工程技术档案工作，明确岗位人员职责权限。

2.1公司技术质量部

2.1.1负责工程技术档案管理制度与工作标准的制定。

2.1.2监督、指导公司承建工程施工文件的形成、积累。

2.1.3根据工程特点，协助项目部确立新技术开发应用项目，负责科技档案立卷、编目、归档。

2.1.4组织项目部积累工程技术、质量管理经验，敦促转化成音像资料。

2.1.5负责工程技术文件验收。

2.2公司档案室

负责工程技术档案验收、保管、销毁工作。

2.3公司经营部

收集、整理工程招投标文件及承包合同文件，按期移交档案室。

2.4公司工程管理部

及时向项目部索要《房屋建筑工程质量保修书》，整理归档按期移交档案室。

2.5各项目部、分公司技术部门

2.5.1依照《建筑工程资料管理规程》DBJ01-51-2003中竣工图的编制要求绘制竣工图，并完成立卷、编目、归档。

2.5.2编制、移交竣工档案。

2.5.3制作申报各种质量奖项、反映重大技术质量活动的音像资料，负责编辑、立卷、归档。

2.6 项目部各相关部门

商务中心、生产、财务、材料、试验部门收集、立卷、归档本部门业务范围内形成的文件资料。

2.7 项目经理

建立与工程技术档案工作任务相适应的管理机构，配备档案、资料管理人员，组织制定工作绩效考核标准，落实考核内容。

2.8 项目主任工程师

2.8.1组织协调各部门和分包方工程技术档案文件收集、整理、归档工作。

2.8.2编制新技术开发应用计划，确立音像资料的制作内容，报公司技术质量部备案。

2.8.3组织竣工档案的编制和移交，保证完整性、准确性、系统性。

2.9 资料员

2.9.1负责日常施工文件的收集、整理、编目、临时保管、提供利用及归档工作。

2.9.2跟踪分散在其他部门和分包单位的文件资料，指导其立卷、归档。

2.9.3负责向建设单位、城建档案馆和公司档案室移交竣工档案。

3.工程技术档案收集

3.1工程准备阶段

3.1.1项目技术部门

Ø收集勘查、测绘文件、工程开工文件等建设单位的前期文件。

Ø组织编制施工技术文件。

Ø项目主任工程师结合工程技术特点，项目预期质量目标选择新技术应用项目，编制应用计划。

根据各级评审委员会要求的申报音像资料内容，确定音像资料制作时间、拍摄部位，制作人员。

3.2工程施工阶段

3.2.1伴随工程进度，随时收集积累承包项目施工文件。

3.2.2根据确立拍摄内容，真实、完整地完成拍摄，所拍摄的建筑物要做到构图完整、曝光准确、色彩还原真实，对同一拍摄对象要有不同角度、不同阶段的声像资料，载体形式光盘和照片。

3.2.3依据科研开发与新技术推广应用管理的相关规定，编辑、收集、整理科研项目实施过程中产生的各种文件。

3.3竣工验收阶段

3.3.1项目经理组织生产、技术、商务中心有关人员总结项目施工的特色管理，形成综合性文字材料。

总结包括以下内容：

1.管理方面：

安全文明施工管理、质量管理、工期控制、合同成本控制、总承包控制；

2.技术方面：

工程应用主要技术措施及效果；新技术、新工艺、新材料、新施工方法应用情况；

3.经验方面：

施工过程中的经验和教训。

3.3.2项目技术部门收集竣工验收阶段本单位和监理单位产生的竣工验收资料，跟踪建设单位备案信息，索要工程备案表复印件，加盖建设单位红章。

3.3.3项目生产部门与建设单位签订《房屋建筑工程质量保修书》，报送公司工程管理部一份原件。

3.3.4项目商务中心进行工程结算、决算，报建设单位审批。

3.3.5技术人员依据《建筑工程资料管理规程》DBJ01-51-2003中竣工图的编制要求及工程洽商绘制竣工图。

3.3.6收集范围、责任部门（见附件3）

4.工程技术档案整理

4.1组织管理

4.1.1凡列入归档范围的竣工技术文件，文件形成或保管部门依据本办法整理装档，资料员检查归档质量。

文件形成部门对文件的真实性、完整性负责，资料员对档案组卷、装订质量负责。

4.1.2实行工程承包分包的工程技术档案，分包单位编制、整理承包范围内的技术文件，总包技术部门负责审查、汇总。

4.1.3项目主任工程师组织技术员、资料员对施工过程中产生的施工文件、竣工图的准确性和更改情况再次进行核实，修改补充标注到相应的文件上。

4.2整理原则

4.2.1组卷要求：

Ø竣工项目的技术档案原则上整理3套,城建档案馆、建设单位、公司档案室各提交一套。

组卷时按移交部门要求的归档内容进行整理，同时遵循项目文件的形成规律和成套性特点，兼顾保管期限，保持卷内文件有机联系，做到分类科学，组卷合理，保管期限统一。

Ø组卷的基本原则、质量要求执行《建筑工程资料管理规程》DBJ01-51-2003第十章相应条文。

Ø卷内资料尽量不出现混卷，如果单项文件量少需要混卷，同类资料按日期顺序排列，不同资料之间按资料的编号顺序排列。

Ø案卷的封面、卷内目录、卷内备考表统一采用《建筑工程资料管理规程》DBJ01-51-2003要求的表式。

Ø声像档案按单位工程立卷，遵循工程施工顺序，保持画面和图像的有机联系，整理成册。

Ø归档的数码照片档案采用只读光盘，光盘的标签应粘贴在光盘包装物上，不能直接在光盘上写字或粘贴标记。

每一张数码照片光盘均做文字注释，注释说明录入时间、建筑物的名称、关键部位的名称、拍摄者等。

4.2.2编写案卷页号

Ø编写页号以独立卷为单位，有效文件的页面编写页号，案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

页号统一采用阿拉伯数字从1开始用打号机或黑色签字笔逐张标注，编写位置单面书写的文字材料在右下角，双面书写的文字材料正面编在右下角，背面编在左下角。

图纸折叠后无论何种形式，页号一律编写在右下角。

4.2.3装订

Ø文字材料按封面-目录-资料部分-备考表-封底顺序装订成册，装订前剔除金属物，用棉线在左侧三孔装订，棉线装订结打在文件背面。

Ø图纸可装订成册，也可散装在卷盒内存放。

图纸散装在卷盒时每张图纸的右下角连续编页号，案卷封面、目录、备考表用棉线在左上角装订在一起放在案卷之首；采用装订形式的，装订时要剔除金属物，并将封皮、卷内目录、备考表一并装订，顺序为封皮、卷内目录、竣工图、备考表、封底。

5.归档

5.1档案的质量要求

5.1.1移交的工程技术档案，应做到内容完备、项目齐全、数字准确、结论正确，有关各方签证手续齐全。

5.1.2竣工验收文件必须是原件，归档通用部分文件可使用复印件，如出现复印件应注明原件存放处，复印人需签字。

5.1.3需永久．长期保存的文件不用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。

5.1.4竣工图要在新施工图纸上修改，图面整洁、反差明显，文字材料要工整、清楚，加盖竣工图章。

5.1.5案卷规格采用A4纸，小于A4纸的一律用A4大小的白纸衬托。

5.2归档文件分类

施工资料、竣工图、音像资料、科技档案

5.3工程技术档案归档范围和保管期限

Ø移交城建档案馆、建设单位的工程技术档案，归档范围和要求执行《建筑工程资料管理规程》DBJ01-51-2003相应条文。

Ø移交公司档案室的工程技术档案，归档范围包括《建筑工程资料管理规程》DBJ01-51-2003中施工单位存档的全部文件，保管期限按附件4执行，附件中重要工程、一般工程未列入的文件，保管期限5年。

重要工程、一般工程的界定由公司技术质量部根据项目承包工程的性质、规模予以确定。

5.4归档时间

Ø施工文件、竣工图：

应按照建设程序，可以分阶段立卷归档，也可以在技术文件全部形成以后一次归档，一般情况下，应在竣工验收后3个月内归档。

Ø音像资料：

制作完毕后一周内归档。

Ø科技档案：

在课题完成鉴定后，三个月内立卷归档。

5.5移交

5.5.1移交建设单位的竣工档案按合同约定的时间移交，移交城建档案馆和公司档案室的竣工档案在工程验收后3个月内办理完毕。

其中经营系统形成的档案和工程管理部保存的《房屋建筑工程质量保修书》按照《公司档案管理制度》规定的移交时间自行移交公司档案室，项目部其他部门形成的竣工档案首先移交项目技术部门，由项目技术部门统一移交公司档案室。

5.5.2向公司档案室移交的竣工档案，资料员填写〈工程竣工档案目录〉，经项目主任工程师确认，无误后将工程档案连同工程竣工档案目录一并移交公司技术质量部和办公室验收，交接双方按规定办理，凡不符合组卷要求或技术文件资料不全的，接收人员有权拒绝接收。

5.5.3音像档案随工程技术档案一同移交。

5.5.4科技档案于次年5月份移交。

6.工程技术档案鉴定和销毁

定期进行工程技术档案鉴定，对确已失去保存价值的剔除销毁。

凡要销毁的工程技术档案，必须经主管领导审批，在指定监销人监督下进行销毁，防止失密。

有关鉴定报告和销毁清册必须及时归档。

附件1

工程竣工档案目录

工程

名称

施工单位

序号

案卷题名

盒号

档案完整情况

立卷人

项目主任工

移交时间

附件2

工程资料

名称：

建设项目的名称如：

东方新天地

具体建筑物的名称如：

东方新天地地下车库

案卷题名：

基建文件、专业施工文件、监理文件、竣工图

具体案卷名称如：

隐检、预检等

编制单位：

案卷的组卷单位（章）

技术主管：

组卷单位技术主管

（案卷最早文件日）（案卷最晚文件日）

编制日期：

自年月日起至年月日止

保管期限：

密级：

档号：

------------------------------------共册第册

附件3

工程档案收集范围和职责部门

表格

编号

（或资料来源）

文件名称

责任部门

项目技术部门

项目商务中心

项目生产部门

项目

财务

部门

项目

材料

部门

项目

试验

部门

水电

分公

司

公司

经营

部

公司

工程

管理部

A类

基建文件

勘察、测绘、设计文件

A3-1

工程地质勘察报告

●

A3-2

水文地质勘察报告

●

A3-3

建筑用地钉桩通知单

●

A3-4

验线合格文件

●

工程招投标及承包合同文件

A4-3

施工招标文件

●

A4-7

施工合同

●

工程开工文件

A5-3

建设工程规划许可证、附件及附图

●

A5-4

建设工程施工许可证

●

A5-5

工程质量监督手续

●

商务文件

A6-3

施工图预算

●

A6-4

施工预算

●

A6-5

工程结、决算

●

工程竣工验收及备案文件　

A7-1

建筑工程竣工验收备案表

●

A7-2

工程竣工验收报告

●

A7-3

由规划、公安消防、环保等部门出具的认可文件或准许使用文件

●

A7-4

《房屋建筑工程质量保修书》

●

A7-5

《住宅质量保证书》、《住宅使用说明书》

●

A7-6

建设工程规划验收合格文件

●

其它文件

A8-1

合同约定由建设单位采购的材料、构配件和设备的质量证明文件及进场报验文件

●

B类

监理资料

监理管理资料

监理会议纪要

●

监理工作记录

B2-1

工程技术文件报审表

●

B2-2

施工测量放线报验表

●

B2-3

施工进度计划报审表

●

B2-4

工程物资进场报验表

●

B2-5

工程动工报审表

●

B2-6

分包单位资质报审表

●

B2-7

分项/分部工程施工报验表

●

B2-8

（）月工、料、机动态表

●

B2-9

工程复工报审表

●

B2-10

（）月工程进度款报审表

●

B2-11

工程变更费用报审表

●

B2-12

费用索赔申请表

●

B2-13

工程款支付申请表

●

B2-14

工程延期申请表

●

B2-15

监理通知回复单

●

B2-16

监理通知

●

B2-17

监理抽检记录

●

B2-18

不合格项处置记录

●

B2-19

工程暂停令

●

B2-20

工程延期审批表

●

B2-21

费用索赔审批表

●

B2-22

工程款支付证书

●

B2-23

旁站监理记录

●

质量事故报告及处理资料

●

附表F

见证取样备案文件

●

竣工验收资料

B3-1

单位工程竣工预验收报验单

●

B3-2

竣工移交证书

●

工程质量评估报告

●

其他资料

B4-1

工作联系单

●

C类

建筑与结构工程施工资料

●

给、排水、采暖工程

●

建筑电器工程

●

智能建筑系统工程

●

通风与空调工程

●

电梯工程

●

C类

施工物资合格证

检测报告、商砼厂家提供的文件

●

试验报告、各种测温记录

●

D类

竣工图

●

E类

声像资料

●

附件4

工程档案归档范围和保管期限表

表格编号

（或资料来源）

归档文件名称

保管期限

重要工程应归档

一般工程应归档

A类

基建文件

勘察、测绘、设计文件

A3-1

工程地质勘察报告

5年

A3-2

水文地质勘察报告

5年

A3-3

建筑用地钉桩通知单

5年

A3-4

验线合格文件

5年

工程招投标及承包合同文件

A4-3

施工招标文件

永久

●

A4-7

施工合同

长期

●

工程开工文件

A5-3

建设工程规划许可证、附件及附图

5年

A5-4

建设工程施工许可证

永久

●

A5-5

工程质量监督手续

5年

商务文件

A6-3

施工图预算

短期

●

A6-4

施工预算

短期

●

A6-5

工程结、决算

长期

●

工程竣工验收及备案文件　

A7-1

建筑工程竣工验收备案表

永久

●

A7-2

工程竣工验收报告

永久

●

A7-3

由规划、公安消防、环保等部门出具的认可文件或准许使用文件

5年

A7-4

《房屋建筑工程质量保修书》

长期

●

A7-5

《住宅质量保证书》、《住宅使用说明书》

长期

●

A7-6

建设工程规划验收合格文件

5年

其它文件

A8-1

合同约定由建设单位采购的材料、构配件和设备的质量证明文件及进场报验文件

长期

●

B类

监理资料

监理管理资料

监理会议纪要

5年

监理工作记录

B2-1

工程技术文件报审表

5年

B2-2

施工测量放线报验表

5年

B2-3

施工进度计划报审表

5年

B2-4

工程物资进场报验表

5年

B2-5

工程动工报审表

5年

B2-6

分包单位资质报审表

5年

B2-7

分项/分部工程施工报验表

5年

B2-8

（）月工、料、机动态表

5年

B2-9

工程复工报审表

5年

B2-10

（）月工程进度款报审表

5年

B2-11

工程变更费用报审表

5年

B2-12

费用索赔申请表

5年

B2-13

工程款支付申请表

5年

B2-14

工程延期申请表

5年

B2-15

监理通知回复单

5年

B2-16

监理通知

5年

B2-17

监理抽检记录

5年

B2-18

不合格项处置记录

5年

B2-19

工程暂停令

5年

B2-20

工程延期审批表

5年

B2-21

费用索赔审批表

5年

B2-22

工程款支付证书

5年

B2-23

旁站监理记录

5年

质量事故报告及处理资料

5年

附表F

见证取样备案文件

5年

竣工验收资料

B3-1

单位工程竣工预验收报验单

5年

B3-2

竣工移交证书

5年

工程质量评估报告

5年

其他资料

B4-1

工作联系单

5年

C类

施工资料

工程管理与验收资料

C0-1

工程概况表

5年

●

C0-2

建设工程质量事故调（勘）查记录

长期

●

C0-3

建设工程质量事故报告书

长期

●

附表D

单位（子单位）工程质量竣工验收记录

长期

●

附表D

单位（子单位）工程质量控制资料核查记录

长期

●

附表D

单位（子单位）工程安全和功能检查资料核查及主要功能抽查记录

长期

●

附表D

单位（子单位）工程观感质量检查记录

长期

●

室内环境检测报告

长期

●

施工总结

长期

●

施工竣工报告

长期

●

施工管理资料

C1-1

施工现场质量管理检查记录

短期

●

企业资质证书及相关专业人员岗位证书

短期

●

见证记录

长期

●

C1-2

施工日志

长期

●

施工技术资料

施工组织设计、施工方案

长期

●

C2-1

技术交底记录

长期

●

C2-2

图纸会审记录

长期

●

C2-3

设计变更通知单

长期

●

C2-4

工程洽商记录

长期

●

C3类

施工测量记录　

C3-1

工程定位测量记录

长期

●

C3-2

基槽验线记录

长期

●

C3-3

楼层平面放线记录

长期

●

C3-4

楼层标高抄测记录

长期

●

C3-5

建筑物垂直度、标高测量记录

长期

●

沉降观测记录

长期

●

施工物资资料　

检测报告、复试报告、进场检验记录、出厂合格证、质量保证书和商检证等，具体内容见《建筑工程资料管理规程》（DBJ01-51-2003）表格。

长期

●

施工记录　

通用表格

C5-1

隐蔽工程检查记录　

长期

●

C5-2

预检记录

短期

●

C5-3

施工检查记录（通用）

长期

●

C5-4

交接检查记录　

长期

●

建筑与结构工程

基坑支护变形监测记录

长期

●

桩（地）基施工记录

长期

●

C5-5

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