4办公室制度.docx

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4办公室制度

第一章总则

第一条为了使公司各部门及各岗位明确公司的工作流程、工作注意事项，从而更好地规范员工行为，使公司走入正规，特制定本制度。

第二条本制度是《奖惩制度》、《公司考核管理制度》得配套文件，对员工的日常行为规范、行为章程予以约束和管理。

第三条本制度包含“行政管理制度、人事管理制度、财务制度、代驾司机管理制度、库房管理制度”五部分，同时均具有约束管理能力。

第四条本制度将在绩效考核中“员工行为规范”部分中体现。

第五条本制度适用于山西森泰伟华贸易有限公司旗下“爱翼代驾”所以在职员工。

第二章行政管理制度

第六条考勤制度

（1）上班时间

办公室人员工作时间：

09:

00——18:

00每周休一天;

晚班客服工作时间：

19:

30——14:

00每周休一天;

代驾司机工作时间：

20:

00——00:

30每周休一天;

若遇夜晚加班至凌晨00:

00,次日上班可推迟至下午15:

00。

（2）考勤记录

1、办公室人员以打卡为准。

办公室、营运部按上班时间正常打卡。

业务部15:

00打晚班卡，回公司整理客户资料，下班后打下班卡；代驾司机每日登录代驾软件中签到，由各组组长监督执行。

2、外勤：

因出差或外出办事未能按时打卡记录考勤，需在考勤报备表中注明时间及原因并由上级领导审批至人事部报备；

3、调休：

需提前在“一周调休表”中签名，以便工作调整；

4、加班：

员工加班须提前填写加班申请表，并注明加班原因、加班时长、证明人由上级批准后交由人事部备案方为有效。

加班以天为单位，不满1天不计入加班。

因个人工作失误导致的加班也不计算加班工资；

5、迟到、早退超过半小时按旷工半天处理；

6、公司统一组织的旅游、开会、学习等外出均按正常出勤计算。

第七条假期制度

（1）事假：

必须提前一天向上级主管提出，并填写请假条由上级领导审批，事假大于2天由总经办审批，属于无薪假期，每月累计请假不得超过3天。

事假不接受以小时为单位的请假，大于3小时小于7小时按全天请，小于3小时的假期按半天假请。

（2）病假：

病假请假必须大于1天，1天以下的病假按事假核算。

病假累计超过3天，需出示医院病历证明，薪资按日基本工资和日奖金的40%给予发放（补助按实际工作日日基本补助发放）。

（注：

试岗期、试用期病假核算方法：

出示病例证明按无薪病假算，不出示病例证明按事假核算。

）

（3）婚假：

符合晚婚（男满25周岁，女满23周岁，初次结婚）婚假10天，其他婚假7天，薪资为基本工资。

（4）丧假：

直系亲属（父母，配偶，子女）丧假5天，薪资为基本工资，其他丧假3天，属无薪假期。

（5）产假：

正常90天，产前15天，产后75天。

晚育（男满25周岁，女满23周岁）、刨宫产、难产等再加15天假期。

男方护理假7天，薪资按基本工资发放。

（注：

产假需提供身份证、结婚证、准生证、出生证。

）

（6）节假日：

按行政部门通知执行。

原则按照：

元旦：

1天；春节：

3天；清明：

1天；劳动节：

1天；端午：

1天；中秋：

1天；国庆：

3天；共11天，（注：

与星期日重复不在补休。

）

（7）调休：

员工每周可休息一天。

休息调整按两月为一考核期，考核期内可累计调休，司机累计调休不超过5天，办公室人员累计调休不超过3天。

一个考核期内的加班未调休，经上级批准填写“加班申请表”计为加班，按加班计发工资。

（加班工资计算见《薪资体系》）未审批者按自愿加班放弃休息处理，无额外工资。

（8）其他注意事项

1、产、丧、护理、婚、病超过十五天不予保留原职位，事假超过十五天公司根据实际情况或予以解聘，或调离原职位，不保留原部门职位；

2、产假结束后，恢复正常工作的，公司将根据实际情况安排其工作，如假满后仍未复职的或复职后不服从公司工作安排，公司将停发其日工资和产假期间工资直至解除劳动合同。

如休假前工作未交接清楚的，公司将与其解除劳动合同；

3、试岗期、试用期员工>5天的有薪假期在假满恢复正常工作的次月工资中发放；

4、请假需提前一天填写“请假申请表”，由相关部门经理签字后留本部门留存，月底跟随考勤表一起交回，特殊原因导致的请假，假满后补写请假申请表；

5、公司相关部门不同意的假期，员工私自休息按矿工处理；

6、“请假申请表”要认真填写详细信息，不出现模糊词语，如：

左右，大概等，涂改作废；

7、少于等于两天的假期，全勤奖扣一半，基本工资按出勤计算；大于两天小于等于三天的假期全勤奖全扣，基本工资按出勤计算；大于三天小于等于七天另加扣100元。

七天以上假期加扣200元；请假超过半月暂扣工资（特殊情况半月请假，工资回岗后次月补发）；

8、请假超过十五天的视为自动离岗，后回公司办理相关手续，特殊情况除外；

9、大于一周的请假，公休日包含于请假中。

10、调休仅能延后休息，不可提前休息。

11、每人每个考核期加班天数不超过3天。

第八条公司设施设备管理

（1）设施设备（固定资产、低值易耗品、物料用品）报损保修流程：

1、填写破损表递交至行政部；

2、行政部进行核查，确定费用开支金额，反馈至原部门，由部长确认；

3、部长签字确认，返回至行政部，行政部至财务部进行审批；

4、财务审批通过，行政部借款安排维修或采购；

5、行政部安排费用划拨，并在财务办理出入库手续；

6、安排物品的调拨。

（2）设施设备维护制度：

1、各部门人员爱护公司设施设备，不得随意踩、踏、坐、压公司资产，不得超负荷使用公司物品；

2、电脑使用，不得在公用电脑上安装与工作无关软件，不得私自下载插件、控件；电脑不用时请及时关闭，并关闭总开关，电脑关机按正常程序关机，不得直接拔掉电源或直接按关机键；

3、责任到人的物品随手注意保管，不得随意放置，不得私自调换；

4、办公室不得使用高功率用电设备如：

电饭锅、电暖气等；

5、责任到人的设施设备如有损坏需要维修或更换，填写破损申报，报相关部门审批。

第九条办公室制度

（1）在下班后将自己办公桌上的资料、文件整理，放到指定位置，重要资料应加锁，财务电脑、经理电脑、及其他放有重要文件的专用电脑应加设密码，文件丢失或资料的损坏由当事人承担。

（2）下班后最后走的人员将电脑、打印机、饮水机等用电设备电源关掉，并掐掉总开关。

（3）在工作时间不做与工作无关的事情，浏览与工作无关的网页，不得聚集闲谈、看与工作无关的书、睡觉、带耳机听音乐等。

（4）不得占用公司网络下载电影、游戏等与工作无关的文件。

（5）会议中电话需调为静音或关机，不得在会议过程中接电话。

（6）工作办公区域内不得吸烟。

（7）办公区域内任何人不接待促销人员。

第十条工作制度

（1）员工要服从领导的安排，如有其它异议向相关部门反映，不得以任何理由和借口进行打击报复。

（2）不得超出印鉴使用范围外私自加盖财务印鉴及公司印章，印章的加盖必须征得总经理审批，方可实施。

（3）恶意破坏公共设备不予理睬需原价折赔。

（4）必须24小时开机（包括节假日、请假），保证电话畅通。

（5）公司组织的培训、会议任何人不得以任何理由拒绝参加。

（6）员工离职前将所领用的物品如数交回，方可离岗。

第十一条档案管理制度

范围：

公司绝密合同、厂家资料、公司机密信息、对外信息资料、各重大会议记录表、演讲稿等。

（1）公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅。

（2）档案借阅的最长期限为一周；对接触档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏，报总经理处理。

（3）不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追究责任。

（4）不准拆、撕、换或涂改其字句，不得任意摘抄或复印内容。

（5）必须专人使用，不得转借。

（6）用毕按时归还，如需延长借阅时间，需在行政部办理延长手续。

第十二条会议管理

（1）会议时间为每周周一上午9:

30和周五下午15:

30开办公室会议，参会人员包括总经办、业务部、营运部、内勤。

每周二下午19:

00开代驾司机总结会。

（2）参会人员必须准时到岗，若有特殊情况需向会议主持人请假。

（3）培训过程中任何人不得交头接耳、传递纸条、玩手机等。

（4）会议期间自动关闭通讯工具，或调为静音。

（5）会议期间有迟到、早退，计入正常出勤迟到早退中，每月会议累计请假不超过五次。

（6）每日培训后全体员工清理会议室卫生，清理完毕后方可离岗。

（7）会议由营运部经理主持，人事部负责会议记录。

第三章人事制度

第十三条员工入职流程

（1）人员面试通过后三天以内到岗，否则视为自动放弃。

（2）人员入职三天内将所有证件交回人事部，包括（身份证复印件、驾驶证、一寸照片），特殊技术性岗位需提供毕业证原件、资格证原件（如：

会计、策划），有特殊情况报人事部备案，超出该时间段，人事部有权要求拖延其发工资时间直至证件齐全。

（3）新员工入职后由相关部门负责人培训员工薪资及岗位职责，工作流程以及规章制度等。

（4）人员入职前七天为试岗期，期间为互相选择时间，若不适应本岗位，可在此段时间内劝退或挽留。

（5）试岗期过后填写新员工评价单，合格后进入试用期，时间为实际工作日30天-60天不等，工资为试用期工资，需留用观察可适当延长试用期，最长不超过90天。

（6）进入正式员工后，公司与其签订为期一年的劳动合同，合同一式二份，双方各执一份，双方依据合同规定行使其相应的职权，期间双方协商自愿解除劳动合同，合同自此结束。

第十四条员工离职流程

（1）辞职

1、员工自动请辞需提前一个月向上级主管提出申请，提交自写辞职申请表由上级主管审批；

2、上级主管同意后，将辞职申请表连同临时人员招聘单递交人事部，由人事部安排补岗人员的招聘，补岗人员到岗后，安排该员工带新员工一星期进入试用期；

3、交接手续办理；

4、人事部办理离职手续，交回领用物品，上级主管、行政部、财务部签字确认后移交至人事部方可离岗；（注：

若该岗位不在设立，一月后交接完相关工作即可离岗。

）

（2）自离

1、员工未有任何说明，突然离岗视为旷工，三天后予以解聘，同时扣款每天100元，直至解聘。

员工于解聘后一周内回公司办理交接离职手续，否则视为自动放弃本月工资；

2、提出离职未满一月，按实际情况给予扣款200元处罚，一周内回公司办理交接直至不影响公司正常运作，正常办理离职手续，否则视为自动放弃本月工资。

（3）劝退

1、被解聘员工一周内回公司办理离职手续，交接相关工作，一周后保留其工资三个月，三个月后如仍未回公司办理交接手续，视为自动放弃该月工资；（注：

离职手续必须本人亲自办理，不可代办。

相关责任人未见离职人员不得在离职申请表签字确认，违规罚款100元。

）

2、离职手续办理需各部门主管签字确认后移交人事部办理。

（4）开除

被通知员工自被通知之日起开始办理离职手续，由人事部、财务部分析财务保留状况及固定资产的领取情况，根据实际情况核算员工工资。

（5）离职手续办理后问题

1、离职手续办理需严格按照离职流程办理，若有任意一部门有疑问，办理者需解决疑问部分，如借款、账务不明、固定资产、领用物料说明等。

2、离职后问题责任划分：

a、任何员工的离职需按流程严格执行，若因前期账务管理不严谨、交接断层、公司异动等后期发现遗留未处理问题，则由公司承担；b、该员工上级领导私自同意员工离职，未按正常手续办理流程，则损失由该员工领导承担；c、监管部门工作失误或财务管理出现错误导致的损失由签字的监管部门分担；d、其他情况按离职手续办理及扣款流程执行。

第十五条试岗期试用期员工管理办法

（1）试岗期

试岗期七天，为员工实际工作日七天（不包含节假日、请假）。

在此时间内员工如因自身原因离职或公司劝退都无薪资。

进入试用期，薪资从入职日起按照试用期薪资发放；

（2）试用期

1、试用期期限为30-60个实际工作日（不包含节假日、请假），根据员工在此期间的表现上级主管可适当调整其试用期时间；

2、试用期员工离职需提前半月提出，并办理相关手续（详看员工离职流程）；

3、试岗期请事假超过3天，试用期请病假超过15天，解聘；

4、员工试岗期进入试用期，或试用期进入正式员工时，要及时至人事部办理相关手续，转正日期为其转正手续办理齐全日算起。

第十六条工资发放规定（详见《薪资体系》）

（1）员工工资以现金方式发放。

员工工资须员工本人亲自签领。

（2）领取时间为每月15日-25日。

（3）员工逾期领取工资，将留存到次月中发放；员工如遇其他情况不能直接来公司领取，可由员工的直接上级附带员工亲笔书写的委托书前来领取，或由亲属持本人身份证领取，否则相关人员不得将工资递交与本人无关的其他任何人员。

第十七条岗位、薪酬异动

因公司或个人发展需要而对员工的岗位、薪酬做出的调整。

（1）岗位异动：

个人填写岗位异动申请表由下至上逐级审批，部门经理批准后转至财务部，财务部核查是否在原部门有未结清余款，批准后转正总经办，正式批准后人事部下发正式岗位异动通知单，并安排其在指定的日期至指定部门报道，自此员工档案转至新部门。

（2）薪酬异动：

统一薪酬异动，人事部下发薪酬调整单经总经办批准后全面修改薪酬体系附表，送总经办批准，自次月起执行。

（3）个人薪酬异动：

由该员工上级领导填写薪酬异动表并明确附该员工的异动依据，交由本部门经理审批，最后至总经办批准后返回至人事部存档备案。

第十八条人事管理制度

（1）各部门人员的流动调换必须及时通知人事部，由人事部下发。

（2）各部门人员分配不适合可直接退至人事部，并分析其具体原因，并根据其原因解决实质性问题，或安排进行人员的再分配，以免人才流失，给与其第二次就业机会，或进行劝退。

（3）未经人事部面试，任何部门不得私自录用人员进入编制。

（4）非编制内员工不予发放工资。

（5）各部门每月5号前将员工的考核表及员工评价表及时交回人事部，迟交一天，该部门人员工资延迟发放一天。

（6）预存款欠款超过五日经多次催促仍未补足余额将予以解聘。

（7）连续请假超过15天或年度请假超过一月，取消工龄按新员工标准发放。

（经理特批、产假、丧家、护理假除外）

（8）因违反国家法律法规或被公司开除者，本年度工龄工资取消，已发放的，将在当月工资中扣除。

（9）员工入职、离职当月未满出勤不计入工龄范围。

（10）员工离职、需交回公司配发的有爱翼商标的衣服、帽子、确认单、名片、工牌。

第四章财务制度

第十九条费用报销流程

（1）借款流程

1、经办人须填写“借款单”借款，若采购物料较多需填写采购明细，经由财务审核、总经理签批后借支；

2、“借款单”一式一份，出纳支出借款后留存。

“借款单”需按要求填写还款日期或报销日期；

（2）费用报销

1、借款报销：

经办人填写“经费支出报销单”，经财务审核，总经理签批后，出纳予以报销抵账，转财务过账。

挂账的借款报销时，出纳须开局加盖现金付讫章的内部收据；

2、当报销金额小于借款金额时，退还借款单据，同时对退款部分，开具收款收据；

3、当报销金额等于借款金额时，退还借款单据即可；

4、当报销金额大于借款金额时，退还借款单据，并补付差额；

5、购进货品、固定资产时，经办人填写“付款单”，经财务审核，总经理签批后，出纳予以报销，转财务过账；

6、垫付报销须填写“经费支出报销单”并附带有效票据，经财务核算、相关部门经理及总经理签字后至出纳处报销。

第二十条报销单填写格式及注意事项

（1）报销单需本人填写，财务部核实金额签字，报销单上日期填写当日报销日期，并注明报销事项、金额、附件发票数量。

（2）票据正面朝上错位粘贴，金额由大到小，粘贴过程中不得盖住日期、印章及金额。

（3）若票据过小则使用票据粘贴单，在粘贴单内从右至左整齐地呈鱼鳞片均匀粘贴。

（4）超出规格的票据，超出部分按报销单大小折叠粘贴在范围内。

（5）停车费注明停车日期及车辆牌照。

招待费注明招待时间及招待人姓名招待地址及联系方式。

（6）除特别小门店外，所有报销票据均须为发票，白条必须由至少两个经手人签字，由总经理审批后方可报销。

（7）借款金额已到还款日期仍未报销、还款或做出延期处理，将计入员工个人欠款账户，在离职时自工资内扣除。

第二十一条出纳细则

（1）代驾司机预存款账户余额不足200元直接停止派单，月底仍未结清欠款账户将自员工工资内扣除。

（2）代驾司机需携带确认单手写联（白联）与出纳对账，对账完毕付清款项后确认单由出纳保存。

（3）代驾司机确认单按编号排列不得随意撕扯，整本用尽结账完毕后方可领取新本。

若有误写、错写不撕扯单页在手写联标注作废字样。

第五章库房管理

第二十二条库房管理流程

（1）采购者将物料采购完毕后交由办公室人员清点并办理入库。

（2）财务报账后根据产品性质及用途划分为固定资产、低值易耗品、物料用品、报损物品。

（3）领用人根据物品性质在使用中填写领用单、借用单并注明领用人及归还时间。

（4）物品领用需由办公室人员签字确认后方可领用。

（5）库房管理人员定期对库存盘点，并根据物品价格划拨至各部门，作为各部门的成本费用。

（6）借用物品定期未还将计入个人物品领用明细，在离职时一起处理。

第二十三条库存管理

库存货品：

办公用品、物料用品、促销物品等。

库存管理规定：

（1）库存管理员每月月底（28-30日）盘点现有总库存量。

（2）各部门领取的固定资产、低值易耗品、物料用品（包含工衣、工牌、矿泉水、确认单）等未经行政部重新划拨不得私自进行调换，如有调换、新增需在总经办办理物品调换单，并至财务进行费用重新划拨，方可调换，否则相关责任在责任人离职后未做明确交代的，责任人自行赔偿。

（3）各部门不得私自囤积、积压公司财产，有闲置物品应及时退回总经办，使其安排在合适的位置。

（4）办公用品领用必须为公用，不得私自占用公司设施设备为私用。

（5）各部门有资产损坏在行政部填写破损记录表及采购清单，由行政部采购后划拨。

第二十四条采购

采购流程

（1）物料需求部门与总经办协调所需物料质量及数量，核对库存数量，填写采购申请的由需求部门领导签字确认。

（2）采购部填写借款单由总经办签字确认后财务部借款。

（3）采购结束后总经办办理相应的入库手续，并根据各部门所报采购申请进行划拨，领取，并做本月采购清单。

（4）财务根据报销单划拨至相应采购部门，计入部门年度成本。

第六章仪容仪表规范

第二十五条仪容

（1）保持面部干净，男士不蓄胡子，女士化妆得宜。

（2）手指、指甲干净，无污垢，指甲油颜色不得太过艳丽。

（3）坐姿、站姿端正，不随意靠、躺、扶。

第二十六条仪表

（1）发型选择以自然朴素为原则，男不留光头，女不留寸头。

男士短发前不及眉、旁不及耳、后不及衣领，女士头饰应选择适当，长发需干净整洁，不染怪异颜色。

（2）衣着干净、整洁，身上无异味，不施刺激性香水。

（3）着公司统一配发上装，穿黑色西裤或牛仔裤，脚蹬黑色皮鞋，佩戴公司统一配发的工作证。

（4）工作证须带在脖子上，正面朝前，姓名、照片、身份证、驾驶证、工号缺一不可。

第二十七条随身携带

携带物品包括：

确认单、笔、名片、驾照、名片等。

第二十八条特别提醒

（1）女士外出代驾不得穿超短裙、裤和高跟鞋。

（2）上岗前一小时不得食用有刺激气味的食物，如大蒜。

（3）岗前二十四小时严谨饮酒。

（4）驾驶过程中不得接打电话，提示音量要适中。

（5）未按公司规定着装，公司可拒绝其接单，并扣除当日工资。

第七章代驾司机管理制度

第二十九条接单前

（1）代驾司机须遵守《爱翼仪容仪表规定》在客户预约的指定时间前到达指定地。

（2）代驾司机提供服务前，应检验车辆油耗、车况、及车辆保险缴纳情况，做好登记，并由客户签字确认，在同客户核实好行车路线、收费标准后，将客户及车送达目的地。

（3）代驾司机上岗前必须带齐各种有效证件，检查客户行车证，出车时一定保证证件齐全有效。

（4）代驾司机在接到客服派单通知后应第一时间报自己所在位置，并做出反馈意见，确定客服是否要派单。

（5）接单后按标准详细填写确认单，并让顾客签字确认。

第三十条接单途中

（1）出车途中或到达目的地停放车辆时，应与客户协商车辆停放位置，确保停放位置的安全合法。

（2）接送客过程中不得接触车内及客户的一切财务，至目的地后锁好车窗并协助检查客户的车辆和贵重物品，无误后请客户在服务协议回执联上签字确认。

第三十一条接单后

（1）接单结束后协助顾客检查车辆状况及车内财物、车辆停放位置等，确认无误后，

（1）任务完成后，代驾司机应即刻打电话给公司值班人员报告任务完成情况。

第二天下午，公司客户服务与质量监督部将电话回访客户，征求客户对该代驾司机的意见及对公司的意见与建议。

（2）司机出车执行任务，遇特殊情况不能按时返回的，应及时设法通知管理人员，并说明原因。

（3）代驾司机不得向顾客提出特殊要求或索要小费，违者按《奖罚制度》执行。

第三十二条事故处理

（1）因违章或证件不全被罚款的，费用不予报销。

违章造成后果由当事人负责。

（2）代驾司机应爱惜客户车辆，车内不准吸烟，不乱动、乱碰客户车内任何物品，若发生客户物品丢失等情况，应立即报警并及时上报公司，积极协助警方调查。

（3）若因代驾司机违章责任的交通事故，客户车损保险免赔部分将由代驾司机按责任比例承担。

并负担客户车辆修理期间适当的交通补贴费用。

属对方车辆主要责任的，代驾司机不负责损失赔偿，需协助交警调查及保险理赔。

第三十三条确认单及预存款账户管理

（1）认真留存使用过的确认单，在规定时间（一般情况为每周二）将使用过的确认单交至财务部对账，并领取下周确认单。

绿联确认单在代驾完毕后交付给顾客，白联在财务对账确认无误后加盖人事部章，确认单返还给司机。

（2）每周司机所使用确认单均为个人确认单，确认单使用人以自出纳处领取的确认单编号为标准。

（3）每周五由办公室安排人员持由财务下发的前次对账日至周五期间个人单量明细表至各组当晚指定报道地点，按明细表余额满足帐内余额200的原则，收取代驾费。

（4）确认单填写，详细填写始发地与目的地、客户姓名及联系方式、代驾收入等信息。

（确认单填写规范详见《代驾司机岗位流程》）

（5）每月发放代驾司机工资同时附截止当日各代驾员预存款账户余额，若账户余额不满300元，则由办公室监督财务部执行自个人上月工资中扣除欠款或不足额部分，同时财务开具同等金额的代驾收入收据，将剩余工资发放至代驾员，。

第三十四条代驾司机行为规范

（1）上班时间未接单代驾员应在指定地点等候出单，不准随便乱窜其他地方。

有要事确需离开，须告知管理人员去向和所需时间，经批准后方可离岗。

出单回来，应立即到管理人员处报到。

（2）司机对管理人员的工作安排，应无条件服从，不准借故拖延或拒不出单。

对工作安排有意见的，事后可向公司主管反映。

（3）代驾司机须保证上班时间手机畅通。

对公司领导或管理人员的电话，应尽快接听、回复。

特殊情况不能接听，事后必须说明原因。

（4）禁止代驾司机向客户索要小费馈赠。

若接到客户有关投诉，将对其进行100元的处罚并向客户道歉，双倍返还馈赠。

（5）公司每月负责对司机进行考核，考核等级将作为每月发放“绩效工资”的依据。

对于工作勤奋、遵守制度、表现突出的，可视具体情况给予嘉奖、记功、晋级等奖励。

对工作怠慢、违反制度发生事故者，视具体情节给予警告、记过、降级直至除名处理。

第三十五条不接受预约情况

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