管理制度合同资料管理暂行办法.docx

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管理制度合同资料管理暂行办法

管理制度）合同资料管理暂行办法

xxxx公司合同管理暂行办法总则第壹条为加强合同档案管理，达到标准化、科学化、规范化、制度化要求，结合业务操作实际，制定本办法。

第二条合同档案是记载每壹笔业务从申请、调查、审查、审批、办理到事后检查、催收、清偿等所有业务环节的全流程记录。

第三条档案管理原则是财务部门保管完整的核心档案资料，同时建立业务台帐，以便日常查阅，方便利用。

档案的保管

第四条设立专用的档案柜，严格管理档案，包括整理材料立卷归档，后续材料的补入收档，档案的调阅、借阅、复印、检查等。

第五条财务部门负责收集完善业务档案资料；负责建立业务台帐、业务部门复印留存有关资料，便于查阅。

档案的立卷

第六条每笔档案根据业务操作流程要求，按照以企业为单位，以时间为顺序排列，编立序号。

第七条经办业务人员须整理合同资料，检查内容是否真实、填写是否完整，完善全部业务手续后，填写《档案移交表》（壹式俩份，移交部门留存壹份，接收部门留存壹份）且将该笔业务的所有资料交由财务部门检查，封存，由财务部门进行归档登记，完成档案的归档整理。

档案的调阅

—2—

第八条建立档案调阅登记薄。

调阅档案，需经负责人批准，调阅应于档案保管地进行，不得带离，不得折叠、涂改、拆换、损毁，且且应严格遵守保密制度，不得违规泄露客户资料。

第九条如果确需外借档案的，应填写外借单，外借单上必须由部门负责人签字。

壹般外借要当日归仍，特殊情况不超过3日，交回时档案检查内容是否齐全，且将外借单入档保存。

档案的交接

第十条建立档案交接制度。

设立档案交接登记薄，交接时经办人员应当面清点，办理交接手续，签署交接人姓名和交接日期。

档案移交表壹式俩份，壹份交经办人员，壹份随档封存。

档案的销毁

第十壹条根据档案重要程度和性质的不同，分别确定保管期限，超过保管期限的档案，按规定统壹进行销毁。

第十二条档案的销毁，必须经有关负责人批准，于销毁前应清点核实，且登记档案销毁清单。

第十三条本办法自发布之日起实施。

xx年x月x日

附件：

1、挡案调阅登记表

2.档案外借单

3.档案移交调阅表

4.档案资料清单

5.业务经办人员确认单

借阅时间

借阅人

借阅事由

归仍时间

归仍接收人

附件1

档案调阅登记表

附件2

档案外借单

外借审查意见：

负责人签字：

日期：

外借档案日期：

经办人签字：

外借档案页数：

经办人签字：

档案归仍日期：

经办人签字：

附件3

档案移交表

移交人签字

接收人签字

移交部门负责人签字

接收部门负责人签字

移交原因：

移交档案编号：

移交材料清单（可另附纸）：

移交结果：

监交人签字：

日期：

附件4

档案资料清单

档案号：

序号

资料名称

类别

份数

备注

1

客户经理调查方案

2

风控部审查方案

3

有权审批人审批表

4

借款合同

5

质押物清单

6

借据

7

收据

8

身份证复印件

9

担保保函

10

个人信用反担保保函

11

12

13

14

15

16

17

附

业务经办人员确认单

此联归档

客户信息

客户名称

合同金额

合同签订日期

经办人信息

客户开发

业务洽谈

手续办理

风控人员

批准人签字

业务经办人员确认单

此联财务留存

客户信息

客户名称

合同金额

合同签订日期

经办人信息

客户开发

业务洽谈

手续办理

风控人员

批准人签字

xx业务经办人员确认单

合同信息

融资客户

投资客户

合同签订日期

经办人信息

融资客户开发

融资客户调查

融资客户手续办理

投资客户开发

投资客户手续办理

风控

批准人签字

xx业务经办人员确认单

此联财务留存

合同信息

融资客户

投资客户

合同签订日期

经办人信息

融资客户开发

融资客户调查

融资客户手续办理

投资客户开发

投资客户手续办理

风控

批准人签字