《会计档案管理办法》修订.docx

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《会计档案管理办法》修订

《会计档案管理办法》

修订解读

西安市档案局

监督指导处苏耀珠

内容

第一章修订背景与意义

（一）会计工作发展需要

1、以计算设备为辅助的会计电算化技术的普及。

2、越来越多的会计凭证、账簿、报表等会计资料以电子形式产生、传输、保管。

（二）信息技术发展的推动

1、各单位信息技术发展迅速，各项工作包括会计工作、档案工作信息化水平不断提高。

2、会计核算系统、ERP系统等建设与使用。

3、电子商务发展、电子发票试点及应用。

4、相应的信息技术规章标准不断完善。

（三）管理的压力

1、档案库房的压力

2、打印、复印的压力（成本）

3、利用的压力（快速、远程）

以某央企所属广东省公司为例，该公司一年打印的记账凭证约1000万张，明细账、总分类账、现金日记账和银行存款日记账约500万张，合计约1500万张，以平均保存15年测算，15年的周期内需保管的档案数量约为2.25亿张，相应的纸张和耗材成本约370万元，此外，需要配备15名人员对打印出的记账凭证、原始凭证和各类账簿进行分类、整理、匹配、装订和保管，并需要约3000平方米的场地对档案进行保存，带来大量的人员、场地、设备、能源等支出负担。

某公司每年纸张是超过1亿张，折合用纸是225吨，每吨纸耗费3.6立方米木材，木材810立方米，一棵成年树可产木材0.5立方米，相当于1620棵树

纸张成本，包括运输、仓储、打印、装订和人工等等这些成本，一年应该在4000万以上

第一章修订背景与意义

（四）原《会计档案管理办法》存在的缺陷

限制电子档案的应用

未鉴定就销毁

要求鉴销

第二章修订概况介绍

由21条增加到31条。

11处进行了修订

一是完善了会计档案的定义和范围。

第三条

二是明确了会计电子档案管理要求。

第三条、第七条

三是增加了电子会计档案仅以电子形式归档保存的管理要求。

第八条、第九条

第二章修订概况介绍

四是对会计档案向单位档案管理机构移交的时间做了更加灵活的规定。

第十一条

五是对定期保管会计档案保管期限作了调整。

第十四条、附表

六是进一步完善了会计档案的鉴定销毁程序。

第十六、第十七条、第十八条

七是明确了会计档案出境的管理要求。

第二十五条

第二章修订概况介绍

八是完善了会计档案利用的有关要求

第十三条第2款

九是对不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位做出了特别规定。

第二十九条

十是对中止单位会计档案处置提出了新的要求。

第二十条

十一是对委托代理记账机构的档案管理责任明确了要求。

第二十六条

第三章条款解读

一是完善了会计档案的定义和范围

1998年版本：

第五条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

2015年版本：

第三条本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

一是完善了会计档案的定义和范围

对会计档案定义的理解需要注意以下三点：

第一,会计档案是由会计资料有条件地转化而来的。

首先，会计档案是办理完毕的会计资料。

其次，会计档案是具有保存价值的会计资料。

试算平衡的草稿

最后，会计档案是按一定逻辑规律整理的会计资料。

一是完善了会计档案的定义和范围

第二,会计档案既可以是外部接收取得的会计资料，也可以是内部直接形成的各种形式会计资料。

外部接收取得的会计资料：

主要是外部取得的各类原始凭证，如发票、车船票、银行对账单、购销合同、收据、消费清单等。

（电子发票）

内部直接形成的会计资料：

主要是记账凭证、总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿、月度、季度、半年度、年度财务会计报告等。

一是完善了会计档案的定义和范围

第三,电子会计档案属于会计档案。

电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

电子文件是指单位在履行法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。

因此，电子会计档案具有以下特征：

（1）电子会计档案是以计算机等电子信息设备为载体形成和处理的电子会计信息；

（2）电子会计档案的形成、办理、传输等环节是通过计算机等电子设备为载体进行的；

（3）电子会计档案最终可以存储、保管在本地计算机等电子设备、设施，也可以存储在第三方提供的云存储空间。

举例1、未移交；2、扫描件

一是完善了会计档案的定义和范围

（二）会计资料的归档范围

2015年版本

第六条下列会计资料应当进行归档：

（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；

（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；

（三）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；

（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

一是完善了会计档案的定义和范围

（二）会计资料的归档范围

新增内容：

1.纳税申报表，是纳税人依照税务部门指定的格式填写，用以按照税法规定的期限和内容完成纳税申报程序的相关表格，是单位进行税款申报缴纳和会计核算的重要原始凭据，属于具有保存价值的会计资料。

2.会计档案鉴定意见书，是单位开展会计档案鉴定过程中应当形成，且具有永久保存价值的重要资料，应纳入归档范围。

注意：

财务工作方面，如财务管理制度、规定、办法、总结；财务管理工作计划、报告、通知；固定资产新增、报废、调拨文件材料；生产财务和成本核算文件材料；资金管理、价格管理、会计管理文件材料；本企业税务登记、交纳、减免、返还等工作文件材料；本企业经营盈亏情况报告、报表；本企业财务预、决算报告。

审计工作方面，如审计工作制度、总结；审计意见、审计报告、专项审计通知、报告、批复、结论、调查与证明等文件材料、审计工作方案、计划、报告、纪要等。

第三章条款解读

二是明确了电子会计档案管理要求。

第七条

二是明确了会计电子档案管理要求

第七条单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。

利用计算机、网络通信技术，就是将分布在不同地理位置上的具有独立功能的多台计算机或终端及其附属设备，用通信设备和通信线路连接起来，配以相应的档案管理软件，实现档案资源的共享。

在计算机、网络通信技术条件下，会计档案管理工作不再局限于传统模式下通过实体档案实现对档案工作的技术性管理，而是前移至文件的形成阶段，逐步实现对会计档案全生命周期的管理。

第三章条款解读

三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档保存的管理要求。

（第八条、第九条）

这两条一直是修订的难点，难就难在用简洁的语言把会计电子档案的要求交代清楚。

1．形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输。

需要注意的是：

第一，将纸质会计资料扫描为电子影像件或其他电子文件类型的，不能仅以电子文件归档，仍需保留纸质会计资料，电子文件仅可作为数字副本归档保存；

第二，如电子会计资料的生成方、发送方来源不可靠或不具有权威性，不得仅以电子文件归档。

（电子发票：

应采用税务部门认可的传输方式获取）

[案例]某企业实行财务共享服务后，为实现异地集中核算目的，会计核算均以原始凭据（如发票等）的电子扫描件，以及企业合同管理系统传输过来合同的电子文档为依据进行日常账务处理，同时对原始凭证和合同的纸质原件进行归档保存。

新会计档案管理办法颁布后，该企业负责人对会计人员说，新办法将电子会计档案纳入会计档案的范畴了，所以，公司以后可以只保存原始凭证的扫描件和合同的电子文档了，纸质原件可以不用再保存了，公司为此可以节约一大笔开支。

该企业负责人的说法是错误的。

为提高工作效率，单位通过在内部制定相应的内控流程，并在确保扫描件和电子文档真实、可靠、不被篡改的前提下，可以利用原始凭证的扫描件和合同的电子文档作为依据进行会计核算。

但是，原始凭证的扫描件和合同的电子文档不符合《会计档案管理办法》中关于电子会计资料可仅以电子形式归档保存的相关规定，所以，不能仅以电子形式归档保存，单位仍应同时保存原始凭证和合同的纸质原件。

三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档保存的管理要求。

（第八条、第九条）

２．使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序。

本条是对会计核算系统的规定：

第一，接收和读取电子会计资料；

第二，输出的格式符合要求；

第三，设定必要的审签程序。

三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档保存的管理要求。

（第八条、第九条）

第一，接收和读取电子会计资料

本条中的“读取”包括两层含义：

一是会计资料要以会计人员可以理解的形式呈现，而不能是单纯的计算机代码和纯数据；

二是呈现的方式应当符合会计领域约定俗成的内容和格式，而不能是体现特殊业务逻辑的内容格式。

第二，输出的格式符合要求

（一）文字处理系统形成的电子文件（版式）

1、XML文档可以作为电子档案直接存储。

2、PDF文档可以作为电子档案直接存储。

3、WPS、RTF等文档作为电子档案存储时应转换一套XML文档或PDF文档存储。

4、对于其它类型的文档，如果无法转换为XML、PDF格式则应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。

第二，输出的格式符合要求

（二）图像电子文件

1、TIFF格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。

2、JPEG格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。

3、其它格式图片应转换为以上两种格式中任意一种，有特殊压缩参数的要作说明。

4、对于无法转换格式的图片应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。

5、由扫描仪获得的图像电子档案，对于普通纸质档案来说光学分辨率不低于200dpi，对于照片档案来说分辨率不得低于600dpi。

（三）影像文件

1、MPEG2格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作为电子档案直接存储。

2、对于无法转换格式的影像文件应按原格式存放并将有关的软件、压缩算法和计算机系统信息一并存档。

（四）声音文件

1、WAV格式声音文件可以作为电子档案直接存储。

2、MP3格式声音文件可以作为电子档案直接存储。

3、对于无法转换格式的声音文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。

第三，设定经办、审核、审批等必要的审签程序

对于自动生成的凭证，原始数据产生的过程往往就已伴随着审核和控制，只要数据传递和转换过程中没有新的风险产生，则可视同已自动审核。

其他手工编制的会计凭证或会计信息传输过程中涉及人工干预的，应设定必要的审签程序。

三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档保存的管理要求。

（第八条、第九条）

３．使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系。

需要注意的是（档案管理系统）：

系统升级后不再兼容原生成系统的，对原系统也应进行归档保存；硬件设备更新换代可能无法读取以前生成的电子会计档案的，还应将硬件设备进行保存。

三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档保存的管理要求。

（第八条、第九条）

“建立电子会计档案与其相关联的其他纸质会计档案的检索关系”，是指在电子档案管理系统中调阅电子会计档案可以准确定位对应纸质会计资料的归档存放位置，反之，查阅纸质会计档案时也可以利用关键信息查找电子会计档案的内容。

如，可以使用“年份+电子记账凭证号”或类似编码规则形成标准条形码，粘贴在相关联的纸质原始凭证首页，纸质原始凭证组卷、装盒后，分别编制标准的档号和盒号条形码，在电子档案管理系统中为电子记账凭证与上述条形码建立关联关系，便于电子档案与实体档案之间相互检索。

三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档保存的管理要求。

（第八条、第九条）

４．采取有效措施，防止电子会计档案被篡改。

单位应采用技术和管理相结合的方式，保证电子文件在收集、移交、检测、整理和电子档案保管、利用、迁移、移交等过程中操作的不可抵赖性、数据存储的完整性、用户身份的真实性，并妥善管理在运行过程中使用的密码、密钥等认证数据，保证电子文件和电子档案信息不被非法更改。

三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档保存的管理要求。

（第八条、第九条）

５．建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。

备份要求

1、运行维护备份

《档案管理系统运维规范》（DA/T56）

2、离线存储备份P364三套

《电子文件移交与接收办法》（档发〔2012〕7号）

磁性载体上的电子档案每满2年、光盘每满4年进行一次抽检；每4年转存一次，原载体同时保留时间应不少于4年。

三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档保存的管理要求。

（第八条、第九条）

６．形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

如:

年度财务会计报告

会计档案保管清册

会计档案销毁清册

会计档案鉴定意见书

三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档保存的管理要求。

（第八条、第九条）

第九条满足本办法第八条规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。

外部接收的电子会计资料的管理除具备与内部形成的电子会计资料管理相同的条件以外，还需要具备符合《中华人民共和国电子签名法》（2015年修正）规定的电子签名。

第三章条款解读

四是对会计档案向单位档案管理机构移交的时间做了更加灵活的规定。

单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。

临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得监管会计档案。

会计档案移交清册（参考格式）

移交部门：

接收部门：

监交人：

移交人：

接收人：

移交时间：

第三章条款解读

五是对定期保管会计档案保管期限作了调整，延长了凭证、账簿和辅助性会计资料的保管期限。

第十四条、附表

保管期限调整的原因：

1、部分单位认为原定会计保管期限太短

2、原定会计档案保管期限存在一定的不合理性资产

3、原定会计档案保管期限不能满足问责追查的需要

4、超过15年的凭证和超过25年的账簿档案仍旧被查阅利用

5、会计档案电子化后，空间占用较少，保管成本大幅降低

6、原《管理办法》设定的会计档案定期保管期限类型太多，许多会计人员和档案人员在划定会计档案的保管期限时往往不好掌握

7、与国家档案局第8号令、第10号令关于档案保管期限的相关规定协调一致

第三章条款解读

六是进一步完善了会计档案的鉴定销毁程序。

（第十六、第十七条、第十八条）

六是进一步完善了会计档案的鉴定销毁程序

旧《管理办法》销毁存在的问题：

（1）规定了会计档案销毁的具体程序，但未明确销毁前的鉴定工作和有关责任。

（2）要求“单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见”，这在一定程度上将销毁的最主要责任归于单位负责人。

在实际工作中，为避免可能发生的风险和承担的责任，对于已超过最低保管期限且符合销毁条件的会计档案，单位负责人一般也不愿轻易销毁，会计档案销毁工作很难有效实施。

（3）国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销已无必要。

（4）没有电子档案销毁的规定。

第十六条单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。

经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。

第十七条会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。

这两条主要规范已到最低保管期限的会计档案的鉴定工作。

重新划定保管期限包括两种情形：

一种是需要保存较长时间并整卷以上保存的建议以形成时间为起点，仍按新《管理办法》附表列示的保管期限进行划定；另一种是未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证需要继续保存的，会计档案继续保存至债权债务事项结束即可。

六是进一步完善了会计档案的鉴定销毁程序。

六是进一步完善了会计档案的鉴定销毁程序

（1）增加了销毁鉴定的程序和要求。

（2）删除了“国家机关员销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派参加监销的规定。

”

（3）明确了会计档案销毁工作的组织单位和监督单位，规定“会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头,组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。

”

（4）增加了会计档案销毁的责任人，要求“单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

”

（5）增加电子会计档案监销。

“电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

”

第三章条款解读

七是明确了会计档案出境的管理要求。

第二十五条

七是明确了会计档案出境的管理要求。

会计档案出境必须符合以下国家有关规定：

4

1.《中华人民共和国档案法》第十八条规定“属于国家所有的档案和本法第十六条规定的档案以及这些档案的复制件，禁止私自携运出境。

”

2.《中华人民共和国保守国家秘密法》第二十五条第五款规定“未经有关主管部门批准，不得携带、传递国家秘密载体出境。

”

3.《中华人民共和国档案法实施办法》第十九条规定“各级国家档案馆馆藏的一级档案严禁出境。

各级国家档案馆馆藏的二级档案需要出境的，必须经国家档案局审查批准。

各级国家档案馆馆藏的三级档案、各级国家档案馆馆藏的一、二、三级档案以外的属于国家所有的档案和属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案及其复制件，各级国家档案馆以及机关、团体、企业事业单位、其他组织和个人需要携带、运输或者邮寄出境的，必须经省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门审查批准，海关凭批准文件查验放行。

”

七是明确了会计档案出境的管理要求。

4.《关于加强在境外发行证券与上市相关保密和档案管理工作的规定》第四条规定“在境外发行证券与上市过程中，境外上市公司向有关证券公司、证券服务机构和境外监管机构提供或者公开披露涉及国家安全或者重大利益的档案的，应当依法报国家档案局批准。

”

第三章条款解读

八是完善会计档案利用的有关要求（第十三条第2款）

（1）删除了“经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续”的说法。

（2）98版《管理办法》规定，“各单位保存的会计档案不得借出”。

实际工作中，在业务主管部门的检查、国家审计部门的审计中或者出于司法需要，会计档案会被借出。

因此新《管理办法》规定，“单位保存的会计档案一般不得对外借出。

确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。

”

（3）强调各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度，要求各单位严格按照有关制度使用会计档案。

（4）增加了借入档案的管理。

会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案,确保借入会计档案的安全完整,并在规定时间内归还。

借阅档案登记表（参考格式）

第三章条款解读

九是对不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位做出了特别规定

第二十九条

第三章条款解读

十是对中止单位会计档案处置提出了新的要求

1.行政事业单位终止后档案的处置

交由上级单位或由综合档案馆处置

2.国有产权企业终止后档案的处置

《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》（档发字[1998]6号）有关规定进行处置

无去处的档案，应移交企业主管部门或所在地国家档案馆

3.外商投资企业终止后档案的处置

交由所在地综合档案馆处理

第三章条款解读

十一是对委托代理记账机构的档案管理责任明确了要求。

十一是对委托代理记账机构的档案管理责任

明确了要求。

（1）委托人委托代理记账机构代理记账，应当在相互协商的基础上，订立书面委托合同。

（2）代理记账机构对单位的会计档案进行管理的，应当遵循新《管理办法》的有关规定执行。

（3）代理记账机构如满足新《管理办法》第八条、第九条规定条件的，可以利用信息化手段管理委托人的电子会计档案。

合同应当明确的内容：

1、双方对会计资料真实性、完整性各自应当承担的责任；

2、会计资料传递程序和签收手续；

3、编制和提供财务会计报告的要求；

4、会计档案的保管要求及相应的责任；

5、终止委托合同应当办理的会计业务交接事宜。

详见《代理记账管理办法》（财政部令第80号）第十二条规定。

第四章会计资料的整理立卷

第四章会计资料的整理立卷

单位的职责：

第四章会计资料的整理立卷

会计机构的职责：

会计凭证：

1、装订记账凭证，原则上以一张记账凭证汇总表为一册，也可分订两册以上，用分数号编号；如记账凭证较少，也可将两张或三张记账凭证汇总表的记账凭证合并装订一册，但不得跨月装订。

2、原始凭证过大时，要折叠成比记账凭证略小的面积，注意装订线处的折留方法，装订后仍能展开查阅；原始凭证过小时，可在记账凭证面积内分开均匀粘平。

3、摘掉凭证中的大头针等所有铁器。

4、装订会计凭证要加封面、封底，封面有关内容都应填写，签章齐全。

5、会计凭证装订处是凭证的左上角。

一般左右宽不超过2厘米，上下长不超过2.5厘米。

6、装订后要将装订线用纸打个三角封包，并将装订者印章盖于骑缝处，在脊背处注明年、月、日和册数的编号。

会计凭证封面

单位名称：

凭证名称：

会计档案凭证盒

会计账簿：

1、会计账簿在装订前，应按账簿启用表使用页数，核对各个账户账页是否齐全，是否按顺序排列。

2、会计账簿装订顺序为会计账簿装订封面、账簿启用表、账户目录、按本账簿页数项顺序装订账页、会计账簿装订封底。

3、活页账薄去空白页，将本账页数项填写齐全，撤账夹，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。

不同规格的活页账不得装订在一起。

订本账

4、装订后的会计账簿应牢固、平整，不得有折角、掉页现象。

5、会计账簿的封口处，应加盖装订印章。

6、装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。

7、会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、库存现金日记账、银行存款日记账、明细账。

会计报告：

1、会计报告编制完成并按时报送后，留存报告均应按月装订成册。

2、会计报告应整理平整，防止折角。

3、会计报告在装订前，应按编报目录核对是否齐全。

4、会计报告的装订顺序为会计报告封面、会计报告编制说明、各类会计报表及附注、会计报告封底。

装订的会计报告、报告上边和左边应对齐。

5、会计报告按保管期限分别编制卷号。

其中，月、季度会计报告全年按月、季顺序编制卷号，半年和年度会计报告按年顺序编制卷号。

会计档案保管清册（参考格式）

单位名称：

1、单位名称