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办公自动化系统需求分析说明书

项目号版本

1.0

办公自动化系统

需求规格说明书

2017年7月6日

版本历史

日期

版本

说明

作者

1.引言

1.1.编写目的

本文档作为某局与万达信息之间就《某局办公自动化系统》需求理解达成一致共识的基础文件，作为双方界定项目范围、系统验收的主要基础，也作为本项目《某局办公自动化系统》验收的主要依据。

同时，本文档也作为项目研发后继工作开展的基础，供双方项目主管负责人、项目经理、技术开发人员、测试人员等理解需求之用。

1.2.系统简介

项目名称：

某局办公自动化系统升级改造项目

系统名称：

《某局办公自动化系统》

1.3.适用范围

本文档适用于所有与本项目有关的软件开发阶段及其相关人员，其中：

用户方面的项目负责人、乙方项目经理、技术开发人员（包括分析人员、设计人员、程序人员）、测试人员应重点阅读本文档各部分，其他人员可选择性阅读本文档。

2.业务需求综述

2.1.业务需求背景

中国外文出版发行事业局（简称“某局”）是中共中央所属事业单位，是承担党和国家对外宣传任务的重要机构，是我国最大的对外书刊宣传出版基地。

某局办公自动化系统自2007年7月开始建设，共实施了两期。

一期项目于2007年7月由某局信息技术中心与北京慧点科技开发有限公司合作开发，与2009年5月建设完成并正式上线运行，主要用于局机关内部的公文管理等。

办公自动化系统二期项目于2009年12月与北京慧点科技开发有限公司签订合同后开始实施，于2010年5月上线运行，主要用于国图总公司、北京周报社、对外传播研究中心和信息技术中心等局属4家试点单位内部的公文管理等。

某局办公自动化系统上线运行以来，给传统的行政办公方式带来了革命性的改变。

电子公文极大地提升了行政办公效率，人工递送收发公文的工作方法不复存在，电子公文也带来了很多传统纸质公文无法使用的管理办法。

电子公文便于查询的特性也提高了公文使用率，更多的繁琐的重复手工劳动被自动的信息化系统取代，为最终用户节约了大量办公时间，减轻了工作负担。

为了实现某局的战略发展目标，必须加快信息化建设的步伐，充分利用信息技术，进一步改变传统的工作模式，增加规范性，强化内部管理和监督，提高办公效率和质量，需要在原有办公自动化系统的基础上实现协同办公，在某局局机关及局属各单位内部形成协同办公环境，支持高效的业务协作和信息共享。

2.2.存在的主要问题

随着时代的发展，技术水平的提高和对系统业务更深入的理解，现有OA系统日益暴露出早期系统存在的不足与技术缺陷，已经越来越无法满足现在的工作需要，系统亟待升级。

目前系统存在的问题主要有：

Ø结构功能：

1.现在的OA系统既不能支持大量的并发用户也没有各单位相对独立的数据结构。

目前的系统已经无法继续扩展至某局所有局属单位都能使用；

2.系统管理模块不支持多级管理员模式，系统中只有一个超级管理员。

这样的管理模式使得管理员过多介入业务工作。

同时由于管理员获取各单位人员信息变更情况相对滞后，导致了权限的分配不够及时准确；

3.OA系统中虽然包含了查询统计功能模块，但是统计项目不够科学，无法从统计结果中提取到更有利用价值的数据；

Ø系统性能

4.OA系统不支持移动设备，不能实现移动办公。

在个别用户特别是领导岗位用户外出时，只能由管理员手工录入领导批示等信息。

增加了操作环节，延误了公文流转时间；

5.人员岗位变更时，不能仅调整需要变更的人员，而要将全部相关人员进行变更。

工作量大且容易造成操作失误，且变更人员较多时会造成系统宕机；

Ø客户端：

6.由于weboffice控件的原因，如果在公文流转过程中，由于某人机器浏览器的问题，可能造成公文的损坏，无法进行恢复。

且只能重新发起流程，重新走一遍已有过程；

7.对主流的浏览器支持存在较多问题。

比较典型的有360浏览器升级后无法正常显示OA系统页面；安装IE工具栏插件后无法提交或显示正文附件等。

2.3.用户类别与特征

1.组织机构

某局组织机构包括局机关、局属单位和海外机构。

局机关有8大部室，局属单位有20家，海外机构有21家。

此次系统上线运行包括局机关和20家局属单位。

2.局机关用户角色类别

系统业务角色主要分为局机关业务角色和局属单位业务角色，系统根据登录人所属的角色不同呈现不同的权限和功能。

局机关角色类别

3.局机关角色的功能

4.局属单位角色类别

局属单位角色类别

5.局属单位角色的功能

2.4.系统功能结构图

1.系统总体结构

某局办公自动化系统，分为六大功能模块，分别是公文管理，公文查询，公文统计，辅助办公，行政办公，系统管理。

每个功能模块包含若干个子功能模块，见下图：

2.子功能模块结构

3.业务需求

3.1.公文管理

3.1.1.公文概述

公文分为两大类，收文和发文。

某局公文管理分为7种公文类型，局机关的分别是：

请示公文，发文，阅办，部门传阅，文件传阅；局属单位的是：

局属单位报文，局属单位收文。

其中请示公文，发文和报文属于是发文类型，阅办，部门传阅，文件传阅和局属单位收文属于收文类型，但是每种公文的表单样式和流程有所不同，其他操作形式基本相同。

发文主页面分为发文表单，发文正文，流转记录3个选项卡（可以考虑增加基本信息选项卡），发文表单包括表单、保存按钮、打印按钮、转件按钮；发文正文包括Word文档的修订、版本查阅、文档模板、公文关联、上传多个附件、打印按钮；流转记录包括公文的整个流转信息。

基本格式如下图。

附件在正文的下方。

收文主页面分为收文表单，收文正文，流转记录3个选项卡（可以考虑增加基本信息选项卡），收文表单包括表单、保存按钮、打印按钮、转件按钮；正文包括公文关联、文件管理；流转记录包括公文的整个流转信息。

基本格式如下图。

3.1.2.请示公文

3.1.2.1.业务流程

3.1.2.2.业务功能

请示公文办理环节的功能描述

办理环节

环节功能

拟稿人

表单

1、系统自动填写拟稿人（登录人）；

2、时间提取服务器时间；

3、事由可以编辑；

正文

1、编辑正文；

2、关联公文：

挂接以前的公文，对于公文交换的可以挂接已办结的公文，其他形式的公文只能挂接已归档的公文。

3、附件：

可以上传，删除自己的附件；

操作

1、新建公文：

选择新建按钮，系统显示新建公文画面；

处室负责人

表单

1、编辑主办处核稿部分；

2、自动提取登录人和服务器时间；

3、修改事由；

正文

1、编辑正文；

2、可以上传，删除自己的附件；可以浏览别人的附件；

部室主任

表单

1、编辑主办部室领导批示部分；

2、自动提取登录人和服务器时间；

3、修改事由；

正文

1、编辑正文；

2、可以上传，删除自己的附件；可以浏览别人的附件；

部室文秘（分办）

表单

1、编辑备注部分；

正文

1、编辑正文；

2、可以上传，删除自己的附件；可以浏览别人的附件；

局长秘书（分办）

表单

1、编辑主管领导批示，其他领导批示，备注部分；

2、登录人名字和时间不带出来；

3、先写的意见在上面，后写的意见在下面；

正文

1、编辑正文；

2、可以上传，删除自己的附件；可以浏览别人的附件；

局领导

表单

1、编辑主管领导批示部分；

2、自动提取登录人和服务器时间；

3、先写的意见在上面，后写的意见在下面；

4、不能修改前面人的意见，只能修改自己的意见；

正文

1、编辑正文；

2、浏览附件；

其他局领导

表单

1、编辑其他领导批示部分；

2、自动提取登录人和服务器时间；

3、先写的意见在上面，后写的意见在下面；

4、不能修改前面人的意见，只能修改自己的意见；

正文

1、编辑正文；

2、浏览附件；

部室文秘（分办）

表单

1、编辑备注部分；

正文

1、浏览；

拟稿人

（办结）

表单

1、浏览；

正文

1、浏览；

会签部分

会签部室文秘

表单

1、编辑备注部分；

正文

浏览

部室主任

表单

1、编辑相关部室会签部分；

2、自动提取登录人和服务器时间；

3、先写的意见在上面，后写的意见在下面；

4、不能修改前面人的意见，只能修改自己的意见；

正文

浏览

部室文秘

表单

浏览

正文

浏览

处长

表单

浏览

正文

浏览

职员

表单

浏览

正文

浏览

注：

编辑表单意见时，可以通过鼠标双击录入框，选择维护好的常用语，也可以录入意见。

3.1.2.3.业务表单

请示公文表单样式：

正文样式（参考）

流转记录样式

3.1.3.机关发文

3.1.3.1.业务流程

说明：

发文环节第4步部室文秘分办，如果部室文秘是办公室文秘，就可以直接转给局长秘书；

3.1.3.2.业务功能

发文办理环节的功能描述:

办理环节

环节功能

拟稿人

表单

1、系统自动填写拟稿人（登录人）；2、时间提取服务器时间；

3、事由可以编辑；4、紧急程度可选，默认普通；5、机密等级可选，默认普通；

正文

1、编辑正文；

2、关联公文：

挂接已归档的公文。

3、附件：

可以上传，删除自己的附件；

操作

1、新建公文：

选择新建按钮，系统显示新建公文画面；

处室负责人

表单

1、编辑主办部门核稿部分；2、自动提取登录人和服务器时间；3、修改事由；

正文

1、编辑正文；

2、可以上传，删除自己的附件；可以浏览别人的附件；

部室主任

表单

1、编辑主办部室领导核稿部分；2、自动提取登录人和服务器时间；3、修改事由；

正文

1、编辑正文；

2、可以上传，删除自己的附件；可以浏览别人的附件；

部室文秘（分办）

表单

1、编辑处理结果部分；

正文

1、编辑正文；

2、可以上传，删除自己的附件；可以浏览别人的附件；

办公室文秘（分办）

表单

1、编辑处理结果部分；

正文

1、浏览

办公室主任

表单

1、编辑办公室审核部分；2、自动提取登录人和服务器时间；

正文

1、编辑正文；

2、可以上传，删除自己的附件；可以浏览别人的附件；

局秘书（分办）

表单

1、编辑签发部分；2、先写的意见在上面，后写的意见在下面；3、不能修改前面人的意见，只能修改自己的意见；

正文

1、编辑正文；

2、可以上传，删除自己的附件；可以浏览别人的附件；

局领导

表单

1、编辑签发部分；2、自动提取登录人和服务器时间；3、先写的意见在上面，后写的意见在下面；4、不能修改前面人的意见，只能修改自己的意见；

正文

1、编辑正文；

2、可以上传，删除自己的附件；可以浏览别人的附件；

办公室文秘（发文编号）

表单

2、编辑处理结果部分；2、生成文号；3、编辑份数；4、编辑并可选主送、抄送机关部分；

文号生成规则：

xxxx字[yyyy]zzzz号，xxxx是可维护，yyyy是年份，zzzz是流水号；例如：

外文通字[2014]110号；

正文

1、编辑正文；

排版打字员

表单

1、显示打字员；

正文

1、编辑正文；

2、浏览附件；

校对员

表单

1、显示校对人员；

正文

1、编辑正文；

2、可以上传，删除自己的附件；可以浏览别人的附件；

办公室文秘（复核）

表单

1、显示复核人员；

正文

1、编辑正文；

2、浏览附件；

打印员

表单

1、浏览

正文

1、编辑正文；

2、浏览附件；

办公室文秘（附印）

表单

1、编辑处理结果

正文

1、编辑正文；

2、加盖电子公章；

3、浏览附件；

拟稿人（办结）

表单

1、浏览；

正文

1、浏览；

操作

1、选择主送单位和抄送单位；

会签部分

会签部室文秘

表单

浏览

正文

浏览

部室主任

表单

1、编辑机关部室会签部分；2、自动提取登录人和服务器时间；3、先写的意见在上面，后写的意见在下面；4、不能修改前面人的意见，只能修改自己的意见；

正文

浏览

部室文秘

表单

浏览

正文

浏览

处长

表单

浏览

正文

浏览

职员

表单

浏览

正文

浏览

部室分办部分

部室文秘（发文）

表单

1、编辑处理结果；

正文

浏览；

部室文秘（附印）

表单

1、编辑处理结果；

正文

1、编辑正文；

2、加盖电子印章；

3、浏览附件；

注：

编辑表单意见时，可以通过鼠标双击录入框，选择维护好的常用语，也可以录入意见。

3.1.3.3.业务表单

发文表单如下：

3.1.4.阅办单

3.1.4.1.业务流程

说明：

主办部室文秘（办结）环节，文秘可以发起并发传阅给本部室人员，也可以发给其他部室文秘。

其他部室文秘可以并发传阅给本部室人员。

部室人员阅毕后要能够反馈给部室文秘以表示阅知，部室文秘能够查询到本部室人员的阅知情况。

在发起并发传阅的过程时，不能影响主流程继续向下办理。

3.1.4.2.业务功能

阅办办理环节功能描述

办理环节

环节功能

拟稿人

（局办公室文秘）

表单

1、生成收文编号，收文编号样式如下：

xxxx字[yyyy]zzzz号，xxxx是可维护，yyyy是年份，zzzz是流水号；例如：

外文通字[2014]110号；

2、选择关联公文时系统自动提取来文机关，来文字号，文件名称（内部来文时）；

3、通过扫描纸质文件，系统自动提取来文机关，来文字号，文件名称（外部来文时）；

4、来文时间提取服务器时间；

正文

1、无Word正文；

2、关联公文：

挂接以前的公文，对于公文交换的可以挂接已办结的公文，其他形式的公文只能挂接已归档的公文。

3、附件：

可以上传，删除自己的附件；可以浏览别人的附件；可以通过扫描纸质公文成PDF格式文件，自动上传附件；

操作

2、新建公文：

选择新建按钮，系统显示新建公文画面；

办公室主任

表单

1、编辑阅办意见部分；

2、自动提取登录人和服务器时间；

正文

1、浏览；

办公室文秘（分办）

表单

1、编辑处理结果；

正文

1、浏览；

主办部室文秘（分办）

表单

1、编辑处理结果部分；

正文

1、浏览；

部室主任（签批）

表单

1、编辑主办部门意见部分；

2、自动提取名字和时间；

正文

1、浏览

部室文秘（分办）

表单

1、编辑处理结果部分；

正文

1、浏览；

处长

表单

1、编辑主办部门意见部分，先写的意见在上面，后写的意见在下面；

2、自动提取名字和时间；

正文

1、浏览；

职员

表单

1、编辑主办部门意见部分，先写的意见在上面，后写的意见在下面；

2、自动提取名字和时间；

正文

1、浏览；

局长秘书（分办）

表单

1、编辑主管领导批示，其他领导批示，处理结果部分；

正文

1、浏览；

局领导

表单

1、编辑主管领导批示部分；

2、自动提取登录人和服务器时间；

3、先写的意见在上面，后写的意见在下面；

正文

1、浏览；

主办部室文秘（办结）

表单

1、编辑处理结果部分；

正文

1、浏览；

归档人员

表单

1、浏览；

正文

1、浏览；

会签部分

会签部室文秘

表单

浏览

正文

浏览

部室主任

表单

1、编辑协办部门意见部分；

2、自动提取登录人和服务器时间；

3、先写的意见在上面，后写的意见在下面；

4、不能修改前面人的意见，只能修改自己的意见；

正文

浏览

部室文秘

表单

编辑处理结果；

正文

浏览

处长

表单

浏览

正文

浏览

职员

表单

浏览

正文

浏览

并发传阅部分

部室文秘（发文）

表单

1、浏览；

正文

1、浏览；

注：

编辑表单意见时，可以通过鼠标双击录入框，选择维护好的常用语，也可以录入意见。

3.1.4.3.业务表单

阅办表单样式如下：

在公文关联框中录入待关联的公文名称关键字，选择查询按钮，系统显示查询结果，在结果中选择相应的公文即可。

选择文件管理按钮，显示如下画面。

选择扫描按钮，能够对纸质文件进行扫描，对扫描形成的PDF文件中的内容进行自动识别，提取文件信息放到表单的来文机关，来文字号，来文时间，文件名称框中。

选择浏览按钮，挂接文件后提交，显示画面如下。

流转记录样本：

3.1.5.传阅单

3.1.5.1.业务流程

3.1.5.2.业务功能

传阅单办理环节功能描述

办理环节

环节功能

拟稿人

（局办公室文秘）

表单

1、生成收文编号，收文编号样式如下：

xxxx字[yyyy]zzzz号，xxxx是可维护，yyyy是年份，zzzz是流水号；例如：

外文通字[2014]110号；

2、如果是内部来文，选择关联公文时系统自动提取来文机关，来文字号，文件名称；

3、如果是外部来文，通过扫描纸质文件，系统自动提取来文机关，来文字号，文件名称；

4、来文时间提取服务器时间；

正文

1、无Word正文；

2、关联公文：

挂接以前的公文，对于公文交换的可以挂接已办结的公文，其他形式的公文只能挂接已归档的公文。

3、附件：

可以上传，删除自己的附件；可以浏览别人的附件；可以通过扫描纸质公文成PDF格式文件，自动上传附件；

操作

1、新建公文：

选择新建按钮，系统显示新建公文画面；

办公室主任

表单

1、编辑传阅范围部分；

2、自动提取登录人和服务器时间；

正文

1、浏览；

办公室文秘（分办）

表单

1、编辑备注；

正文

1、浏览；

局长秘书（分办）

表单

1、编辑局领导批示，备注部分；

正文

1、浏览；

局领导

表单

1、编辑局领导批示部分；

2、自动提取登录人和服务器时间；

3、先写的意见在上面，后写的意见在下面；

正文

1、浏览；

局秘书（办结）

表单

1、编辑备注部分；

正文

1、浏览；

归档人员

表单

1、浏览；

正文

1、浏览；

会签部分

会签部室文秘

表单

1、浏览

正文

1、浏览

部室主任

表单

1、编辑备注；

正文

1、浏览

部室文秘

表单

1、编辑备注；

正文

1、浏览

处长

表单

1、浏览

正文

1、浏览

职员

表单

1、浏览

正文

1、浏览

其他局领导并发会签部分

其他局领导（并发会签）

表单

1、浏览；

正文

1、浏览；

注：

编辑表单意见时，可以通过鼠标双击录入框，选择维护好的常用语，也可以录入意见。

3.1.5.3.业务表单

文件传阅表单样式：

在公文关联框中录入待关联的公文名称关键字，选择查询按钮，系统显示查询结果，在结果中选择相应的公文即可。

选择文件管理按钮，显示如下画面。

选择扫描按钮，能够对纸质文件进行扫描，对扫描形成的PDF文件中的内容进行自动识别，提取文件信息放到表单的来文机关，来文字号，来文时间，文件名称框中。

选择浏览按钮，挂接文件后提交，显示画面如下。

流转记录样本：

3.1.6.部门传阅

3.1.6.1.业务流程

3.1.6.2.业务功能

部门传阅功能描述

办理环节

环节功能

部室文秘

（收文）

表单

1、选择关联公文时系统自动提取来文机关，来文字号，文件名称（内部来文时）；

2、通过扫描纸质文件，系统自动提取来文机关，来文字号，文件名称（外部来文时）；

3、来文时间提取服务器时间；

正文

1、无Word正文；

2、关联公文：

挂接以前的公文，对于公文交换的可以挂接已办结的公文，其他形式的公文只能挂接已归档的公文。

3、附件：

可以上传，删除自己的附件；可以浏览别人的附件；可以通过扫描纸质公文成PDF格式文件，自动上传附件；

操作

1、新建公文：

选择新建按钮，系统显示新建公文画面；

部室领导

表单

1、编辑传阅范围部分；

2、自动提取登录人和服务器时间；

正文

1、浏览；

部室文秘（分办）

表单

1、编辑备注；

正文

1、浏览；

部室职员

表单

1、编辑职员签注部分，每个职员写一行；

2、自动提取登录人和服务器时间；

正文

1、浏览；

办结人

表单

浏览；

正文

浏览；

归档人

表单

浏览；

正文

浏览；

注：

编辑表单意见时，可以通过鼠标双击录入框，选择维护好的常用语，也可以录入意见。

3.1.6.3.业务表单

在公文关联框中录入待关联的公文名称关键字，选择查询按钮，系统显示查询结果，在结果中选择相应的公文即可。

选择文件管理按钮，显示如下画面。

选择扫描按钮，能够对纸质文件进行扫描，对扫描形成的PDF文件中的内容进行自动识别，提取文件信息放到表单的来文机关，来文字号，来文时间，文件名称框中。

选择浏览按钮，挂接文件后提交，显示画面如下。

流转记录样本：

3.1.7.局属单位报文

3.1.7.1.业务流程

说明：

打印办结环节，文秘可以发起并发传阅给部门主任，部门主任可以并发传阅给本部室人员。

部室人员阅毕后要能够反馈给部室文秘表示已阅知，部室文秘能够查询到本部室人员的阅知情况。

在发起并发传阅的过程时，不能影响主流程继续向下办理。

3.1.7.2.业务功能

局属单位报文办理环节功能描述：

办理环节

环节功能

拟稿人

表单

1、系统自动填写拟稿人（登录人）；

2、时间提取服务器时间；

3、事由可以编辑；

正文

1、编辑正文；

2、关联公文：

挂接已归档的公文。

3、附件：

可以上传，删除自己的附件；可以浏览别人的附件；

操作

1、新建公文：

选择新建按钮，系统显示新建公文画面；

部室负责人

表单

1、编辑主办部门核稿部分；

2、自动提取登录人和服务器时间；

3、修改事由；

正文

1、编辑正文；

2、可以上传，删除自己的附件；可以浏览别人的附件；

办公室文秘（分办）

表单

1、编辑处理结果部分；

正文

1、浏览

办公室主任

表单

1、编辑办公室意见，主管领导批示，其他领导批示部分；

2、不提取登录人和服务器时间；

正文

1、编辑正文；

2、可以上传，删除自己的附件；可以浏览别人的附件；

主管领导

表单

1、编辑主管领导批示部分；

2、自动提取登录人和服务器时间；

3、先写的意见在上面，后写的意见在下面；

4、不能修改前面人的意见，只能修改自己的意见；

正文

1、编辑正文；

其他领导

表单

1、编辑其他领导批示部分；

2、自动提取登录人和服务器时间；

3、先写的意见在上面，后写的意见在下面；

4、不能修改前面人的意见，只能修改自己的意见；

正文

1、编辑正文；

办公室文秘

表单

1、编辑处理结果部分；

正文

1、编辑正文；

办公室文秘（发文编号）

表单

1、生成发文编号；

2、编辑处理结果；

文号生成规则：

xx