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办公室管理综合习题3及答案

2014年7月办公室管理综合习题（3）及答案

办公室管理习题及答案（3）

一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内。

每小题1分，共10分）

1．以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的（   ）

   A．安置窗帘遮挡室外光线

   B．与其他设备正确连接

   C.选择复印倍率来决定复印纸尺寸

   D．应设置电脑的桌面屏幕保护功能

2．文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的（   ）

   A．准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条

   B．办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理

   C.较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方

   D．下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密

3．以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的（   ）

   A．录音时需将监听开关至于“ON”位置

   B．想保存录制好的内容，可将磁带盒两侧的防抹片除掉

   C.机内话筒录音，注意最佳录音距离为30—150厘米

D.录音时要防止杂音混入，可采用传输线录音

4．文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的（   ）

   A．定好目标，把想做或需要做的事情写下来   ．

   B．尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做

   C.每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力

   D．对每一项工作作出安排，定好最后期限

5．以下接打电话的行为中，哪一项是不适宜的（   ）

   A．电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔，一有留言就能立即记录

   B．文员离开办公室时，要安排别人替你接电话

   C.应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系

   D：

如果已经回电，但没打通，切记要再联系

6．以下关于确认上司日程安排计划的行为中，哪一项是不适宜的（   ）

   A．以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划，不用再以书面形式确认

   B．上司和文员必须在周末核对下周的行动计划，每天早上核对当天的行动计划

   C.如果会议的主办者是上司，就要确认（至少在举办日的二、三天前）会议室

   D．会议、面谈所必须的文件及资料，要在前一天就准备好

7．文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，以下哪一项是不适宜的（   ）

   A．准备旅行计划和旅馆信息

   B．代替上司制定约会计划

   C.为商务洽谈收集资料

   D．把上司商务旅行时需要带的行李列出清单

8．以下关于交际礼仪的举止行为，哪一项是比较适宜的（   ）

   A．用后跟着地走路

   B．正式场合，女性文员的双腿可交叠翘成二郎腿

   C.男性在任何场合都可戴着手套握手

D．穿着短裙的下蹲姿势，应跨前半步后腿虚跪，上身保持挺直，蹲下时慢悠悠地弯下腰

  9．以下说明宴会的种类与形式的内容，哪一项是正确的（   ）

   A．鸡尾酒会一般以邀请夫妇同时出席为好

   B．茶会对茶叶和茶具的选择比较讲究，一般在餐厅举行

   C.工作餐是非正式宴请形式，早、午、晚举行均可

   D.午宴一般不设固定席位，以便于客人社交

   10．上司决定参加某个会议时，文员不应该（   ）

   A.只在便笺上写好会议名称

   B．除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料

   C.如果是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地情况和交通所耗费的时间

   D．和上司先充分沟通，避免在会议进行中临时以电话联系的不便

 二、判断题（正确打“√”，错误打“X”。

每小题1分，共10分）

   1．同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。

（   ）

   2．如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。

（   ）

   3．文员代替上司传达不利消息时，因为当这个信差很困难，所以要拖到最后一刻行动。

   因为上司震怒，自己转达口信的语气也应该变成上司的语气。

（   ）

   4．当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。

（   ）

   5．介绍信的正本和存根必须一致。

可以出具空白介绍信。

（   ）

   6．面对突发事件，值班人员有时在领导人未指示前就要采取临时应急措施。

（   ）

   7．注办是指文秘人员在《文件处理单》上或文尾的下角注明公文办理的结果。

（   ）

   8．即使客观形势发生变化，也不应变更档案的密级、期限。

（   ）

   9．女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅背有一个拳头大小距离。

       （   ）

10．文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。

（   ）

三、简答题（每小题10分，共20分）

   l。

文员根据单位需要向外或向内发文，需要经过一系列程序即为发文处理过程。

请说明这一系列过程。

   2。

文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点?

决定时间、地点时要注意什么?

四、设计题（每小题10分，共20分）

   1．文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目?

履行哪些职责?

   2．某公司成立三周年，准备举行大型宴会，办公室人员应该如何做好准备，要做哪些工作?

五、案例分析题（每小题20分，共40分）

   1．公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期四上午9：

00到1l：

00召开销售员会议，要求小刘通知有关人员。

小刘刚到公司不久，不太清楚公司有多少销售员，她到几个业务部门转了转，大多数人外出了，也没有遇到销售员。

接下来小刘忙于其他的事情，几乎把通知的事忘了。

   一直到星期三下午，经理问她会议通知了没有，她才匆忙在公司的布告栏里写了如下的通知：

“兹定于星期四上午在会议室召开销售员会议，会议重要，请务必出席。

”

   星期四上午8；30左右，有2个销售员到了会议室，但会议室里没有人招呼，以为会议不开了，坐了一会就走了。

9：

00左右有6个销售员来了，什么资料也没带，其中两个说，他们已经约好客户在10：

00见面。

到了10点，只剩下4位销售员，也谈不出什么东西，会议草草结束了，经理很不高兴。

公司一共有12位销售员，事后去问另外4位，他们说，根本没有看到通知。

经理对小刘非常不满。

请问，你认为小刘究竟错在哪些地方?

正确的做法应该是怎样的?

   2．请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题：

（1）利华公司2003年2月份经理会议记录；

（2）利华公司2003年销售计划；

   （3）市工商局关于年检工作的通知；

   （4）利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函；

   （5）利华公司4月份经理会议记录；

   （6）市物价局关于物价检查的通知；

   （7）香港凯福公司关于合作事宜给利华公司的复函；

   （8）利华公司2003年6月份经理会议记录；

   （9）利华公司与香港凯福公司会谈纪要；

   （10）利华公司2003年8月份经理会议记录；

   （11）市税务局关于税务自查的通知；

   （12）利华公司2003年销售工作总结；

2013年12月办公室管理习题答案及评分标准（3）（供参考）

   一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内。

每小题1分，共10分）

   1．D   2．C   3．A   4．C   5．C

   6．A   7．B   8．D   9．C   10．A

   二、判断题（正确打“√”，错误打“X”。

每小题1分，共10分）

   1．√   2．√   3．X   4．√   5．X

   6．√   7．√   8．X   9．√   10．X

   三、简答题（每小题10分，共20分）

   1．（题略）答案

（1）拟稿。

（1分）

（2）核稿。

是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。

（2分）

   （3）签发。

指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。

（1分）

   （4）编号。

已经签发的文件，由文秘人员统一编排发文字号。

（1分）

   （5）缮印。

对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印制。

（1分）

   （6）校对，指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。

（1分）

    （7）用印，是指在完成的文件上加盖机关印章。

（1分）

   （8）登记。

（1分）

   （9）分发。

指对准备发出的文件进行分装和发送。

（1分）

   2．（题略）答案  

（1）要获得上司的许可；（1分）

（2）如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认；（1分）

   （3）要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式（早餐会、午餐会等）、所需要的时间等等；（1分）

（4）约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。

还应准备约会所需要的文件资料。

（1分）

   （5）星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会；（2分）

   （6）对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会；（1分）

   （7）公司有重大活动的那一天不宜安排约会；（1分）

   （8）地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。

（2分）

   四、设计题（每小题10分，共20分）

   1．（题略）答案

（1）准备旅行计划和旅馆信息。

旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。

（2分）

（2）制定约会计划。

约会计划表包括：

城市名和省（州）名（如果是国外旅行，写明城市名和国家名），日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码。

（2分）

   （3）为商务洽谈收集资料。

（1分）

   （4）决定旅行用品。

把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单。

（1分）

   （5）考虑行李问题。

通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人信息。

为每件行李准备识别标签。

（1分）

   （6）安排差旅费。

（1分）

   （7）建立旅行——旅馆信息资料库。

随时与旅行社联系，建立最新信息充实自己的资料库。

   （1分）

   （8）办理旅行保险，如意外伤害保险等。

（1分）

   2．（题略）答案

（1）客人的选择。

确定名单，再请上司核定。

（2分）

（2）确定时间。

如果是涉外宴请，宴请时间应该按照国际惯例，征询客人的意见，要避免选择对方的重大节假日。

（1分）   

   （3）会场的选择。

要考虑宴会的性质，客人的数目，以及预算费用等，考虑宴会的形式与气氛、交通是否方便、场地大小是否合适、菜式、有无停车场。

（2分）

   （4）拟订菜单。

应符合对方的饮食习惯，从宾客的身份、宴请层次、目的等方面去考虑，至少要提供2份菜单，供上司挑选。

（1分）

   （5）寄发请柬。

宴请需要发请柬，请柬上应写明邀请人姓名，被邀请人姓名、宴请的目的、方式、时间、地点，以及着装要求、要求回函及其他说明等。

请柬一般要提前一至二周发出；   （2分）

   （6）席次的排列。

以社会地位与年龄作优先考虑来安排，在请柬上应注明席次号。

席次的排列原则是：

男女主人对坐桌椅的两端；男女宾客间隔而坐；夫妇分开坐；男主宾坐在女主人的右边，女主宾坐在男主人的右边。

主人方面的陪客，应插在客人中间坐，以便同客人接触交谈。

   （2分）

   五、案例分析题（每小题20分，共40分）

   1．（题略）答案

（1）应该搞清销售员的人数和姓名，准备这份名单；（3分）

（2）打印好书面通知；（3分）

   （3）在3天内，当面发放通知或电话通知（电话中需要对方确认时间、地点、内容等）到名单上的每个人；（3分）

   （4）通知不能写在布告栏里，可能不被人注意；（2分）

   （5）通知上应写清会议的时间（开始到结束时间）、地点；（3分）

   （6）应详细写清会议内容，应做好哪些准备；（3分）

   （7）应提前到会议室做好准备，做好签到工作；（3分）

   2．（题略）答案

   案卷一：

（4分）

（1）利华公司2003年2月份经理会议记录；

   （5）利华公司4月份经理会议记录；

   （8）利华公司2003年6月份经理会议记录；

   （10）利华公司2003年8月份经理会议记录；

   标题：

利华公司2003年经理会议记录（2分）

   案卷二：

（2分）

（2）利华公司2003年销售计划； 

   （12）利华公司2003年销售工作总结；

标题：

利华公司2003年销售工作计划；总结（2分）

   案卷三：

（3分）

   （3）市工商局关于年检工作的通知；

   （6）市物价局关于物价检查的通知；

   （11）市税务局关于税务自查的通知；

   标题：

市工商局、物价局、税务局关于年检、物价、税务自查的通知（2分）

   案卷四：

（3分）

   （4）利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函；

   （7）香港凯福公司关于合作事宜给利华公司的复函；

   （9）利华公司与香港凯福公司会谈纪要；

   标题：

利华公司与香港凯福公司关于合作事宜的函件、会谈纪要（2分）