Word使用技巧.docx

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Word使用技巧

Word2016使用技巧

Word2016提供了更简单的云端共享和协作方式，协作编辑文档更加方便。

在版本历史记录中可找到每次修改的记录，并可与当前文档进行对比。

智能查找可让您在无需离开Word窗口的情况下，利用互联网查找文档中的词语。

技巧一：

简单共享（新）

Word2016利用新的“共享”按钮，快速便捷地邀请他人共同审阅或编辑文档。

操作步骤：

1.使用Office365或微软账号登录Word，单击【文件】。

2.单击【另存为】-【OneDrive】-相应文件夹名称。

3.选择要保存的位置，单击【保存】。

4.在【文件】菜单中，单击【共享】-【与人共享】-【与人共享】。

5.输入邀请人员的邮件地址，选择【可编辑】或【可查看】权限，单击【共享】。

技巧二：

协作编辑文档（新）

Word2016可以多人同时在线编辑存放在OneDrive、OneDriveforBusiness或SharePointOnline中的Word文档。

操作步骤：

1.在收到的含有共享文档链接的邮件中，单击带链接的文档名称，即可打开共享的文档。

2.在文档右侧会列出所有参与者，而文档的正文左侧，则会显示出正在编辑此部分内容的人员。

技巧三：

版本历史（新）

当您编辑存放在OneDrive、OneDriveforBusiness或SharePointOnline中的文档时，改进的“版本历史”，允许您查看或回溯到文档的早期草稿，让您毫无顾虑地编辑和共享文档。

操作步骤：

1.单击【打开】-【OneDrive-XXXX】，选择文件。

2.单击【文件】。

3.单击【历史记录】。

4.即可看到保存的所有历史记录，单击任意一条历史记录。

5.可以和现在的版本进行对比，也可直接还原到所选版本。

技巧四：

智能查找（新）

智能查找可让您在无需离开Word窗口的情况下，利用互联网查找文档中的词语。

操作步骤：

1.选中要查找的文字，单击右键，选择【智能查找】。

2.在右侧【见解】任务窗格中可以查看搜索到的结果。

技巧五：

墨迹公式

Word2016提供了墨迹公式功能，可以用手指或触摸笔直接书写数学公式，Word可以自动识别和转换公式内容。

（Excel、PowerPoint、OneNote也具备此功能）。

操作步骤：

1.在Word中，单击【插入】-【公式】-【墨迹公式】。

2.可以任意书写公式。

当输入错误时，可以将内容“擦除”后重新输入，完成后单击【插入】。

3.单击公式右下角的下拉箭头，选择【另存为新公式】，即可将此公式保存到公式库中。

4.重新命名公式名称，单击【确定】。

5.单击【插入】-【公式】，在展开的列表中，可看到保存的公式。

技巧六：

编辑PDF文件

Word2016可以打开PDF文件，轻松获取PDF文件内容，并对段落、列表和表格进行排版，就像使用熟悉的Word文档一样。

操作步骤：

1.现在，可以在Word2016中直接打开PDF文件，内容和排版高保真还原，还可以自动生成标题导航，表格和图片也保持原样。

单击【文件】-【打开】，选择PDF格式。

2.若显示提示对话框，单击【确定】。

3.此时，即可在Word2016中直接编辑修改PDF文档的内容。

技巧七：

保存为PDF格式

当文档创建完成后，为使内容不易被修改，我们可以将其另存为PDF格式。

1.单击【文件】。

2.单击【导出】-【创建PDF/XPS文档】-【创建PDF/XPS】。

3.将文件存放在指定位置，然后单击【发布】即可。

技巧八：

展开和折叠

只需轻点一下，就可以折叠章节，隐藏已阅读的内容，或展开章节，查看更多内容。

操作步骤：

1.在较长的文档中，单击标题前的标志

，可以折叠或展开标题，收起已读内容或展开所有已收起的内容，方便阅读。

2.也可以同时折叠或展开所有的标题，只需在选中的文字上单击右键，然后在弹出的菜单中选择【展开/折叠】-【展开所有标题】或【折叠所有标题】，这样可以帮助您轻松关注重要内容。

技巧九：

答复批注

在文字旁的批注中，可以展开多人讨论。

您可以轻松跟踪批注，查看相关人员的相互回复，帮助您了解对话中的要点内容。

当一个批注或对话的内容已处理完毕，可标记为“完成”，使它折叠并变灰，保留在旁边，以供将来参考。

操作步骤：

1.单击批注图标

展开批注中的内容，查看他人的修改意见。

也可以单击答复批注图标

进行答复，围绕文档内容进行讨论。

2.讨论结束时，在批注标记上单击右键，在弹出的菜单中选择【将批注标记为完成】，这样批注变为灰色，提示自己和其他修改者现在的修改状态，以供后续参考。

技巧一十：

简单标记和锁定修订

用简单的提示标明修订和批注，使整个文档显得干净整洁。

在修订处单击一下，即可查看所有的改变，查看之后再将其隐藏，实现轻松阅读和跟踪。

添加一个密码可以阻止其他人取消修订状态，确保文档中所有被更改的地方都被跟踪，文档变化一览无余。

操作步骤：

1.当文档处于修订状态时，单击【审阅】，在修订组中将显示标记状态更改为【简单标记】，可以隐藏修订内容，让文档更整洁。

2.【审阅】-【修订】-【锁定修订】，可以将文档的修订状态锁定。

3.将处于锁定修订状态的文档发给其他人进行修改时，文档将始终处于修订状态。

如果要解除修订，必须输入正确的密码，否则无法解除修订状态。

这样可以跟踪所有修改的内容，使您对任何更改都明察秋毫。

技巧一十一：

对齐参考线和实时布局

在文档中将图片、视频、形状拖入文字时可实时预览布局情况，释放鼠标后，对象和文本环绕即按预览的结果呈现。

新的对齐参考线，可以轻松将图表、照片、图形与文字对齐，使您的文档看起来专业而美观。

参考线会显示在需要的位置，设置完毕会自动消失。

操作步骤：

1.在图形、图片、图表的旁边，可以利用布局选项快速设置版式

。

2.拖动对象时，对齐参考线自动帮助对齐，布局效果可实时预览。

技巧一十二：

粘贴预览

Word2016中实时粘贴预览能让您预览到各种粘贴效果，不再因为粘贴后格式不正确而撤销或再次粘贴，使您在第一时间得到正确的内容。

操作步骤：

1.复制内容后，在Word中单击右键，在“粘贴选项”下出现效果预览。

例如：

将光标移动至“保留源格式”

。

2.若想查看其他粘贴效果，例如“只保留文本”，只需将光标移动至相应图标

。

3.当确定效果后，单击该图标即可完成粘贴。

技巧一十三：

多位数字编号

多位数字编号功能，扩展了以前版本提供的自动编号能力，并且能允许为多达5位数字进行自动编号。

操作步骤：

1.选中文档中的文字，在“开始”选项卡中，单击“编号”旁边的三角符号

，如图所示，在下拉列表中，选择“定义新编号格式”。

2.在“编号样式”中，拖动滚动条至底部选择其样式为“00001,00002,00003……”，单击【确定】，完成设置。

技巧一十四：

导航窗格

编辑文档时，有时会遇到长达几十页，甚至上百页的超长文档，用键盘上的翻页键查找，既不方便，也不精确。

Word2016的“导航窗格”提供三种导航模式：

文档标题导航、文档页面导航、搜索导航。

提示：

文档标题导航必须事先设置有标题样式。

操作步骤：

1.单击【视图】，勾选“导航窗格”。

在文档左侧会出现导航窗口。

例如，此时显示的是“文档标题导航”。

2.单击【页面】，即将文档导航方式切换为“文档页面导航”，以缩略图形式显示文档页面。

3.单击【结果】，导航方式切换为“关键字导航”，然后在搜索框中输入关键字，“导航”窗格上会列出所有包含关键字的导航链接，单击这些导航链接，可快速定位到文档的相关位置。

4.需要查找图形、表格、公式和批注等特定对象时，如下图所示操作，导航窗格中会列出搜索结果的导航链接。

技巧一十五：

快速样式

合理化的格式设置和段落编排往往能使文档内容更具专业色彩。

Word2016所提供的强大的样式设置工具可以帮助用户快速完成对文档的格式标准化工作。

操作步骤：

1.选择文档中的文字，在【开始】选项卡下的“样式”分组中单击“其他”按钮，如图所示。

2.在打开的“快速样式”库中，移动鼠标可进行样式预览。

技巧一十六：

文档部件

当在大量的文档中，需要使用很多相同的内容，如：

公司的Logo、联系方式等，无需再用复制粘贴的方法，可将它们分别制作成文档部件，保存在自己的文档部件库中，像使用零件一样装配到文档中。

例如：

将下图图片做成文档部件，便于重复使用。

操作步骤：

1.在文档中选中预先插入并调整好格式的图片，单击【插入】-【文档部件】-【将所选内容保存至文档部件库】。

2.此时打开“新建构建基块”对话框，将名称命名为“Logo”并单击【确定】。

此图片即做成为文档部件，并被保存在库中。

3.定位到文档中的页眉位置，单击【插入】-【文档部件】，找到已经添加到库中的图片，在图片上右击，单击【在当前文档位置插入】，即可将图片自动添加到页眉处。

4.图片插入到指定位置的效果。

技巧一十七：

文档封面

Word2016提供了一个封面库，其中包含预先设计好的各种封面，使用起来非常方便。

为文档选择封面，此封面将自动在首页插入。

操作步骤：

1.单击【插入】-【封面】，在下拉列表中出现各种封面样式，单击“奥斯汀”。

即完成插入封面。

2.您也可以设计自己的封面，并选中设计好的封面页，单击【插入】-【封面】-【将所选内容保存到封面库】，以后即可随时插入自定义的封面。

技巧一十八：

设置默认保存格式

为了确保低版本的Word能够打开Word2016所保存的文件，除了可以将文档另存为“Word97-2003格式”外，还可以设置Word2016的默认保存格式，使每次保存都默认存为低版本格式。

操作步骤：

1.单击【文件】。

2.单击【选项】。

3.在打开的“Word选项”对话框中，单击【保存】，在“将文档保存为此格式”中，选择“Word97-2003文档”，然后单击【确定】。

文档的默认保存格式即更改为低版本的doc格式。

提示：

采用低版本格式，Word2016中的某些新功能将变成灰色无法使用。

技巧一十九：

在后台视图设置打印

文档创建完成后可以通过打印的方式将其输出，Word2016的后台视图功能可以快速进行打印设置，并预览打印效果。

例如：

若设置了文档背景颜色，在默认情况下，打印时将不打印背景色。

通过如下设置可预览和打印文档的背景颜色。

操作步骤：

1.单击【文件】。

2.【打印】，即可显示各种打印设置和打印预览。

选择【页面设置】。

3.在“页面设置”对话框中，选择【纸张】选项卡，单击【打印选项】。

4.在“Word选项”对话框中，单击【显示】，勾选【打印背景色和图像】，再依次单击【确定】，关闭所有对话框。

5.此时即可打印和预览该文档的背景颜色。

技巧二十：

轻松恢复未保存文本

当出现意外关闭文件而未保存的情况时，可选择保留文件最近的自动保存版本，这样可以在下次打开该文件时进行恢复。

还可设置自动保存时间间隔，让我们不再担心意外情况而导致文档内容丢失。

例如：

在编辑文档时，发生意外情况关闭其正在编辑的文档，而且没有保存。

需要恢复该文档的最新版本。

操作步骤：

1.单击【文件】。

2.单击【信息】-【管理版本】-【恢复未保存文档】。

3.此时Word会打开记录的所有自动恢复的文档，选择需要恢复的文档，单击【打开】即可。

4.Word之所以可以自动恢复文档，是因为设置了文档的自动保存时间间隔，可修改此设置，例如，缩短自动保存时间间隔，这样出现意外恢复时，能恢复更多内容。

设置方法为：

单击【文件】。

5.单击【选项】。

6.在打开的“Word选项”对话框中，单击【保存】，即可设置自动恢复时间间隔和自动恢复文件的位置。

再单击“确定”以保存更改。

7.