COP001 103 文件控制程序1.docx

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COP001103文件控制程序1

制/修订记录

制/修订日期

版本

内容简述

相关章节

制/修订人

2011.9.15

1.02

文件编号规定

5.3

朱静静

2011.12.15

1.03

各部门编号规定；过期文件的处理；外来文件的分发、控制、管理；字体字号规定；一、二、三阶（规范、制度类等）文件的格式

5.3.5；5.1.0；5.5.1.4、5.7；5.11；5.1.3；附件一

倪双双

文件分发范围

□总经理

□业务部

□品质部

□制造一部

□制造二部

□文控中心

□行政部

□仓管部

□采购部

□PMC

批准

审核

编制

1.0目的

对与质量体系有关的文件和资料进行控制,以确保投入运行的文件和资料完整、统一、有效。

2.0适用范围

适用于质量体系有关的文件和资料,及外来文件的控制。

3.0定义

文件：

与质量体系有关的文件和资料指：

品质手册、程序文件、作业指导书及外来文件。

4.0职责

4.1管理者代表负责编制品质手册,总经理负责审批。

4.2部门经理负责编制各相关程序文件,管理者代表负责审批。

4.3各部门负责编制相关作业指导书,部门经理审批。

4.4文控中心负责所有受控文件的发放和管理,并保存所有受控文件正本。

5.0运作程序

5.1文件格式

5.1.1质量手册和程序文件内页的题头均采用如下标准格式：

深圳市绿能照明有限公司

文件编号

COP-001

版次

1.02

文件名称

文件控制程序

页码

1/11

生效日期

2011.9.27

5.1.2所有的体系程序文件（规范、制度）的正文应包括以下的章节：

a）目的

b）适用范围

c）定义

d）职责

e）运作程序

f）支持文件

g）表格/记录

h）附件

当以上某一章节不适用或没有时，应在章节号下注明“无”。

5.1.3字体字号规定：

5.1.3.1一阶、二阶、三阶文件内页题头公司名称均为小三宋体，其它为四号宋体，文件内容为小四号宋体（特殊的除外）。

5.1.4日期表示方法：

年月日。

例如：

2011年9月23日可写成11/09/23或2011.9.23及类似形式,严禁写成09/23（除非通过上下文可以识别除外）。

5.1.5同类型的工作指导性文件必须采用统一的格式。

5.2文件的分类:

5.2.1品质手册、程序文件、作业指导书和质量记录,统称为质量体系文件.

一阶文件为品质手册

二阶文件为程序文件

三阶文件为作业标准书、工作指引、规范、制度

四阶文件为表格、记录及除以上三阶文件以外的文件

5.3文件的编号规定

5.3.1质量手册编号规定：

QM--□□□

流水号，用001

质量手册标志（英文QualityManual的简写）

5.3.2程序文件的编号规定：

COP--□□□

流水号，从001—999

程序文件标志（英文CustomerOrientedProcess简写）

5.3.3工作指引文件（包括作业规范、操作规程、检验规范、规章制度、等）编号规定：

WI--□□--□□□

流水号，从001-999

部门编号

工作文件标志（英文Workinstruction的简写）

5.3.4外来文件编号规定:

WL—□□--□□□

流水号，从001-999

部门编号

外来文件标志（WaiLai汉语拼音的简写）

如“WL-ADM-001”表示是源自行政部，编号为001的外来文件。

5.3.5各部门编号规定：

MKT—业务部（Market的简写）QA—品质部（QualityAssurance的简写）

MAN—制造部（Manufacturing的简写制造一部为MAN-1、制造二部为MAN-2）

WH—仓管部（Warehouse的简写）PMC—PMC（ProductMaterialControl的简写）

PUR—采购部（Purchasing的简写）DCC—文控中心（Documentcontrolcenter的简写）

ADM—行政部（Administration的简写）MR—管代（ManagementRepresentative的简写）

RD—研发部（ResearchandDevelopment的简写）

现公司存在新旧编号各种版本文件/表格、记录并存的情况，已经生效和正在使用的文件/表格、记录继续生效和使用，新增文件/表格、记录必须按最新版本的《文件控制程序》《质量记录控制程序》规定执行。

5.3.6文件的版本/版次规定

5.3.6.1正式修改后的受控文件,应修订版本或版次。

A、正式版文件：

原版本文件为1.00版,修改后的版本依次为1.01、1.02、1.03、…依此类推；

B、试用版文件，原版文件为0.00版，修改后版本依次为0.01、0.02、…依次类推，超过0.09版还不能转为正式版本的，作废重新编写文件。

5.4文件的编写与审批权限:

（如下表）

文件阶层

文件类别

文件制订

文件批准

一

品质手册

管理者代表

总经理

二

程序文件

部门经理

管理者代表

三

三阶文件

部门责任人

部门经理

四

表格

部门责任人

部门经理

部门责任人：

部门经理指定人员，可以为基层管理人员/技术人员/工程师等。

5.4.1文件编写规则：

5.4.1.2各部门在编写文件时按照5.1至5.3的规定进行,要确保文件的完整性、有效性、可操作性和易读性。

5.4.2文件会审：

所有体系文件由原编制部门编写完成，由文控中心负责组织以传阅或会议的形式交由与该程序具备直接关联的主管进行汇总审核。

5.5文件的分发、借阅、回收和补发

5.5.1文件的分发：

5.5.1.1质量手册应分发到总经理、管理者代表和各部门负责人。

5.5.1.2体系程序文件分发到所有会审部门各一份。

5.5.1.3其它类型的文件根据相关部门的实际需要予以分发。

5.5.1.4所有受控文件在分发前，相关文件发出部门需确定分发份数和分发部门，文控在分发复印件盖上“受控文件”印章，（外来文件除外，外来文件只需盖外来文件章表示外来文件受控）。

所有受控文件原件不需要盖章，以便和受控文件复印件加以区分。

领用部门在《文件发放记录表》中签收。

5.5.1.5所有技术文件、外来技术文件的分发由文控执行。

5.5.2文件借阅：

若其它部门因工作需要借阅文控中心文件时，须填写《资料借还登记表》，由文控中心批准后借阅。

5.5.3文件回收：

当文件版本/版次修订或宣布作废时，文控负责相关文件旧版回收。

5.5.4文件补发:

5.5.4.1由于公司实际运作需要、需要需增加文件份数或因文件损坏、遗失需补发时，填写《文件增补更换申请单》，经管理者代表批准后给予补发，当文件因损坏而更换时，文控中心同时应回收损坏文件，并实时销毁。

5.6外发文件的控制:

5.6.1非受控文件是指该文件在质量体系活动中提供给客户或其它外界组织参考的文件,此类文件本公司不负责更换和换版；

5.7文件控制状态：

各部门只能使用文控发放的受控文件，不得私自打印、使用未盖章的文件。

盖有“受控文件”及“外来文件”印章的文件一律不得复印。

一旦发现，立即销毁并追究当事人责任。

5.8文件的评审与修订或废止：

5.8.1各部门应定期或不定期评审本部门制订和（或）使用的文件，必要时予以修订或与制订部门协商修订事宜，修订其中不适宜的内容或增删相应的内容。

5.8.2临时性修改：

必须由具有资格的人员进行修改，修改内容划单删除线，不能涂黑，修改处必须由修改人签字方可生效，四级文件，主管/工程师级别以上人员批准可修改；三级文件，部门经理级别以上人员批准可修改；二级及以上文件禁止临时性修改，临时修改期最长为1个月，一个月内必须对修改后的文件按本程序规定进行分发。

5.8.3修订后的文件必须按照本程序规定进行再次审核、批准后方可分发，同时回收旧版文件。

5.9文件的保管：

5.9.1公司所有的文件都应保存在适宜的环境中，以免文件及其内容受到损坏、遗失或作其它不适宜的用途，各部门主管为本部门文件管理的直接责任者。

5.9.2文件的正本由文控保管，正本文件可以是加密电子文挡，也可以是打印出来的文本文件。

对于正本文件，保管人员要确保其修改的唯一性和保密性。

5.9.3文控中心负责公司质量体系文件的《文件一览表》的编制，并定期更新，但《文件一览表》不需发放，只借相关人员查阅。

5.10过期文件的处理：

5.10.1文控中心收回失效文件或作废文件时，在正本上盖上“作废文件”印章后，由文控中心保存，当文件过了保存期限，文控中心填写《文件销毁申请单》销毁文件。

从各部门回收的所有旧版及失效文件，须由文控中心集中销毁。

销毁方式：

焚烧或用碎纸机碎掉。

5.10.2已逾保存期限的记录、资料等，得由各类记录的保管部门自行销毁。

5.10.3文件的保管期：

文件作废后公司还需要继续保存的期限。

文件类别

保存期限

文件类别

保存期限

文件类别

保存期限

品质手册

5年

图纸

5年

日报表

3年

程序文件

3年

测试标准

3年

异常报告类

3年

标准书

3年

BOM表

3年

人事类

员工离职期

规范、指引

3年

点检记录

设备报废期

合格供应商名录