公文格式及排版图解说明及使用手册.docx

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公文格式及排版图解说明及使用手册

72MM（到上页边缘）

35MM（到版心）

上、下边距

各37±1MM

校内单位、部门公文格式式样图解说明

机关标识+文件，红色，居中，方正大标宋简体字，34磅，字符缩放为90%

××

下空2行，20MM

大学×××××文件

六角括号,阿拉伯数字,

不加“字”，不排虚号

仿宋3号

××××〔20××〕××号

下空2行，20MM

左、右边距

各28±1MM

方正小标宋简体

2号，居中

必须加发文机关名称

下空1行，15MM

××××关于×××的通知

仿宋（GB2312）3号

××××：

正

黑体3号

楷体（GB2312）

3号

一、我们（结构层次为4层）

仿宋（GB2312）3号

（一）我们

仿宋3号

1.我们。

正文仿宋（GB2312）3号,每页22行

每行28字,字距28磅

（1）我们。

宋体4号,加一字线,右空1字

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

下空1行，15MM

附件:

1.×××××××××××××××××××××

××××××××××××

仿宋3号，右空4字，阿拉伯数字

2.×××××××××××××××

35MM，通常空3行

20××年××月××日

宋体4号,加一字线,左空1字

黑体3号,左顶格,无冒号

附件1

下空2行,20MM

××××××××××

×××××××××××

下空1行

15MM

××××××××××××

小标宋简体2号,居中

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件的内容格式

与主体格式相同

附件2

下空1行,15MM

×××××××××××××××

版记线上下粗线，中间细线

版记只在偶数页

制文单位名称

仿宋4号，左空1字

无抄送单位时可不标注

仿宋4号,右空1字

抄送：

××，××，××，××。

天津城建大学×××××20××年××月××日印发

30MM

发文机关标识（不加“文件”）方正大标宋简体字，26磅，红色，居中

4MM

红色双线，上粗下细

天津城建大学×××

×××函〔20××〕×号

下空2行，与最后一个要素距离为20MM

方正小标宋简体2号，居中，必须加发文机关名称

×××××××关于×××××××的函

下空1行，15MM

×××××××：

下空3行，35MM

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

20××年××月××日

仿宋4号，左空1字，无分隔线。

无抄送单位时可不标注。

版记只在偶数页（此处为表示方便）。

函的第1页不标页码，第2页开始标页码

抄送：

×××××，×××××，×××××。

20MM

红色双线，上细下粗

公文格式及排版要求使用手册（简版）

本册系根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）要求的党政机关公文格式（GB/T9704—2012）改编而来。

很多党政机关和事业单位都有解读国标，其解读大体一致，总有部分地方各有不同。

本册本着常见实用和使用规律出发，适用于高等院校和具备发文条件的社会组织（如NGO、NPO等），大部分内容仍适用于党政机关，读者在编排公文时可参考使用。

1．用纸幅面尺寸

（1）采用国际标准A4型纸，页面常竖向布置，页边与版心尺寸为：

页天头37MM，公文用纸订口28MM，版心尺寸156MM*225MM（不含页码）。

（2）实践常用：

上页边距为37MM，下页边距为35MM，左右页边距27±1MM，常用27MM。

（3）发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。

对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

2．眉首（版头）。

置于公文首页红色反线以上的各要素统称公文眉首。

眉首包括：

公文份数序号、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号等。

其中，发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号。

由发文机关代字、年份和序号组成。

置于发文机关标识下空两行，居中排布。

年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔　〕”括入；序号不编虚位（即１不编为001），不加“第”字。

联合行文使用主办机关的发文字号。

发文字号之下４mm处印一条与版心等宽的红色反线。

   3．主体。

置于公文首页红色反线（不含）以下至抄送机关（不含）之间的各要素统称主体。

包括：

标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件。

（1）公文标题：

即对公文主要内容准确、简要的概括。

由发文机关名称、事由和文种组成。

除法规名称加书名号外，一般不用标点符号。

位于红色反线下空2行，字体字号参见上文，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当。

标题排列应当使用梯形或菱形。

（2）主送机关：

是指要求公文予以办理或答复的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

标识在标题下空1行，左侧顶格三号仿宋GB2312，回行时仍顶格。

最后一个主送机关名称后标全角冒号。

（3）公文正文：

公文正文表述公文的具体内容。

通常分导语、主体和结束语。

在主送机关下一行，每自然段左空２字，回行顶格，数字、年份不回行。

   （4）附件说明：

公文附件的顺序号和名称。

公文如有附件，在正文下空一行左空２字用三号仿宋GB2312字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：

１.×××××”）；附件名称后不加标点符号；附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

   （5）发文机关署名：

署发文机关全称或者规范化简称。

   （6）成文时间：

指公文生效的时间。

署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。

联合行文时署最后签发机关负责人签发的日期。

标识在正文之下，空两行右空4字。

用汉字将年、月、日标全；“零”应写为“○”。

   （7）印章：

公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。

加盖印章应上距正文２mm～４mm，端正、居中、下压成文时间，印章用红色。

   当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

   当联合行文需加盖两个印章时，主办机关印章在前；后面那个印章压成文时间。

两印章间互不相交或相切，相距不超过３mm。

   当联合行文需加盖３个以上印章时，每排最多排３个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空２字标识成文时间。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

   （8）附注：

是需要说明的其他事项，如公文的发放范围、使用时注意的事项、联系人及联系方式等。

公文如有附注，用三号仿宋GB2312字，居左空２字加圆括号标识在成文时间下一行。

   （9）附件：

公文正文的说明、补充或者参考资料。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第１行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

“附件1”用黑体，附件标题用方正小标宋简体二号以下字号。

   4．版记

   置于抄送机关以下的各要素统称为版记。

包括：

抄送机关、印发机关和印发日期。

（1）抄送机关：

指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。

公文如有抄送，在主题词下一行；左空１字用仿宋GB2312字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

不写主题词，不写抄报机关。

（2）印发机关和印发时间：

印发机关是印制公文主管部门，印发时间是公文的付印时间。

位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占１行位置；用三号仿宋GB2312字。

印发机关左空１字，印发时间右空１字。

印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

   （3）版记中的反线。

版记中各要素之下均加一条黑色反线，宽度同版心。

5．公文书写形式

从左至右，文字横向排列。

其标识第一层为“一、”，第二层为

（一），第三层为“1.”，第四层为

（1），一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋GB2312字标注，可越级使用。

例：

标题（二号，居中，不加粗，方正小标宋简体）

发文对象（主送单位）：

（标题下一行顶格，三号仿宋GB2312）

一、XXX（黑体，不加粗）

（正文三号，仿宋GB2312，首行缩进2个字符，转行不缩进）XXXXXXXXXX

（一）XXX（楷体）

（正文三号，仿宋GB2312，首行缩进2个字符，转行不缩进）XXXXXXXXXX

1.XXX（仿宋GB2312，小标题加粗区分）。

正文紧跟小标题。

XXXXXXXXXX（正文三号，仿宋GB2312）

联系人：

……

联系电话：

……

工作邮箱：

……

附件：

1．XXX（正文下空一行，右空两字）XXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

2．XXX

单位名称（附件下空两行，居成文日期中）

成文日期（右空四字，用阿拉伯数字）

如有附注，在成文日期下空一行排列，同正文。

6．字体字号

 发文机关标识使用58号，方正小标宋简体字，红色标识；秘密等级、紧急程度用三号黑体字；发文字号、主送机关、抄送机关、印发时间用三号仿宋GB2312；正文以三号仿宋GB2312字，一般每面排22行，每行排28字（规律：

正文行间距28.95磅,特定情况可以作适当调整）。

正文中小标题可用三号楷体GB2312字或黑体字。

   7．页码。

用四号、半角、宋体、阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下，数码左右各放一条四号一字线，一字线距版心下边竖距７mm。

单页码居右空１字，双页码居左空１字（横距）。

公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

8．公文中的表格

A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

标题制作应先去格式化，标题栏内容应和表中其他内容加以区分，设置单元格对齐方式第5种格式，居中，保持表格美观。