社团联合会财务培训手册.doc

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2012学年秘书长培训手册

社团联合会财务审计部

2012学年社团联合会秘书长培训手册

综述

1．社团联财务审计部对所有社团的收入和支出实行统一管理，社团所有收入必须上交至社团联财务审计部，再由社团财务审计部上交校财务，而所有支出也需要至社团联财务审计部处领取

2．社团联财务审计部对所有社团的资金使用情况进行监督和管理

3．作为社团财务负责人，其任务为：

正确合理地筹集管理和使用资金，努力降低费用，节约开支；认真作好活动的预决算，及时上交表格，规范执行预约领款与决算冲账；按照社团联统一制度正确完整地记账；监督管理社团内部的财务制度，加强社团资产管理；做到社团财务情况向所有会员公开，透明，切实保障会员的利益

4．社团联财务部审计部工作时间为周一至周五下午3：

30—5：

00

5．与财务有关的各种表格到财务部邮箱下载最新版本

邮箱：

mhstl_cwb@密码：

mhstlcwb

6．办公室地址：

大学生活动中心A区113电话：

54341770

社团财务负责人设置和培训

1．各社团必须有专门固定的财务负责人，社团财务负责人不可由会长，副会长或其他社团主要负责人兼任

2．社团财务负责人需经过社团财务审计部培训，考核合格后才可上岗

3．社团财务负责人必须对本社团的全部财务活动负责

4．社团财务负责人需经社团财务审计部留档，以便管理、监督

5．社团财务负责人为一年一任，不可作频繁更换。

若协会需更换财务负责人，则需至社团联人力资源部填写资格审查表，在财务审计部登记并接受培训，同时，还应做好协会财务的交接工作

6．填写，上交各种财务表格，会费收取或退会费处理及处理赞助等所有财务活动必需由财务（携带财务证）完成，不可由他人代行，包括会长等其他本社团的主要负责人。

会费收取与退会费处理

1、社团收取的会费必需上交社团联财务部（筹备社团会费不得超过20元/人）

2、社团必须在会费收取工作结束后五个工作日内上交社团联财务部，不得擅自留用

3、招收会员流程：

一、社巡前：

交“社团巡礼”预算表、领取会员证（会员证数目按往年招收会员人数确定，实行多退少补。

社团也可自行制作会员证，但需至财务部敲章）

二、社巡中：

收会费，填写发放会员证及副证（将会员证及副证填写好后整齐撕下会员证发给会员，需要财务及会员的签名），填写新会员登记表（社巡前各社团自行至公邮下载打印）

三、社巡后：

上交“社团巡礼”决算表、会费（换成整钞）、会员证副证及多余会员证、新会员登记表（一式三份）并上传一份电子版至财务部邮箱

四、会费入账

5、若有社员要领取退出社团，请在社团巡礼后一个月内办理退会费手续，超过一个月将不再退会费。

退会流程：

一、出示会员退会书面说明（会长、退会者签名）

二、财务、退会者本人一同来财务审计部

三、交出会员证

四、会费退给会员

五、退会者写收据，并留财务部保存

六、从社团账上扣除会费

社团预算

1．社团预算报告由财务亲自填写完毕后必须在活动开始前至少3个工作日发送至各社团分管副主席邮箱，分管副主席审核通过后发送至社团指导老师邮箱，指导老师审核通过发送至财务部邮箱，财务部以收到指导老师最终邮件为社团提交预算依据。

2．若经费只来源于会费，只需在“会费”一栏打勾，若有其他方面的来源，除在相应栏打勾外，还需在“金额”栏写明收入总数。

3．若某项活动预算为零，社团仍需填写此预算报告。

社团决算

1．社团活动决算报告必须在活动结束后5个工作日内上交社团联财务部

2．决算报告上，必须有分管副主席的签名。

3．决算报告上交后，如需报销请一次性带齐此项活动的所有发票，发票金额总数必须与决算报告中的决算支出总额相一致。

若出现差额，则按较少的报销。

领钱时务必自备零钱。

报销500元以上请事先通知财务部。

4．报销时，社团联财务部会开给社团凭证，各社团必须妥善保管，并以此作为登记现金日记账的依据。

5．活动预决算差额不得超过30％，否则将记录在案，作为星级评定中扣分的依据。

若因特殊情况而使差额超过30％，则需出示书面说明经社团联财务部审核。

6．活动的预算与决算如果都为零，不需要填写决算报告。

7．交表人需在财务部决算登记表上签字，以表明本社团已递交该活动的决算表

活动结束后，收缴决算表（至多5天）及报销发票

审核决算表及发票

合格，则进行登记（登记表上财务签名）

不合格，则要求重新编制

登记完毕，若有足够现金，则进行报销并开制发票（财务领钱签名）

根据开制收据填写社团联财务部社团总账，社团自行登账

常规活动预、决算表

1．常规活动只需在每学期初统一将一份常规活动申请表及常规活动预算表发至分管副主席邮箱即可。

2、常规活动的决算如果为零，不需要填写决算表，否则需要于学期末活动结束后填写活动决算表并上交。

社团收入支出表

1．收入支出表是各社团每隔一段时间必须上交与填写的重要财务表格，它反映了社团在一段时间内的收入支出情况。

由财务部人员通知交表时间及报表区间。

2．未经结算报销的活动项目不计入当月支出，以财务部红色联凭证为准，交表同时携账本至财务部对账。

3．若当月社团未有经费变动，仍需填写并上交收入支出表。

定期交收入支出表（带账本）

核对账本

账本与总账一致则登记（登记表上财务签名），否则找出错误的地方并改正

社团明细账处置

1．每个社团都必须拥有账本，封面上写社团名称，此账本可至社团联财务部处领取，每本8元，从社团账上扣除。

2．账本前半部分登记社团现金日记账，必须记录社团每一笔资金的进出，并与社团联财务部的总账一一对应。

3．账本后半部分起登记社团明细账。

明细账科目按收入支出表上项目填写且只需登记决算额。

社团赞助收入

1．首先，社团应先草拟活动计划书，并联系分管主席，与主席商量活动事宜。

2．社团接受赞助均需在社团联合会指导老师指导下，拟订合作合同，由社团联合会指导老师与赞助商签定赞助合同。

合同需一式三份，分别由团委，赞助商及财务审计部存档

3．社团从赞助商处等取的赞助，必须先交至社团联财务部入账，不可直接用于活动。

社团联合会财务审计部可提供收据给社团以交予赞助企业。

赞助收入流程：

一、拟订计划书

二、社团联合会指导老师指导签订合作合同

三、填写预算

四、合同副本及钱交至财务部

自收自支

1．自收自支：

收费前，必须向财务部领取收据，用以作为收费凭证开制给交款人。

所得收入也必须事先上交，不可直接用于活动。

2．若有社团举行活动而不编制预决算隐匿各项收入或虚列支出将受到严惩。

操作流程：

一、自收自支活动说明（时间、地点、人数、活动内容、金额）

二、收费、填写收费表（收费表上会员签名、填写金额、联系方式）

三、费用、缴费人员名单交至财务部

开设各类培训班

1．只能针对会员

2．开班前需向社团联指导老师与分管主席提出申请，表明开班意愿

3．获批准后，关于课程费应每学期与培训机构或老师签订协议

4．协议必须经社团联指导老师确认

5．所有学费必须入账，协会不得自己留在身边自用。

收费前，必须向财务部领取收据，用以作为收费凭证开制给交款人。

6．与培训机构协商，采取事后付钱原则，在举办完一次或几次活动后凭评审报告和总结报告取钱

7．课程费用的协议需向所有参加会员公示，并在协议后签字

培训活动流程：

一、申请表交给社团联指导老师与分管主席批准

二、与培训机构确认课程相关协议

三、社团联指导老师与培训机构签定合同

四、向会员公示并签字

五、社团联指导老师审核签字

六、收学费、入账，交培训班学员名单

七、举办活动，凭决算报告报销

售票流程

1．售票前三个工作日向财务部上交售票的预算表（说明票型：

VIP、普通、赠票）

2．自行印票（赠票与其他票型必须有明显区别，如颜色、大小，必须注明“增票”二字。

所有票上必须注明“盖章生效”）

3．先预约一定数目的票，由社团联敲章后再领取。

4．售票实行“多退少补”原则：

如实际售票数目比预约领票数多则将多余的票数上交至社团联，如票数不够则再次预约领票。

（对各种票均适用）

5．售票结束后的三个工作日内协会必须及时上缴售票金额，并上交多余的票，财务部对出票与返票进行备案。

6．售票的预算表填写内容与一般活动填写规则一样，不可漏填，若无支出则填0，不需上交决算表。

7．售票数财务部有备案，社管将对活动进行调研，统计上座人数，如果社管统计人数与财务部统计的售票的总数相差过大，社团联将对此次活动进行深入调查，一旦发现违规操作，记入黑名单，与星级评定挂钩。

8．财务部将对现场售票过程进行不定期检查，发现违规操作现象立即上报。

9．售票预算表与活动预算表分开填写，以免混乱。

预支款流程

1．提交活动预算时注明需要预支的金额和用途

2．活动预算报告经由主席助理，指导老师审核通过后，提前三个工作日预约社团联合会财务部领款时间和金额

3．经由财务部确认后，由秘书长携由分管主席及指导老师签字后的纸质版预算表前往社团联合会办公室财务审计部，填写预支单，登账，领取预支活动经费。

4．活动结束后五个工作日内，提交活动决算报告。

报销请提前三个工作日预约财务部。

报销时秘书长携带预支单（社团存根）和纸质版活动总结报告、发票等材料前往社团联合会办公室财务审计部完成决算流程。

决算流程采用多退少补的原则。

提交活动评审报告，如需预支注明预支金额与用途

经主席助理，社团联指导老师审核批准

预约预支款领取时间

秘书长带纸质版活动评审报告前往办公室，填写预支单，入账（社团联留存根）

举办活动五个工作日内，提交活动决算报告，报销前预约财务部。

携带纸质版活动总结报告、社团联合会财务部预支单（社团存根）和相应发票进行决算。

多退少补。

预支情况申请前提：

1）活动金额超过500元

2）社团账目余额必须多于暂支额，申请数额不得超过总费用70%。

如活动中其他资金来源请注明。

社团发展基金财务流程

1.对于优秀社团的奖励奖金，自动打至社团账上。

财务审计部负责给社团入账，社团自行在社团账本上登账。

2.重大项目基金财务流程：

1）社团在活动前三个工作日内提交电子版社团活动预算表，并在活动经费来源“基金”栏内打勾。

2）基金项目每一阶段结束后七个工作日内，社团提交纸质版活动决算表，报销时附上项目费用发票，凭决算表与发票完成报销流程（报销请提前三个工作日预约）。

最终决算超出基金拨付限额的活动费用由社团自行承担，直接从社团会费中扣除。

3）重大项目按活动阶段分次提交预决算表、分次报销。

4）对受到惩处，没收本次全部基金的情况，由财务审计部将社团基金收入收回，本次已用活动费用由社团自行承担。

5）对于申请基金的重大项目，将不再接受预支款申请。

3.普通活动补贴财务流程：

1）社团在每次活动前三个工作日内提交电子版预算表，并在活动经费来源“基金”栏内打勾。

2）活动结束后七个工作日内，社团提交纸质版活动决算表，报销时附上项目费用发票，凭决算表与发票完成报销流程（报销请提前三个工作日预约）。

最终决算超出基金拨付限额的活动费用由社团自行承担，直接从社团会费中扣除。

3）对受到惩处，没收本次全部基金的情况，由财务审计部将社团基金收入收回，本次已用活动费用由社团自行承