社会保险业务档案管理工作实务.doc

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社会保险业务档案管理工作实务

主讲：

李秀梅

1.社会保险业务档案的概念

2.充分认识做好社会保险档案工作的重要意义

3社会保险业务档案规范管理，必须保障基础用房、设备、人员三方面的条件。

4.社会保险业务档案的工作流程

5.达标验收的标准和工作程序

6.长期档案的数字化转换

7.档案的3个基础概念介绍

一、社会保险业务档案的概念

1、什么是档案

在《档案法》中定义，档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

档案的构成包括四个基本要素：

①档案的形成者是国家机构、社会组织和个人

其形成有两个特点：

一是按照一定的来源有规律地形成；二是具体活动中逐渐形成的，是陆续将多种文件材料有条理地积累起来的。

②档案内容是档案承载的知识信息

档案之所以有价值，在于它记录的知识信息可供人们查考利用，成为人类了解过去、指导当前和预测未来的依据。

③档案形式指载体形式、信息记录的表达形式

两个方面：

一方面是档案信息的载体形式；另一方面是信息内容的记录方式。

档案载体有纸张为主的书面文件等常规形式的档案；还有胶片、磁盘、光盘等现代形式的档案。

④档案的本质是直接的、原始的历史记录

原始记录性是档案的本质，也是档案区别于其它事物的关键。

文件与档案的关系非常密切，文件是档案的前身，档案是由文件有条件转化而来的。

两者是同一物体的不同阶段，具有不同的性质，区别在于：

一是文件是现行的，档案是历史的；二是文件具有现行的法律效力和行政约束力，档案是历史记录，具有凭证和参考作用；三是文件办理完毕后丧失现实效用才转化为档案，档案是保存备查的历史文件。

档案与图书、情报材料的关系同样十分密切，它们都是记录知识信息的载体，区别在于：

一是档案是保存原文真迹的、未经过再加工的原本和原稿，不是后追记、编写或收集起来的间接材料；二是档案是原始文献，而非派生文献。

因此，我们用历史记录区别档案与文件，用原始记录区别档案与图书、情报材料。

2.档案的基本价值h

档案的凭证价值和参考价值构成了档案的基本价值。

档案的凭证作用

首先从档案形成的过程及结果来看，是由当时当事直接使用的文件转化而来，并非人们事后追记和编写，它是真实客观地反映了人们的历史活动，因而具有凭证作用。

其次，从档案的外形结构来看，文件材料上保留着真切的历史标记。

有些是当事人的亲笔手稿，有些留有负责人的亲笔签名或批示，大部分盖有机关或个人印信；还有反映人或事物活动的影片、照片和原声录影等。

这些保留下来的历史真迹具有凭证作用。

以上特点，使档案成为讨论、处理和研究问题的根据。

档案的参考价值

是指档案中所含信息对各项工作、科学研究以及满足人们需要有参考作用的价值。

档案记录了历史活动的事实和经过，也记录了人们在各种活动中的思想发展，能给人们提供互相联系的，以至于系列的、广泛的情报信息。

可为人们今后处理社会与自然界的关系和社会内部人与人的关系提供借鉴。

因此，档案对于人们查考既往情况，掌握历史材料，研究事物的发展规律，具有广泛的情报价值。

3.什么是社会保险业务档案

国家3号令第3条规定：

社会保险业务档案，是指社保经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。

4.社会保险业务档案的特点

社会性强,社会保险档案的社会性源自社会保险自身的社会性。

社会保险项目不断拓展，覆盖范围不断扩大，参保人数急剧增加，社会保险档案涉及的人群越来越广。

专业性强,社会保险档案管理的工作流程与经办业务流程并驾而行，归档范围和保管期限依据资料记载信息专业查考价值而确定，档案管理水平以规范经办操作，满足社会需求而论。

档案量大,参保人数的日益增长

社会保险项目多

社会保险业务环节多

社会保险业务凭证多

类别齐全,按照反映的内容，包括社会保险管理类、社会保险征缴类、养老保险待遇类、医疗保险待遇类、失业保险待遇类、工伤保险待遇类、生育保险待遇类、社会保险业务统计报表类、社会保险稽核监管类等；按记录的形式，包括文字、图表、声像等；按依托的载体，包括纸质、磁介质、光介质和其它介质等。

利用率高,可以说，对社会保险经办工作，领导关心、社会关注、群众关切。

二、充分认识做好社会保险档案工作的重要意义

为加强和规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、安全和完整，充分发挥社会保险业务档案在服务民众、保障民生等方面重要的基础作用。

2009年7月23日，人力资源社会保障部和国家档案局联合下发了《社会保险业务档案管理规定（试行）》（人社部令〔2009〕3号，简称“3号令”），并于9月1日起实施。

随后，为贯彻好《规定》，人社部社保中心于7月31、8月5日先后下发了《关于贯彻落实社会保险业务档案管理规定的通知》和《社会保险业务档案管理规定（试行）宣传提纲》；人社部办公厅于2010年6月下发《关于开展社会保险业务档案管理达标验收工作的通知》（人社厅发〔2010〕55号），确定了达标验收工作标准，并提出总体要求，即：

“力争用3年左右的时间，使全国绝大多数经办机构在社会保险业务档案管理方面做到落实制度措施、落实场地设施、落实专业人员、落实经费保障，基本实现社会保险业务档案规范化、信息化、专业化管理”。

《规定》共16条，明确了制定《规定》的依据和适用范围，明确了社保档案的概念及其管理职责、条件、制度，档案的形成、分类方法、保管期限以及利用、鉴定、销毁、移交和相关法律责任等内容。

为了使《规定》在我省贯彻落实好，近日与省档案局联合下发了<河北省社会保险业务档案管理办法（试行）>。

1.做好社会保险档案管理工作，是规范社会保险经办操作的重要抓手

加强社会保险经办管理“三化”建设，其根本目的就是要改变包括社会保险业务档案在内的各项经办管理不够规范的状况。

社会保险业务档案管理贯穿于社会保险登记、征缴、统计、待遇核发、稽核等经办业务的全过程，与社会保险各项经办业务既紧密关联又相辅相成，是正确处理各项具体经办业务、支持经办工作顺利进行的重要基础，在整个社保工作中具有非常重要的地位。

所以说，做好社会保险档案管理工作，是规范社会保险经办操作的重要抓手。

2.做好社会保险档案管理工作，是经办机构服务参保对象的重要媒介

社会保险业务档案是参保单位和个人履行缴费义务和享受社会保险权益的原始凭证，是对参保单位和个人权益的真实记录，是确定参保个人享受社会保险待遇的重要依据,是实现为参保对象“记录一生、保障一生、服务一生”的重要条件，也是反映社会保险事业发展的宝贵资料和重要历史凭证。

连接我们与参保人之间的重要媒介就是这些经办手续材料，一项经办业务完成后，这些材料又转化为档案继续为参保人服务，所以说是经办机构服务参保对象的重要媒介。

3.做好社会保险档案管理工作，是改善民生促进社会和谐的重要保证

进一步规范社会保险业务档案管理，有利于更好的维护广大参保对象的合法权益，伴随着覆盖城乡居民的社会保障体系目标的推进，社会保险将覆盖到更多的人、更多的方面。

由此产生的社会保险业务档案资料数量将更加庞大。

抓好社保业务档案管理，实质上就是关注民生、保障民生、改善民生在社保经办服务中的集中体现，可以说，社会保险业务档案，是重要的“民生档案”，也是反映社会保险事业发展的宝贵资料和重要历史凭证。

随着民众维权意识的增强，参保对象对涉及自身利益的权益记录更加关注，由此带来的相关诉求也越来越多。

因此，我们一定要从保障参保对象的权益和维护他们的切身利益出发，加强社会保险业务档案管理。

《规定》从切实维护参保对象合法权益出发，就社会保险业务档案的管理职责、归档标准、保管期限等方面都作出了明确规定，对确保档案的安全、完整，更好地保存、保管参保对象的各类权益记录，切实维护和实现他们的各项社会保险权益将发挥十分重要的作用。

三、社会保险业务档案规范管理，必须保障基础用房、设备、人员三方面的条件。

《规定》第五条要求，、社会保险业务档案规范管理，必须保障基础用房、设备、人员三方面的条件。

1、基础建设

档案室应按库房、阅览、办公三室分开的原则设计，三个区域间保持一定的分隔和联系，避免交叉，保持通畅。

各区域设置标准如下：

（1）库房

面积，应参照建设部和国家发改委档《档案馆建设标准》等有关标准，根据室藏档案数量确定库房面积，充分考虑社会保险事业发展趋势，测算档案室面积。

承重：

楼面荷载应不小于12KN/㎡

消防：

门窗、装修材料和装具家具均应采用耐火材料，绝不能有明火设施，并采用气体或干粉灭火系统。

（2）阅览室

面积不小于12平方米，设在档案利用者易于到达的位置；采光：

窗地面积比不小于1：

5。

（3）办公室

可划分整理区和办公区。

整理区内设计摆放裁纸机、装订机、扫描仪等设备及档案整理台的位置；办公区要考虑档案编研、统计等工作需要。

（4）展厅（陈列室或称荣誉室）

成为本单位开展职工教育的场所和对外接待宣传的窗口。

有条件的单独设置，没条件的在阅览室设立展示区，摆放展示柜。

2、设备配备

（1）档案装具

档案装具包括存放档案的档案架和装订档案的包装材料。

密集架：

存放纸质档案；

防磁柜：

存放音像档案和光盘；

装订档案的包装材料主要有档案盒等，采用PH7.68±0.01无酸牛皮卡纸制作。

（2）档案工具

档案工具包括整理装订档案的工具和对档案进行信息化管理的设备

①常用的整理装订工具一般有页码打号机、裁纸机、打孔装订机、归档印章和真空压缩封装设备等。

处理医疗保险文件材料的，应增配消毒柜。

②档案管理信息化设备一般有计算机、打印机、复印机等常用办公设备，扫描仪、数码相机、数码摄像机、音视频转换、刻录机等档案数字化设备，有条件的还可配备服务器、交换机、光盘柜、小型机等电子档案存储、应用设备。

处理医疗保险文件材料的，应增配消毒柜。

3、档案管理部门和档案人员

各级经办机构应明确分管领导负责档案工作的组织和领导；明确档案管理部门，负责档案工作的组织和推动；配备专兼职档案管理人员，负责档案工作的操作和实施。

市级2人/万卷、县级2人/万卷配备专兼职档案管理人员，明确分工。

要说明的是，各地要因地制宜，有条件的要做足功课，对于目前硬件条件不足的要做出发展规划，积极行动起来创造条件。

四、社会保险业务档案的工作流程

档案的整个工作流程有，收集、分类、整理、立卷、移交、保管、统计、编研、检索、利用、鉴定和销毁等环节，每个环节都很重要。

几大环节的基本功能和作用：

收集：

是档案管理的基础，档案数量的保障。

整理：

是档案管理的重要环节，档案整理好坏主要体现为是否整体化、有序化。

鉴定：

是档案管理工作中档案质量的保证，去粗取精。

保管：

是档案管理的重心，没有保管，无从利用。

检索：

是档案管理中查询的重要工具，检索工具能较全面地体现档案信息。

统计：

是档案工作科学管理的重要手段。

编研：

档案管理中档案信息开发的重要措施，详细地体现档案信息内容，提高利用水平。

提供利用：

档案管理的目的。

我重点讲以下几个问题：

1.分类

分类方法：

按“年度-业务环节”分类

《规定》第八条，社会保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，按“年度-业务环节”或“年度-险种-业务环节”两种分类方法。

近日我厅与省档案局联合下发