采购部管理手册.docx
《采购部管理手册.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《采购部管理手册.docx（29页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
采购部管理手册
采购部管理手册
编制单位：
新疆万年丰粮油有限公司
归口部门：
采购部
2012年4月1日编制
2012年5月1日起执行
目录
一、采购部业务流程图……………………………………2—4页
二、业务流程说明…………………………………………...5页
三、人员定编及组织结构……………………………………6页
四、岗位职责及岗位描述………………………………...7-13页
五、规章制度........................................................................14-页
采购部业务采购流程图
采购部业务流程说明
一、计划流程说明：
1、业务员每天联系油脂生产厂家及公司各经营部门，及时进行信息的收集与反馈，促成交易意向。
2、根据销售订单进一步筛选信息，工作成果为询比价记录单。
3、根据付款方式、质量要求、供货能力最终确定采购厂家。
4、填制采购审批单，报业务主管、部门领导进行采购计划的审批，同时报宋助理处进行审核。
销售订单及询比价单作为审批单的附件。
二、合同流程说明：
1、业务员及内勤根据采购计划（合同）审批单制定合同
2、合同报送业务主管、部门领导及助理处进行合同审核。
3、合同签订后需报送财务备案，内部进行归档，同时通知销售、储运等相关部门。
特别注意的是如合同变更牵扯到货款支付、费用划分等财务事项时，必须书面通知财务部门！
三、实施流程说明：
1、在通知厂家交货前必须进行质量确认，依据厂家质检报告对货物取样化验，进行批次批检。
不合格的依据合同协商处理，同时对检验记录进行归档。
2、根据付款计划填制业务汇款审批单，批准后下付款通知书至财务部门进行货款支付，同时登记台账。
3、业务员及时与厂家、销售、储运部门沟通，最终确定汽运计划后安排调度运输车辆。
运输前必须明确运价、磅差、损耗及货物交接程序，同时给厂家发委托承运单。
对拉运车辆须登记备档，对拉运数量、运费须登记台账。
四、接收流程说明：
1、货物入库前须复检，合格后入库。
对不合格货物依据合同与厂家协商进行退货或折价处理。
经内部评审同意接收的不合格货物须经工厂精炼或其他合理处理后方允许入库。
2、货物的出入库须填制出入库单据，出入库单须报送财务进行账务处理。
3、依据出入库单制作库存报表，并与销售、储运、财务等部门核对。
五、结算流程说明：
1、结算总的分为合同、运费结算。
2、合同结算：
（1）、首先根据收付款台账及开具发票情况制作对账单与公司财务进行对账。
与合同有关的其他费用结算须同公司相关部门如储运、销售等核对，形成书面说明。
（2）、与公司财务核对无误后再与厂家对账，对清后经财务等部门批准后方可进行财务结算。
（3）、财务结算至财务收付款遵循公司财务部流程，采购部负责配合。
（4）、财务收付款完成后，采购部内勤登记收付款台账，并制作合同执行情况说明。
3、运费结算：
（1）、内勤根据审核批准的票据制作运费结算表
（2）、经部门审核无误的结算表连同票据报财务部门进行财务结算及收付款。
采购部岗位编制
1、采购部经理（1人）2、经理助理（1人）3、南疆片区主管（1人）
4、北疆片区主管（1人）5、南疆片区文员（2人）6、北疆片区文员（2人）7、南疆片区业务（2人）8、北疆片区业务（2人）8、南北疆调度（2人）
附：
组织结构图
新疆万年丰粮油有限公司采购部岗位责任书
岗位名称：
采购部经理
岗位描述：
对部门进行日常工作管理，部门人员的培养，带领部门进行新的业务的开拓，相关部门的工作协调。
具备油脂行业专业知识。
直接上级：
营销总监助理
直接下属：
经理助理、业务主管、业务员、文员
直接责任：
1、部门年月经营计划的制定与实施，完成既定利润目标。
2、对部门人员的工作进行检查、督促与指导。
3、部门的团队建设，合理制定岗位职责和管理制度。
4、及时跟踪和掌握市场信息，制定采购计划，总结和分析采购任务。
5、对外开拓业务，指导和协助部门人员完成。
6、对部门人员进行业务考核，制定业绩考核制度和具有对部门人员的奖罚权力。
7、协调部门间的工作，帮助部门人员解决棘手问题。
8、对外进行客户的维护及公司的宣传工作。
领导责任：
1、对部门的独立核算，盈利状况负责。
2、安排、指导、监督部门的工作。
3、对部门的管理、人员职业技能提升、考核负责。
工作权限：
1、对部门人员业务工作有指挥权。
2、对部门人员工作有监督检查权。
3、对部门人员的业务绩效有考核权。
4、对部门人员的奖惩有决定权。
岗位名称：
采购部经理助理
岗位描述：
协助部门经理对部门进行日常管理，完成部门经理安排的工作，安排指导下级业务工作。
具备基本油脂专业知识。
直接上级：
采购部经理
直接下属：
业务主管、业务员、外勤文员、内勤文员
直接责任：
1、采集生产厂家市场报价并及时发布。
2、对厂家库存、原料等信息动态采集发布，并自行分析，分析结果在周总结中体现。
3、新供应商的寻找，资料收集及开发工作。
4、与供应商进行比价，议价等谈判工作。
5、及时跟踪市场信息，掌握目前市场价格，分析价格成因，预测价格走势。
分析结果在周总结中体现。
6、编制采购计划，认真执行采购计划，对采购合同、应收应付货款、货物的交付进行审核及监控。
7、负责执行公司新业务模式（如代加工），并收集反馈信息进行分析，上报公司领导提供决策依据。
8、负责执行新产品的销售市场渠道开拓与销售工作，执行并完成公司产品年度销售计划。
9、在销售工作中根据公司产品、价格及市场策略，独立处置询盘、报价、合同条款的协商及合同签订等事宜。
在执行合同过程中，协调并与公司各职能部门操作。
领导责任：
1、对部门的工作计划完成负责。
2、安排、指导、监督直接下属的工作。
3、对所属团队的管理、队员职业技能提升、考核负责。
工作权限：
1、对直接下属及业务工作有指挥权。
2、对直接下属工作有监督检查权。
3、对直接下属的业务水平有考核权。
4、对直接下属的奖惩有建议权。
岗位名称：
业务主管
岗位描述：
能完成片区内采购任务，公司布置的销售任务，对新业务模式有执行能力，安排、指导下级工作。
具备油脂行业基本专业知识。
直接上级：
采购部经理助理
直接下属：
业务员、外勤文员、内勤文员
直接责任：
1、采集生产厂家市场报价并及时发布。
2、对厂家库存、原料等信息动态采集发布，并自行分析，分析结果在周总结中体现。
3、新供应商的寻找，资料收集及开发工作。
4、与供应商进行比价，议价等谈判工作。
5、及时跟踪市场信息，掌握目前市场价格，分析价格成因，预测价格走势。
分析结果在周总结中体现。
6、编制采购计划，认真执行采购计划，对采购合同、应收应付货款、货物的交付进行审核及监控。
7、调度责任：
对短途汽运及装卸进行调度，确保货物安全及时的流转。
8、及时采集拉运司机反馈的货物及市场信息，并对反馈信息质量提出要求，采集的信息及时上报发布。
对掌握的信息进行分析，分析结果在周总结中体现。
领导责任：
4、对片区的工作计划完成负责。
5、安排、指导、监督直接下属的工作。
6、对所属团队的管理、队员职业技能提升、考核负责。
工作权限：
1、对直接下属及业务工作有指挥权。
2、对直接下属工作有监督检查权。
3、对直接下属的业务水平有考核权。
4、对直接下属的奖惩有建议权。
岗位名称：
调度
岗位描述：
熟悉运输车辆的性能和运输市场的业务，熟悉运距和厂家分布情况，了解运输价格的市场行情，掌握。
直接上级：
业务主管
岗位职责：
1、调度责任：
对短途汽运及装卸进行调度，确保货物安全及时的流转。
2、及时采集拉运司机反馈的货物及市场信息，并对反馈信息质量提出要求，采集的信息及时上报发布。
对掌握的信息进行分析，分析结果在周总结中体现。
3、根据市场变化及运距制定运价，合理调配车辆运输，解决运输中出现的问题。
4、安排运输车辆的装卸和协助其他部门的出入库的工作。
5、及时了解厂家油品的现实质量，出现问题及时上报。
6、
岗位名称：
业务员
岗位描述：
能完成采购、销售任务，具备基本物流知识，能调度货物运输、装卸。
了解油脂行业基本知识。
直接上级：
业务主管
岗位职责：
1、采集生产厂家市场报价并及时发布。
2、对厂家库存、原料等信息动态采集发布，并自行分析，分析结果在周总结中体现。
3、新供应商的寻找，资料收集及开发工作。
4、与供应商进行比价，议价等谈判工作。
5、及时跟踪市场信息，掌握目前市场价格，分析价格成因，预测价格走势。
6、协助上级编制采购计划，认真执行采购计划，按计划对货物的品种、规格、数量、质量、时间要求完成采购任务。
确保按时供应，急事急办。
7、对货物的如发生短缺，规格、质量、包装与要求不符等生产厂家与运输单位造成的原因，负责及时联系解决。
8、负责新产品的销售市场渠道开拓与销售工作，执行并完成公司产品年度销售计划。
9、在销售工作中根据公司产品、价格及市场策略，独立处置询盘、报价、合同条款的协商及合同签订等事宜。
岗位名称：
内勤文员
岗位描述：
能完成档案管理，文件、信息传递，票据开具，台账登记工作，对部门工作能起到督促，促进作用。
具备基本统计、财务知识，良好的沟通能力。
岗位职责：
1、根据审批过的（采购，销售计划）制作合同，审核过的合同及时通知客户签订。
对合同执行情况进行跟踪、督促，建立《合同履行一览表》，编制每个月、季、年度合同履行情况的统计表。
将结果报部门经理，并对总经理做汇报。
根据需要，合同执行情况可反馈给顾客。
2、负责档案管理，协助，督促建立健全档案，协助，督促档案的更新工作。
3、对各类文件、信息及时做好传递工作。
4、开具出入库单，对货物的出入库情况及时与相关部门核实。
5、负责与财务部门沟通，及时将部门台账与财务部门核对。
6、依据出入库单进行库存台账登记。
7、负责部门内部及其他部门的工作对接。
岗位名称：
外勤文员
岗位描述：
能对物流业务进行跟踪处理，对业务的发票、收据等进行收集、传递、整理。
办理收付款及费用结算业务。
具备财务、经济法基本常识，良好的沟通能力。
岗位职责：
1、负责发送委托书，对汽运车辆跟踪，对车辆信息、货物信息进行登记，并及时向调度、储运等相关部门反馈信息。
对运输单位，运输车辆资质等进行收集、存档，并及时更新。
2、及时与客户对账，并对相关发票、收据等进行催收。
3、及时与运输单位及个人对账，负责办理运费审批、结算。
4、负责办理收付款通知，及时登记收付款台账，对应收、应付款项进行跟踪，督促，催收。
负责部门内部及其他部门的工作对接。
采购部考核
业务考核
序号
考核项目
考核内容
考核细则
1、
采购业务
付款方式、采购价格、合同执行
一、付款方式：
1、货到付款的合同，以到货价格核算，高出当日采购价格的，并各销售部门认可，可按正常采购价格核算利润计分。
2、装车付款的合同，按正常采购价格核算利润计分。
3、付定金的合同，先按50%核算利润，合同顺利执行完毕，按正常利润核算计分。
4、付全款合同，利润按正常采购价格的25%核算计分。
（计分办法：
（采购费＋差价）×百分比）
二、采购价格：
1、根据正常每日采购价格采购的，按不同的付款方式平价采购的按正常采购费核算利润。
2、低于采购价的，按差价+采购费核算利润。
三、合同执行：
按照合同约定货款两清的，按100%核算利润。
超期没有完成，超过5天以内的按50%核算，5-10天的按20%核算，超过10天的不进行利润核算，并且从已有利润中扣除相应未完成利润，每天扣除，对应业务人员利润不够扣除的，则从所在片区利润中扣除，直至完成。
最长不得超过20天。
2、
销售业务
利润、销量
一、销售利润，按销售合同的净利润核算，合同完成比对采购合同考核执行。
每月销售利润北疆片区为25000元/月，南疆片区10000元/月。
二、销售量：
南北片区的销售量分别为：
北疆500吨/月，南疆200吨/月。
3、
客户的开发及扩展业务
新客户的开发、大客户业务的拓展、
新客户的开发和新业务的拓展，每个新客户开发奖励300元，新业务的拓展每项奖励500元。
4、
利润核算办法
1、每个业务人员的利润核算为：
采购利润＋销售利润＋其他业务利润（移库、代储等所得利润）
2、除采购利润外，其他利润为净利润。
文员考核
1、
数据的及时性
1、所有数据必须及时，要求数据的统计当天出来的，当天上报财务，并开具出入库单，最长不得超过两天。
2、超过一天，对应业务扣除200分，文员扣除5分，超过三天的每天扣除相应业务500分，文员扣除15分。
2、
数据的准确性
1、要求数据必须准确，准确率100%。
2、每出现一次差错，扣除对应业务100分。
文员扣除3分。
3、
运费的核算
1、运费核算及时准确，票据不全的不得计算运费，运费核算不得超过两个工作日。
2、运价确认单当天确认，特殊原因必须在运价确认单注明，并由调度和经理签字确认。
3、超过时间和无确认结算运费的，扣除相应业务每次100分。
文员扣除3分。
4、
合同管理
1、合同应保存完整好，分类清楚。
不得遗失污损，建档保存。
出现丢失污损的每次扣除5分。
2、合同要分级审核，审核确认后才可确定传真盖章，如无审核或审核不全的，不得传真确定，否则扣除5分。
3、熟悉每单合同的执行期限，并提前5日告知采购部经理及片区主管，以便及时完成合同的执行，如未尽告知业务，造成合同未及时履约的，扣除5分
5、
付款及票据的管理
1、付款严格遵照付款流程办理，未按照付款流程通知付款的，每次扣除5分。
2、及时索要订货厂家的资质及质检报告，并在三个工作日要回，合同签订没有索要相关资料的每次扣除2分。
3、销售发票开具前，必须有销售单位的开票信息与数量、价格等信息一并交由财务开具，信息不全的造成开具错误或开具后未经过核对出现错误的，每次扣除10分，对应业务扣除200分。
岗位
职位
时间
项目
方案
考核人
业务
部门经理
年度
利润
年度指标
财务
业务
新业务开拓
财务
管理
团队建设及部门人员提升
公司行政
片区主管
季度
采购
采购价格、质量、执行、收尾
部门经理
销售
月度目标及利润
部门经理
移库
月度目标及利润
部门经理
内部
以部门为单位综合考核
财务及部门经理
业务员
月度
采购
采购价格、质量、执行、收尾
片区主管
销售
月度目标及利润
片区主管
移库
月度目标机利润
片区主管
文员
月度
月度
及时性
月度综合
片区主管
准确性
月度综合
片区主管
日常工作
月度综合
片区主管
说明：
总体考核结果，以完成年度计划为标准
完成基础上20%作为部门提成兑现（次年1月31日之前）
当月业务员兑现不超过50%，片区主管季度考核部不超过20%，部门经理年度考核
奖励与处罚
根据以上分值考核，适用以下考核奖励与处罚：
一、奖励：
1、每月考核分值，业务第一名的，奖励现金500-1000元，文员第一名的，奖励现金400元。
2、片区奖励：
每季度对片区进行考核，片区奖励从每月提成中5%作为奖金，奖励季度考核排名第一的片区，奖金由片区主管自行分配。
二、处罚：
1、连续两个月排名末位的（试岗、试用人员除外），对其提出警告，连续三个月考核排名末位的，酌情调离其岗位。
2、每月排名末位的，需在每月进行通报批评，并在绩效考核中实行末位绩效，只发放不超过全部绩效奖金的10%。
三、其他：
除业务考核之外的奖励与处罚，依据公司考核奖罚制度执行。
年终绩效考核发放细则
采购部年终绩效考核发放细则：
根据公司部门独立核算、绩效考核的思路，年终分配原则，采购部制定年终分配方案如下：
一、岗位分配比例：
部门年终奖励为部门全年纯利润的20%。
部门岗位分配比例如下：
本着业务为主的思想，业务为50%，部门经理为30%，文员20%。
二、分配办法：
1、业务分配：
按业务人员的每月综合考核分数来进行考评，每个业务员分数所占总分数比例发放。
（业务人员个人全年得分÷采购部业务全年得分×100%）×奖金总额＝个人所的金额
2、文员分配：
按每月考核分数总和占总分比例分配。
（文员个人全年得分÷采购部文员全年总分）×100%×奖金总额＝个人所的金额
三、关于呆死帐的问题：
出现呆死帐扣除相关业务人员年终奖金的50%，其他参照业务考核《合同执行》中条款执行。
采购部积分考核方法
采购积分：
1.当日相同品种最高价积分=20分×采购吨位数（注：
南疆采购价=采购价+南疆运价+到北疆运价），低于当日最高采购价采购积分=（20分+与当日最高采购价差）×采购吨位数。
2.付款方式不同：
a.预付全款的所得积分=（20分+与当日最高采购价差）×采购数量×25%；
b.装车付款的所得积分=（20分+与当日最高采购价差）×采购数量×50%；
c.货到付款的所得积分=（20分+与当日最高采购价差）×采购数量×100%；
d.预付定金剩余装车付款的所得积分=（20分+与当日最高采购价差）×采购数量×[20%（定金百分比）×25%+80%（剩余货款百分比）×50%]。
3.合同超期扣积分：
超期3天内不扣分，3天以上扣积分=未提数量×25%×实际超期天数。
销售积分：
1.销售积分20分×销售吨位数。
2.付款方式不同：
a.先货后款的所得积分=（20分×销售吨位数）×25%；
b.装车付款的所得积分=（20分×销售吨位数）×50%；
c.先款后货的所得积分=（20分×销售吨位数）×100%。
3.成本增加扣积分：
吨位数×当时销售积分百分比（费用增加扣成本积分）。
移库积分：
1.佣金*移库吨位数或合同数量*25%；
2.后期销售视回款情况增加百分比。
代储积分：
1.代储数量*20分*10%；
2.后期视转采购或代储费用情况增加百分比。
2012.01.05
采购部
采购部文员积分考核方法
使用余额递减法，在当月起始积分100分的基础上，每日按以下扣分标准扣除积分，以当月剩余积分由多至少排列名次。
1、
数据的及时性
1、所有数据必须及时，要求数据的统计是当天出来的，当天上报财务，并开具出入库单，最长不得超过两天。
2、超过一天，对应业务扣除200分，文员扣除5分，超过三天的每天扣除相应业务500分，文员扣除15分。
2、
数据的准确性
3、要求数据必须准确，准确率100%。
4、每出现一次差错，扣除对应业务100分。
文员扣除3分。
3、
运费的核算
4、运费核算及时准确，票据不全的不得计算运费，运费核算不得超过两个工作日。
5、运价确认单当天确认，特殊原因必须在运价确认单注明，并由调度和经理签字确认。
6、超过时间和无确认结算运费的，扣除相应业务每次100分。
文员扣除3分。
4、
合同管理
4、合同应保存完整好，分类清楚。
不得遗失污损，建档保存。
出现丢失污损的每次扣除5分。
5、合同要分级审核，审核确认后才可确定传真盖章，如无审核或审核不全的，不得传真确定，否则扣除5分。
6、熟悉每单合同的执行期限，并提前5日告知采购部经理及片区主管，以便及时完成合同的执行，如未尽告知业务，造成合同未及时履约的，扣除5分
5、
付款及票据的管理
4、付款严格遵照付款流程办理，未按照付款流程通知付款的，每次扣除5分。
5、及时索要订货厂家的资质及质检报告，并在三个工作日要回，合同签订没有索要相关资料的每次扣除2分。
6、销售发票开具前，必须有销售单位的开票信息与数量、价格等信息一并交由财务开具，信息不全的造成开具错误或开具后未经过核对出现错误的，每次扣除10分，对应业务扣除200分。
购
采购部
2012.02.23
采购部晨会制度
一、目的和意义
1、增强员工活力，使之集中精力迅速进入积极、高昂的工作状态。
2、推进工作进展，增加员工工作的紧迫感，促进工作目标的迅速达成。
二、主要内容
1、时间：
每天早上9:
30-9:
40，特殊情况顺延5分钟（周一至周五，节假日例外）。
2、地点：
本部门办公室外间。
3、内容：
当日工作部署，工作请示，协助、协调事项（请示、协助及协调事项能当时正面答复的必须当时处理，短时间不能解决的必须与当事人约定何时、何地、何种方式解决。
原则上当日事情当日处理完毕，杜绝工作中推诿现象。
）
4、会议主持人及安排：
由部门全体员工或部门领导及主管轮流主持，顺序按会议发言顺序轮转。
由当天主持人提醒第二日主持人。
三、主要程序
1、会前程序：
（1）、由当日主持人提醒部门同事集中进入开会状态，并点名。
（2）、提醒第二日主持人，如有变化，请示部门领导后做调整，并负责通知。
2、当日主持流程：
（1）、主持人问候大家，宣布会议开始。
（2）、会议发言顺序采用下行法，具体顺序为部门领导→片区主管→业务员→文员。
（3）、主持人做简单总结，宣布晨会结束，大家开始正常工作。
3、会后流程
（1）、由当日主持人制作会议记录,内容为当日晨会的具体工作部署、请示、协调事项，目的为当日夕会提供工作交底，避免工作当中的疏忽及遗漏。
完成后以电子邮件形式传递给部门领导及当日夕会主持人。
完成时间为当日夕会前。
（2）、与同事交流经验，并与下次会议主持人分享。
四、附则
（1）、本制度由采购部制定并负责解释。
（2）、本制度根据公司的发展阶段、战略安排及公司高管层审核意见做不定期修改调整。
（3）、本制度自2012年4月9日起正式执行。
采购部工作行为规范
为规范部门员工工作，使我们的工作标准、高效，成为一个执行力强的部门，特制定本制度。
在制订中把工作规范及社会行为规范进行了有机结合，重点突出岗位规范。
制度中未涉及到的，遵循公司制度。
一、岗位规范
（一）、工作中
1、工作有做到计划性，年度、月、周、日计划层层分解，按计划有步骤工作，然后总结提高。
2、工作期间不扯闲话、不串岗，不打私人电话，不做与工作无关的事。
3、不在办公室及走廊大声喧哗。
4、办公用品、文件、资料使用完后立即放回指定位置，不得随意摊放在桌面上。
5、处理完的文件，根据公司档案管理规定随时归档。
6、不利于电脑做与工作无关的事。
7、接到工作任务立即展开行动。
8、确因需要委托他人代自己完成工作时，工作责任不转移。
9、不越级指挥工作，不越级汇报工作。
（二）、工作方法
1、接受工作任务时虚心听讲，认真记录，有疑问必须提问，最后重复任务内容。
2、任务完成后必须向领导汇报工作结果，如有必要书面汇报过程。
。
3、工作任务不能按期完成，必须立即向领导汇报，经同意后方可延期完成。
4、工作中遇到疑问首先提出自己的想法和解决方法或上级商量。
5、工作遇到挫折时首先立即报告，不逃避、不推诿责任，虚心接受意见及批评，认真总结经验教训。
（三）、创造工作愉快
1、礼貌、精神饱满的同别人打招呼。
升级会员 