办公用品管理制度866.docx
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办公用品管理制度866
《办公用品管理制度》
1目的
为加强企业办公用品管理，控制费用开支，规范办公用品的采购与使用，特制定本制度。
2范围
本制度适用于对办公及日常消耗品、宣传品、设备耗材等的管理。
3职责
3.1采购员负责办公用品的采购。
3.2保管员、验货员负责对采购的办公用品进行共同验收。
3.3总经理办公室副主任、验货员、保管员负责定期对库存办公用品盘库。
3.4保管员负责办公用品的入库、保管和发放。
3.5总经理办公室主任负责对办公用品管理制度的执行情况进行全面监管。
4程序
4.1办公用品的分类
4.1.1固定资产类办公用品
办公电脑（台式、笔记本）、传真机、复印机、打印机、碎纸机、扫描仪、投影仪、幕布、办公家具等。
4.1.2高值非消耗类办公用品
验钞机、电话机、打孔机、装订机、U盘、移动硬盘、白板、书报架、路由器、插排、开水壶、计算器等。
4.1.3高值消耗类办公用品
墨盒、硒鼓、色带、碳粉、网线、电话线等。
4.1.4低值易耗类办公用品
4.1.4.1笔类
签字笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、白板笔、记号笔等。
4.1.4.2册类
文件夹（盒/袋）、档案盒（袋）、凭证盒、抽杆夹、资料册、拉边袋、名片册（夹/盒）、支票夹等。
4.1.4.3纸本类
账本、笔记本、打印纸、复写纸、便签纸、稿纸、印刷品、纸杯、百事贴、口取纸、信封等。
4.1.4.4刀器类
订书机、起钉器、剪刀、裁纸刀、转笔刀、刀片等。
4.1.4.5夹钉类
装订条、曲别针、大头针、订书针、长尾票夹等。
4.1.4.6卫生类
洗衣粉、肥皂、洗洁精、洁厕灵、消毒液、去污粉、拖布、扫把、清洁刷、食品袋、垃圾袋、毛巾、卫生纸、餐巾纸、乳胶手套、帆布手套、水鞋等。
4.1.4.7其它类
刻录盘、胶水（棒）、胶带、双面胶、涂改液、笔筒、纸篓、湿手器、尺子、墨水、橡皮、印油（台）、电池、水晶头等。
4.2办公用品的采购
4.2.1低值易耗类、部分高值非消耗类及高值消耗类（单价以及总价低于壹千元）办公用品的采购采用批量购买的办法，通过定期盘存确定每种办公用品的库存量，当库存量不足时，采购员从公司固定的进货渠道批量补充库存，以保证正常办公需要的及时满足，提高供给效率。
4.2.2固定资产类、部分高值非消耗类及高值消耗类办公用品（单价以及总价在千元以上、万元以下）的采购采用单项审批制，领用部门需要起草题为“关于领用××的申请”的书面材料，经领用部门负责人签字确认，总经理审批通过后，方可按照规定数量和规定品种组织采购或调配。
4.2.3批量采购高值办公用品（总价在万元以上）时，由总经理办公室组织相关部门共同进行市场调研，出具市场调研报告，经总经理批示后，方可进行购置。
4.3办公用品的入库
所采购的办公用品到货后，由保管员、验货员共同进行验收，确定名称、单价、数量、质量等信息准确无误后，分别在商品送货原始单据、《商品验收单》上签字确认，保管员将验收后的商品入库保存。
保管员应每月将商品入库情况进行汇总，形成《办公用品XX年XX月
份入库单》，并由总经理办公室副主任、验收员进行签字确认。
4.4办公用品的保管
4.4.1备用的办公用品由总经理办公室保管员负责统一保管。
公司划定专门的存放区域，实行妥善保存。
4.4.2保管员要按工作流程规定，正确验收公司购买物资验收入库，正确填写入库单，正确记账；正确发出物资，正确填写出库单，正确记账；并进行仓库盘点和交接。
4.4.3保管员在每月3日之前，编制上月公司各部门物资领用情况表和上月库存表。
负责公司固定资产日常管理，登记并编制公司固定资产台账和资产转移事项。
4.4.4保管员要保证仓库干净整洁，达到卫生要求，保证货物分类堆放，整齐美观，收发方便，落实防火、防水、防盗、防毒害、防过期变质等安全工作。
4.4.5保管员要遵守公司收发料（收发货）规定，必须坚持仓库工作原则，制止违规人员、违规行为，处罚违规人员，坚决维护公司财产安全和公司利益。
4.4.6实行定期盘存制。
盘存频率为每月一次。
盘存工作由总经理办公室副主任、验货员、保管员参加，盘存内容包括检查相应办公用品的库存情况、使用情况、损耗情况，盘存完成后应形成《办公用品XX年XX月份库存表》，总经理办公室副主任、验货员、保管员应在报表上签字。
4.5办公用品的发放
4.5.1办公用品的申请
4.5.1.1各单位应指定一名固定的领料员，并报至总经理办公室保管员处。
领料员负责集中领取本单位所需的办公用品，其他员工在一般情况下无领料权限，特殊情况需他人领用办公用品时，应由该单位负责人向保管员说明。
4.5.1.2办公用品领用时，领用部门需要填写《办公用品领料单》（一式三联），《办公用品领料单》（一式三联）需经办人和领用部门负责人签字确认。
4.5.1.3领用部门提出的领用申请应符合《办公用品领用实施细则》的规定。
确因特殊情况需要打破规定的，领用部门需要出具原因说明并由领用部门负责人签字确认。
4.5.1.4《办公用品领料单》（一式三联）填写完成后，经办人应当将申请单交由总经理办公室副主任进行审批。
对于单价以及总价超壹千元的办公用品审批时，需出具经审批完成后的“关于领用××的申请”的书面材料。
对于因特殊情况不符合领用规定的，应出具经部门负责人签字确认后的原因说明。
4.5.1.5公司对办公电脑的申请和审批实行单项管理，参照《办公电脑配置审批流程》进行。
4.5.2办公用品的领用
审批完成后，经办人凭《办公用品领料单》在总经理办公室保管员处领取相应数量与品种的办公用品。
保管员应将《办公用品领料单》第一联留存作为出库凭证，第二联交由领料人保管，第三联用作记账统计。
保管员应每月对办公用品领用情况进行汇总，形成《XX年XX月XX部门办公用品领用明细表》。
4.5.3办公用品发放时间为每月3日-28日，其余时间为公司仓库进行盘库、清理整顿以及出报表时间，不予发放办公用品。
4.6办公用品的报废
公司对固定资产类、高值非消耗类办公用品的报废实行审批管理。
各单位、部门如固定资产类、高值非消耗类办公用品损坏的，应当依据以下程序进行处理。
a）对简单的故障可以自行维修处理。
但对有保修服务，且在保修期内的，不得擅自自行处理。
b）可维修品出现故障不能自行处理时，应当提交申请至总经理办公室，由总经理办公室统一进行处理。
c）对无法维修的实行报废处理。
报废应当是在对可能维修的，在提交过维修申请，经过维修但无法修好的情况下，或者是对无条件维修的，经过总经理办公室的故障确认后，方可由该办公用品的保管人提出报废申请，经总经理办公室主任签字确认后进行报废处理。
4.7辞职清退情况处理
对于有提出辞职的员工，人力资源部在办理辞职手续时，必须在收到经总经理办公室主任签字确认后的办公用品清退手续后方可办理辞职事项。
5相关制度
《办公用品领用实施细则》
《办公电脑配置审批流程》
《高值非消耗品管理制度》
6相关记录
《商品验收单》
《办公用品领料单》
《办公用品XX年XX月份入库单》
《XX年XX月部门办公用品领用明细表》
《办公用品XX年XX月份库存表》
办公电脑配置审批流程
1目的
为合理配置资源，规范办公电脑的申请和审批流程，特制订本制度。
2范围
本制度适用于对公司办公电脑配置的申请和审批。
3职责
3.1申请单位的负责人负责电脑需求的确认。
3.2总经理办公室主任负责对电脑需求合理性进行审核。
3.3公司总经理负责对电脑需求进行审批。
4程序
4.1电脑配置原则
4.1.1针对岗位配置原则
公司办公电脑依照各单位的岗位设置及岗位需求进行配置，不按照人数进行配置，因此电脑配置数量与各单位的人数无直接关系。
4.1.2需求常态化原则
公司只对在日常工作中必须使用电脑、或需频繁使用电脑的岗位配置专用办公电脑，对阶段性或突发性使用电脑的岗位不予配置专用电脑。
4.1.3电脑共用原则
对于不频繁使用电脑、但确实需要阶段性使用电脑的岗位，公司采用对多岗位配置一台电脑的配置方法，以最大限度利用资源。
4.2电脑审批流程
4.2.1申请配置电脑的单位需写出书面申请，说明申请理由、配置岗位等事项，并由单位负责人进行签字确认。
4.2.2经单位负责人确认后的书面申请，应交由总经理办公室主任进行审核。
总经理办公室主任应派专人查看公司《固定资产台账》，明确申请单位现有电脑数量，并到现场与申请单位进行充分沟通，明确申请电脑预期用途，由此判断电脑需求是否合理，并提出处理意见。
4.2.3经总经理办公室审核通过后的书面申请，经公司总经理审批通过后，总经理办公室进行统一采购或调配。
5记录
《关于为XX（单位名称）配置电脑的申请》
《高值非消耗品管理制度》
1目的
为加强公司高值非消耗品管理，掌握高值非消耗品的构成与使用情况，确保公司财产不受损失，特制定本制度。
2范围
本制度适用于对价值在1000元以上，使用期限在一年以上（5000千元以上的高值非消耗品称为固定资产），并在使用过程中基本保持原有物质形态的办公设备、日常用品及设备设施的管理。
3职责
3.1总经理办公室为高值非消耗品的管理部门，负责对公司高值非消耗品的采购、维护与使用进行日常管理，负责对高值非消耗品进行分类并统一编号。
3.2财务管理部为固定资产的核算部门，负责公司固定资产的账务管理。
3.3高值非消耗品的使用人或保管人负责保证资产及附属配件的完整，合理使用资产，并做好日常维护保养工作。
4程序
4.1高值非消耗品的分类及代码
高值非消耗品类别
代码
房屋及建筑物
01
机器设备
02
运输工具
03
计算机设备
04
办公家具及设备
05
4.2高值非消耗品的采购
4.2.1计算机设备、办公家具及设备类高值非消耗品的采购按照《办公用品管理制度》中4.2.2和4.2.3条款规定的流程进行。
4.2.2房屋及建筑物、机器设备及运输工具的采购采用单项审批制，使用部门需要起草题为“关于采购××的申请”的书面材料，经使用部门负责人签字确认，总经理审批通过后，由总经理办公室组织相关部门共同进行市场调研，出具市场调研报告，经总经理批示后，方可进行购置。
4.3高值非消耗品的验收及入库
4.3.1计算机设备、办公家具及设备的验收、入库按照《办公用品管理制度》中4.3条款规定的流程进行。
4.3.2机器设备及运输工具到货后，由验货员、保管员、使用部门共同进行验收，确认名称、单价、数量、质量等信息准确无误后，分别在《验收单》上签字确认。
4.3.3房屋及建筑物的验收，由验货员、保管员、使用部门到现场进行验收，确认相关信息准确无误后，分别在《验收单》上签字确认。
4.4高值非消耗品的编号
4.4.1高值非消耗品编号原则：
高值非消耗品所属部门的前四字的首字母+设备代码+顺序号+购置年月
如：
财务管理部2006年7月购置一台计算机，则编号为CWGL04007200607
CWGL04007200607
资产大类设备代码顺序号（依次排列）购置年月
4.4.2高值非消耗品经验收后，由保管员对高值非消耗品按照编号原则统一对其进行编号，记入《高值非消耗品管理台账》。
同时，财务管理部参照《固定资产核算制度》对固定资产的账务进行管理。
4.5高值非消耗品的领用
4.5.1计算机设备、办公家具及设备的领用按照《办公用品管理制度》中4.5条款规定的流程进行领用。
4.5.2机器设备及运输工具在验收完毕后，由总经理办公室副主任及使用部门负责人办理交接手续，将高值非消耗品的使用权和保管权交由使用部门，双方应共同在《移交单》上签字确认。
4.6高值非消耗品的管理与维修
4.6.1总经理办公室保管员需建立专门的《高值非消耗品管理台账》，对高值非消耗品进行统一分类编号，将高值非消耗品的保管责任落实到个人。
4.6.2总经理办公室应定期对公司部分高值非消耗品进行检修，确保高值非消耗品的合理使用和正常运行。
固定资产名称
检修周期
负责人
办公楼供暖设备
一年
后勤管理员
办公楼空调
一年
后勤管理员
办公电脑
半年
网络管理员
机房设备
每周
网络管理员
监控设备
一年
后勤管理员
汽车
根据公里数及车型确定
车辆管理员
4.6.3高值非消耗品发生损坏或不能正常使用，使用部门应及时报至总经理办公室，由总经理办公室派专人进行维修、养护等处理，使用部门不能随意拆卸、维修公司高值非消耗品。
4.7高值非消耗品的转移
4.7.1公司的高值非消耗品未经总经理办公室核实、登记、批准，任何单位不得擅自调拨、转移。
4.7.2高值非消耗品在部门内员工之间的转移调拨，申请部门需出具《高值非消耗品转移申请书》，说明事由，经总经理办公室核实后，到保管员处办理转移登记。
4.7.3高值非消耗品在公司内部跨部门员工之间的转移调拨，申请部门需出具《高值非消耗品转移申请书》，经由调出、调入部门负责人签字确认，总经理办公室主任核实后，到保管员处办理转移登记。
4.7.4高值非消耗品在转移时原有编号保持不变，管理台账应注明新的使用部门和使用人，以便监督管理。
4.7.5总经理办公室将固定资产转移登记情况书面通知财务管理部，以便进行账务处理。
4.8闲置高值非消耗品管理
4.8.1各部门应定期对部门使用范围内的高值非消耗品进行盘点，将闲置的高值非消耗品书面告知总经理办公室，或总经理办公室对各部门所使用的高值非消耗品进行清查，将闲置的高值非消耗品编入《闲置高值非消耗品明细表》。
4.8.2总经理办公室对闲置高值非消耗品拟定处理意见后报总经理审批，审批通过后，按以下步骤执行：
a）高值非消耗品如需收回，总经理办公室应与原使用部门办理移交手续，双方共同在《移交单》上签字，保管员将高值非消耗品入库保存。
入库的高值非消耗品可被申请使用部门按照4.5条款进行再次领用。
b）高值非消耗品如需出售，总经理办公室应列出准备出售的高值非消耗品明细，编制出售申请表，注明出售处理原因，出售金额，报总经理审批。
审批通过后，由总经理办公室对该高值非消耗品进行处置，并登记出售日期，台账做高值非消耗品减少。
财务管理部根据已经批准的出售申请表，开具发票及收款，并对固定资产进行相应的账务处理。
4.9高值非消耗品的报废
4.9.1当高值非消耗品严重损坏，没有维修价值时，由高值非消耗品使用部门提出申请，编制《高值非消耗品报废申请表》，报总经理办公室审核，总经理审批。
4.9.2经批准后，总经理办公室对实物进行处理。
处理后对台账进行更新，并将处理结果书面通知财务管理部。
4.9.3财务管理部依据总经理批准的报废申请和实物处理结果，进行账务处理。
4.10高值非消耗品的清查
4.10.1公司建立高值非消耗品清查制度，清查分年中清查和年末清查，由总经理办公室和财务管理部共同执行。
4.10.2财务管理部在清查以前，应检查有关财产增减变动的凭证是否齐全，如有尚未入账的会计事项，应当及时入账，做到清查前的账目准确。
4.10.3保管员在清查以前，应当将所经管的高值非消耗品进行整理，对尚未点验入库和应当调拨出库的高值非消耗品，尽可能做好入库和出库手续，避免发生重点、漏点等差错。
4.10.4高值非消耗品清查应当逐一点清实物，包括查明高值非消耗品的实有数与账面结存数是否相符，高值非消耗品的保管、使用、维修、转移和报废等情况是否正常。
发现没有入账的高值非消耗品，应当查明原因，及时入账。
在清查中发现毁损情况，应当查明毁损的程度、原因和责任，在清查表内加以注明，并提出处理意见报总经理审批，审批通过后总经理办公室参照执行。
4.10.5对高值非消耗品清查以后，根据清查的结果编制清查表单。
清查表单经过审核无误以后，由参与清查的人员共同签名确认。
清查表单应当由总经理办公室留存一份，送交财务管理部一份。
4.10.6对清查出的高值非消耗品短缺和溢余，经查明核实后，总经理办公室出具书面报告和处理意见，报公司总经理审批。
总经理办公室根据审批意见处理清查问题，并对台账内容进行更新，财务管理部进行相应的账务调整。
5相关制度
《办公用品管理制度》
6相关记录
《验收单》
《高值非消耗品管理台账》
《移交单》
《高值非消耗品转移申请书》
《闲置高值非消耗品资产明细表》
《高值非消耗品报废申请表》
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