公文管理制度.docx

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公文管理制度

1.目的

为使公文管理制度化，规范公文传输及承办途径，提高公文处理的质量和效率，特制定本制度。

2．适用范围

2.1本制度适用于XX集团各单位。

2.2本制度适用于常规性公文的传递，对于重大、紧急事项的信息传递参照《重大事项报告制度》执行。

3.公文定义

本制度所指“公文”是指集团内部、外部的往来文书，包括管理制度、决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复、批示、会议纪要、函等，包括书面与电子文本两种形式。

4.公文管理原则

4.1归口管理原则。

4.2备案制原则。

4.3保密原则。

5.职责

5.1人事行政中心为公文收发的归口管理部门。

5.2职能部门为相关公文的具体处理部门，须遵守本制度的相关规定。

5.3各公司（研究院）与XX集团总部的往来公文处理须遵守本制度的相关规定；其它往来公文可根据具体情况参照本制度执行。

5.4各公司办公室对下传公文的落实负有督查责任；对上传下达公文的合理性及真实性负有审核责任。

6.发文

公文必须简明扼要，一事一文，语言措辞力求准确、规范、简练。

6.1公文的制发流程

本流程主要针对XX集团总部，各公司参照执行。

6.1.1集团文件（红头文）

主要流程为：

主办单位拟稿；主办单位负责人审核；分管领导审批；人事行政中心文员审核并编排文号；人事行政中心主任审核；集团总经理（或其授权人）签发；人事行政中心缮印；主办单位校对；用印；归档；发文。

6.1.2机密文件

6.1.2.1文件密级的确认

密级分为绝密、机密、秘密及内部公开四个等级。

密级确认流程为：

主办单位拟稿人提出公文的密级；主办单位负责人审核；分管领导签批；人事行政中心主任审核确认；人事行政中心文员备案。

6.1.2.2机密文件的发文

主要流程为：

主办单位拟稿；主办单位负责人审核；分管领导审批；人事行政中心文员审核并编排文号；人事行政中心主任审核；集团总经理（或其授权人）签发；人事行政中心缮印；主办单位校对；用印；人事行政中心文员保密编号登记；登记发文；归档。

6.1.2.3人事行政中心文员保密编号登记

在机密文件用印后，人事行政中心专职文员在红头文的每份右上角和文件的每份中间用小五号圆形数字章按照总份数每份有序盖号，然后人事行政中心文员按照领用人领走的不同序号文件进行登记，严格备案。

6.1.3部门及专业文书

主要流程为：

主办单位拟稿；主办单位负责人审核；分管领导签批；人事行政中心备案；主办单位缮印；用印；发文。

6.2集团公文格式（见附件1）

6.2.1文头部分

6.2.1.1密级字体为宋体，字号与正文相同。

6.2.1.2发文字号应包括单位代字、年号、顺序号。

字体为仿宋体，字号为三号。

6.2.1.3签发人在横线上右侧，字体、字号与发文号相同。

文件的编号按照各拟制文件的职能部门进行分类编号，单独排序，格式如下：

（1）集团文件XXXX集团字[201X]XX号

（2）人事行政中心XXXX集团办字[201X]XX号

XXXX集团人字[201X]XX号

（3）财务管理中心XXXX集团财字[201X]XX号

（4）运营管理中心XXXX集团运字[201X]XX号

6.2.2公文标题包括发文事由和文种两部分。

字体为宋体，字号为二号。

6.2.3正文部分

6.2.3.1采用Word默认格式。

6.2.3.2正文内容采用三号仿宋体，首行缩进2个字符。

6.2.3.3文件落款为发文单位全称或规范简称，字体字号同正文。

6.2.3.4页脚统一采用“第几页，共几页”的格式。

6.2.3.5层次标注：

第一层用“一”，第二层用“

（一）”，第三层用“1.”，第四层用“

（1）”。

6.2.3.6正文内容如分层次，对第一层“一”标题用三号黑体；第二层“

（一）”标题用仿宋三号，标题加深

6.2.4文尾部分应包括主题词、发文范围、发文时间和发文份数。

6.2.4.1“主题词”三字采用三号黑体字，主题词内容采用三号仿宋体字。

6.3集团内部公文的传输流程

6.3.1下行公文

6.3.1.1集团公文

主要流程为：

人事行政中心登记下发；各公司办公室登记备案；转有关领导及部室；签收。

6.3.1.2部门及专业文书

主要流程为：

人事行政中心审核、登记、下发；各公司办公室登记备案；转有关领导及部室；签收。

6.3.1.3通知

XX集团总部各职能中心下发的通知需经人事行政中心登记、备案，统一编号后方可下发。

编号如下:

XXXX集团通知【201x】xxx号

6.3.2上行公文

公司办公室填写集团文件办件登记表；各公司办公室登记备案；人事行政中心登记备案；分转至相关领导、部门。

7.收文

7.1收文分类

7.1.1A类：

凡关系重大，足以影响公司权益的公文。

7.1.2B类：

需承办的通知、函件及业务往来公文。

7.1.3C类：

与业务无直接关系的报表、宣传或印刷函件。

7.2集团所有外来公文均由各级办公室负责统一接收。

7.3通过传真等形式直接发送至各部门的A、B两类公文应到办公室备案后再做处理。

7.4收文的规则

7.4.1公司公文与私人文件分开，私人文件直接送达本人或由其部门人员代收，重要私人文件应履行登记手续。

7.4.2办公室专人直接收发并开启公司公文，并根据其归类分别处理。

7.4.3涉及法律事务的公文由分管法务的部门决定是否接收并对接收的公文进行登记。

7.5收文的承办流程

7.5.1A、B类公文：

主要流程为：

人事行政中心签收；拆封、登记；填写《批件办理登记表》；总经理批示；分送主办部门分管领导；主办部门处理；《批件办理登记表》注明落实结果；附处理资料；送交人事行政中心；归档。

7.5.2C类公文：

根据职责分工，人事行政中心直接分转至相关部门分管领导，由相关部门负责处理

7.6外来电话接收

7.6.1外来电话分类：

分为机密、普通

7.6.2外来电话处理

凡属机密来电，来电接收人接收后及时填写来电信息记录表和来电登记簿；呈报办公室负责人；分管领导批示；承办单位办理；人事行政中心登记簿备案。

8.公文的印制

8.1对外发文：

双面印制

8.2内部流转文件：

双面印制

8.3部门内部文件及草稿：

双面印制或已用过纸张背面印制。

9.罚则

对违反公文发放流程，未经登记、审批擅自发文或违反公文传递流程，使公文传递不到位，造成工作延误，经核实对责任人处以100—500元的罚款。

10.本制度自颁布之日起执行，解释权归XX集团人事行政中心。

附件1：

红头文印发格式

XXXX控股集团有限公司文件

（仿宋三号）

XXXX集团字【201×】××号

★

题　　目　

（宋体二号）

主送单位：

（仿宋三号）

　　正文（仿宋三号）

××××××××（仿宋三号）

一、××××××　（黑体三号）　　

　　××××××××（仿宋三号）

二、××××××　（黑体三号）　　

（一）×××××××××。

×××××××××××××××（仿宋三号，标题加深）

（二）×××××××××××××××。

×××××××××（仿宋三号，标题加深）

三、××××××　（黑体三号）　　

　　××××××××（仿宋三号）

附件：

1.××××××××（仿宋三号）

2.××××××××（仿宋三号）

（上空三行，仿宋三号）二○一×年×月×日

（盖章）

（黑体三号）

主题词：

××　××　××（仿宋三号）

XXXX控股集团有限公司（仿宋三号）　年　月　日印发

（共印　份）

附件2：

公文拟稿纸式样

XXXX控股集团有限公司

公文拟稿纸

签发：

人事行政中心审核：

主管领导审核：

部门负责人核稿：

主办单位和拟稿人：

秘级：

绝密机密秘密

急缓程度：

特急紧急急

题目：

主送：

抄报：

抄送：

主题词：

附件：

打字：

校对：

份数：

发文：

字第号年月日封发

附件3：

批件办理登记表

总经理批件办理登记表

密级（绝密机密秘密内部公开）缓急（特急紧急急一般）№A字

文件名称

来文日期

来文单位

来文联系人

文件摘要

拟办意见

部门负责人

总经理批示

年月日

情况落实

填表人：

填表时间：

注：

填写本表并将处理资料附上，交回人事行政中心。

附件4：

文件会签表

XXXX控股集团有限公司文件会签表

密级（绝密机密秘密内部公开）缓急（特急紧急急一般）

文件名称：

拟稿部门:

拟稿：

审核：